Titel: Negende Voortgangsrapportage Euro en Overheid
De voorzitter van de Tweede Kamer der
Staten-Generaal
Plein 2
2511 CR Den Haag
Datum
Uw brief (Kenmerk)
Ons kenmerk
15 mei 2001
FM 2001-00671 M
Onderwerp
Negende Voortgangsrapportage Euro en Overheid
Deel 9a: voortgang departementen en daaraan gelieerde organisaties
1. Inleiding en samenvatting
@-day nadert met rasse schreden. Over minder dan acht maanden krijgt
de euro de status van wettig (chartaal) betaalmiddel en moet de
overheid haar omschakeling succesvol hebben afgesloten. Nederland
raakt er gaandeweg meer van doordrongen dat de euro werkelijk van ons
allemaal wordt. Dat wil echter niet zeggen dat de klus is geklaard. De
euro-introductie is een operatie die zijn weerga niet kent.
Zoals gememoreerd in de Achtste Voortgangsrapportage Euro en Overheid1
is 2001 het jaar van de waarheid voor het europroject. Er werd -
ondanks de constatering dat de meeste departementen de realisatiefase2
(mijlpaal 1 januari 2001) niet in zijn geheel tijdig afrondden - een
overwegend positief beeld geschetst van de eurovoorbereidingen bij de
rijksoverheid. Dit beeld stond in tegenstelling tot de situatie bij
veel gemeenten en, bijvoorbeeld, delen van het midden- en
kleinbedrijf.
Begin april hebben de meeste departementen de realisatiefase (vrijwel)
volledig afgerond. Wel geldt voor de meeste departementen dat op
enkele (veelal niet-prioritaire) onderdelen sprake is van enige
uitloop.
Het feit dat de relatieve achterblijvers onder de departementen het
afgelopen halfjaar de achterstand goeddeels hebben ingelopen, stemt
tot tevredenheid. De komende mijlpaal (1 juli afronding testfase) is
haalbaar. Dit zou betekenen dat alle departementen medio 2001 gereed
zijn voor een succesvolle euroconversie in de tweede helft van dit
jaar.
De thans lopende testfase is van groot belang voor het europroject,
vooral omdat systemen en processen niet alleen elk afzonderlijk, maar
ook in hun onderlinge samenhang moeten worden getest, met het oog op
een goede communicatie met partijen waarmee afhankelijkheden bestaan
(ketens). Het blijkt dat de meeste departementen goed vorderen in de
testfase, en dat het afronden van deze fase voor 1 juli aanstaande
binnen bereik is.
De over het algemeen goede voortgang mag echter niet leiden tot
vermindering van de alertheid, gezien de aanzienlijke risicos die zijn
geconstateerd. Indien hier niet adequaat mee wordt omgegaan, kan dit
een goede afronding van het europroject belemmeren.
Deze risicos betreffen met name:
* ketens: het feit dat nog niet alle afspraken over de (omschakeling
van de) financiële processen sluitend zijn gemaakt en de voortgang
in deze ketens niet in alle gevallen voldoende wordt gemonitord;
* volledigheid: de constatering dat de impact van de euro voor de
dagelijkse werkprocessen en de relaties met derden nog steeds niet
in alle geledingen van departementen is doorgedrongen;
* uitvoeringspiek: het feit dat er aan het eind van 2001 een
opeenstapeling van activiteiten plaatsvindt, omdat veel van de
daadwerkelijke aanpassingen (b.v. regelgeving, formulieren,
administratieve organisatie en gegevensconversie van
geautomatiseerde systemen) dan pas worden doorgevoerd;
* beleidscumulatie: de samenloop van de euro met andere belangrijke
beleids- of organisatietrajecten, die de invoering van de euro
compliceren of beslag leggen op de daarvoor benodigde capaciteit.
Met de uitvoering van veel cruciale overheidstaken zijn vaak
zelfstandige derdenorganisaties belast. Nog steeds moet worden
geconstateerd dat het zicht van de departementen op de voortgang bij
deze organisaties niet altijd voldoende is. Ook blijkt dat de
voortgang bij de derdenorganisaties achterblijft bij die van de
departementen.
Van bijzonder belang is de sociale zekerheidssector. Veel burgers zijn
daarvan voor hun inkomen immers direct van afhankelijk. Deze
kwetsbaarheid - gekoppeld aan de grote euro-impact bij deze
organisaties - maakt dat de volle aandacht vanuit het ministerie van
SZW voor dit proces geboden blijft. Dit geldt des te meer daar van de
betrokken partijen ook veel energie wordt gevraagd voor de
belastingherziening en de reorganisatie van het veld van de sociale
zekerheid en de arbeidsvoorziening (SUWI). Met name deze laatste
samenloop met de euro vereist bijzondere aandacht omdat beide
processen in januari 2002 een grote impact hebben.
Naast de derdenorganisaties zijn er bedrijven en instellingen waar
formeel geen sprake is van ministeriële verantwoordelijkheid, maar
waar wel voor de burger en dus ook voor de overheid een belang ligt
dat de euro-invoering goed verloopt. Het ligt dan ook in de rede dat
de departementen zich vergewissen van de stand van zaken van de
eurovoorbereidingen op hun beleidsveld, en waar nodig actief zijn op
het gebied van voorlichting en facilitering. De meeste departementen
hebben contacten met hun beleidsveld over de eurovoorbereidingen en
ontplooien waar nodig additionele activiteiten om de voortgang te
bevorderen. Ondanks eerder gevraagde aandacht, geldt dit nog niet in
voldoende mate voor de zorgsector. Daarbij is met name aandacht nodig
voor de ziekenhuizen en grote zorginstellingen. Er zijn diverse
signalen dat bij deze instellingen het grootste deel van de
eurowerkzaamheden nog moet plaatsvinden, of dat men zich zelfs nog in
de beginfase van het project bevindt.
Inhoud en opbouw van de rapportage
In voorliggende (Negende) Voortgangsrapportage Euro en Overheid wordt
ingegaan op de vraag of de mijlpaal van 1 januari 2001 voor de
realisatiefase, waarin de daadwerkelijke aanpassingen voor de euro
moeten zijn verricht, door de departementen is gehaald. Voorts wordt
in deze rapportage die is gebaseerd op gegevens van medio maart/begin
april 2001 stilgestaan bij de voortgang die departementen boeken bij
het testen. In de testfase worden de concepteindproducten uit de
realisatiefase aan uitgebreide tests onderworpen. Op 1 juli 2001 moet
de testfase zijn afgerond.
De rapportage is als volgt opgebouwd. In hoofdstuk 2 worden de
voortgang per departement en per domein behandeld. Vervolgens wordt in
hoofdstuk 3 ingegaan op de belangrijkste aandachtspunten voor de
departementale omschakeling, zoals beleidscumulatie en
ketenafhankelijkheden. In hoofdstuk 4 worden de voorbereidingen van de
derdenorganisaties belicht, en in hoofdstuk 5 wordt ingegaan op de
voortgang van het beleidsveld. Besloten wordt in hoofdstuk 6 met de
conclusie en aandachtspunten.
