Titel: Achtste voortgangsrapportage Euro en Overheid
De Voorzitter van de Tweede Kamer
der Staten-Generaal
Plein 2
2511 CR Den Haag
Datum
Uw brief (Kenmerk)
Ons kenmerk
22 januari 2001
FM 2000-0415 M
Onderwerp
Achtste voortgangsrapportage Euro en Overheid
Deel 8b: voortgang departementen en gelieerde organisaties
1. Inleiding en samenvatting
1.1 Inleiding 2001: het jaar van de waarheid
Het jaar 2001 wordt het jaar van de waarheid
wat betreft de voorbereidingen op de euro. De rijksoverheid bevindt
zich daarbij in een gunstigere uitgangspositie dan veel organisaties
in de particuliere sector en een deel van de mede-overheden. Een groot
deel van de te verrichten aanpassingen is gerealiseerd, mede dankzij
het hanteren van een strakke normplanning. Wel zullen in 2001 de
testfase en de implementatiefase nog volop de aandacht opeisen.
Voor het overgrote deel zal de overheid per
ultimo 2001 overgaan op de euro. Op een aantal terreinen zal de euro
al eerder dan 1 januari 2002 zijn intrede doen. De Rijksbegroting voor
2002 zal bijvoorbeeld op 18 september a.s. geheel in euros worden
aangeboden aan het parlement. Ook de financiering van veel
onderwijsinstellingen zal met ingang van het schooljaar 2001-2002 in
augustus 2001 in euros plaatsvinden.
Bij de communicatie door de (rijks)overheid met
derden zal de gulden in heel 2001 nog leidend zijn. Vanaf 1 juli 2001
zullen conform de afspraken in het Nationaal Forum voor de introductie
van de euro (NFE) bedragen wel dubbel geprijsd worden. Dit geldt voor
producten en diensten van zowel de particuliere als van de
overheidssector.
In dit deel van de achtste voortgangsrapportage
Euro en Overheid wordt aandacht besteed aan de vorderingen bij de
departementen en de daaraan gelieerde derdenorganisaties, zoals
zelfstandige bestuursorganen (ZBOs) en publieke bedrijfsorganisaties
(PBOs). De voortgang met betrekking tot de mede-overheden is in
januari 2001 in een aparte brief aan de Tweede Kamer gezonden (deel 8a
van de achtste voortgangsrapportage). In deze rapportage wordt de
stand van zaken bij de Rijksoverheid met betrekking tot de afronding
van de realisatiefase weergegeven. Dit is de fase waarin alle
aanpassingen (aan bijvoorbeeld systemen) plaatsvinden zodat zij gereed
zijn voor de conversie naar euros. De mijlpaal voor de afsluiting van
deze fase was 1 januari 2001.
1.2 Samenvatting en algemene kernpunten per
eind 2000
Algemene kernpunten
Over het algemeen is het beeld over de
voortgang bij de rijksoverheid aan het eind van de realisatiefase
overwegend positief.
Departementen hebben afgelopen tijd veel
energie gestoken in de aanpassing van met name grote, prioritaire
automatiseringssystemen. De aanpassingen hieraan verlopen min of meer
volgens het interdepartementaal afgesproken tijdpad. De aanpassingen
van kleinere, niet-prioritaire systemen zijn bij veel organisaties
echter onderbelicht gebleven. De voortgang bij de andere
aandachtsgebieden (dan automatisering) wisselt bij de departementen,
maar loopt veelal achter bij de voortgang op automatisering en op
andere onderdelen is er sprake van onderschatting van de hoeveelheid
werk en energie die de afronding nog zal vergen. Veel
uitloopmogelijkheden zijn er echter niet (meer) in 2001.
Het zicht op de voortgang bij aan departementen
gelieerde derdenorganisaties is niet in alle gevallen voldoende. De
voortgang bij deze derdenorganisaties blijft gemiddeld gesproken
achter bij die van de departementen. Er is dus reden voor sommige
departementen om de banden met hun derdenorganisaties strakker aan te
halen.
Een aantal departementen heeft specifieke
voorlichtingsactiviteiten ontplooid richting het beleidsveld dat zij
bestrijken (bijvoorbeeld richting de landbouwsector, het sociale
zekerheidsveld en het onderwijsveld). Echter in sommige gevallen laat
het initiatief van departementen richting het beleidsveld nog te
wensen over, bijvoorbeeld in de gezondheidszorg.
Voortgang departementen aan het eind van de
realisatiefase
De departementen kunnen qua voortgang in een
aantal groepen worden onderverdeeld.
De eerste groep bestaat uit een zestal
departementen met Buitenlandse Zaken (Buza) en Landbouw, Natuurbeheer
en Visserij (LNV) als aanvoerders. Buza en LNV hebben de
realisatiefase tijdig afgerond. De vier andere departementen in deze
groep, te weten Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK),
Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen (OCW), Verkeer en Waterstaat (V&W)
en Financiën (Fin) zullen de realisatiefase kort in 2001 afronden. De
overschrijding van de mijlpaal van 1 januari 2001 leidt voor deze
eerste groep veelal niet tot grote risicos voor het vervolgtraject.
De tweede groep departementen zal ook in de eerste maanden van 2001 nog een deel van de realisatiefase moeten afronden. Deze tweede groep bestaat uit de departementen Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS), Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) en Justitie (Jus). Deze departementen kunnen met extra inspanningen op sommige onderdelen in de eerste helft van 2001 weer aansluiten op het interdepartementaal afgesproken tijdpad.
De departementen Defensie, VROM en EZ zullen
nog een groter deel van 2001 nodig hebben om de realisatiefase af te
ronden, hoewel de situatie bij elk van deze drie departementen een
eigen achtergrond kent. Het gevaar bestaat hierdoor dat organisaties
in de loop van 2001 in tijdgebrek komen of onvoorziene omstandigheden
in hun aanpassingstraject tegenkomen
Bij Defensie is een groot deel van de
werkzaamheden van de realisatiefase gepland in de eerste helft van
2001. De planning van Defensie voorziet erin dat 1 juli 2001 weer
wordt aangesloten bij het interdepartementale mijlpalenschema.
Defensie heeft onlangs een maandelijkse rapportagestructuur ingesteld
waardoor achterlopende onderdelen indien nodig tijdig kunnen worden
bijgestuurd. Medio november 2000 was ongeveer de helft van de geplande
aanpassingen, inclusief de bijbehorende systeemtesten, voltooid.
Bij VROM is dit najaar de regiegroep Euro
omgevormd tot een taskforce. Met name bij het directoraat-generaal
Volkshuisvesting (DG VH) in 2001 moesten alle zeilen moeten worden
bijgezet om de opgelopen achterstand in het verleden in te lopen. VROM
geeft aan dat voorbereidingen bij DG VH de afgelopen maanden goed op
de rails gezet zijn. De inspanningen lijken hun effect te sorteren.
Medio november had VROM ongeveer 60% van de aanpassingen in de
realisatiefase afgerond.
Bij EZ moet een groot deel van de
realisatiefase nog plaatsvinden in 2001. Deels wordt dit veroorzaakt
door opgelopen achterstanden in het verleden of door plannen van
aanpak die onvoldoende houvast boden om tijdig de verschillende fasen
af te kunnen ronden. Bij EZ zal de hoogst mogelijke prioriteit aan het
europroject moeten worden gegeven om tijdig klaar te zijn. Er bestaan
risicos dat de opgelopen achterstanden het vervolgtraject in gevaar
brengen.
Een verder detaillering van de voortgang bij
departementen en onderbouwing van de onderverdeling in subgroepen
wordt in paragraaf 2.2 gegeven. Hoofdstuk 2 gaat in zijn geheel over
de stand van zaken per departement.
Belangrijkste knelpunten in het vervolgtraject
Beleidscumulatie, reorganisaties en onderschatting van niet
prioritaire zaken
Een aantal belangrijke knelpunten dat zich nog
op het aanpassingstraject in 2001 kan voordoen, bevindt zich
bijvoorbeeld op het gebied van cumulatie van werkzaamheden of
onvoldoende aandacht voor niet-prioritaire onderdelen. De
(beleids)cumulatie die in 2001 kan ontstaan, zijn bijvoorbeeld
geplande reorganisaties of de samenloop van euro met andere
ingrijpende aanpassingstrajecten zoals de nieuwe begrotingsindeling
(VBTB). Behalve EZ heeft geen van de departementen aangegeven
knelpunten te verwachten met de samenloop van VBTB en de euro in 2001.
Eerdere reorganisatietrajecten zoals bij de Rijksluchtvaartdienst (RLD), het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) of de individuele huursubsidie (DGVH van VROM) hebben aangetoond dat deze veel inspanning vergen van organisaties. De aanpassingen voor de euro kunnen hierdoor onder druk komen te staan.
