7 december 2000
Werken aan het organisatiegeheugen:
introductie van de 'Records Management Conventie'
Het 'gemeenschappelijk geheugen' is cruciaal voor organisaties. Dit geheugen bevat kennis en ervaring waaraan de organisatie haar bestaansrecht mede ontleent. Ook is dit geheugen de informatiebron voor de dagelijkse operatie.
Dit zo wezenlijke geheugen van organisaties staat onder druk. Een belangrijke oorzaak hiervan is de toenemende digitalisering. Denkt u hierbij aan de sterk toenemende stroom e-mailberichten en veel, heel veel ander digitaal materiaal dat niet systematisch wordt beheerd of toegankelijk is gemaakt. Denkt u ook aan de leesbaarheid van digitale documenten die op langere termijn in gevaar komt, omdat er steeds nieuwere versies software worden geïntroduceerd.
Nu de digitalisering in maatschappij en overheid zich met kracht voortzet is het meer dan ooit nodig om verder 'geheugenverlies' te voorkomen en om te werken aan randvoorwaarden waarbinnen een goed (ook digitaal) organisatiegeheugen gevormd en onderhouden kan worden. Het hele spectrum van maatregelen gericht op de realisatie van deze randvoorwaarden en de vorming en het onderhoud van het organisatiegeheugen kan worden samengevat met de term 'Records Management'.
Op 7 december j.l. werd, onder de naam 'RMC', een in dit verband bijzonder initiatief wereldkundig gemaakt. Een initiatief dat alles te maken heeft met het geheugen van organisaties.
Dit initiatief kwam tot leven in gesprekken tussen onder meer prof. dr. F.C.J. Ketelaar (Universiteit van Amsterdam) en de heer drs J. Möller (Ministerie van Verkeer & Waterstaat). Inmiddels zijn meerdere personen en organisaties bij dit initiatief betrokken. Het initiatief wordt in de aanloopperiode extra ondersteund door Automatisering Sociale Zekerheid, Compaq, Getronics, Hogeschool Management Documentaire Informatievoorziening en KB en Partners.
Bekendmaking van het initiatief vond plaats op 7 december in het Nederlands Congrescentrum, in het kader van het jaarcongres "Duurzame Digitale Informatiesystemen". Daartoe uitgedaagd door de congresvoorzitter prof. Ketelaar gaven de sponsors een toelichting op de plannen. Een aantal prominenten uit de wereld van Records Management sprak vervolgens hun verwachtingen uit met betrekking tot dit initiatief.
RMC staat voor 'Records Management Conventie'. De RMC wil een platform zijn voor het uitwisselen van ervaringen op het gebied van Records Management, en tevens voor het initiëren en stimuleren van activiteiten gericht op het verantwoord vormen en onderhouden van het -ook digitale- organisatiegeheugen. Voor het invullen van deze initiërende en stimulerende rol laat de RMC zich adviseren door prominenten uit het vakgebied en vertegenwoordigers van opleidingen en koepelorganisaties (zie foto).
Een eerste door de Conventie te organiseren bijeenkomst zal in maart 2001 worden gehouden. Diverse inhoudelijke thema's zullen dan worden ingeleid. Professionals uit het veld zullen worden uitgenodigd zich aan te sluiten bij themagroepen, die met het uitwerken van deze thema's aan de slag gaan. Deze uitwerking zal vooral bestaan uit het inventariseren van mogelijke aanpakken en ervaringen uit de praktijk.
De Records Management Conventie is nadrukkelijk bedoeld voor 'doeners' binnen organisaties die actief met dit onderwerp bezig willen zijn. Voor mensen die graag, vanuit belangstelling of betrokkenheid bij ontwikkelingen of projecten, een bijdrage willen leveren aan de vorming en de ontsluiting van het geheugen van organisaties in Nederland.
Wilt u reageren? Stuur dan uw reactie naar info@RMConventie.nl. Via dit kanaal kunt u ook laten weten of u op de hoogte wilt blijven van deze ontwikkelingen en een uitnodiging wilt ontvangen voor de RMC in maart volgend jaar.
Nadere informatie over dit persbericht
bij Kees Koenen, tel. 06 - 54 93 62 19, e-mail: Kees.Koenen@KBenP.nl
Bij dit bericht is een foto verkrijgbaar met als onderschrift: Aanwezigen op de Records Management Conventie adviseursbijeenkomst, gehouden op 6 november jl. te Voorburg; RMC-adviseurs (zittend) en mede-initiatiefnemers (staand).