Vervolgrapportages
Sinds oktober 1997 wordt de Tweede Kamer tweemaal per jaar
geïnformeerd over de stand van zaken rond de eurovoorbereidingen van
de (rijks-)overheid. Dit gebeurt aan de hand van het door het Kabinet
opgestelde mijlpalenplanning. De 9e rapportage euro en overheid is
opgedeeld in een a- en b-gedeelte. Voorliggende tekst vormt de
9a-rapportage en betreft de voortgang van departementen en daaraan
gelieerde organisaties. In de 9b-rapportage die op korte termijn aan
de Kamer zal worden aangeboden, zal specifiek worden ingegaan op de
voorbereidingen op de euro door mede-overheden. De tiende
voortgangsrapportage zal vooral ingaan op de afronding van de testfase
(mijlpaal 1 juli 2001). Tenslotte wordt in december in een meer brede
rapportage vooruitgekeken naar de wijze waarop in Nederland de
overstap naar de euro zal plaatsvinden.
2. Stand van zaken departementen
De voortgang van de eurovoorbereidingen door departementen verloopt
zoals gesteld over het algemeen goed, al is er bij de meeste wel
sprake van - in meerdere of mindere mate belangrijke -
aandachtspunten.
2.1. Voortgang sinds de 8e Voortgangsrapportage
In de vorige voortgangsrapportage werd aangegeven dat hoewel per 1
januari 2001 nog weinig departementen geheel aan de rijksbrede
mijlpalenplanning zouden voldoen, departementen over de gehele linie
goed op weg waren met de eurovoorbereidingen. Voorts werd
geconstateerd dat sprake was van uiteenlopende voortgang bij de
departementen. Drie maanden na het verstrijken van de mijlpaal voor de
realisatiefase is deze fase inderdaad - op hoofdlijnen afgerond. Over
het algemeen zijn de departementen ook goed op streek in de testfase.
De verschillen in de mate van eurovoorbereidingen zoals die in de
vorige voortgangsrapportage werden geconstateerd, zijn het afgelopen
jaar langzaam weggevallen. Dit houdt in dat de eerder als
achterblijvend bestempelde departementen een inhaalslag hebben
gemaakt.
2.2. Voortgang per departement
Het algemene beeld is, zoals onderstaand voortgangsschema dat de stand
van zaken per departement per april 2001 aangeeft, dat de
departementen grosso modo op schema liggen.
Enkele bijzonderheden per departement zijn:
* het europroject van het ministerie van Binnenlandse Zaken en
Koninkrijksrelaties (BZK) verloopt over de gehele linie volgens
planning. Begin 2001 is een euro-testteam opgericht. Hiermee is
tevens in de externe capaciteitsbehoefte voorzien. De voortgang
bij de politiediensten blijft een belangrijk aandachtspunt (zie
paragraaf 4.2);
* ook het europroject bij Buitenlandse Zaken verloopt naar volle
tevredenheid; wel geldt hier evenals voor de overige departementen
dat aandacht nodig is voor de dienstonderdelen waar de euro-impact
minder groot is;
* het gehele project europroject bij het ministerie van Verkeer en
Waterstaat (V&W) verloopt volgens schema. Er is extra aandacht
voor de monitoring van het grote aantal decentrale diensten;
* door het ministerie van Financiën zijn onlangs gedetailleerde
stappenplannen opgesteld ter vermindering van de kwetsbaarheden in
het vervolgtraject;
* de eurovoorbereidingen van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij
(LNV) verlopen grosso modo nog steeds naar wens. Er is extra
aandacht voor enkele directies in verband met een veelheid aan
personele wisselingen danwel urgente beleidsprioriteiten;
* bij OC&W gaan de systemen die betrekking hebben op de
schooljaarbekostiging al per 1 juli 2001 over op de euro. De
voorbereidingen hiervoor zijn in volle gang, en wellicht zijn de
ervaringen alhier waardevol voor andere departementen;
* bij VROM is sinds een halfjaar gekozen voor een structuur waarin
extra aandacht wordt besteed aan de voortgang bij achterblijvende
directies of diensten. Dit heeft over de gehele linie zijn
vruchten afgeworpen. De realisatiefase is eind maart afgerond, en
het departement ligt inmiddels op schema voor tijdige afronding
van de testfase. Voor de individuele huursubsidie - waar elk nieuw
tijdvak begint op 1 juli - wordt tot 1-7-2002 gewerkt met een
schil om de nog in gulden werkende systemen. Het europroof maken
van het huidige systeem zal volgens planning per 1-5-2002 afgerond
zijn;
* door het ministerie van Defensie wordt de mijlpaal voor de
realisatiefase in de praktijk niet onderscheiden. Hierdoor wordt
in 2001 naast aan tests ook aan aanpassingen gewerkt, en is de
realisatiefase dus per 1 januari nog niet afgesloten. Zowel de
aanpassingen als de tests worden naar verwachting op 1 juli
afgerond;
* de eurovoorbereidingen bij het kerndepartement van SZW zijn
vrijwel op schema. Wel vormt de tijdigheid van de monitoring (via
de toezichthouder Ctsv) van derdenorganisaties - die deels actief
zijn op het kwetsbare beleidsterrein van de sociale zekerheid -
een aandachtspunt. In 2001 zal het Ctsv per kwartaal rapporteren
aan SZW.
Een ander aandachtspunt betreft een aantal reorganisatietrajecten:
het departement als geheel (later dit jaar), de integratie van het
Ctsv en de directie Toezicht van SZW, en het SUWI-traject (zie
par. 3.1);
* belangrijkste aandachtspunt van Justitie blijft de vervanging van
het centrale financiële systeem. Hoewel dit proces met de nodige
waarborgen is omkleed, blijft de planning krap en bestaat de kans
op samenloop met de euro. Bij de Dienst Justitiële Inrichtingen is
de euro aanleiding geweest voor de invoering van één centraal
financieel systeem, ter vervanging van tientallen decentrale
systemen. Dit project is inmiddels succesvol afgerond;
* het ministerie van Volksgezondheid Welzijn en Sport is goed op
streek in de testfase, al zijn nog niet alle testplannen gereed.
Een aandachtspunt qua voorlichting betreft de achterliggende
voorbereiding bij met name de grote zorginstellingen (zie
hoofdstuk 5);
* de euro heeft bij het ministerie van Economische Zaken (EZ) sinds
medio 2000 een hogere prioriteit gekregen. De extra aandacht werpt
haar vruchten af, en zou moeten leiden tot aansluiting van EZ op
het interdepartementale mijlpalenschema per 1 juli. Gezien de
achterstand op dit schema vergt dat evenwel nog de nodige
inspanning, onder meer ook van het agentschap Senter. De stand van
zaken bij het CBS, alwaar de nasleep van de reorganisatie nog
steeds effect heeft, vraagt (en krijgt) de volle aandacht.
2.3. Voortgang op de verschillende domeinen
Onderstaand wordt aan de hand van voorbeelden het algemene beeld
geschetst van de activiteiten die op de verschillende domeinen gepland
zijn of zouden moeten zijn om tot een zachte landing van de euro bij
ministeries te komen.
2.3.1. Domein Automatisering
Zoals al eerder geconstateerd in de 8e Voortgangsrapportage gaat er
relatief veel aandacht uit naar de aanpassing van de omvangrijke
geautomatiseerde systemen. De aanpassing van deze systemen verloopt
naar tevredenheid, zij het dat de realisatiefase nog niet door alle
departementen geheel is afgerond. Belangrijkste reden hiervoor is
uitloop op (dienst-)onderdelen. Kleinere of meer decentrale systemen
blijven door de focus op bijvoorbeeld het financiële systeem of het
salarissysteem nog wel eens onderbelicht. Het is evenwel van groot
belang dat alle (financiële) processen, dus ook meer decentrale
processen zoals bijvoorbeeld subsidieverstrekking, in 2002
probleemloos in euro zullen geschieden (zie ook paragraaf 3.2).
