Ministerie van Defensie
Brieven aan de Kamer
Aanvullend Defac-onderzoek
16-07-2001
Hierbij bied ik u het rapport aan van de Defensie-accountantsdienst (Defac) over de gevolgde administratieve procedures bij de aanschaffingen voor Unmee en de prijsstelling van de huur van civiele chauffeurs bij de firma Transmo Special Products. U bent over deze aanvullende opdracht aan de Defac ingelicht in mijn brief van 30 mei jl. (D2001001784).
DE MINISTER VAN DEFENSIE,
mr. F.H.G de Grave
Opdracht 1. Op uw verzoek hebben wij een aanvullend onderzoek gedaan naar de administratief -organisatorische procedures rondom de contractafsluiting inzake de aanschaffingen welke in het kader van de voor de operatie UNMEE gestelde behoefte zijn verricht. Tevens hebben wij een nadere beoordeling uitgevoerd naar de prijsstelling van de inhuur van personeel bij de firma Transmo Special Products (TSP). In ons onderzoek is niet begrepen het beoordelen van de procedures met betrekking tot de met TSP afgesloten materieel contracten. Wij hebben u hierover reeds in ons rapportnummer N 2001000713 d.d. 23 maart 2001 geïnformeerd. Onze bevindingen zijn gebaseerd op onderzoek bij TSP voor wat betreft de tarieven; bij de Koninklijke Marine (KM) en Koninklijke Luchtmacht (Klu) voor wat betreft de contracten.
De verwervingsprocedures 2. Het onderzoek naar de verwerving van de voor de operatie UNMEE benodigde materiële middelen heeft zich geconcentreerd op de KM en de KLu. De in het onderzoek betrokken totaalbedragen, zijn respectievelijk circa Mf 34,5 en Mf 1,5. Wij hebben ons onderzoek in beginsel gericht op die contracten, waarvoor gezien de omvang van het bestelorderbedrag concurrentiestelling is voorgeschreven (contracten > fl. 25.000,-). De uitkomsten van het onderzoek zijn gebaseerd op een deelwaarneming van de door de KM afgesloten contracten. Bij de Klu is, gezien de beperkte omvang van het aantal contracten, een integrale beoordeling uitgevoerd.
Bevindingen
3. Uit dit feitenonderzoek is vastgesteld dat in zijn algemeenheid is gehandeld conform de vigerende aanbestedingsprocedures. In enkele gevallen waar dit niet mogelijke was in verband met de korte behandeltijd van de dossiers is zoveel mogelijk bij Defensie bekende leveranciers aangeschaft. Bij het wit spuiten van voertuigen, is geen sprake geweest van aantoonbare concurrentiestelling.
4. In verband met beperkte capaciteit heeft de KL 77 van de in totaal 419 wit te spuiten voertuigen gespoten. Voor het wit spuiten van de overige voertuigen zijn niet de gebruikelijke procedures, zoals inschakeling van DMKM/afdeling Materieelverwerving en concurrentiestelling, gevolgd. Het argument van de KM om vanwege de hoge tijdsdruk af te zien van concurrentiestelling is in deze begrijpelijk.
Zoals verwoord in ons rapport met nummer N2001000713 van 23 maart j.l. komen wij ook nu tot de conclusie dat, daar waar afgeweken is van de procedures, in een beperkt aantal gevallen de snelheid van handelen heeft geprevaleerd boven de administratieve zorgvuldigheid.
Prijstelling firma TSP
5. In het verwervingstraject is door de KM concurrentie gesteld bij drie bedrijven, waarvan twee bedrijven niet (alles) konden leveren. Voor het rollend materieel èn personeel bleef TSP als enige aanbieder over.
De aankoop en inhuur van materieel en personeel bij TSP is in afzonderlijke contracten geregeld. In het aankoopcontract van het materieel is een accountantsclausule opgenomen gericht op nacalculatorische prijsvaststelling; in het terzake opgestelde inhuurcontract van personeel is de standaard accountantsclausule van de AVIP opgenomen die geen basis biedt voor nacalculatorische prijsvaststelling. Desondanks heeft de firma TSP toch volledige medewerking gegeven voor een nader onderzoek naar de gehanteerde tariefstelling van het inhuurcontract.
6. Door TSP is in november 2000 op verzoek van de KM een eerste aanbod gedaan voor de levering van chauffeurs, heftruckchauffeurs, monteurs ed. Definitieve ondertekening van het contract heeft eerst plaatsgevonden op 18 januari 2001, nadat een aantal malen de gewenste capaciteiten, kwaliteit en inzetspecificaties waren aangepast. Het betreft uiteindelijk 21 functionarissen. Deze functionarissen zijn door TSP betrokken van diverse onderleveranciers. De destijds door de firma TSP opgestelde voorcalculatie was, onder de gegeven spoedeisende omstandigheden, beperkt van karakter. De recent door ons beoordeelde prijsopstelling van TSP kan dan ook niet als een normale voorcalculatie worden beschouwd.
Deze voorcalculatie is in het kader van dit onderzoek achteraf door ons getoetst. De beoordeling van deze voorcalculatie leidt tot de conclusie dat een aanzienlijke marge is gecalculeerd in deze opdracht. De marge dient echter naast het afdekken van de gebruikelijke ondernemersrisico´s ook voor het afdekken van de met deze opdracht samenhangende bijzondere risicos.
Op grond van deze tariefbeoordeling komen wij tot de conclusie dat uit de bij TSP beschikbare informatie niet kan worden vastgesteld dat sprake is geweest van buitensporige marges.
7. Indien gewenst zijn wij gaarne bereid tot het geven van een nadere toelichting.
DE DIRECTEUR DEFENSIE ACCOUNTANTSDIENST
H.C. van Ravesteijn RA (wnd) Brigade-generaal