29 Maart 2001
Nadere informatie bij het RMC-bureau, Kees Koenen, tel. 06 54 93 62 19
Records Management Conventie
Op 29 maart waren in het Haagse Hotel Des Indes een kleine honderd betrokkenen bijeen rond het thema 'Records Management'. Het betrof de eerste grote bijeenkomst van de Records Management Conventie. Deze Records Management Conventie (RMC) wil een platform zijn voor het initiëren en stimuleren van activiteiten en het uitwisselen van ervaringen op het gebied van Records Management.
'Records Management' is het hele spectrum van maatregelen (procedureel, organisatorisch en technisch) gericht op verantwoorde vorming en onderhoud van het organisatiegeheugen.
ontbijtsessie
In een ontbijtsessie, waar circa 20 mensen aan deelnamen, werd de videoconferentie voorbereid die 's middags zou worden gehouden met vier hoogleraren van de sectie Archives and Records
Management aan de Universiteit van Michigan, waaronder prof. dr. F.C.J. Ketelaar, voormalig Algemeen Rijksarchivaris.
opening
Bij de opening sprak de heer Kordes, voormalig president van de Algemene Rekenkamer en voorzitter van de DIVA erfgoedkoepel. Hij was degene die meer dan tien jaar geleden vanuit de Algemene Rekenkamer waarschuwde voor de dreigende 'digitale amnesie'. Hij pleitte voor samenwerking op het terrein van Records Management.
De heer Koet (directeur van de Interne Accountantsdienst van het Ministerie van Financiën) vertegenwoordigde de 'klant'. Hij prikkelde vele aanwezigen vanuit zijn rol als lijnmanager en daagde hen uit aan te geven wat zij als RM-professionals hem als klant te bieden hebben.
Themagroep Electronisch berichtenverkeer en de archieffunctie
Presentatie: de heer S. Bosch (Compaq) en de heer D. van Gaalen (Compaq), de heer E. Gubbels (Microsoft)
Moderator: de heer P.J. Horsman (Archiefschool)
In haar "Actieprogramma elektronische overheid" heeft de overheid de ambitie vastgelegd van de wijze waarop zij zal functioneren in relatie tot haar burgers in de wereld van voortschrijdende digitalisering. Een onderdeel van die ambitie is de acceptatie van e-mail als formeel, geautoriseerd en professioneel communicatiehulpmiddel in de interactie tussen overheden en tussen burgers en overheid. Het RMC thema "Elektronisch berichtenverkeer en de archieffunctie" tracht een deel van de inspiratie te bieden die kan leiden tot vervulling van de genoemde ambitie. Het thema behandelt in grove streken de problematiek en duikt onder meer in de wereld van ICT op zoek naar strohalmen. Als onderdeel van de presentatie van het thema is een drietal scenario's gepresenteerd en gedemonstreerd om de ontwikkelgang van recordkeeping te schetsen vanuit een technologisch perspectief.
Bij de deelnemers is de uitdaging gelegd na te gaan wat een dergelijke technologie betekent voor onder meer opleidingen, de bedrijfsorganisatie en de bedrijfscultuur.
Themagroep Coördinatie (parallelsessie)
Samenhang tussen de RM puzzelstukken; de verhouding tussen mens en machine.
Presentatie: De heer C. Koenen (RMC-bureau)
Records Management is een bedrijfsfunctie die geïntegreerd is in de bedrijfsvoering en in de systemen van een organisatie. Een goede aansluiting op gangbare elementen is dus noodzakelijk. Te denken valt aan e-mail en aan werkstroom- of procesbesturingssoftware. Om dit systematisch en gestructureerd te kunnen doen is inzicht nodig in de samenhang van de verschillende elementen. Een referentiemodel kan hierbij houvast bieden. De thema-expertgroep 'coördinatie' presenteerde een eerste aanzet voor referentiemodellen en nodigde de aanwezigen uit deze aan te vullen en alternatieve modellen voor te stellen om het beeld van Records Management in een organisatie te completeren.