Ook zijn bijvoorbeeld late starts van (decentrale) directies of
diensten, complicaties van buitenaf (zoals beleidscumulatie), en late
oplevering van eurobestendige versies van standaardsystemen of
-pakketten, debet aan het feit dat er overal nog wel wat losse eindjes
van de realisatiefase bestaan.
Omvangrijke vervangingstrajecten
Een aantal departementen heeft om uiteenlopende redenen gekozen voor
vervanging van de grote geautomatiseerde financiële systemen op of
rond
@-day. Daar de ervaring leert dat grote ICT-projecten veelal
vertraging oplopen, is het van belang dat er goede waarborgen zijn die
ervoor zorgen dat de overstap zonder problemen verloopt. Een aantal
departementen (VROM: huursubsidie en rijksgebouwendienst; BuZa:
financieel systeem) heeft daarom gekozen om als terugvalscenario
parallel aan de bouw van het nieuwe systeem het huidige systeem
volledig eurobestendig te maken.
Ook door het ministerie van Justitie is een omvangrijk
vervangingstraject ingezet. Het financiële systeem Jurist zal worden
vervangen door een nieuwe verbeterde versie. Gezien de omvang van het
systeem werd hier in de 8e Voortgangs-rapportage een risico
gesignaleerd. De bouw van Jurist verloopt volgens schema. Het
terugvalscenario dat aanpassing van het huidige systeem inhoudt, wordt
momenteel tot een detailwerkplan uitgewerkt. In juli 2001 wordt
bekeken of het terugvalscenario geactiveerd moet worden. Indien dit
scenario wordt geactiveerd, zal het Jurist-project worden stilgezet en
zal alle voor Jurist ingezette capaciteit voor het terugvalscenario
worden aangewend.
Justitie heeft begin dit jaar een vergelijkbaar project afgerond voor
de Dienst Justitiële Inrichtingen. Hier zijn binnen een jaar de
verschillende systemen die door de justitiële instellingen gebruikt
werden, vervangen door één systeem (Jufar). Het vervangingstraject is
in dit geval zonder noemenswaardige problemen verlopen, wat moed geeft
voor de invoering van Jurist.
Testen
Tests zijn noodzakelijk om te verzekeren dat na de omschakeling naar
euro op of rond @-day de systemen goed blijven functioneren. Op 1 juli
2001 verstrijkt de mijlpaal voor de testfase die idealiter direct na
afronding van de realisatiefase (1 januari 2001) is aangevangen. Het
testen van geautomatiseerde systemen bestaat uit de opstelling van het
testplan, de systeemtest (het testen van elk aangepaste systeem als
zodanig), de keten- of integratietest (testen van systemen en
processen in hun omgeving), en één of meerdere proefconversies (van
alle in euro om te zetten gegevens), ter voorbereiding op de echte
conversie die eind 2001 plaatsvindt.
Een aantal departementen heeft zogenaamde testhandreikingen of
eurochecklists opgesteld of euro-testteams (BZK) in het leven
geroepen.
Voor een aantal financiële systemen (LNV, Justitie, BuZa) zijn
inmiddels proefconversies uitgevoerd. Hieruit is een aantal lessen te
trekken. Zo was er in een aantal gevallen te weinig schijfruimte of
viel de hardware-capaciteit tegen (BuZa). In een ander geval (LNV)
werd de verwachte conversieduur met een aanzienlijke factor
overschreden. Dit bewijst eens temeer het nut van gedegen tests
inclusief proefconversies. Op basis van de ervaringen met
proefconversies kan een nauwkeurige inschatting gemaakt worden van de
benodigde tijd en capaciteit voor de daadwerkelijke conversie. Voorts
kunnen dankzij de proefconversie andere complicaties waar men tijdens
deze conversie op stuit voorkomen worden. De ketentesten worden in
paragraaf 3.4 meer uitgebreid behandeld.
Conversiefase
Na afronding van de testfase vangt de implementatie (ook wel
conversiefase) aan. In deze fase wordt de uiteindelijke ingebruikname
van objecten en systemen voorbereid en gerealiseerd. Een aantal
organisaties zal al vóór 1 januari 2002 overgaan op de euro. Eén van
deze organisaties is het onder OC&W ressorterende agentschap Cfi dat
vanwege het gebroken boekjaar van de scholen deels al per augustus
2001 de overstap naar de euro zal maken. Voor de meeste grote
geautomatiseerde systemen geldt dat ze in het kader van de
uiteindelijke (gegevens-)conversie in ieder geval tussen de kerstdagen
en de jaarwisseling uit de lucht zullen zijn.
Freeze-period
Besluitvorming die doorgevoerd moet worden in systemen gevuld met
financiële gegevens vormt een risico aangezien deze systemen per 1
juli 2001 volledig aangepast en getest (inclusief proefconversies) op
de plank zullen liggen totdat zij - al dan niet gefaseerd - worden
geïmplementeerd. Om te voorkomen dat eurogerede systemen opnieuw de
testfase dienen te doorlopen, is het aan te bevelen om een zogenaamde
freeze period in te lassen. Tijdens deze periode worden de systemen
principieel op slot gehouden. Een groot aantal departementen (o.m.
Defensie, VROM, OC&W) heeft al aangegeven dit van plan te zijn. De
lengte van deze freeze period kan variëren afhankelijk van de
complexiteit van de systemen.
Versiebeheer vormt hierbij een belangrijk aandachtspunt, d.w.z dat
aanpassingen aan systemen in geval van calamiteiten ook in de op de
plank liggende euroversie moeten worden doorgevoerd. Binnen VROM wordt
daarom gestreefd naar een freeze period waarbij alleen de echt
noodzakelijke wijzigingen mogen worden doorgevoerd en waarbij invloed
op de eurobestendigheid zoveel mogelijk wordt voorkomen. Deze freeze
period geldt idealiter ook voor de bedrijfsvoering (objecten,
administratieve organisaties) die aangepast is voor de euro.
Noodscenarios
Voor de chartale omwisseling wordt momenteel een interdepartementale
coördinatiestructuur opgesteld. Bij de departementale overstap naar de
euro kunnen echter ondanks de uitgebreide tests onverhoopt altijd nog
dingen misgaan. Met name voor grote, financiële processen zijn dan
terugval- of noodscenarios vereist. Voor deze processen zijn veelal
standaardterugvalopties beschikbaar welke met een kleine aanpassing
als euro-terugval-optie kunnen worden gebruikt.
Ofschoon alle departementen risico-analyses hebben uitgevoerd, worden
terugvalscenarios in een groot aantal gevallen pas in de tweede helft
van 2001 uitgewerkt. Tijdige beschikbaarheid van deze scenarios met
daarin duidelijke afspraken omtrent bijvoorbeeld de cruciale mensen en
communicatielijnen is echter geboden. Het feit dat in een aantal
gevallen nog niet besloten is voor welke processen een noodscenario
zal worden opgesteld, vormt daarom een risico. Enkele departementen
laten de (definitieve) opstelling van noodscenarios nog afhangen van
de proefconversies.