* Zorgen voor voldoende capaciteit
Gebrek aan prioriteit wordt soms veroorzaakt
door gebrek aan capaciteit. Het met name in 2001 van belang dat
departementen zich van voldoende capaciteit hebben verzekerd om de
aanpassingen, het testen ervan en de conversie tijdig af te kunnen
ronden. Hierbij is zowel in de interne als externe capaciteit van
belang. Medewerkers zullen tijdig voor een bepaalde periode moeten
worden vrijgemaakt voor de euroaanpassingen.
Waarborgen voor aanpassingen in wet- en regelgeving
De aanpassingen aan wet- en regelgeving verlopen voor een deel via het rijksbrede verzamelwet- en verzamel-AMvb-traject. Het overgrote deel van de aanpassingen aan lagere regelgeving zullen departementen zélf moeten doen. Deze aanpassingen aan lagere regelgeving en de jaarlijks aan te passen bedragen, zullen veelal in 2001 moeten worden gerealiseerd. Hierbij is van belang dat voldoende waarborgen zijn opgenomen die een juiste en tijdige aanpassing van bedragen in regelgeving garanderen. Nog niet alle departementen hebben deze waarborgen voldoende ingevuld.
Terughoudendheid met invoering van nieuwe systemen
Er wordt gewezen op het belang terughoudend te
zijn met de aanschaf of vervanging van systemen in 2001. Tevens is het
belangrijk zo min mogelijk aanpassingen aan bestaande, voor de euro
aangepaste systemen toe te staan. Met het invoeren van een zogenaamde
freeze period wordt voorkomen dat conversieprogrammatuur steeds moet
worden aangepast, indien in de loop van 2001 nog nieuwe wijzigen
(moeten) worden doorgevoerd.
* Belang van ketenafspraken
Belangrijk onderdeel van de euro-aanpak is de
afhankelijkheid met derden in de vorm van ketens. Het maken van
duidelijke ketenafspraken tussen de ketenverantwoordelijke en
ketenafhankelijken is hierbij van belang. Overigens blijkt dat nog
steeds niet alle ketenafspraken zijn gemaakt.
1.3 Vooruitblik naar de testfase en
conversiefase
Testfase
Tevens wordt in deze voortgangsrapportage
vooruitgekeken naar de voorbereidingen voor de testfase, die de
periode van 1 januari t/m 1 juli 2001 beslaat. De testfase zal worden
gebruikt om bijvoorbeeld alle aspecten die met elkaar in verband staan
of van elkaar afhankelijk zijn, te testen in hun eigen
bedrijfsomgeving. Deze ketentesten zijn dus zowel voor
geautomatiseerde als voor niet geautomatiseerde ketens van belang.
Eurobewustzijn vergroten door training en opleiding van medewerkers
Het opleiden en trainen van de medewerkers
bepaalt voor een groot deel het succes van de euro-invoering. Bij het
millenniumproject is namelijk gebleken dat menselijke fouten een groot
deel van problemen heeft veroorzaakt en niet zo zeer fouten in de
technische aanpassingen. Hieraan dient in voldoende mate aandacht te
worden geschonken en de eurobewustwording zal bij iedereen in de loop
van 2001 opgeschroefd moeten worden.
Goede communicatie over conversie belangrijk
Door gegevensconversie zullen waarschijnlijk
veel organisaties in Nederland eind 2001 geen (geautomatiseerde)
gegevens meer verwerken, omdat hun systemen een bepaalde tijd uit de
lucht zijn. Belangrijk hierbij is dat hierover tijdig en duidelijk aan
klanten, leveranciers en publiek wordt gecommuniceerd. Voorkomen moet
worden dat veel van de werkzaamheden tot eind 2001 worden uitgesteld
en daardoor organisaties weken niet meer kunnen betalen of ontvangen.
1.4 Algemene conclusies en actiepunten
Hoewel per 1 januari 2001 nog weinig
departementen geheel aan de rijksbrede mijlpalenplanning voldoen, kan
worden geconcludeerd dat departementen over de gehele linie goed op
weg zijn met de eurovoorbereidingen.
Bij de meeste departementen is de bestuurlijke
aandacht tegen het eind van 2000 duidelijk toegenomen. Vastgesteld is
dat de euro in de breedte nog onvoldoende leeft bij de meeste
departementen. Met name bij onderdelen waar geld niet tot het primaire
proces behoort, is in vele gevallen nog sprake van onderschatting van
de impact. Bijvoorbeeld de (juiste) toepassing van euro-informatie in
beleidsprocessen zal nog een omschakeling vergen in 2001.
Het beeld over de voortgang van de aanpassingen
met nog ongeveer een jaar te gaan, geeft aanleiding om een aantal
zaken prominent te benoemen als aandachtspunten. Voor een tijdige
invoering van de euro zullen in 2001 met name onderstaande zaken
(extra) aandacht moeten krijgen:
* hogere prioritering van het europroject bij (sommige)
organisaties;
* naast prioritaire ook niet-prioritaire onderdelen (systemen)
tijdig aanpassen en testen;
* zorgen voor garanties dat voldoende (interne en externe)
capaciteit beschikbaar is;
* zorgen voor voldoende zicht op de voortgang bij (prioritaire)
derdenorganisaties;
* zo nodig noodprocedures voorbereiden en testen;
* aanpassing van lagere regelgeving tijdig realiseren en hiervoor
voldoende waarborgen opstellen;
* initiatieven richting het beleidsveld verder intensiveren;
* medewerkers, klanten en leveranciers goed voorlichten over het
aanpassingstraject en eventuele wijzigingen ten opzichte van
reguliere zaken tijdig en helder communiceren.
De activiteiten die departementen ontplooien
richting het beleidsveld1 lopen nog sterk uiteen. Enerzijds omdat een
aantal departementen en zeer beperkt beleidsveld heeft en anderzijds
omdat tot op heden weinig initiatieven richting dit veld worden
ondernomen. De vraag hoe ver en met welke intensiteit de
departementale verantwoordelijkheid zou moeten reiken, wordt hierbij
veelvuldig gesteld.
Hierdoor ontstaat de situatie dat op sommige
beleidsvelden voldoende zicht is op de voortgang (bijvoorbeeld in het
onderwijs- en landbouwveld). Bij andere onderdelen van het beleidsveld
bestaat nauwelijks of geen zicht op de voortgang van de aanpassingen
aan de euro en daar waar zicht bestaat kan over het algemeen
geconcludeerd worden dat de voortgang te wensen overlaat. De
zorgsector bevindt zich over het algemeen nog in de beginfase van het
traject.
De departementen zullen de komende maanden op
een pro-actieve wijze hun kataliserende en faciliterende (o.a. met
kennis) rol ten opzichte van het beleidsveld moeten invullen.
2. Voortgang bij het rijk
2.1 Stand van zaken tijdens de vorige (7e)
voortgangsrapportage
In de zevende voortgangsrapportage (mei 2000)
bestond het beeld dat bij een grote categorie departementen de
realisatiefase volgens planning verliep. De indruk bestond dat er over
het algemeen voldoende waarborgen waren dat deze departementen de
realisatiefase eind 2000 tijdig zouden afronden. Voor enkele
departementen was hiervoor nog wel een extra inspanning noodzakelijk.
Tevens werd vastgesteld dat een kleiner aantal departementen nog niet
ver gevorderd was in de realisatiefase. Uitloop van de planning- en
analysefase per eind 1999 lag hieraan veelal ten grondslag.
Van enkele departementen werd aangegeven dat
getwijfeld werd of ze tijdig klaar zouden zijn. De voortgang in de
realisatiefase was beperkt. Deze departementen zijn aangespoord het
europroject in een hogere versnelling te zetten om de benodigde
(inhaal)slag te maken.
2.2 Voortgang per departement per eind 2000
In de monitorronde voorafgaand aan deze
voortgangsrapportage (november) is alle departementen gevraagd de
feitelijke stand van zaken per 1 november 2000 aan te geven en de
verwachting over de voortgang per 1 januari 2001. In onderstaande
figuur is de stand van zaken aan het eind van de realisatiefase
samengevat2.
Unconverted image
Bij Buitenlandse Zaken (BuZa) verlopen de
aanpassingen aan de euro op alle onderdelen volgens schema. Al in 1999
is besloten om het huidige financiële systeem, ondanks het feit dat
het vervangen wordt, als terugvalscenario aan de euro aan te passen.
