Dossierbeheer voor meerdere locaties in één systeem.
Imaging-oplossing Eastman Software 'vooruitstrevend' binnen Achmea-concern
Nieuwegein, 22 januari 2001 - Bij het pensioenbedrijf van het Achmea-concern is met succes een nieuw documentbeheersysteem ingevoerd. Onder regie van Xerox Professional Services (XPS) en met de inzet van Eastman Software enterprise Imaging, is een oplossing gevonden voor het vanaf meerdere locaties kunnen werken aan een pensioendossier. "Dit systeem is echt vooruitstrevend ", stelt Ger Henk van der Meulen, Manager Deelnemerbeheer Collectief Pensioen bij Achmea in Leeuwarden. "Het stelt ons in staat om versneld verder te werken aan de integratie van de verschillende voormalige pensioen-entiteiten en aan het gezamenlijk brengen van nieuwe pensioendiensten. Het heeft er alle schijn van dat er binnen het Achmea-concern meer van dit type oplossingen zullen worden ingevoerd."
Dossierbestanden op één lijn
"In de loop van de jaren '90 zijn er verschillende pensioenbedrijven tot de
Achmea Groep toegetreden", zegt Ger Henk van der Meulen. "Tussen die
bedrijven, die zijn gevestigd in onder meer Leeuwarden en Apeldoorn, wordt
nu de samenwerking geïntensiveerd. Zowel achter de schermen als in de
contacten met klanten kan daarbij meer efficiency worden bereikt, wanneer
bepaalde voorzieningen gemeenschappelijk worden ingezet en toegepast. Het
dossierbeheer is een van die voorzieningen. We willen dat straks elke
medewerker elk dossier kan traceren en raadplegen, ongeacht waar dat dossier
zich bevindt. We wilden daarvoor een eenvormige imaging-omgeving zien te
realiseren. Binnen het Achmea-concern is gekozen voor Eastman Software
enterprise Imaging, voorheen Open/Image, als vast platform voor het digitaal
opslaan van dossiers. XPS is voor dit soort projecten de 'preferred
partner', dus we wisten waar we moesten aankloppen."
Begonnen als gemeenschappelijke index
"We zijn gestart met de locaties in Leeuwarden en Apeldoorn, omdat die het
meest van elkaars informatie gebruik maken", zegt Wout van Gogh, Customer
Engagement Manager van XPS. "In Leeuwarden stonden op dat moment - medio
1999 - circa 900.000 dossierpagina's op totaal 300 microfilms. De aanwas
bedroeg daar zo'n 155.000 pagina's per jaar, het aantal opvragingen ruim
13.000 pagina's per jaar. In Apeldoorn is en wordt gewerkt met ruim 4
miljoen pagina's in ongeveer 219.000 dossiers, jaarlijks groeiend met meer
dan 25%. Het jaarlijks aantal opvragingen daar was gemeten rond de 230.000
pagina's. Met het oog op de zeer arbeidsintensieve werkwijze in Apeldoorn
was van een nieuwe imaging-oplossing in elk geval een besparing te
verwachten. Maar werkmethoden laten zich niet zomaar drastisch wijzigen, dus
we hebben voorgesteld om de medewerkers van beide vestigingen eerst een
gemeenschappelijke index ter beschikking te stellen. Daarin zouden ze dan
kunnen zien in welk systeem, op welke locatie een door hen gezocht dossier
zich bevindt."
Om die gemeenschappelijke indexering mogelijk te maken, werden in Leeuwarden
indexgegevens vanuit het daar gebruikte IBS systeem geconverteerd naar
Eastman Software enterprise Imaging. Ook in Apeldoorn werd een basale
Eastman Software enterprise Imaging indexstructuur aangelegd ten behoeve van
de papieren dossiers. Van Gogh: "De praktijk liet echter al snel zien, dat
het niet uitmaakt wáár een dossier zich bevindt, zodra het is
gedigitaliseerd. We konden het project dus voortzetten met alleen het
digitale archief in Leeuwarden, waaraan dan steeds on-demand nog in papieren
vorm bestaande dossiers konden worden toegevoegd, hetzij uit Leeuwarden
zelf, hetzij uit Apeldoorn."
Web-interface
"Daarmee maakten we een forse sprong voorwaarts", stelt Van der Meulen. "Ten
eerste was bewezen dat digitale dossiers in beginsel op elke locatie in ons
netwerk kunnen worden opgeslagen. Ten tweede hebben we nu al een oplossing
waarmee we perfect inspelen op de trend naar 'werken-waar-je-wil'. Want ons
nieuwe imaging systeem kan via een web-interface net zo gemakkelijk ook
thuis of op eender welke werkplek worden gebruikt. Daarbij hebben we tevens
de mogelijkheid om ook onze klanten zelf dossiers te laten raadplegen. We
weten dat we daarvoor wel moeten zorgen voor een perfecte koppeling tussen
front-end en back-office, maar die marsroute ligt klaar, mede gezien de
ontwikkelingen bij Eastman Software."
Xerox Professional Services (XPS)
XPS is de Consulting en Systems Integration divisie van The Document Company
Xerox en is de specialist in Document Management, DIS en Kennismanagement.
Tweeduizend ervaren documentconsultants en IT-specialisten helpen clienten
met het oplossen van hun document- en kennismanagement vraagstukken.
"Leadership through Quality", zo luidt Xerox Corporate visie. XPS realiseert
dit door te werken volgens een universele en consistente methodologie.
Hierdoor is het mogelijk om bestaande oplossingen en componenten effectief
te hergebruiken, zodat kwaliteit van nieuwe oplossingen gewaarborgd blijft.
XPS levert de volgende diensten: Document Management Consulting, Proces
Analyse en Proces ontwerp, Systeem ontwerp, Systeem integratie en
realisatie,Intranet en Internet oplossingen, Opleiding en Change management
en Projectmanagement
Eastman Software
Eastman Software is toonaangevend in process management e-volution* met
innovatieve oplossingen voor werkprocessen. Het bedrijf breidt deze
leiderschapspositie in procesmanagement uit om haar klanten in staat te
stellen hun bedrijfskritische applicaties
voor business-to-business en business-to-consumer efficiënter in te zetten
via internet. De integratie van back office processen en klantgegevens met
de op de klant gerichte front office
applicaties, levert Eastman Software's klanten uit de financiële sector,
verzekeringen en overheid voordelen op, waaronder verhoogde opbrengst en
concurrentievoordeel, verbetering in klanten toeleveringsketen, kortere
doorlooptijden en lagere kosten. Eastman Software's producten en diensten
hebben een aantal grote en prestigieuze organisaties in de wereld in staat
gesteld gestructureerde processen te stroomlijnen ten behoeve van grote
hoeveelheden back office handelingen.
Voor meer informatie
Voor meer informatie kunt u kijken op de internationale website
www.eastmansoftware.com of contact opnemen met: Eastman Software, Nathalie
Kosterman, telefoon 030 6008800.