Themagroep Preservering (parallelsessie)
"Preservering en het electronisch archiefstuk"
Presentatie: Mw. C. Schönfeld (Gemeentearchief Amsterdam)
Preservering wordt wel gedefinieerd als: 'de procesen en de handelingen die nodig zijn voor de technisch en intellectuele overleving van archiefbescheiden door de tijd heen.' Preserveren staat dus voor het bewaren en behouden van het archiefstuk, en wel van:
- de inhoud (content)
- structuur (structure)
- vorm/uiterlijk (appearance)
- context (context)
Samen bepalen deze aspecten de authenticiteit van het archiefstuk. Anders gezegd: preservering heeft een fysisch, logisch en intellectueel aspect. De uitdagingen van preservering worden in kaart gebracht:
A. Beperkte houdbaarheid van magnetische en optische dragers en materialen
B. 'Vervangingsproblematiek', dwz de regelmatige vervanging door industrie van apparatuur, programmatuur en door gebruikers en industrie van programmatuur- en databaseversies.
C. Authenticiteitswaarborging
D. Eventuele juridische randvoorwaardelijke belemmeringen, bijvoorbeeld auteursrecht
Per uitdaging wordt de state of the art vastgesteld. Zo zijn er wat betreft de vervangingsproblematiek drie 'scholen':
- emulatie (Rothenberg)
- toepassing van 'viewers'(Lorrie)
- toepassing van XML
In de discussie wordt het verschil in aanpak van de KB enerzijds en het Gemeentearchief Amsterdam belicht. Deze laatste partij heeft als tussenoplossing gekozen voor het 'computermuseum', hiertoe gedwongen doordat reeds grote hoeveelheden digitaal materiaal in allerlei vormen wordt aangeboden.
Themagroep Opleidingen (parallelsessie)
'Skills for the Future': kwaliteit van het werkgeheugen
Algemene inleiding: De heer H.H.M. Dekkers (Provincie Noord-Brabant)
Presentatie: De heer T. Laeven (Innogration Management Consultants)
Onder het motto 'Skills for the Future' wordt in beeld gebracht welke de leerdoelen zouden moeten zijn voor de verschillende doelgroepen. Na een analyse wordt geconcludeerd:
1. De meerwaarde van de RM is om vanuit klassieke archiveringsbelangen de kwaliteit van het (werk)geheugen te bewaken.
2. De vereiste competenties worden breder en van hoger niveau, passend bij het netwerk.
3. Het aantal RM functies neemt af en de noodzaak voor gericht HRM+D neemt toe.
4. Competentiegericht opleiden vraagt om transparante programma´s.
In deze thema-expertgroep zijn verschillende opleidingsinstituten betrokken.
Casus Ministerie van Financiën (parallelsessie)
" Het onthouden behouden"; Records Management bij het Ministerie van Financiën.
Presentatie: De heer J.Ch.P. Simons (Ministerie van Financiën)
Een Record Keeping System (RKS) wordt wel als volgt gedefinieerd:
"Een Record Keeping System is een geheel van maatregelen en hulpmiddelen dat nodig is om archiefbescheiden zodanig te bewaren dat er verantwoording (bestuurlijk, financieel, juridisch, politiek enz.) mee kan worden afgelegd en cultuurhistorische belangen verzekerd worden."
(bron: archief.nl/digiduur).
Het Kerndepartement Financiën heeft een beeld laten ontwikkelen dat aangeeft wat de karakteristieken van een Record Keeping System voor het Kerndepartement Financiën zouden moeten zijn. In het verlengde daarvan is eerst een capaciteitsonderzoek uitgevoerd en vervolgens een implementatieplan opgesteld. Omdat mede naar aanleiding van deze projecten de volle breedte van de problematiek zichtbaar werd is nu een programma Digitale Duurzaamheid Financiën gestart.