2.3.2. Domein Begrotingsadministratie
Op Prinsjesdag 2001 zal de Rijksbegroting voor de eerste maal in euro
aan de Staten-Generaal worden aangeboden. Als ondersteuning voor de
departementen is hiertoe in december 1999 een gedetailleerd
interdepartementaal draaiboek voor de invoering van de euro in het
begrotingsproces opgesteld. Het begrotingsproces 2002 vindt tot en met
behandeling in de Ministerraad plaats in guldens. Vervolgens worden de
begrotingshoofdstukken omgezet naar euro en op Prinsjesdag aan de
Staten-Generaal aangeboden. Het ministerie van BZK heeft er als enige
voor gekozen om ook de interne voorbereiding van de begroting 2002 in
euro te laten plaatsvinden. De communicatie met Financiën tijdens de
begrotingsvoorbereiding vindt echter, net zoals bij andere
ministeries, gewoon in guldens plaats.
Inmiddels zijn er gedetailleerde bilaterale afspraken gemaakt tussen
Sdu Uitgevers en de departementen over de wijze van aanlevering van de
begrotingsstukken ten behoeve van het drukken van de Rijksbegroting
2002 en de bijbehorende notas.
2.3.3. Domein Communicatie en Voorlichting
Het is van groot belang dat medewerkers op departementen goed zijn
voorbereid op de euro, in het bijzonder waar het de directe gevolgen
voor hun eigen werkproces betreft. Vandaar dat alle departementen
aandacht besteden aan de voorlichting over de euro aan de eigen
medewerkers, en zonodig ook vragen van derden kunnen beantwoorden.
Interne voorlichting
Aanvullend op de massamediale campagne van het Nationaal Forum voor de
introductie van de euro (NFE) wordt door departementen veel aan
interne voorlichting gedaan. Hierbij gaat het niet alleen om algemene
eurokennis zoals de lengte van de duale fase en afspraken omtrent
omrekenen en afronden. Ook is het belangrijk dat men doordrongen is
van de invloed van de euro-introductie op de eigen werkzaamheden. Zo
is het bijvoorbeeld van belang dat medewerkers worden getraind in het
omzetten van bijvoorbeeld spreadsheets in euro en dat medewerkers op
financieel kritische processen worden voorbereid op de fase waarin
rekeningen in zowel guldens als euro verwerkt moeten worden. Hiertoe
worden opleidingen gegeven. Voor de instructie van het omzetten van
spreadsheets wordt veelal volgens het train-de-trainers-principe (V&W,
OC&W) gewerkt.
Door een aantal departementen (BuZa, LNV, Financiën) zijn onlangs
zogenaamde euro-enquêtes gehouden om te peilen wat de eurokennis van
de medewerkers is. Via gerichte acties wordt vervolgens gepoogd de
specifiek benodigde kennis zo breed mogelijk te verspreiden. Door
middel van een tweede meting wordt bekeken of beoogde doelstelling
daadwerkelijk is gehaald.
Bij LNV bleek de bekendheid met de datum van de start van het opnemen
van gewenningsinformatie (1 juli 2001) groot te zijn. Met het doel van
de gewenningsinformatie, het vertrouwd maken van het publiek met de
euro, bleek men minder bekend.
Departementale campagnes voor de eigen medewerkers zullen met name in
de tweede helft van 2001 worden geïntensiveerd. Dit zal grotendeels
gebeuren via acties rond de Rijksbegroting 2002, euroweken in de
kantine, etcetera. (Beleids-)medewerkers dienen bekend te worden
gemaakt met aan euro aangepaste wet- en regelgeving, historische
gegevens, gewenningsinformatie, en terugwerkende krachtberekeningen.
Mede om deze reden is een cd-rom voor ambtenaren ontwikkeld die door
bijvoorbeeld Financiën via intranet beschikbaar is gemaakt.
Omdat valutaverwarring koste wat kost moet worden voorkomen, worden
binnen een aantal departementen (VROM per 1-1-2001) alle notities nu
al van eurobedragen voorzien. Per juli zal een groot aantal
departementen dit voorbeeld volgen.
Externe voorlichting
Over de externe voorlichting door het NFE wordt de Kamer traditioneel
separaat geïnformeerd3. Naast deze massamediale campagne, en de
specifieke doelgroepen die het NFE aanvullend onderscheidt, richten
departementen zich ook zelf specifiek tot hun achterban, vooral waar
het gaat om de klantrelatie.
Zo worden door het ministerie van SZW euromagazines voor gemeenten en
zbos uitgegeven, houden VROM en OC&W enquêtes onder respectievelijk
gemeenten, woningcorporaties, en het primair, voortgezet en
beroepsonderwijs om de eurovoorbereidingen aldaar te toetsen. Naar
aanleiding daarvan wordt besloten of aanvullende acties vanuit de
departementen noodzakelijk zijn.
Naast het bedrijfsleven heeft ook de (rijks-)overheid zich via het
dubbel-prijzen-convenant van de Consumentenbond gecommitteerd aan de
afspraak om per 1 juli 2001 haar communicatie (waar mogelijk) van
eurogewenningsinformatie te voorzien. (Beleids-)medewerkers dienen
vragen over bijvoorbeeld aan euro aangepaste wet- en regelgeving,
historische gegevens, gewenningsinformatie, en terugwerkende
krachtberekeningen te kunnen beantwoorden.
2.3.4. Domein Wet- en Regelgeving
Inmiddels heeft de Tweede Kamer het verslag inzake de Aanpassingswet
euro en de Rijksaanpassingswet euro vastgesteld. Over de
Aanpassingswet euro waren nog enige vragen, welke inmiddels in een
nota naar aanleiding van het verslag zijn beantwoord. In mei 2001 zal
voor beide wetten een nota van wijziging aan de Kamer toegestuurd
worden waarin ook de meest actuele wijzigingen worden opgenomen.
Eventuele latere aanvullingen zullen worden opgenomen in een veegwet
die kort na het zomerreces aan de ministerraad zal worden voorgelegd.
De verzamel-algemene maatregel van bestuur zal nog voor het zomerreces
worden behandeld in de Ministerraad en daarna voor advies aan de Raad
van State worden voorgelegd. Dit is enige maanden later dan eerder de
bedoeling was; op deze manier kunnen echter nog zoveel mogelijk
wijzigingen worden meegenomen. In het nader rapport dat tegelijk met
het advies van de Raad van State aan de Koningin zal worden verzonden,
kunnen de meest actuele wijzigingen aan het besluit worden toegevoegd.
Naar verwachting zal de verzamel-amvb in oktober 2001 gepubliceerd
worden. Besluiten die hierin niet worden opgenomen, bijvoorbeeld omdat
zij jaarlijks worden geïndexeerd en de nieuwe bedragen nog niet bekend
zijn ten tijde van de behandeling van de verzamel-amvb, zullen door de
departementen zelf tijdig worden omgezet.
Ministeriële regelingen zullen per departement worden omgezet. Deze
operatie is tijdens de monitorronde bij de verschillende departementen
uitvoerig tegen het licht gehouden. Ook binnen de Juridische
Interdepartementale Werkgroep Euro (JIWE) wordt de voortgang van dit
proces besproken. De publicatie zal voor wat betreft de wijzigingen
welke in oktober reeds bekend zijn gezamenlijk in het Staatsblad
geschieden. Overige wijzigingen die later tot stand komen zullen op
een later tijdstip (voor 1 januari 2002) door de verschillende
departementen apart worden gepubliceerd.