Het europroject bij Landbouw, Natuurbeheer en Visserij (LNV) verloopt
volgens haar plan van aanpak voor de realisatiefase. De fase zal per 1
januari 2001 voor 95% voltooid zijn. Er is de laatste tijd veel
aandacht aan communicatie richting het beleidsveld besteed.
Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK), Verkeer en Waterstaat
(V&W), Onderwijs Cultuur en Wetenschappen (OC&W) en Financiën zullen
vroeg in 2001 de realisatiefase afronden. De overschrijding van de
mijlpaal vormt voor deze departementen geen groot risico voor het
vervolgtraject al is op deelaspecten soms sprake van enige vertraging.
Binnen BZK en V&W is het eurobewustzijn aanzienlijk toegenomen dankzij bijvoorbeeld symposia en het opvoeren van de frequentie van interne voortgangsrapportages. Bij BZK is sprake van een goede voortgang en is de vaart in het europroject afgelopen periode verder toegenomen.
Bij V&W is de eerder ingezette positieve lijn
eveneens goed doorgezet. Bij Rijkswaterstaat en het DG Goederenvervoer
is de benodigde inhaalslag gemaakt. V&W heeft in de zomer al haar
leveranciers van eurogevoelige apparatuur aangeschreven om uit te
vinden welke strategie voor de omschakeling naar de euro gevolgd moet
worden. Vervolgens zijn met veel leveranciers afspraken gemaakt.
De aanpassing van het geïntegreerd financieel informatiesysteem
(GEFIS) van Cfi, het belangrijkste betalingssysteem van OC&W, verloopt
voorspoedig. De aansturing van de cultuurdiensten door de
cultuurdirecties vormt een aandachtspunt.
Financiën heeft het afgelopen jaar
hoofdzakelijk haar aandacht besteed aan de aanpassing van
geautomatiseerde systemen. Deze zijn per eind 2000 allen aangepast en
getest. In 2001 zullen de decentrale coördinatoren volgens planning
meer aandacht aan de andere aandachtsgebieden (bedrijfsvoering en
interne communicatie) besteden.
Bij VWS bleek uit een audit van augustus 2000
dat een aantal bedrijfsonderdelen extra inspanning moesten leveren om
achterstanden ten opzichte van het mijlpalenschema in te lopen. Deze
zijn inmiddels (grotendeels) weggewerkt hetgeen een enorme inhaalslag
heeft betekend. Een audit zal deze versnelling in de voortgang moeten
bevestigen.
Justitie zal het merendeel van de aanpassingen
aan haar geautomatiseerde systemen begin 2001 afronden. Momenteel
wordt echter een nieuw systeem voor de financiële administratie
ontwikkeld en gebouwd, dat volgens de planning per 1 juli 2001 getest
zal zijn. Het nieuwe administratiepakket zal 1 januari 2002
operationeel moeten zijn. De tijdspanne tussen de verwachte oplevering
van het nieuwe systeem en de invoering van de euro is dermate kort,
dat dit risicos met zich meebrengt. Departementen met een soortgelijk
vervangingstraject hebben al tijdig hun bestaande systeem europroof
gemaakt om als terugvalscenario te kunnen fungeren. Justitie beschikt
over een voorlopig integraal terugvalscenario, namelijk het huidige
automatiseringspakket.
Door Defensie, VROM (DG VH) en SZW
(grotendeels) is besloten zich te richten op de mijlpaal van de
testfase (1 juli 2001). Op 1 januari 2001 is een deel van de
aanpassingen uit de realisatiefase verricht. Alle drie departementen
verwachten 1 juli 2001 weer aan te sluiten op de rijksbrede
mijlpalenplanning.
Bij SZW is een groot deel van de aanpassingen
(aan systemen) afgerond per 1 januari 2001. De aanpassingen aan één
belangrijk systeem zullen in de eerste maanden van 2001 worden
afgerond. In de sociale zekerheid zijn nog niet alle afspraken in de
(externe) ketens vastgelegd. Het Ctsv houdt o.a. hierop toezicht. De
afspraken in ketens waarin SZW zélf een actor is, zijn allemaal
gemaakt.
Het ministerie van VROM (met name het
directoraat-generaal Volkshuisvesting) heeft sinds medio dit jaar
extra aandacht aan de euro-invoering besteed. Nadat eerder was
geconstateerd dat bij het DG Volkshuisvesting vanwege een
reorganisatie een achterstand van circa een half jaar op het
mijlpalenschema was opgelopen, heeft de extra aandacht tot nu toe nog
niet geleid tot het volledig in de pas lopen met het mijlpalenschema.
Mede daarom is de projectstructuur versterkt en zijn de interne
rapportages geïntensiveerd. De aandacht gaat vooral uit naar de
aanpassingen aan de systemen ten behoeve van de individuele
huursubsidie (IHS) en daaraan gerelateerde bedrijfsvoering. Daarnaast
zijn een deel van een geautomatiseerd systeem van de
Rijksgebouwendienst (RGD van VROM) en de aanpassingen op het domein
wet- en regelgeving belangrijke aandachtsgebieden voor de komende
periode.
Het ministerie van Economische Zaken zal alle
zeilen moeten bijzetten om weer in de pas met de rijksbrede mijlpalen
te geraken. Er is de afgelopen periode op onderdelen te weinig
gebeurd. EZ bevindt zich deels nog in de planning- en analysefase,
niet alle gedetailleerde projectplannen voor automatisering zijn nog
gereed. Er is naar aanleiding van de constatering over (het gebrek
aan) voortgang een aantal fundamentele zaken op orde gebracht. De
laatste maanden van 2000 is de vaart in het europroject gekomen.
Geconstateerd is dat het europroject bij EZ
onlangs een hoge prioriteit heeft gekregen, maar dat het noodzakelijk
is dat het komend half jaar deze prioriteit wordt vastgehouden en waar
nodig (CBS en NOVEM) uitgebouwd. Dit zal van eminent belang zijn om de
noodzakelijke inhaalslagen te kunnen realiseren in 2001. Voor EZ
bestaat een serieus risico dat de grote overschrijding van deze
mijlpaal verstrekkende consequenties kan hebben voor het
vervolgtraject.
2.3 Automatisering
* Algemene beeld
Het algemene beeld op het domein automatisering
is dat er afgelopen tijd relatief veel aandacht is besteed aan de
aanpassing van met name grote, prioritaire automatiseringssystemen.
Deze aanpassingen verlopen grotendeels volgens schema. Tegelijkertijd
blijkt dat de aanpassingen aan kleinere systemen minder prioriteit
heeft gekregen en ook nog een deel van 2001 nodig zal zijn om deze
allemaal eurogereed te maken.
Het risico bestaat dat de aanpassingen van
kleinere, veelal minder belangrijke systemen, onderschat worden. In de
zevende voortgangsrapportage is de zorg uitgesproken over de planning
en tijdige reservering van de benodigde (externe) capaciteit. Het
beeld bestaat dat voor de aanpassing van met name kleinere systemen
nog weinig bindende afspraken zijn gemaakt. Dit geldt ook voor de
periode van de gegevensconversie in 2001. Deze constatering
onderschrijft wellicht het gebrek aan voldoende voortgang bij deze
categorie (kleinere) aanpassingen.
Het gevaar bestaat hierdoor dat organisaties in
de loop van 2001 in tijdgebrek komen of onvoorziene omstandigheden in
hun aanpassingstraject tegenkomen. Op dat moment zal (extra) externe
capaciteit kunnen worden ingeschakeld. De verwachting is dat in de
tweede helft van 2001 vanuit diverse kanten een vergrote vraag naar
externe capaciteit zal worden gedaan, met name naar
automatiseringsper- soneel. Dit sluit aan bij het signaal dat de
IT-sector afgeeft dat met veel organisaties reguliere onderhouds- en
raamcontracten bestaan, maar dat de gewenste (extra) capaciteit voor
euroaanpassingen hiermee niet gewaarborgd is. Er dienen aparte
contracten te worden gesloten voor specifieke euroaanpassingen of
externe capaciteit voor de periode van gegevensconversie eind 2001.
Organisaties die daarvoor (nog) geen sluitende
afspraken met automatiseerders hebben gemaakt, zullen hierdoor
mogelijk achter het net vissen. VWS heeft voor 2001 bindende afspraken
met externen gemaakt die garanderen dat de benodigde externe
capaciteit beschikbaar is in 2001. Ook VROM en Buiza en SZW hebben
zich van externe capaciteit verzekerd.
