U i t r e i k i n g B e l A I I M S i l v e r a w a r d
2 0 0 0 (18/05/2001)
BeLAIIM is een vereniging zonder winstoogmerk (°1991). Haar missie is
geïnspireerd op de moederorganisatie AIIM (Association for Information
and Image Management - °1943 - V.S.), waarmee ze ook is geaffilieerd :
"een platform aanbieden ter promotie en ontwikkeling van het gebruik
van oplossingen, systemen, diensten en technologieën gebaseerd op de
elektronische verwerking van documenten (document management,
workflow). Dit met als doel om de productiviteit, effectiviteit en
kwaliteit in openbare en privé-organisaties te verbeteren".
Jaarlijks richt BeLAIIM hiertoe een aantal activiteiten zoals seminaries, bedrijfsbezoeken en internationale beurzen in. Hiertoe behoort ook de wedstrijd rond de BeLAIIM award. Deze wedstrijd bestaat uit een aantal categorieën waarvoor men zich met een informaticaproject kandidaat kan stellen. De award heeft tot doel om meer dan alleen een bekroning van een project te zijn, maar tevens als een prikkel te fungeren die de ganse ICT sector in beweging zet.
(Vorige BelAIIM award winnaars waren : ASLK Verzekeringen (1994), Electrabel Antwerpen (1995), Alcatel Bell Telephone (1996), DHL (1997), Generale Bank (1998), Belgisch Pensioen Fonds (1999)).
De Stad Gent heeft zich kandidaat gesteld tijdens het afgelopen jaar, in de categorie Document Management en Workflow Management (collegevoorstel dd. 31/08/2000), met het workflow management project "Geïntegreerd Systeem voor Dossieropvolging" van de Dienst Informatietechnologie en GIS en de Technische Diensten.
Uit de inschrijvingen in deze categorie zijn door de vakjury acht
kandidaten geselecteerd waaruit vervolgens drie projecten werden
genomineerd voor de BelAIIM Award.
Op donderdag 30 november 2000 werden te Brussel de eindresultaten
bekend gemaakt : de BelAIIM Gold Award 2000 ging naar Dexia, dat samen
met De Nationale Loterij eerste was geworden, beiden met een document
management project.
De BeLAIIM Silver Award 2000 ging naar de Stad Gent met het workflow
management project van de Dienst Informatietechnologie en GIS en de
Technische Diensten.
Het GSD project is een systeem voor dossieropvolging, -beheer en
-vorming voor dossiers waarop de wetgeving op overheidsopdrachten voor
de aanneming van werken, levering en diensten van toepassing is, zeg
maar het aankoopproces binnen de overheid in België.
Via een intensieve samenwerking tussen de Dienst Informatietechnologie en Gis en de Technische Diensten van de Stad Gent is het proces volledig in kaart gebracht en geïmplementeerd door Cap Gemini Ernst & Young met behulp van de workflow management software van Staffware.
De complexiteit op het vlak van de wetgeving heeft ervoor gezorgd dat
dit proces ongeveer een 600 stappen telt en hiermee het grootste ter
wereld is dat met behulp van Staffware workflow management software
wordt ondersteund.
Het systeem telt momenteel reeds meer dan 100 gebruikers en het is de
bedoeling om het systeem verder uit te rollen binnen de Technische
Diensten van de Stad in de loop van het jaar 2001. Verder is het de
bedoeling, om gelet op het generieke karakter van het proces, ook de
mogelijkheden voor het gebruik door derden te onderzoeken.
Informatie
Dienst Informatietechnologie en GIS, Administratief Centrum, Woodrow
Wilsonplein 1, 9000 Gent, tel. (09)266 73 00, fax (09)266 73 49,
e-mail informatietechnologie@gent.be
Bevoegd
mevrouw Marina Hoornaert, schepen van Personeelsbeleid en Informatica.