Ook komt in deze sessie de digitalisering en het archiefbeheer bij de Belastingdienst aan de orde. Sinds een jaar is er de 'Regiegroep Archiefbeheer'; deze voert de nota 'visie op archiefbeheer' uit. Deze nota ziet op de volgende thema's:
- voltooien juridisch kader
- opzetten bestandsadministratie
- doorlichting archiefbeheer
- ontwikkeling documentair structuurplan
- uitwerking digitaal archiefbeheer
Hans Simons sluit af met zijn 'cri de coeur': 'betrek de archiefafdelingen vanaf het begin bij de ontwikkeling van elk (geautomatiseerd) informatiesysteem.'
Casus Ministerie van VWS (parallelsessie)
"Project Digidoc bij het Ministerie van VWS"
Schets beleidskader: De heer A.J.G. de Lange (Ministerie van VWS)
Presentatie casus: De heer M. Kuijpers (Ministerie van VWS)
De 'filosofie' van VWS, zoals neergelegd in het Bestemmingsplan ICT en Bedrijfsvoering 2000-2004, vereist een digitale documenthuishouding. In deze sessie wordt aangegeven hoe men op een beheerste en gestructureerde manier stappen zet op weg naar dit doel. Bij elke stap worden belanghebbenden intensief betrokken. Over voorkeuren wordt gestemd. Er is een aantal 'etalages' gerealiseerd waarin men kan zien hoe de geautomatiseerde hulpmiddelen de nieuwe situatie ondersteunen. Concrete functionaliteiten die in de etalages worden getoond zijn
- creatie en vangst van documenten
- routering en parafering
- zoeken wordt vinden
- autorisatie en beveiliging
Er loopt een pilot op het hoogste niveau (Directie Bestuursondersteuning in combinatie met de Directie Sport). In 2002 zal worden verbreed tot het gehele departement.
Casus Ministerie van VROM (parallelsessie)
Schets beleidskader: Dhr. A. van der Kooij (Ministerie van VROM)
Presentatie: Dhr. A. Reeuwijk (Ministerie van VROM)
De hoofdafdeling huurgeschillen van het ministerie van VROM ondersteunt de 25 huurcommissies in Nederland bij de behandeling van verzoekschriften van huurders en verhuurders. Het management wilde de kwaliteit van de uitvoering sterk verbeteren en uniformeren en tevens de doorlooptijden flink verlagen.
Om de doelstellingen te kunnen halen is een project Modernisering Huurgeschillen uitgevoerd.
Geleerde lessen zijn onder meer:
* Digitale handtekeningen zijn in Nederland nog niet geformaliseerd en zijn daarmee dus moeilijk te implementeren in overheidsorganisaties omdat bewijsvoering moeilijk kan zijn.
* Integratie van de archivering in het (digitale) bedrijfsproces zorgt voor waarborgen rondom volledigheid, juistheid en betrouwbaarheid.
* VROM-brede geautomatiseerde oplossingen voor toekomstige digitale archivering van beleids- en bedrijfsvoeringsprocessen verenigen zich waarschijnlijk niet met de specifieke uitvoeringsvraagstukken waarmee bijvoorbeeld huurgeschillen geconfronteerd wordt.
* De printstraten bij externe leveranciers zijn maar beperkt geschikt voor organisaties met veel verschillende soorten printstromen en nabewerkingsvraagstukken.
Video-conferentie
In een video-conferentie werd real-time van gedachten gewisseld met het team van de School of Information van de University van Ann Arbor, Michigan, dat werkt aan Records Management: prof. dr. F.C.J.Ketelaar, prof. M. Hedstrom, prof. David A. Wallace en prof. E. Yakel.
Het gesprek werd gemodereerd door de heer J. Möller, Ministerie van Verkeer & Waterstaat.
Bij andere gelegenheden zal nader worden gerapporteerd over deze gedachtenwisseling.
Het RMC-evenement werd afgesloten met een diner.
Een volgend RMC-evenement staat geagendeerd voor november 2001.
Voor nadere informatie zij verwezen naar:
www.RMConventie.nl