* Ketenafhankelijkheden
Veel organisaties zijn voor hun
bedrijfsprocessen afhankelijk van gegevensaanlevering door derden. De
output van een systeem of organisatie vormt veelal weer de input voor
een ander systeem of een andere organisatie. Dit wordt ketenwerking
genoemd. Het analyseren van ketens en het maken van afspraken tussen
ketenafhankelijken is van groot belang om fouten in de keten te
voorkomen. Er zijn vele voorbeelden van mogelijke fouten in ketens,
zoals het ontstaan van afrondingsverschillen na herhaaldelijk
omrekenen. Indien niet of onduidelijk is aangegeven welke valuta een
bedrag vertegenwoordigt, bestaat kans op valutavermenging, of erger
gegevensverminking. Ander voorbeeld is de kans dat gegevens in de
pijplijn blijven zitten als (delen van) de keten nog niet eurogereed
zijn.
Ter voorkoming en inperking van deze mogelijke
knelpunten bij ketens vormt een heldere analyse en aanpak hiervan een
cruciaal onderdeel. Interdepartementaal zijn daarom afspraken gemaakt
over de aanpak van ketens. Na inventarisatie en analyse van de risicos
dienen ketenverantwoordelijken te zijn aangewezen. Belangrijkste
onderdeel is het maken van afspraken per keten. Interdepartementaal is
er een overzicht opgesteld van de belangrijkste ketenafhankelijkheden
die meerdere departementen betreffen. Hiertoe behoren onder meer de
rijksbegroting (RIS/ IBOS-systeem) en de salarisverwerking van het
overheidspersoneel, d.w.z. de keten rondom het IPA-systeem van de
dienst Informatie Voorziening Overheids Personeel (IVOP, onderdeel van
het ministerie van BZK). In beide ketens is de invoering van de euro
op adequate wijze geregeld.
Het algemene beeld is dat een aantal
departementen nog bezig is met het (verder) maken van ketenafspraken
en lopen daarmee achter op het schema. Anderen hebben bestaande
ketenoverzichten onlangs onderworpen aan een up-date (LNV, V&W,
Justitie). OCW geeft aan in november 2000 een ketenplan gereed te
hebben.
Bij een aantal departementen (LNV, Financiën)
zijn de afspraken over de euroconversie wel voor alle ketens gemaakt.
Met name waar sprake is van een groot aantal interne en externe
afhankelijkheden (OCW, Justitie, SZW) blijkt de ketenaanpak echter een
langdurig en intensief karwei te zijn.
SZW heeft begin 2000 met behulp van een extern
onderzoek een zeer gedetailleerde database opgesteld waarin vrijwel
alle ketens binnen de sociale zekerheid in beeld zijn gebracht. Het
ministerie van SZW heeft begin 2000 door middel van een extern
onderzoek een totaaloverzicht verkregen van alle ketens in het
SZW-veld, tot op gedetailleerd (transactie-)niveau. Deze informatie is
in een database beschikbaar, en wordt inmiddels door SZW en de
betrokken partijen gebruikt voor het maken van ketenafspraken. Het
maken van ketenafspraken moet nog verder worden afgerond, met name bij
de uitvoeringsinstellingen.
In sommige gevallen wordt het maken van
ketenafspraken beschouwd als business as usual (VWS) en worden geen
(aanvullende) acties ondernomen ter controle of afspraken
daadwerkelijk zijn. V&W heeft, na een zorgvuldige inventarisatie van
alle mogelijke ketens, verder uitwerking van ketenafspraken belegd in
een specifieke departementale werkgroep. Tevens is het onderwerp
ketenafhankelijkheden als vast agendapunt opgenomen in de reguliere
overleggen met betreffende partijen.
Justitie heeft een automatiseringsdeskundige
aangesteld die speciaal belast is met het oplossen van de resterende
knelpunten m.b.t. de ketenafspraken.
Freeze periods eind 2001
Van enkele departementen is bekend dat ze
intern afspraken hebben gemaakt over het doorvoeren van (nieuwe)
wijzigingen aan bestaande (aangepaste) systemen. Door zogenoemde
freeze periods in te stellen, wordt voorkomen dat
conversieprogrammatuur steeds moet worden geactualiseerd en getest als
gevolg van nieuwe wijzigingen. Met name de Informatie Beheer Groep
(IBG, gelieerd aan OCW) heeft hierover duidelijke afspraken gemaakt.
Ook EZ wil hierover afspraken gaan maken en heeft aangegeven
een systeem niet een lange periode te willen
bevriezen.
2.4 Begrotingsadministratie
Rijksbegroting 2002 voor het eerst in euro
Op het gebied van de begrotingsadministratie
was in december 1999 een gedetailleerd interdepartementaal draaiboek
voor de invoering van de euro in het begrotingsproces (IDEB)
opgesteld. De rijksbegroting 2002 zal voor het eerst geheel in euros
luiden. Ter ondersteuning van het omzetten van de op Prinsjesdag te
presenteren begroting naar euro heeft SDU Uitgevers (de drukker van de
rijksbegroting) op verzoek Financiën een tool ontwikkeld. De
departementen kunnen hiervan, indien zij dit wensen, gebruikmaken.
Departementen zijn zelf verantwoordelijk voor het maken van heldere
afspraken over het aanlevertraject van begrotingsgegevens met de SDU
en dienen hiervoor voldoende waarborgen in te bouwen. Uiteraard zal
het ministerie van Financiën hierbij een coördinerende en
ondersteunende rol spelen.
* Vervanging en invoering van systemen
Ook de aanpassing van begrotingsadministraties
met het oog op de euro valt in de tijd samen met de eveneens per 1
januari 2002 in te voeren nieuwe indeling van de begroting (Van
Beleidsbegroting Tot Beleidsverantwoording, ofwel VBTB). Dit betekent
dat aandacht nodig is voor mogelijke complicaties bij de aanpassingen
van de begrotingsadministraties. Met name EZ geeft aan dat de gevolgen
van de aanpassingen aan de VBTB impact hebben op het europroject.
Door VROM (DGVH) is besloten om het
geautomatiseerde systeem van individuele huursubsidie (HIS) tot
1-7-2001 met schil te laten werken en vervolgens nieuwe EOS-systeem in
te voeren. Voor alle zekerheid zal nu ook opdracht gegeven worden om
het huidige HIS-systeem helemaal europroof te maken.
Bij Justitie wordt zoals vermeld in paragraaf
2.2 per 1 januari 2002 een nieuw geautomatiseerd systeem voor de
begrotingsadministratie ingevoerd. De aanpassingen aan de euro en VBTB
worden hiermee gelijktijdig doorgevoerd. De planning voorziet erin dat
het nieuwe systeem ontwikkeld, gebouwd en getest zal zijn per 1 juli
2001. Het risico op uitloop ten opzichte van deze strakke planning is
aanwezig en zal met goede nood- en terugvalscenarios omkleed moeten
zijn. Justitie zal het plan van aanpak voor dit terugvalscenario in
februari 2001 hebben geactualiseerd..
2.5 Wet- en regelgeving
* Interdepartementaal verzamelwet- en AMvB-traject
Begin 2000 is de beleidsbrief inzake aanpassing
van wetgeving in verband met de euro3 (Beleidsbrief euro) aangeboden
aan de Tweede Kamer. Bespreking van de beleidsbrief euro door de vaste
commissies van Financiën en Justitie heeft eind juni plaatsgevonden.
Voor zover nu bekend staan er meer dan 10.000 verwijzingen naar de
gulden in de Nederlandse wet- en regelgeving. Deze zullen omgezet
moeten worden in euro. Voor wat betreft wetten en rijkswetten gebeurt
dit door middel van één verzamelwet en één rijksverzamelwet Deze zijn
na blanco advies van de Raad van State, half oktober 2000 aan de
Tweede Kamer verzonden. De planning voorziet erin dat deze begin 2001
in de Tweede Kamer behandeld zullen worden.
Momenteel wordt door departementen een
verzamel-AMvB opgesteld, met daarin alle aan te passen bedragen die
in algemene maatregelen van bestuur zijn opgenomen. Volgens de
planning zal deze verzamel-AMvB omstreeks maart 2001 naar de Raad van
State worden verzonden.
De ministeriële regelingen (waarin verreweg het
grootste aantal guldenbedragen is opgenomen) zullen door de
individuele departementen zélf worden aangepast langs de lijnen van de
beleidsbrief. Het gaat hierbij, voor zover nu bepaald kan worden, om
meer dan 10.000 verwijzingen naar de gulden welke veranderd moeten
worden in verwijzingen naar de euro. Koploper hierbij is LNV met zon
5100 verwijzingen. De uitvoering hiervan zal in een de loop van 2001
ter hand worden genomen. De reden voor het feit dat deze regelingen
per departement en pas in later stadium omgezet worden, is (onder
andere) dat bedragen in ministeriële regelingen vaak jaarlijks
gewijzigd worden en dat ook regelmatig nieuwe regelingen tot stand
komen. De bedragen in de regelingen zullen conform de beleidsbrief
worden omgezet, dat wil zeggen technisch omzetten, tenzij een van de
in de Beleidsbrief genoemde uitzonderingen van belang is.