Voor de aanpassing van de fiscale regelgeving wordt een apart traject
gevolgd (buiten de verzamelwet, -amvb en regelingen om). Dit voorziet
er in dat de omzetting van bedragen naar euro wordt meegenomen in de
jaarlijkse aanpassing van fiscale bedragen.
In de beleidsbrief wet- en regelgeving -die in juni vorig jaar door de
Tweede Kamer werd besproken- waren voor enkele specifieke bedragen
afwijkingen voorgesteld van het algemene uitgangspunt van technisch
omzetten. Daartoe behoorden ook de maximum boetebedragen in het
strafrecht en de administratieve boetes voor verkeersovertredingen en
dergelijke. In het licht van de hierover ontstane commotie heeft het
kabinet besloten dit voorstel te amenderen, en deze bedragen eveneens
zoveel mogelijk technisch om te zetten. Het kabinet is van mening dat
er geen enkele twijfel mag bestaan over de voorbeeldfunctie van de
overheid in deze. De Kamer zal in mei 2001 nader over deze materie
worden geïnformeerd door de minister van Justitie.
2.3.5. Domein Administratie en Organisatie
Voor de administratieve organisaties van departementen verlopen de
eurovoorbereidingen volgens de planning zoals die in de plannen van
aanpak is gesteld. De aanpassing van formulieren, handboeken,
werkinstructies, etcetera, is over het algemeen in de loop van 2001
gepland en bij drukkerijen ingecalculeerd. Om valutavermenging te
voorkomen worden de formulieren in euro in de meeste gevallen zo kort
mogelijk voor -day verspreid.
Manieren om het valutaverwarringsrisico zoveel mogelijk uit te bannen
zijn herkenbaarheidstickers, gekleurde formulieren, en digitalisering
van formulieren opdat op 1-1-2002 het guldenteken centraal vervangen
kan worden door het euroteken. Door VROM zullen voor de verwerking van
formulieren van de huursubsidie zelfs afzonderlijke mensen voor ¦- en
@-formulieren worden ingeschakeld. Extra aandacht is absoluut
noodzakelijk daar de ervaring uit de private sector (bij de
omschakeling van de financiële markten in 1999) leert dat het grootste
aantal fouten door menselijke factoren wordt gemaakt. Creatie van
extra waarborgen door testen, maar ook werkinstructies en controles
achteraf, is een must.
Zoals al eerder gesteld, grijpt de euro op alle onderdelen van de
organisatie in. Defensie heeft er in dat kader reeds voor gekozen om
uiterlijk per 1 januari 2002 in haar kantines geheel over te stappen
naar elektronisch betalen. Mits goed gecommuniceerd is dit een
mogelijkheid. Overige departementen dienen, in lijn met de
NFE-uitgangspunten, tot 28 januari 2002 guldens te accepteren.
Eén van de uitgangspunten van de rijksoverheid houdt in dat
langlopende contracten nu reeds in euro kunnen worden afgesloten. Dit
gebeurt nog nauwelijks. Ook worden momenteel eurofacturen van het
bedrijfsleven nog wel eens teruggestuurd. In het kader van het
stimuleren van de eurodynamiek bij het bedrijfsleven moet dit zoveel
mogelijk voorkomen worden, al moet wel duidelijk zijn dat over
elektronische uitwisseling van financiële gegevens (in euro) sluitende
afspraken moeten worden gemaakt. Uitstel en onderschatting van de
europroblematiek vormen het grootste risico voor de administratieve
organisaties.
3. Aandachtspunten
Hoewel de eurovoorbereidingen van de departementen grosso modo volgens
schema verlopen, is er wel degelijk sprake van risicos die een tijdige
of probleemloze overgang op de euro in de weg kunnen staan. Hierbij
wordt in dit hoofdstuk stilgestaan. Het betreft risicos als
beleidscumulatie, ketenafhankelijkheden, onvolledigheid/onderschatting
en kwaliteitsborging.
3.1. Beleidscumulatie
De harde deadline voor de euro-invoering maakt dat het traject sterk
op tijd moet worden gestuurd. De tijdsfactor wordt in veel gevallen
bepaald door externen. Dit kan leiden tot beslag op capaciteit die
voor euro bestemd was, of tot herschikking van prioriteiten. Zo kunnen
bijvoorbeeld door reorganisaties de eurovoorbereidingen op een laag
pitje terechtkomen (zoals vorig jaar bij het CBS het geval was). Ook
kan door een op zich zeer legitieme prioriteitstelling (vgl. de de
mond- en klauwzeeruitbraak) de aandacht voor de euro verslappen
(Rijksdienst voor Vee en Vlees). Nieuwe wet- en regelgeving en grote
automatiseringsprojecten (zie ook par. 2.3.1.) zijn enkele van de
mogelijke zaken die kunnen samenvallen met de euro-invoering.
Het is zeker in dit stadium van het europroject belangrijk dat bij omvangrijke (veranderings)trajecten in de besluitvorming aandacht wordt besteed aan de impact die dat op de eurovoorbereidingen kan hebben. Met behulp van een interdepartementaal ontwikkelde brochure is gepoogd de opsporing van mogelijke cumulatietrajecten te bevorderen. De resultaten hiervan stemmen nog niet tevreden. Zo beschikt niet ieder departement over uitgewerkte procedures en duiken nog regelmatig nieuwe voorstellen op die impact hebben op het europroject. De ervaring leert (reorganisatie CBS en eerder bij het DG Volkshuisvesting van VROM) dat zowel de nasleep als de impact op het europroject van dusdanige orde zijn, dat hieraan extra aandacht moet worden besteed (wat overigens bij VROM is gedaan en bij het CBS inmiddels gebeurt). In dit kader is de huidige samenvoeging van de inspecties en toezichthouders van V&W dan ook een aandachtspunt.
Justitie heeft een uitgebreide procedure ontwikkeld om beleidscumulatie op te sporen. Er is een stappensheet ontwikkeld aan de hand waarvan eenvoudig te bepalen is of een beleidsinitiatief effecten heeft op de eurovoorbereidingen. Dit stappenplan is verspreid onder directeuren en eurocoördinatoren binnen Justitie.
Een voorbeeld van een beleidsinitiatief dat (mede) vanwege de
verwachte samenloop met de voorbereidingen op de euro is uitgesteld,
is de invoering van het BTW-compensatiefonds voor gemeenten, dat nu
per 1 januari 2003 in werking zal treden.
In een aantal andere gevallen is met het oog op de eurovoorbereidingen
heldere en tijdige besluitvorming gewenst. Het betreft hier
(momenteel) met name VBTB, SUWI, en het (nieuwe) voorstel omtrent de
aanpassing van boetebedragen aan de euro.
SUWI
SZW beschouwt de SUWI-projectorganisatie voor de stelselherziening in
de sociale zekerheid als een aparte directie, en voorziet gezien het
gekozen tijdpad geen directe samenloop met de euro. Wel is men alert
op het feit dat doordat de organisatie per 1 januari 2002 haar nieuwe
vorm krijgt en een aantal verantwoordelijken vanwege SUWI wellicht een
andere functie krijgt, het risico bestaat dat rond 1 januari 2002 niet
duidelijk is wie aanspreekpunt is bij eventuele problemen. Hierover
zullen duidelijke afspraken gemaakt moeten worden, zeker ook in de
noodscenarios.
