Ministerie van Defensie
---
Brieven aan de Kamer
---
Tussenstand Veranderingsproces
17-10-2001
Inleiding Hierbij informeer ik u, conform mijn toezegging in de Beleidsagenda 2002, over de maatregelen in het kader van het veranderingsproces terzake van de reorganisatie van de topstructuur van het kerndepartement, de verbetering van de interne communicatie over de besluitvorming en de aansturing van vredesoperaties.
Op 30 maart 1999 heb ik het parlement een brief (TK, 1998-1999, 26 237, nr. 3) gezonden over het veranderingsproces bij Defensie. In de Defensienota 2000 heeft de genoemde brief zijn vertaling gevonden in zowel de belangrijkste veranderdoelstellingen voor het functioneren van de defensieorganisatie (p. 9-10) als in hoofdstuk drie: een moderne defensieorganisatie. De desbetreffende doelstellingen dienen voor 2003 te zijn uitgevoerd. Het primaire doel van dit veranderingsproces is Defensie transparant en doelgericht te maken. De voortgang van het veranderingsproces is begin 2001 intern Defensie geëvalueerd. Vervolgens heb ik een extern adviesbureau gevraagd in een rapport een oordeel te geven over de bereikte resultaten en aanbevelingen te doen over de wijze waarop het veranderingsproces succesvol kan worden afgerond. Het algemene oordeel is dat het veranderingsproces tot aanzienlijke verbeteringen in de werkwijze van het ministerie van Defensie heeft geleid. Om deze resultaten goed te borgen is nog een aantal aanvullende maatregelen gewenst, waaronder veranderingen in de organisatie van het kerndepartement. Het desbetreffende rapport, Zichtbaar doeltreffend: een succesvolle afronding van de veranderingsoperatie van het ministerie van Defensie, heb ik ter kennisneming gevoegd.
Transparant en doelgericht De centrale doelstelling van het veranderingsproces, transparant en doelgericht, is in 1999 vertaald in een aantal concrete maatregelen. Ik heb het Politiek Beraad uitgebreid met de bevelhebbers, waardoor de uitvoering van de taken van Defensie onderwerp is geworden van een intensieve dialoog tussen de bewindslieden en betrokkenen. Omdat zowel beleid als uitvoering op de agenda staan van dit beraad, kan een goede en transparante afweging en afstemming plaatsvinden. De Toprapportages van de lijnverantwoordelijken hebben tot een ingrijpende verbetering geleid van de informatievoorziening over de uitvoering, de bedrijfsvoering en de financiën aan de staatssecretaris en mijzelf. Vanzelfsprekend vraagt het tijd om de opgedane ervaringen te verwerken in de systematiek van de onderliggende rapportages en in de structuur van de toprapportages als zodanig. In dit verband zijn ook van groot belang de toenemende aandacht voor kwaliteitszorg, de uitgangspunten van het VBTB en de tijdige implementatie van het informatievoorzieningbeleid. Een andere belangrijke maatregel betrof de versterking van de positie van de CDS wat betreft de leiding over vredesoperaties. De mandatering hiervan is afgeschaft, het Defensiecrisisbeheersingscentrum (DCBC) is uitgebreid en er is een uniform raamwerk voor de afhandeling van uitzendingen. In voorkomende gevallen wordt gebruikt gemaakt van de opblaasconstructie, dat wil zeggen dat personeel vanuit de krijgsmachtdelen tijdelijk in het DCBC onder bevel van de CDS worden geplaatst. Op nadere besluiten die ik in dit verband heb genomen kom ik in het verloop van deze brief nog terug. In het kader van het slagvaardiger omgaan met bijzondere gebeurtenissen is een aanwijzing van de secretaris-generaal van kracht geworden inzake de zogenoemde commandantenmeldingen. De ervaring leert dat bijzondere voorvallen nu tijdig worden gemeld en dat Defensie er op een open wijze mee naar buiten treedt. Ook de externe communicatie met het parlement en de samenleving wordt, volgens het voornoemde rapport, gekenmerkt door meer openheid en interactie. Tenslotte wil ik nog wijzen op de positie van de IGK, die binnen de organisatie meer profiel heeft gekregen en van wie de aanbevelingen worden betrokken bij de verbetering van het beleid en de uitvoering. De genoemde activiteiten hebben er mede toe bijgedragen dat de bestuurbaarheid van Defensie is verbeterd. Deze positieve tussenstand van het veranderingsproces is voor de staatssecretaris en mij de aanleiding om het proces, door middel van een aantal aanvullende maatregelen af te ronden. Uiteraard zijn er nog een aantal verbeteringen mogelijk en nodig. Hierin kan dan tevens worden verdisconteerd dat de tijd sinds maart 1999 niet heeft stil gestaan. Dit geldt zowel voor de discussie over de inrichting en het functioneren van de rijksoverheid als wat betreft de ervaringen met het operationele optreden van de krijgsmacht.
Zichtbaar doeltreffend De titel van het rapport, Zichtbaar doeltreffend, kan worden beschouwd als een treffende karakterisering van de maatregelen die nog moeten worden genomen om het veranderingsproces goed te verankeren in de organisatie. Het woord zichtbaar maakt duidelijk dat dit ook structurele gevolgen kan hebben. Voor wat betreft de aanbevelingen die worden gedaan onder de noemer van doeltreffende samenwerking verwijs ik u naar het gestelde in de Beleidsagenda 2002. De noodzaak van een nieuw aansturingmodel van het DICO onderschrijf ik. Hierover zal ik op korte termijn een besluit nemen.