Het is van belang dat departementen hiervoor
aan de hand van richtlijnen of procedures voldoende waarborgen
inbouwen. De meeste departementen hebben hiervoor reeds een duidelijke
strategie ontwikkeld en heeft aanvullend op het reguliere traject
binnen het departement extra waarborgen ontwikkeld (o.a. Buza,
Justitie, BZK, LNV, EZ en SZW). Financiën en VWS hebben aangekondigd
dit op korte termijn verder vorm te zullen geven. In de volgende
monitorronde zal worden bezien of dit overal afdoende is geregeld. Ook
zullen onderlinge afhankelijkheden tussen departementen op dit vlak
moeten zijn afgedekt, bijvoorbeeld bij regelgeving die meerdere
ministeries betreft.
De aanpassingen van Fiscale wet- en regelgeving
vindt eveneens buiten het verzamelwettraject plaats. Deze wijzigingen
worden meegenomen in het belastingplan 2002. De reden hiervoor is
dezelfde als bij de ministeriële regelingen: de bedragen in deze
regelgeving zullen voor het grootste gedeelte het komende jaar nog
wijzigen.
In het najaar van 2001 zullen sommige bedragen
eerder dan gebruikelijk bekend gemaakt worden in euros. Hiermee is
gehoor gegeven aan het verzoek van een aantal departementen en
uitvoeringsinstellingen om eerder over deze nieuwe bedragen te kunnen
beschikken. Hierdoor hoeven minder wijzigingen in systemen aan het
einde van 2001 te worden doorgevoerd. Voorbeelden hiervan zijn
rekenregels behorend bij sociale premies en loonbelastingtabellen in
euros.
Voor alle (niet fiscale) wet- en regelgeving
geldt dat er in 2001 nog twee maal een moment komt waarbij alle op dat
moment geldende wet- en regelgeving gescreend gaat worden. Nog niet
verwerkte verwijzingen in wetten die niet meer kunnen worden opgenomen
in verzamelwet of Rijks-verzamelwet zullen meegenomen worden in de
zogenaamde (Rijks-)bezemwet.
Nieuwe wetgeving die nog van kracht wordt vóór
2002 zal, voor zover deze niet reeds de eurobedragen bevat, nog worden
toegevoegd aan de (rijks-)verzamelwet, dan wel worden aangepast via de
(rijks-)bezemwet. Volgens het nu geldende tijdspad zal behandeling van
deze wet plaatsvinden uiterlijk in één van de eerste Ministerraden na
het zomerreces 2001.
Conversie van historische gegevens
Bij de conversie van (historische) digitale
gegevensbestanden is ook de relatie tot de Archiefwet 1995 van belang.
De Belastingdienst heeft vorig jaar voor haar bedrijfsvoering
aangekondigd het volledig converteren van historische gegevens toe te
staan, indien de oorspronkelijke guldengegevens binnen een redelijke
termijn beschikbaar (teruggerekend) kunnen worden. Het Nationaal forum
voor de introductie van de euro (NFE) heeft deze lijn in zijn
uitgangspunten opgenomen.
De Archiefwet 1995 geeft aan dat in bestanden
die op grond van deze wet als archiefbescheiden zijn aangemerkt, geen
wijzigingen mogen plaatsvinden. Dit is geen beletsel voor het
converteren van digitale gegevensbestanden, mits zoals nu ook het
geval is de gebruikelijke periodieke kopieën van guldenbestanden
bewaard worden met de bijbehorende programmatuur. Op deze manier wordt
aan het vereiste voldaan dat de in guldens luidende archiefbestanden
bewaard blijven en kan er toch geconverteerd worden naar euros.
2.5.1 Beleidscumulatie en andere samenloop
Belangrijk aandachtspunt bij de aanpassingen
voor de euro is de samenloop van diverse trajecten die capaciteit en
inspanning van de gehele organisatie vergen. Hierdoor kan
(beleids)cumulatie ontstaan, zoals de gevolgen van of voorbereidingen
voor reorganisaties, de gevolgen van de veranderingen in het nieuwe
belastingstelsel 2001. Voorbeelden van de consequenties van de
samenloop van de vervanging of invoering van nieuwe (grote
geautomatiseerde) systemen met de euro zijn paragraaf 2.4 nader
beschreven.
Om de risicos van samenloop zoveel mogelijk te
vermijden, is interdepartementaal een algemene procedure afgesproken,
volgens welke alle belangrijke (beleids)initiatieven worden getoetst
op de gevolgen voor de invoering van de euro. Er is in samenwerking
met een aantal departementen een eurotoetsbrochure ontwikkeld die per
departement nader zal worden uitgewerkt. Op deze gestructureerde wijze
kunnen risicos voor de euro vroegtijdig worden onderkend en beheerst,
terwijl de ontwikkeling van nieuw beleid niet nodeloos wordt
getemporiseerd.
* Beleidscumulatie
Bij het ministerie van LNV is de directie
Kabinet uitgebreid geïnstrueerd om stukken op eurorelevantie te
checken. Deze interne eurotoets is een aanvulling op de brochure "Gaat
dat samen met de euro?" die tot doel heeft om iedere beleidsmedewerker
bewust te maken van het feit dat bij beleidsinitiatieven die
betrekking hebben op de periode na 2002 er rekening gehouden dient te
worden met de invoering van de euro. Ook SZW heeft alle
(beleids)directies aan de hand van een notitie geïnstrueerd hoe om te
gaan met beleidscumulatie.
Momenteel is de stelselherziening in de sociale
zekerheid (SUWI-traject) een verstrekkende initiatief dat samenloopt
met de euro. De implementatie van de stelselherziening is een zeer
complex proces. De huidige systemen van de uitvoeringsinstellingen in
de sociale zekerheid (uvis) zullen in ieder geval europroof gemaakt
moeten worden. De reorganisatie gaat gepaard met een opsplitsing van
de uvis in een privaat en een publiek deel.
Ook de gevolgen van de Wet Brutering
Overhevelingstoeslag Lonen (Wet BOL) worden door enkele organisaties
in de sociale zekerheid als voorbeeld genoemd waarvoor veel capaciteit
van de organisatie wordt gevraagd.
Reorganisaties
Naast samenloop met beleidsvoornemens dient ook
rekening met de euro gehouden te worden wanneer wordt gereorganiseerd
of in gevallen waarin nieuwe geautomatiseerde systemen (BuZa, Just,
RGD, DGVH) worden ingevoerd. Nog niet bij alle departementen waar
reorganisaties plaats (gaan) vinden, is dit verder ingevuld.
Voor de Rijksluchtvaartdienst (V&W) was sprake van vertraging in de aanpassingen als gevolg van cumulatie van werkzaamheden. De RLD is onlangs opgesplitst in drie onderdelen. Dit heeft consequenties gehad voor de projectstructuur binnen de RLD. De RLD is hierop onlangs teruggekomen en oorspronkelijke projectorganisatie is verantwoordelijk voor het verdere invoeringsproces van de euro binnen de (opgesplitste) RLD.
Bij EZ is een voorgenomen reorganisatie op het kerndepartement van belang. Ook de ingrijpende reorganisatie bij het Centraal Bureau voor de Statistiek (EZ) heeft tot vertraging geleid in het aanpassingstraject van de euro, welke nog niet is ingelopen.
2.6 Voorlichting en communicatie
In 2001 zal met name veel aandacht besteed
worden aan voorlichting en communicatie over de euro. Hierbij wordt
onderscheid gemaakt tussen interne voorlichting richting eigen
medewerkers en externe voorlichting aan het publiek, leveranciers,
gesubsidieerden, etc.
* Interne voorlichting
Het vergroten van de eurobewustwording verdient
hoge prioriteit in 2001. Medewerkers moeten interne opleidingen en
trainingen krijgen hoe om te gaan met nieuwe of aangepaste systemen en
op de hoogte worden gesteld van afspraken over zaken als spreadsheets,
historische gegevens en terugwerkende kracht berekeningen.
Veel departementen zijn zich van het belang van
goede interne voorlichting al geruime tijd bewust en houden
regelmatige bijeenkomsten om medewerkers op de consequenties van de
euro te wijzen. Het organiseren van eurobijeenkomsten, ludieke acties
op bijvoorbeeld eurowebsites, het uitdelen van eurocalculators en
ander voorlichtingsmateriaal zijn hiervan voorbeelden. Buitenlandse
Zaken heeft afgelopen najaar een eurobridgetoernooi georganiseerd met
deelnemers uit heel ambtelijk Den Haag.