VBTB
Tegelijkertijd met de invoering van de euro wordt de nieuwe
begrotingsindeling (VBTB) ingevoerd. Nu er duidelijkheid is over de
VBTB-artikelstructuur voorzien de departementen geen risicos voor de
gelijktijdige invoering van de euro en VBTB.
Boetebedragen
De AMvB waarin de herziening door het Kabinet van het boetebesluit4
wordt geregeld, zal zo spoedig mogelijk aan de Tweede Kamer worden
gestuurd. De herziening van het besluit heeft hoe dan ook gevolgen op
andere processen, zoals afspraken met uitgevers om de eurobedragen
tijdig in wetboeken op te kunnen nemen, de Staatscourant en de
Europese aanbesteding van het zogenaamde feitenboekje voor de politie.
3.2. Onderschatting/onvolledigheid
Door een onderscheid te maken naar prioritaire en niet-prioritaire
systemen en processen hebben departementen duidelijk en terecht
prioriteiten gesteld. Neveneffect van deze ordening is echter dat de
als prioritair bestempelde systemen en processen de meeste aandacht
opslokken en er zodoende niet voldoende aandacht is voor de
niet-prioritaire systemen en processen. Hoewel departementen dit
onderkennen, blijft een achterstand zichtbaar waar het de aanpassing
van niet-prioritaire processen betreft.
Om ervoor te zorgen dat de euro een zachte landing krijgt, moet de
aandacht voor de niet-prioritaire systemen bij een aantal
departementen omhoog. Hierbij is het door VROM geroemde adagium dat
niet-prioritaire systemen per definitie relatief eenvoudig zijn aan te
passen en er dus geen reden voor vertraging kan zijn een goed
uitgangspunt.
Kantoorautomatisering
In het kader van onderschatting en het belang van volledigheid is de
kantoorautomatisering illustratief. Voor het door alle departementen
gebruikte standaardbesturingssysteem zijn voor de versies van voor
1998 zogenaamde eurofonts beschikbaar gesteld door de leverancier.
Door deze aan te schaffen of te downloaden kan het euroteken (@) in de
software worden opgenomen en desgewenst op het beeldscherm, of bij het
afdrukken door de printer worden weergegeven. Vooropgesteld dat de
printer het font aan kan natuurlijk. Wanneer het teken naderhand in
het systeem is ingevoerd, treden er veelal inconsistenties op wanneer
elektronisch data worden uitgewisseld. Dit is alleen te voorkomen door
geheel over te stappen naar software-applicaties van na 1998. Ieder
departement moet hierbij zijn eigen afweging maken. Een aantal
departementen heeft inmiddels haar systemen laten vervangen of staat
op het punt dit te doen. De euro is bij die afweging veelal
meegenomen.
Uit het oogpunt van de voorbeeldfunctie en professionaliteit van de
rijksoverheid is het wenselijk dat het euroteken correct kan worden
afgedrukt. In navolging van de wet IB 2001 wordt het @-teken in de
Verzamelwet gebruikt. Op deze wijze wordt de vervuilde wetgeving (NLG,
HFL, DFL, gulden, ¦, fl., florijn, etc.) in één keer opgeschoond.
3.3. Cumulatie in de uitvoering en kwaliteitsborging
Hoe goed ook de voorbereidingen worden uitgevoerd, er valt niet aan te
ontkomen dat aan het eind van 2001 er op alle domeinen een
uitvoeringspiek zal optreden in het europroject, bijvoorbeeld:
* de aangepaste regelgeving zal moeten worden gepubliceerd en
gecommuniceerd naar doelgroepen;
* de aan de euro aangepaste formulieren en objecten zullen in
gebruik moeten worden genomen;
* de gegevens in geautomatiseerde systemen zullen in euro moeten
worden geconverteerd, en de systemen moeten met de euro als
basisvaluta gaan werken;
* de aangepaste administratieve procedures moeten worden uitgevoerd,
onder meer ter voorkoming van valutaverwarring;
Dit alles kan tot vragen en/ of problemen leiden die om een reactie
vragen van de projectleiding.
Het is daarom van groot belang dat er aandacht wordt besteed aan de
kwaliteit van het voorbereidingsproces tot in alle uithoeken van de
organisatie. Deze kwaliteitsborging krijgt op verschillende manieren
vorm. Naast de interne voortgangsrapportage door de departementale
europrojectteams (in een aantal gevallen geholpen door de
departementale accountantsdiensten) worden ook audits naar de domeinen
en de mijlpalen uitgevoerd door (externe) accountants. De
aanbevelingen die hieruit volgen, worden nauwgezet opgevolgd en de
wisselwerking wordt in het algemeen als positief ervaren. Naast deze
interne kwaliteitsborging is het europroject ook nadrukkelijk door de
Algemene Rekenkamer gevolgd5.
Opvallend is dat een aantal departementen (OC&W, VROM, LNV) heeft
aangegeven bij hun monitorende rol meer aandacht aan de kwaliteit van
de voorbereidingen op de resterende fase van het project te besteden.
Ook in rapportages door accountantsdiensten zal in het resterende
traject meer aandacht worden besteed aan de volledigheid (kwaliteit en
kwantiteit) van de voorbereidingen op de conversiefase. Zo wordt in
alle voor Justitie uitgevoerde audits een uitspraak gedaan over de
haalbaarheid van de planning tot @-day.
3.4. Ketenafhankelijkheden
Financiële processen worden meestal gekenmerkt door een veelheid van
gegevensuitwisselingen die leiden tot een uitkomst of eindbedrag. Er
is sprake van een proces dat bestaat uit ketens. Wanneer één
deelproces uit de keten niet naar behoren functioneert, kan dat grote
gevolgen hebben op de rest van de keten en tenslotte op de
einduitkomst.
Het is daarom van belang dat naast de voortgang van de
eurovoorbereidingen binnen de afzonderlijke systemen ook de voortgang
in de keten als geheel wordt gemonitord. Bij de invoering van de euro
in de keten is het van belang dat sluitende afspraken over het hoe en
wanneer aanpassen en testen van deze deelprocessen of -systemen worden
gemaakt. Hoewel alle departementen hun (belangrijkste) ketens in kaart
hebben en regelmatig updaten, wordt aan de monitoring van de afspraken
niet altijd voldoende aandacht geschonken. De belangrijkste
aanbeveling van een zojuist afgerond ketenonderzoek in de sociale
zekerheidssector was dat de afspraken beter gemonitord dienden te
worden. Door Justitie is een zogenaamd raamwerk interfaceprotocol
opgesteld op basis waarvan (bilaterale) afspraken over elektronische
interfaces kunnen worden gemaakt. VWS richt zich op het begin van de
ketens in de zorgsector, d.w.z. de directe financiële relaties met
verzekeraars, en beschouwt de sector (zorgaanbieders en -verzekeraars)
als ketenverantwoordelijke voor het vervolg van de financiële ketens
in de zorg.
Bij IVOP/IPA is sprake van een zeer uitgebreide keten met talloze
ketenpartners. Daar het onder meer salarissystemen voor
rijksoverheidspersoneel betreft zijn dit allerlei grote systemen die
zich in een eigen keten bevinden. Omdat de test hierdoor te complex
zou worden heeft IPA besloten alleen de mogelijkheid te bieden om de
relatie met de aan haar aanleverende systemen te testen. Deze
ketentests vinden momenteel plaats. Bij eventuele complicaties zullen
de deelnemers die deelgenomen hebben aan de ketentest uitdrukkelijk
voorrang krijgen.
