"We zijn geen grijze muizen, dat blijkt uit onze hele bedrijfsvoering. We willen onze klanten 24-uur per dag van dienst zijn en we streven naar een zo'n creatief mogelijk Topprodukt. Het is niet voor niets dat we in de hal een groot kunstwerk hebben hangen met daarnaast een pilaar met een Apple airport erop. Deze twee voorwerpen staan symbool voor onze communicatie en creativiteit". Hoynck International is gespecialiseerd in het organiseren van internationale beurzen. Van het ontwerpen en bouwen van de stand,vormgeving en productie van grafisch werk t/m complete lasershows en de juiste theekopjes, de klant kan alles aan het bedrijf toevertrouwen. Paul Hoynck, oprichter van het bedrijf, streeft naar een optimaal resultaat en is erop gebrand dat het bedrijf voortdurend bezig blijft met het optimaliseren van de dienstverlening. "Comminicatie is daarbij essentieel. Onze klanten komen overal vandaan. Van Rio de Janeiro tot Tokyo, ze moeten allemaal op ons kunnen rekenen, ieder moment van de dag."
Het bedrijf bestaat voor het grootste deel uit projectmanagers
en consultants. Voor hen is het heel belangrijk om mobiel te zijn en
daarom heeft iedere projectmanager een PowerBook. Daarmee kunnen ze
via het internet op iedere gewenste plek in de wereld, tegen lokaal
tarief, inloggen op het netwerk van Hoynck International. "Het is zo
belangrijk om voortdurend op de hoogte te blijven over de voortgang
van projecten. Alleen al het checken van hun e-mail is al essentieel.
Een projectmanager heeft meerdere projecten en het kan natuurlijk niet
zo zijn dat een klant moet wachten tot zijn contactpersoon weer terug
is om antwoord te krijgen op een vraag", meent Hoynck.
Ook op kantoor moeten de medewerkers mobiel zijn. Daarom staat op
iedere verdieping een airport om de ontvangst te optimaliseren. Ook de
snelheid van het netwerk is een belangrijke eis. "We krijgen dagelijks
hele grote bestanden binnen. Een ontwerp voor een beursstand
bijvoorbeeld. Het is dan erg fijn als je die informatie snel kunt
binnenhalen", vertelt Hoynck.
Jos van Lier is verantwoordelijk voor de automatisering en
financiën van Hoynck International. "We hebben er lang aan gewerkt,
maar ik ben ervan overtuigd dat we met Apple nu de juiste basis hebben
gelegd voor de toekomst." Sinds de oprichting 23 jaar geleden is er
veel verandert op het gebied van automatisering. "We zijn ooit
begonnen met IBM typemachines. Een prima systeem, maar op een gegeven
moment konden we er niet meer onderuit. We besloten over te stappen
naar Wintel computers. Ik moest er niets van hebben, ik werkte nog
gewoon op papier", vertelt Hoynck. Maar ook de tijd van de Wintel
computers vervloog. De behoefte aan een goede en snelle communicatie,
zowel intern als extern, was groot en de aanschaf van een netwerk werd
de eerste prioriteit.
"We zijn in eerste instantie projectmanagers. Daarom hebben we de
opdracht extern neergelegd. Na een uitvoerig vergelijkend onderzoek
kozen we voor Apple. Het proces is door de jaren heen niet altijd even
soepel gelopen. Door allerlei externe factoren zijn we pas een jaar
geleden écht begonnen met het optimaliseren van ons netwerk", meent
Hoynck.
"Ik heb echt op het punt gestaan om alle computers het raam uit te
gooien, gek werd ik ervan", vertelt Jos. " Ik was ongeveer zeventig
procent van mijn tijd bezig met de automatisering, inmiddels is dat
teruggedrongen tot maximaal vijf procent." Dat het anders kan,
realiseerde het bedrijf zich toen op advies van Apple Computers in
aanraking kwamen
met Rob Visser van CrissCross. "Hij was nog geen uur binnen toen hij
zei dat hij wel wist waar het aan lag, en dat de oplossing relatief
eenvoudig was. Hij liep naar zijn auto, haalde er een computer uit en
instaleerde die in ons netwerk. Nog geen tien minuten later kwam hij
de vergaderzaal weer inlopen met de mededeling dat hij de oplossing
had gevonden. Dat was het begin. We zijn nu een jaar verder en we
willen echt nooit meer anders."
In dat jaar is er een hoop gebeurt bij het bedrijf. Met CrissCross
werd eindelijk het systeem afgestemd op de werkzaamheden en
gebruikseisen van de medewerkers. Hoynck: "Het was niet te geloven. We
kwamen erachter dat we altijd al de beste apparatuur in huis hadden en
het was uiteindelijk een kwestie van 'fine-tuning'. Zelfs ik werk nu
op een laptop, en dat heeft wel even geduurd. Maar met onze huidige
systemen zie ik zelfs dat het veel makkelijker en sneller is. De
Apple-koorts is behoorlijk toegeslagen. Inmiddels heb ik niet alleen
een iBook Special Edition, maar ben ik ook de trotste bezitter van de
nieuwe G4 PowerBook. Het hele bedrijf is er jaloers op."
Het bedrijf is vastbesloten om alle mogelijkheden van internet en communicatie te benutten. "We willen binnen een paar maanden een eigen webserver. Dan kunnen al onze klanten zelf inloggen en kijken hoe het met hun project is", vertelt Van Lier. "We werken voor hele grote internationale bedrijven. Dan gebeurt het regelmatig dat er vijf verschillende CIO's vergaderen in een 'conference-call'. In de toekomst kunnen al die verschillende mensen op dezelfde webserver inloggen en dan kunnen ze precies zien waar we mee bezig zijn. Het ontwerp, de technische specificatie, de kleuruitdraaien en ga zo maar door. Dat praat natuurlijk een stuk makkelijker."
Dat het niet alleen handig is voor de cliënten, is voor Van Lier wel
duidelijk. "Een projectmanager moet nu, wanneer hij een telefoontje
van de klant krijgt, in het bedrijf zijn om bij de graficus te kijken
wat de status is. Dat is straks niet meer belangrijk, de klant kan
immers zelf kijken en dat bespaart beide partijen een hoop tijd. En
natuurlijk ook geld. Wanneer we weer een bepaald deel van het project
hebben afgerond en we willen dat presenteren, moet de projectmanager
erheen. Dat hoeft straks niet meer en dat bespaart beide partijen een
grote kostenpost. Dat geld kan dan weer aangewend worden voor andere
dingen."