Het Nationaal Forum voor de introductie van de
euro heeft onlangs een CD-rom ontwikkeld, waarmee specifieke groepen
in organisaties die veel met geldzaken te maken hebben zich kunnen
voorbereiden en trainen op de komst van de euro.
* Externe Voorlichting
Hoewel iedereen binnen de organisatie tijdig
zal moeten worden voorbereid op de komst van de euro, is binnen de
(rijks)overheid afgesproken dat in de communicatie de gulden heel 2001
nog leidend is. Hiermee wordt zoveel mogelijk voorkomen dat het
publiek al voor 2002 in verwarring wordt gebracht, doordat (delen van)
de overheid al over zijn op de euro en anderen nog niet.
De presentatie van nieuwe eurobedragen aan derden verdient bijzondere aandacht. Om misverstanden bij het publiek te voorkómen is het wenselijk in de communicatie een duidelijk onderscheid te maken tussen de gevolgen van de technische omzetting van gulden naar euro. Anderzijds zullen de wijzigingen als gevolg van beleidsbeslissingen (prijsaanpassingen die per 1 januari 2002 worden doorgevoerd) goed uit de communicatie hierover moeten blijken. De burger moet goed inzicht krijgen in de wijzigingen als gevolg van de omzetting naar euros en de regulieren prijs- of tariefsaanpassingen. In de communicatie is immers benadrukt dat burgers zo min mogelijk financiële gevolgen dienen te ondervinden van de omschakeling van gulden naar euro. Om de prijsontwikkelingen te monitoren zal de Consumentenbond regelmatig onderzoek gaan doen naar de prijzen van geselecteerde produkten en diensten, waaronder ook overheidsdiensten.
Voor wat betreft de prijsstelling in euros
verwacht een meerderheid van de consumenten dat de prijzen zullen
stijgen. Ook in het bedrijfsleven verwacht 51% dat het de prijzen na
omrekening zal verhogen voor een psychologische prijszetting. Slechts
7% verwacht lagere prijzen. De Consumentenbond zal de
prijsontwikkeling de komende anderhalf jaar gaan monitoren op het
euro-effect. Gezien de concurrentie die op de meeste markten bestaat,
mag verwacht worden dat het algemene prijspeil niet zal worden
beïnvloed door de euroconversie.
2.7 Projectorganisatie bij departementen
Projectorganisaties (verder) versterkt
Bij de departementen EZ, Buiza en VROM is de
projectorganisatie in de tweede helft van 2000 verder verstrekt. EZ
heeft deskundigen benoemd binnen het departement voor de specifieke
euroaandachtsgebieden (domeinen).
VROM heeft in oktober 2000 besloten een aantal
wijzigingen in de projectstructuur aan te brengen. De
verantwoordelijke projectdirecteuren zijn nogmaals expliciet op hun
verantwoordelijkheid gewezen en tegelijkertijd heeft VROM (externe)
kwaliteitscoördinatoren aangesteld. De regiegroep Euro omgevormd tot
een Taskforce, die onder leiding staat onder een externe aanjager.
Bij enkele departementen (EZ, Defensie V&W) is
de interne monitoring versterkt, of wordt de frequentie van de interne
rapportages opgevoerd. (EZ, VROM en BZK). Bij Buza is geïnvesteerd in
de vergroting van de quality control binnen de projectorganisatie.
Kwaliteitsborging
Het algemene beeld met betrekking tot
kwaliteitsborging is dat veel organisaties momenteel beschikken over
noodplannen op hoofdlijnen. Er blijkt dat veel departementen na het
testen van hun aangepaste systemen en proefconversie nader invulling
geven het verder invullen en uitwerken van noodscenarios en
terugvalopties.
Ook kwalitatief worden er door de meeste
departementen stappen gezet om het proces verder te versterken.
Interdepartementaal zijn hierover afspraken gemaakt dat elk
departement de voortgang bij zijn directies en diensten minimaal één
maal per jaar laat vaststellen door interne en/of externe audits. Bij
vrijwel alle departementen worden audits naar de voortgang uitgevoerd.
Het ministerie van Financiën heeft in 2000 geen audit uitgevoerd en
heeft de eerstvolgende audit begin 2001 gepland. Het functioneren van
de centrale projectorganisatie is bij enkele departementen eveneens
onderwerp van onderzoek. Voorbeelden hiervan zijn Buza en VWS.
De meeste departementen laten aan de hand van
audits vaststellen of door hun organisatieonderdelen de realisatiefase
tijdig wordt afgesloten. Aan de hand van opgestelde normenkaders wordt
beoordeeld of de kwaliteit van de aanpassingen en de voortgang
voldoende waarborgen bieden om een fase als afgesloten te kunnen
beschouwen.
3. Voortgang derdenorganisaties
3.1 Voortgang bij derdenorganisaties
Ten aanzien van de derdenorganisaties bij het Rijk is in najaar 99 afgesproken om 27 prioritaire organisaties intensiever te gaan monitoren en faciliteren. Dit betreft onder meer uitvoeringsorganisaties op het terrein van de sociale zekerheid, de zorg en het onderwijs, waar sprake is van maatschappelijk belangrijke uitvoeringstaken waarbij geld en de geldeenheid een belangrijke rol spelen. Vaak is er ook een directe relatie met belangrijke beleidsprocessen van het betrokken departement. Hoewel formeel de ministeriële verantwoordelijkheid slechts voor een deel van de taken van deze organisaties geldt, is er een materiële verantwoordelijkheid van departementen dat deze organisaties tijdig gereed zijn.
Bij de meting van de voortgang blijkt dat niet alle departementen goed zicht hebben op de voortgang van hun derdenorganisaties. Dit ondanks het feit dat was afgesproken dat prioritaire derdenorganisaties door departementen actief zouden worden gemonitord. De wijze waarop departementen de aansturingsrelatie met hun derdenorganisatie(s) hebben ingericht, wisselt per departement. Sommige departementen hebben hierdoor goed zicht op de voortgang, anderen veel minder. Enkele departementen moeten de voortgang op basis van indrukken of summiere voortgangsinformatie inschatten. In veel gevallen hanteren derdenorganisaties een enigszins afwijkende planning ten opzichte van departementen. Een groot deel van de prioritaire derdenorganisaties heeft per 1 januari 2001 de realisatiefase nog niet afgesloten. Veel van de aanpassingswerkzaamheden is doorgeschoven naar 2001, hetgeen risicos met zich mee kan brengen voor tijdige afronding van het europroject. In de volgende passages wordt de voortgang van een aantal prioritaire derdenorganisaties op hoofdlijnen besproken.
* Sociale zekerheid
SZW kent het grootste aantal prioritaire
derdenorganisaties (11). Dit betreft alle instellingen op het
belangrijke beleidsterrein van de sociale zekerheid (de 5
uitvoeringsinstellingen (uvis ), het Ctsv als toezichthouder en het
Lisv als opdrachtgever), alsmede de Arbeidsvoorziening en de
Verzekeringskamer (als toezichthouder op de pensioenfondsen) de SVB en
de SER als toezichthouder op de produkt- en bedrijfsschappen.
Het ministerie van SZW onderhoudt geen directe
contacten met de zbos in de sociale zekerheid over de euro, maar
krijgt periodiek een rapportage van het Ctsv over de voortgang van de
voorbereidingen op de euro bij de uitvoeringsinstellingen en over de
omschakeling bij de SVB, Lisv en Ctsv zélf.
Het Ctsv voert regelmatig gesprekken met de
uvis en heeft toegang tot de dossiers. Tevens is de euro een vast
agendapunt op het bestuurlijk overleg. De voortgang van de uvis
verloopt grotendeels volgens planning. Eén uvi volgt een tijdpad dat
in positieve zin afwijkt van dat van de rijksoverheid en de overige
uvis zullen de testfase volgens de huidige inzichten per 1 juli 2001
voltooien.
Bij de Arbeidsvoorziening (Arbvo) is het
voorbereidingsproces op de euro enigszins vertraagd door ingrijpende
wijzigingen in de organisatiestructuur. Per 1 oktober is de
organisatie opgesplitst in 5 afzonderlijke organisaties. Dit
ontvlechtingsproces (SUWI-traject) in een publiek en privaat deel
heeft afgelopen maanden consequenties voor de voortgang van het
aanpassingstraject gehad. Arbvo bevindt zich momenteel in de
realisatiefase. De (decentrale) euro-activiteiten worden zoveel
mogelijk gecoördineerd door een centrale landelijke projectleider
euro.