Voortgang derdenorganisaties
In interdepartementaal kader is eind 1999 afgesproken dat organisaties
die geen onderdeel vormen van het departement, maar wel een wettelijke
taak uitvoeren, respectievelijk zorgdragen voor taken waar
bewindslieden op kunnen worden aangesproken, ofwel de zogenaamde
derdenorganisaties worden gemonitord bij de eurovoorbereidingen.
Daarbij is op basis van de afweging van de mate van politiek
afbreukrisico en euro-impact door betreffende departementen een
onderscheid gemaakt tussen prioritaire en niet-prioritaire
derdenorganisaties.
4.1. Prioritaire derdenorganisaties
Het inzicht dat departementen hebben in de voortgang van met name de
prioritaire derdenorganisaties (dit zijn er in totaal 28) wisselt
nogal. Onderstaand wordt de voortgang van de derdenorganisaties per
beleidsterrein op hoofdlijnen geschetst.
Sociale zekerheid
SZW heeft het grootste aantal prioritaire derdenorganisaties benoemd.
Tussen sociale zekerheidsinstellingen en de burger is sprake van
directe relaties. Gezien het feit dat veel mensen financieel
afhankelijk zijn van deze instellingen, is het zowel van belang dat er
een goed inzicht in de voorbereidingen van deze instellingen is en dat
ook de voortgang die deze instellingen boeken in het europroject naar
behoren is. SZW krijgt vanwege de getrapte verantwoordelijkheid in de
sociale zekerheid periodiek informatie van het Ctsv over de
voorbereidingen van de 5 uitvoeringsinstellingen (GAK, GUO, Cadans,
SFB, USZO), de SVB, LISV en Ctsv. Voorts monitort SZW de voortgang van
de eurovoorbereidingen bij de Arbeidsvoorziening, de Pensioen- en
Verzekeringskamer en de SER als toezichthouder op de bedrijfs- en
productschappen.
De voorbereidingen van de SVB verlopen conform planning, wat inhoudt
dat na de invoering van een nieuw systeem in oktober 2001 de freeze
period zal worden ingezet.
SZW, LNV, EZ en de SER hebben gezamenlijk een uitgebreide euro-enquête
onder de product- en bedrijfsschappen van de SER (gedelegeerd
toezichthouder) gehouden. Op twee bedrijfsschappen na liggen de
voorbereidingen op schema. Binnen Arbeidsvoorziening Nederland vindt
momenteel een ontvlechtingsproces plaats. Er ontstaan vijf
afzonderlijke bedrijven, die elk door SZW nauwlettend worden gevolgd.
Voor de belangrijkste systemen bevindt het europroject zich in de
testfase; kleinere pakketten zijn nog niet allemaal aangepast.
Het Ctsv monitort de uitvoeringsinstellingen (en de SVB) eens per
kwartaal. De voortgangsgegevens worden vervolgens in een rapportage
aan de tweedelijnstoezichthouder SZW gestuurd en besproken. Het
huidige inzicht van SZW heeft betrekking op de stand van zaken van 1
januari 2001of eerder. Met het oog op het financiële gewicht van de
processen, is frequentere rapportage door het Ctsv en extra aandacht
door SZW voorzien.
Een aantal uitvoeringsinstellingen heeft deels hun planning
bijgesteld; afronding van de realisatiefase is nu conform afspraken
voorzien voor 1 april, en in een aantal gevallen 1 juli, tegelijk met
de afronding van de testfase. De realisatiefase is bij de uvis in het
algemeen redelijk ver gevorderd. Bij twee uitvoeringsinstellingen
heeft het europroject door nasleep van de belastingherziening enige
vertraging opgelopen.
Pensioenen
De eurovoorbereidingen bij het grootste pensioenfonds, het ABP
(prioritaire derdenorganisatie vanwege de verplichte deelname van
overheidspersoneel), verlopen conform planning; de testfase is gaande
en zal naar verwachting in mei worden afgerond, dus ruim op tijd.
De Pensioen- en Verzekeringskamer (PVK) heeft een eerste van drie
enquêtes gehouden onder pensioenfondsen naar hun eurovoorbereidingen.
Het resultaat hiervan was dat 22% geheel gereed was en 30% de
realisatiefase had afgesloten. Een kwart was nog in de realisatiefase
of moest daar nog aan beginnen. Naar aanleiding hiervan heeft de PVK
de betrokken pensioenfondsen om extra waarborgen gevraagd voor een
ongestoorde overgang naar de euro.
Zorg
Bij het CTG en de PUR verlopen de eurovoorbereiden volgens planning.
Bij CVZ - dat inmiddels is opgesplitst in een toezichtsgedeelte (CTZ)
en het CVZ - verlopen de voorbereidingen stroef vanwege de hoge
werklast. Dit heeft de aandacht van CVZ en wordt door inzet van extra
mensen opgelost.
Onderwijs
Het systeem van CASO (salarisbetalingen onderwijspersoneel) wordt in
vier onderhoudsrondes eurobestendig gemaakt. De realisatiefase bij
CASO is inmiddels afgerond, en met de testfase is een begin gemaakt.
Er is een
(standaard) noodprocedure, die inhoudt dat de back-up van de
betaaltape van de voorgaande maand omgerekend naar euro achter de hand
wordt gehouden.
Het europroject van de Informatie Beheer Groep (IBG) verloopt
voorspoedig: de realisatiefase is voor 90% afgerond, en de testfase
voor 70%. Het studiefinancierings-systeem zal per 1 mei de
realisatiefase hebben voltooid. De testfase loopt uiterlijk door tot 1
september 2001. Per mei gaat een uitgebreide freeze period in waarin
niet meer aan de systemen wordt gesleuteld. Klanten van de IBG worden
via de jaarlijkse brochure over de euro ingelicht.
Landbouw
Het ministerie van LNV heeft vanwege de geconstateerde achterstand en
het maatschappelijke afbreukrisico ervoor gekozen om de
Gezondheidsdienst voor Dieren in het vervolg als prioritair te
duiden.
De drie belangrijkste productschappen hebben de realisatiefase
afgerond. Staatsbosbeheer voert dit jaar nog een nieuw kernsysteem in;
begin mei wordt besloten of als noodscenario ook het oude systeem
europroof wordt gemaakt. Bij de WUR (Wageningen Universiteit en
Researchcentrum), is sprake van veel decentrale systemen. Dit blijft
een aandachtspunt.
De Nederlandsche Bank
DNB past voor de interne omschakeling een objectbenadering toe. Een
groot deel van de systemen van DNB werkt reeds met de euro. De
testfase zal per 1 juli 2001 worden afgerond. DNB geeft vanuit haar
toezichtsrol aan dat de banken en Interpay per 1 juli 2001 klaar
zullen zijn met het aanpassen en testen van hun bedrijfskritische
kernsystemen6.
4.2. Niet-prioritaire derdenorganisaties
De niet als prioritair bestempelde derdenorganisaties worden door de
meeste departementen minder strak gemonitord dan de prioritaire
derdenorganisaties. Dit omdat bijvoorbeeld financiële processen niet
tot de core-business van deze organisaties behoren. Het zicht op de
voortgang is derhalve beperkt.