Een aandachtspunt voor de gehele sociale
zekerheidssector vormt nog steeds het onderwerp van de
beleidscumulatie. Behalve het SUWI-traject kunnen ook andere
beleidswijzigingen een beroep doen op de capaciteit die benodigd is
voor de aanpassingen in het eurotraject.
* Pensioenen
Het ABP behoort tot de prioritaire
derdenorganisaties van het ministerie van BZK. BZK richt zich bij de
monitoring met name op de ketenafhankelijkheden tussen het ABP en de
salarisadministraties van de overheid. De voortgang in het
aanpassingsproces bij de interne omschakeling van het ABP wordt door
SZW gemonitord en verloopt volgens planning. Ook de regelgeving inzake
Indonesische en Nieuw-Guinea-pensioenen (SAIP) wordt door het ABP
uitgevoerd en de eurovoorbereidingen verlopen voorspoedig.
Gezondheidszorg
Op het terrein van de gezondheidszorg zijn het
CTG, CVZ en de PUR als prioritaire derdenorganisaties benoemd (door
VWS). De PUR en het CTG zullen de realisatiefase volgens planning
afronden. Bij het CVZ is sprake van enige vertraging en zal in de loop
van 2001 de realisatiefase worden afgerond.
* Onderwijs
Bij de Informatie Beheer Groep (IBG) is het
europroject zeer omvangrijk. Er zijn veel geautomatiseerde systemen
die aangepast moeten worden. De in de vorige monitor aangekondigde
inhaalslag heeft zich afgelopen periode voortgezet. De IBG ligt
momenteel zelfs voor op de planning en per 1 december 2000 is de
eerste stap van de realisatiefase, het toevoegen van
eurogewenningsinformatie, afgerond. OCW heeft met de IBG afgesproken
voor alle systemen van de IBG een zogenaamde freeze period in te
stellen vanaf 1 juni 2001. Vanaf die datum kunnen er geen functionele
wijzigingen meer in het systeem worden doorgevoerd. De IBG neemt samen
met de Belastingdienst deel aan een proef naar de acceptatie van de
nieuwe gele optisch leesbare euro-acceptgiros.
Bij het CASO (betalingssysteem onderwijzend
personeel) wordt de euro-aanpassing verwezenlijkt via deelopdrachten
in de reguliere onderhoudsrondes. De eerste van drie onderhoudsrondes
vindt plaats in november 2000.
* Landbouw
Voor de Wageningen Universiteit en
Researchcentrum (WageningenUR, gelieerd aan LNV) geldt dat de
realisatiefasemijlpaal wordt gehaald, al geldt dit waarschijnlijk niet
voor alle aan de WUR gelieerde instellingen.
Bij de productschappen zijn veel van de voor de
euro aanpassingen meegenomen met het millenniumproject. Het
hoofdproductschap akkerbouw (HPA) en het productschap PVE zijn reeds
eurobestendig. Het productschap zuivel (PZ) is met een inhaalslag
bezig, maar zal voor 1-7-2001 de testfase hebben voltooid. De
aanpassingen bij het produktschap Tuinbouw (PT) verloopt volgens
planning. Hetzelfde geldt voor de eurovoorbereidingen bij
Staatsbosbeheer.
* Vervoer
De RDW volgt hanteert een eigen tijdschema en
beschikt over een gedetailleerde planning en een plan van uitvoering
dat de realisatiefase deels na 1-1-2001 laat doorlopen, maar volgens
V&W degelijk is opgebouwd.
* De Nederlandsche Bank
De prioritaire derdenorganisatie van Financiën
is De Nederlandsche Bank (DNB). DNB heeft vanuit haar toezichtsrol
contact met de particuliere banken over de omschakeling van rekeningen
van bedrijven en burgers. De planning van DNB van de eigen
omschakeling voorziet in een afronding van de planning en analysefase
per november 2000. De realisatie- en testfase zullen op 1 juli 2001
gereed zijn.
De Sociaal Economische Raad
De SER heeft relaties met SZW, LNV en EZ over
het gedelegeerd toezichthouderschap ten aanzien van de
publiekrechtelijke bedrijfsorganisaties (PBOs). SZW volgt de omzetting
van de interne bedrijfsvoering door de SER. EZ en LNV hebben contact
over de voortgang bij de produkt- en bedrijfschappen. Er bestaat niet
voor alle schappen zicht op de voortgang.
3.2 Overige derdenorganisaties
Bij de niet als prioritair aangemerkte
derdenorganisaties varieert de mate waarin departementen het nodig
vinden om afspraken te maken over ondersteuning en monitoring per
departementen. Hierdoor is over het algemeen het zicht van
departementen op de voortgang bij hun niet-prioritaire
derdenorganisaties beduidend minder dan het zicht op de voortgang van
de prioritaire derdenorganisaties.
Daar waar zicht is op de voortgang is deze over
het algemeen teleurstellend. Er is weinig voortgang gemaakt afgelopen
periode bij niet-prioritaire derdenorganisaties. Veel van de
werkzaamheden zijn doorgeschoven naar 2001, hetgeen een opeenstapeling
van werkzaamheden betekent en nauwelijks ruimte voor uitloop of
onvoorziene omstandigheden in het aanpassingstraject biedt. Hierdoor
bestaat de indruk dat het europroject bij veel niet-prioritaire
derdenorganisaties onvoldoende prioriteit krijgt.
Bij de regionale politiekorpsen (monitoring BZK) was reeds eerder een achterstand gesignaleerd. De invoering van de euro bij de regionale politiekorpsen loopt niet gelijk met het interdepartementale tijdpad, maar gaat uit van afronding van de realisatiefase op 1 juli 2001. De afgelopen maanden zijn aan de hand van tal van maatregelen initiatieven genomen om de politiediensten ervan te doordringen het europroject de gewenste snelheid te geven. Het projectbureau Euro DNP is inmiddels operationeel en goed in beweging gekomen. Het projectbureau rapporteert periodiek over de voortgang aan de Raad van Hoofdcommissarrissen en aan het ministerie van BZK. De voortgang van de korpsen verloopt nu volgens de door Euro DNP opgestelde planning. Wel moeten met name op het domein automatisering concrete resultaten nog geboekt worden.
In de afgelopen maanden heeft bijvoorbeeld het
ministerie van Justitie veel inspanningen verricht om het europroject
op gang te helpen bij de Raden voor de Rechtsbijstand en een aantal
gesubsidieerde particuliere instellingen, zoals de Stichting
Reclassering Nederland. Andere zbos die gelieerd zijn aan Justitie
zijn het Centraal Orgaan Asielzoekers (COA) en het Landelijk Bureau
Inning Onderhoudsbijdragen (LBIO). Deze draaien al langer mee in de
europrojectorganisatie van Justitie.
3.3 Activiteiten richting het beleidsveld
Voor het zogenaamde beleidsveld geldt dat er
formeel geen sprake is van ministeriële verantwoorde- lijkheid, maar
dat departementen er wel alle belang bij hebben dat de voorbereidingen
hier goed verlopen. Door het Nationaal Forum voor introductie van de
Euro (NFE) is dan ook afgesproken dat iedereen een eigen
verantwoordelijkheid richting haar eigen achterban heeft. Deze
achterban wordt betiteld als het beleidsveld.
Voor een aantal door het NFE geselecteerde doelgroepen wordt een deel
van de voorlichting richting het beleidsveld door de NFE-campagne
verzorgd. Zo zijn een TV-spot voor doven ontwikkeld, foldermateriaal
in braille, specifiek voorlichtingsmateriaal voor gehandicapten in
samenwerking met VWS, DNB en het NFE. Tevens zijn door het NFE
activiteiten op het gebied van de sportbonden (NOC/NSF), openbaar
vervoer en het MKB (pilots en handreikingen) ontplooid.
De inzet en acties van departementen richting
hun beleidsveld lopen sterk uiteen. Enkele departementen (LNV, OC&W,
SZW, VWS en VROM) hebben reeds initiatieven getoond richting hun
beleidsveld.
Zo heeft LNV in oktober 2000 een katern bij het
vakblad De Boerderij opgesteld, dat specifiek was gewijd aan de komst
van de euro en de consequenties daarvan voor de sector. Dit vakblad
wordt door 95% van de agrariërs gelezen.
In het beleidsveld van Buza bevinden zich onder
andere particuliere organisaties die maatschappelijke activiteiten
ontplooien die voor de invoering van de euro van Buza van belang zijn.
Buza heeft reeds in een vroegtijdig stadium het beleidsveld actief
geïnformeerd over de uitgangspunten bij BZ. Bij de eerstvolgende
risicoanalyse zal nogmaals worden bekeken of in dit kader additionele
maatregelen gewenst dan wel noodzakelijk zijn. Buza zal in de toekomst
nadrukkelijk de vinger aan de pols blijven houden en op een
pro-actieve wijze invulling te geven aan de communicatie en
voorlichting richting hun beleidsveld.
SZW zendt periodiek euro-informatie aan
gemeentelijke sociale diensten en aan het departement gelieerde zbos.
Het ministerie van OCW (Centrale financiële
instellingen) heeft onlangs als gevolg van geconstateerde
informatiebehoefte voor de 9.000 scholen en instellingen een
internetsite geopend. Tevens zijn een handreiking en checklist naar
alle scholen gestuurd. OCW voert regulier overleg met alle
universiteiten en de HBO-raad over de consequenties van de invoering
van de euro in de onderwijssector.
VROM onderhoudt contacten over de huursubsidie
via de koepels. VROM heeft alle gemeenten en woningcorporaties door
middel van een brief geïnformeerd hoe bij huursubsidie (IHS) de euro
zal worden ingevoerd.
De voortgang in de particuliere sector is over
het algemeen teleurstellend. In de voorlichtingscampagne van het
Nationaal Forum voor de introductie van de euro zal de komende maanden
flinke inspanningen worden geleverd om met name organisaties in het
midden- en kleinbedrijf te doordringen van de noodzaak van een goede
planning en het tijdig starten met de voorbereidingen. Er wordt
eveneens gewezen op de risicos van verder uitstellen van werkzaamheden
naar (eind) 2001. Zowel het gebrek aan uitloopmogelijkheden in 2001
als de mogelijke schaarste van (externe) deskundigheid kan tot risicos
leiden. Er is op initiatief van het NFE een aantal handreikingen
ontwikkeld die op een pragmatische manier in kaart brengen wat de
ondernemer in elk geval moet doen.
Een aantal departementen ontplooit eveneens nog
(te) weinig activiteiten richting hun beleidsveld.
Uit een onderzoek4 bleek dat bijna 40% van de
ziekenhuizen nog geen projectorganisatie had ingesteld. In meer dan
60% van de gevallen was niet bekend welke impact de euroaanpassingen
op hun organisatie had. Slechts 8% had aan de hand van een
inventarisatie de gevolgen van de invoering van de euro in kaart
gebracht. Er zijn signalen dat nog steeds een groot deel van de
instellingen in de zorgsector eind 2000 nog niet of nauwelijks is
gestart met de voorbereidingen op de euro. De onlangs door de
Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen (NVZ) uitgebrachte circulaire
geeft instellingen een handreiking voor de inventarisatie van de
europroblematiek, die tot de beginfase van het project behoort. VWS
heeft in regulier overleg met de koepels de eurovoorbereidingen en de
voortgang daarvan ter sprake gebracht.
VWS heeft echter geen duidelijk zicht op de
voortgang in de zorgsector en heeft geen initiatieven ondernomen om de
sector door middel van bijvoorbeeld kennisoverdracht te faciliteren.
Een belangrijk aandachtspunt in de gezondheidszorg zijn de ketens in
de sector. Hiervoor bestaan risicos gezien de huidige voortgang in de
gezondheidszorg en het gebrek aan (verdere) initiatieven richting dit
beleidsveld.
EZ en VWS vertrouwen voor wat betreft de
voorlichting richting het midden en kleinbedrijf en de zorgsector
vrijwel geheel op de campagne van het NFE.
4. Vooruitblik test- en conversiefase
Naast de afronding van de realisatiefase per 1
januari 2001 wordt in deze monitor vooruitgekeken naar de
voorbereidingen voor de testfase. Tijdens de testfase dienen alle
aspecten die in de realisatiefase zijn aangepast getest te worden. Dit
betreft niet alleen de zogenoemde systeemtesten van
automatiseringssystemen, maar ook het testen van overige processen in
de organisatie, ketentesten, proceduretests, proefconversies van
omzetting van gegevens van gulden naar euro zijn slechts enkele
voorbeelden die in de testfase aan bod moeten komen.
* Ketentesten
Een van de wijzen waarop het Ministerie van
Financiën zijn faciliterende taak invulling geeft, is door middel van
het actief ondersteunen van de eurovoorbereidingen door middel van het
aanreiken van bijvoorbeeld handreikingen en praktijkvoorbeelden. De
meest recente handreiking waarmee de invoering van de euro kan worden
vormgegeven is de Kennisbundel Euro en Informatiesystemen, KEI. In de
KEI worden zowel methoden en technieken als hints en tips aangereikt
aan de hand waarvan de euro in informatiesystemen in de zogenoemde
realisatie-, test- en implementatiefasen kan worden ingevoerd.
Om de toegevoegde waarde van de KEI in de
praktijk aan te tonen, zijn twee pilots uitgevoerd. Ten eerste is op
basis van de KEI voor het IPA-salarissysteem zoals dat door IVOP wordt
beheerd een raamwerk opgesteld voor de uitvoering van de ketentest. In
deze ketentest moet worden vastgesteld of de voor euro aangepaste
systemen (zowel IPA als de aanleverende en afnemende systemen) ook na
1 januari 2002 ook daadwerkelijk met elkaar zullen blijven
communiceren.
Ten tweede is aan de hand van de KEI bij het
CJIB een noodscenario of calamiteitenplan opgesteld. In dit plan staat
het antwoord op de vraag centraal Wat als . Door het CJIB is gekeken
naar maatregelen die genomen kunnen worden als andere (aanleverende en
afnemende) organisaties niet of onvoldoende in staat bleken tijdig
klaar te zijn voor de euro.
De lessen die uit beide pilots zijn getrokken,
zijn via de geëigende overlegorganen en communicatiekanalen (onder
andere internet) breed verspreid. In de toekomst zal overigens gezocht
blijven worden naar mogelijke lessen en/of best practises.
Methoden van gegevensconversie
Veel departementen hebben al voorbereidingen
getroffen voor de test- en implementatiefase in 2001. Belangrijk
onderdeel hiervan zijn de voorbereidingen voor de gegevensconversie.
Nadat systemen zijn aangepast om euros te kunnen verwerken, de
zogenoemde systeemconversie, zullen in (de tweede helft van) 2001 ook
alle guldengegevens moeten worden geconverteerd naar euros. Er blijken
over het algemeen drie methodes voor gegevensconversie te bestaan die
het meest worden gehanteerd. Dit zijn de big-bang methode, de
zogenoemde schiltoepassing en als derde multi-currencypakketten.
Organisaties die een big-bang conversie
toepassen, zullen alle gegevens in hun systemen op één moment omzetten
van guldens naar euros. De systemen gaan hiervoor veelal enkele dagen
tot weken uit de lucht, afhankelijk van tijd die de gegevensconversie
in beslag gaat nemen. Veel organisaties voeren in 2001 proefconversies
uit om inzicht te krijgen in het tijdsbeslag van de conversie en welke
knelpunten hierbij mogelijk kunnen ontstaan.
Organisaties die gebruik maken van een
schiltoepassing hebben een schil om hun systeem gebouwd, welke
gegevens automatisch omrekent van guldens naar euros, of vice versa.
De basisvaluta van deze systemen luidt momenteel veelal nog in gulden.
Over het algemeen kunnen gulden en euro nu door organisaties ook al
worden verwerkt als zogenoemde multi-currencypakketten worden
gebruikt.
Hoewel bij de schiloplossing de rekenmachine er
automatisch voor zorgt dat zowel euros als guldens verwerkt kunnen
worden, zal de euro nog wel als basisvaluta in de systemen
geïntroduceerd moeten worden en dienen gegevens veelal nog te worden
geconverteerd naar euro. Dit geldt ook voor de multi-currency
toepassingen. Ook deze organisaties zullen hun systemen enige tijd
moeten sluiten om de euro als basisvaluta in te voeren.
5. Slot
In deze rapportage is de voortgang van het
europroject bij van de rijksoverheid in beeld gebracht. De meeste
departementen lijken in staat om de realisatiefase eind 2000 of begin
2001 af te ronden.
In sommige gevallen zal dat extra inspanningen
vergen. Dit geldt ook voor een deel van de derdenorganisaties die een
belangrijke taak hebben bij de uitvoering van overheidsbeleid, en
zeker ook voor een deel van het beleidsveld van particuliere
organisaties rondom de ministeries.
In het vervolgtraject ontbreken de
mogelijkheden voor verdere uitloop; de deadline van 1 januari 2002 is
immers onontkoombaar.
Het komend jaar zal een adequate afronding van
de eurovoorbereidingen daarom overal de hoogste prioriteit moeten
hebben.
De minister van Financiën,