De eurovoorbereidingen van de (regionale) politiekorpsen blijven een
aandachtspunt voor BZK. Naast de goed geregelde rol die de
politiediensten zullen spelen bij de veiligheid van de distributie van
de euromunten en -biljetten, is het ook zaak dat de
politie-organisaties intern omschakelen op de euro. De politiediensten
(regiokorpsen) zijn relatief laat begonnen met de eurovoorbereidingen
en passen een laat tijdschema toe (mijlpaal realisatiefase 1
juli 2001). De achterblijvende voortgang bij de aanpassing van de
bedrijfsprocessen is echter nadrukkelijk een punt van aandacht van
BZK.
5. Beleidsveld
Voor het welslagen van de euro-introductie is het nodig dat alle
processen met financiële gevolgen voor de burger toe ongestoord c.q.
ongemerkt en dus probleemloos de omschakeling naar de euro maken. Het
is daarom van belang dat departementen een goed beeld hebben van de
voortgang binnen hun beleidsveld c.q. achterban en om waar nodig
aanvullende acties te ondernemen7. In de achtste voortgangsraportage
werd geconstateerd dat de inzet en acties van departementen richting
hun beleidsveld sterk uiteenloopt, en dat er soms nog (te) weinig
activiteiten werden ondernomen, onder andere richting de zorgsector.
In haar onlangs verschenen rapport Voorbereiding invoering euro vraagt
de Algemene Rekenkamer nadrukkelijk de aandacht van ministeries voor
de eurovoorbereidingen in maatschappelijk belangrijke sectoren, en
voor hun eigen verantwoordelijkheid voor de respectievelijke ketens.
Midden- en kleinbedrijf
Het midden- en kleinbedrijf beslaat verschillende sectoren en wordt
via uitgebreide voorlichting door het Nationaal Forum voor de
introductie van de euro (NFE) geïnformeerd over de euro. Na het medio
2000 geconstateerde achterblijven van de voorbereidingen door het MKB,
is het MKB zich dankzij een geïntensiveerde publiciteitscampagne nu
goed bewust van de noodzaak om de omschakeling goed te plannen. Naast
prijzen (per 1 juli 2001) dienen namelijk ook boekhouding,
belastingaangifte, facturen, etcetera per 1 januari 2002 in euro
plaats te vinden. Een groot deel van de voorbereidingen moet echter
nog worden uitgevoerd. Ter ondersteuning hiervan zijn in samenwerking
met branche-organisaties een tiental eurohandreikingen opgesteld.
Onderwijs
Omdat er signalen uit het onderwijsveld kwamen dat men zich nog niet
of nauwelijks op de euro voorbereidt, heeft het agentschap Cfi van
OC&W besloten een enquête te gaan houden om de status van de voortgang
van de invoering van de euro door het primair onderwijs, het
voortgezet onderwijs en het beroepsonderwijs en de volwasseneneducatie
om de actuele stand van zaken nog voor de zomer in kaart te brengen.
Bij het hoger beroepsonderwijs en de universiteiten verlopen de
eurovoorbereidingen naar wens.
In een brief aan alle onderwijsinstellingen in de sectoren primair
onderwijs, voortgezet onderwijs en beroepsonderwijs en volwassenen
educatie, heeft OC&W aandacht gevraagd voor de onderwijskundige
gevolgen van de euro (zoals leermiddelen); ook is ingegaan op de
consequenties van de euro voor bekostiging en bezoldiging. Overigens
besteden de meeste onderwijsinstellingen hun administratie uit aan
professionele instellingen (accountants- of administratiekantoren).
Openbaar Vervoer
In navolging van de succesvolle handreikingen voor het midden- en
kleinbedrijf heeft V&W na geconstateerde behoefte van de sector in
samenwerking met MOBIS, HTM en Financiën een eurohandreiking voor de
openbaar vervoersector opgesteld. Deze is sinds begin april
beschikbaar en zal door MOBIS actief onder haar achterban worden
verspreid.
Huursubsidie
Door VROM zijn verschillende acties ondernomen, zoals een enquête bij
het maatschappelijk middenveld, nadat de Rekenkamer constateerde dat
de Vereniging Nederlandse Gemeenten en ook de koepelorganisatie Aedes
geen beeld hadden van de voortgang van de voorbereidingen door
gemeenten en woningcorporaties. Op basis van genoemde enquête wordt
een brief aan alle (ca. 2500) corporaties en verhuurders die de
huursubsidie rechtstreeks verrekenen gestuurd. VROM start begin mei
een grote voorlichtingscampagne over de euro en het nieuwe
huursubsidietijdvak.
Zorg
In de 8e voortgangsrapportage is geconstateerd dat de voorbereidingen
op de euro door de gezondheids- en welzijnssector te wensen
overlieten. Uit de beschikbare signalen komt nog steeds het beeld naar
voren dat de eurovoorbereidingen in de zorgsector nog voor een groot
deel moeten plaatsvinden, en zich op veel plaatsen zelfs nog in de
beginfase bevinden. In dit stadium is dat vooral risicovol voor de
grotere zorginstellingen zoals ziekenhuizen. Hoewel de euro-invoering
(i.t.t. het millenniumvraagstuk) niet direct de primaire processen van
de zorg raakt kan dit uiteraard geen reden zijn voor een
tekortschietende voorbereiding; het mag immers niet zo zijn dat de
financiële processen in de zorg waar veel overheidsgeld in omgaat
straks ontregeld worden door een ontoereikende voorbereiding op de
euro.
Uiteraard ligt de primaire verantwoordelijkheid hiervoor bij de
betrokken instellingen zelf. De koepels van ziekenhuizen en
verzorgingshuizen zullen een enquete laten uitvoeren onder hun eigen
leden. De uitkomsten hiervan worden in mei verwacht. Het betrokken
vakdepartement (VWS) heeft de koepels in de gezondheidszorg benaderd,
met een deel hiervan gesprekken gevoerd, en een eerste risico-analyse
opgesteld naar de impact van de euro-invoering in de zorgsector.
Verdere initiatieven op het gebied van versterking van de
bewustwording of facilitering van deze sector zijn gewenst gelet op de
stand van zaken. De invulling hiervan hangt samen met de uitkomsten
van de genoemde enquêtes en de bereidheid tot samenwerking bij
koepelorganisaties.
6. Conclusie en aandachtspunten
De eurovoorbereidingen van de departementen liggen grosso modo op
schema. De testfase zal door de meeste departementen grotendeels
tijdig worden afgerond. Wel zijn er een aantal aandachtsgebieden die
voor het vervolgtraject een risico kunnen vormen en waarop
departementen zich de komende periode extra dienen te richten. Het
betreft hier:
* doordringing van de euro-impact tot in de haarvaten van de
organisaties;
* goede planning en kwaliteitsborging van de
uitvoeringswerkzaamheden die eind 2001 zullen cumuleren;
* zicht op de implementatie van afspraken binnen ketens;
* het risico dat de invoering van de euro schade oploopt als gevolg
van samenloop met nieuw beleid, reorganisaties of nieuwe
initiatieven op hetgebied van automatisering;
* het zicht op de voortgang van derdenorganisaties;
* het ondernemen van acties richting het beleidsveld.
Wanneer rekening gehouden wordt met deze zaken, en waar nodig hieraan
extra aandacht te besteden, ligt een succesvolle invoering van de euro
door de overheidssector in het verschiet.
De Minister van Financiën,