Zichtbaar bestuur Een goede verankering van het veranderingsproces is gebaat bij een goede zichtbaarheid van het Politiek Beraad (PB) en vooral van de besluitvorming. Het voorstel om te kiezen voor een eenduidige en snelle communicatie van de resultaten van de besluitvorming aan alle betrokken medewerkers onderschrijf ik. Onder het voorbehoud dat de integriteit van de informatie kan worden gewaarborgd zal dit gebeuren via een afgeschermd deel van het defensie-intranet. De ambtenaren die het meest betrokken zijn bij een geagendeerd onderwerp worden tevens betrokken bij het overleg in het PB. Ook ben ik voornemens het PB regelmatig op een andere defensielocatie te houden. Deze maatregelen zullen, vooruitlopend op het rapport over de interne communicatie, op korte termijn worden doorgevoerd. Doeltreffende advisering en toetsing De hoofdtaken van een kerndepartement zijn de advisering van de bewindslieden inzake het te voeren beleid en het borgen van de ministeriële verantwoordelijkheid door de toetsing van de uitvoering van het beleid. De wijze waarop dit wordt georganiseerd binnen de rijksoverheid is de laatste jaren onderwerp geweest van discussie. In dit verband adviseert het rapport de huidige drie directoraten-generaal als onderscheiden eenheden op te heffen, onder andere, ten einde de eenheid in de beleidsadvisering te versterken. Alles afwegende heb ik ervoor gekozen dit advies niet volledig over te nemen. De aandachtsgebieden personeel en materieel zijn van een zodanig groot strategisch belang voor Defensie, dat herkenbaarheid in de top van de organisatie een vereiste is. Hierbij kunt u denken aan het arbeidsvoorwaardenoverleg en de grote materieelprojecten. Wel zijn de staatssecretaris en ik van mening dat de taken personeel en materieel kunnen worden ondergebracht bij één directeur-generaal voor Personeel en Materieel. Een kerntaak van deze functionaris blijft onverkort het voeren van de regie. Over de regiefunctie op materieelgebied bent u al geïnformeerd. Voor wat betreft personeel zal er sterker op worden toegezien dat de krijgsmachtdelen bij de uitwerking van het personeelsbeleid blijven binnen de centraal vastgestelde beleidskaders. Vanuit doelmatigheidsoverwegingen is tevens een goede coördinatie tussen de krijgsmachtdelen nodig.
In de rijksbrede discussie over het toezicht op de uitvoering van de overheidstaken is nogmaals duidelijk geworden hoe belangrijk de positionering en de kwaliteit van de control- en toezichtfunctie is. In de eerste plaats dienen alle functionarissen doordrongen te zijn van hun eigen verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de taken die aan hen zijn opgedragen. Dit onderstreept de eigen rol van de lijnmanagers en de beleidsverantwoordelijken bij de controle op de uitvoering. Daarnaast leiden recente ervaringen tot de conclusie dat control en toezicht ook een separate en expliciete positie behoeven in de top van de organisatie, met als hoofdtaak zichtbaar te maken hoe doeltreffend Defensie zijn doelstellingen realiseert. De verantwoordelijkheid van de directeur-generaal Economie en Financiën wordt dan ook uitgebreid met een specifieke taak op het terrein van de control. In dit verband zal de aandacht van de toekomstige directeur-generaal Financiën en Control zich, onder andere, concentreren op de zogenaamde metacontrol, dat wil zeggen het toetsen van de betrouwbaarheid van de resultaten van de control die door anderen binnen de organisatie wordt verricht. Vervolgens heeft deze functionaris een eigen taak als het gaat om defensiebrede controle op doelbereiking, de effectiviteit van defensiebrede processen, controle op de uitvoering van politiek gevoelige dossiers en toezicht op de kwaliteit van de activiteiten die Defensie verricht ten behoeve van derden of op last van derden.
De betrokken beleidsmedewerkers krijgen een grotere eigen verantwoordelijkheid bij de uitvoering van hun dagelijkse werkzaamheden. De taak van hun directeuren zal belangrijker worden als het gaat om de dagelijkse gang van zaken en de contacten intern de organisatie. De functies van directeur zullen dan ook, waar nodig, worden versterkt wat betreft het niveau en de bezetting. Hierdoor ontstaat ruimte voor de beide directeuren-generaal om hun rol als beleidsadviseur (met een externe oriëntatie) van de bewindslieden breder in te invullen. Zij zullen vooral de ogen en oren van de bewindslieden moeten zijn, en tijdig moeten adviseren over hoe om te gaan met hetgeen internationaal, maatschappelijk, politiek en publicitair aan de orde is. De functies van directeur-generaal Personeel en Materieel en directeur-generaal Financiën en Control zullen bestaan vanaf 1 maart 2002.
Door het nemen van bovenstaande maatregelen worden de betrokken topfunctionarissen van het kerndepartement duidelijk gepositioneerd als adviseurs van de politieke leiding. Gelijktijdig wordt ruimte geschapen waarbinnen de uitvoerders van het beleid hun verantwoordelijkheid kunnen nemen en daarover rechtstreeks verantwoording kunnen afleggen aan de staatssecretaris en mijzelf. Het gestelde in deze paragraaf impliceert dat Defensie niet kiest voor het bestuursraadmodel.
Doeltreffende vredesoperaties De aanbevelingen die worden gedaan onder de noemer van doeltreffende vredesoperaties passen binnen het permanente leerproces dat wordt gevormd door de ervaringen opgedaan met en tijdens vredesoperaties. Vanzelfsprekend kunnen de aanbevelingen in het rapport Zichtbaar doeltreffend niet los worden gezien van de opdracht die de commissie Franssen heeft gekregen om een advies uit te brengen over de positie van de CDS binnen de defensie-organisatie. Uitgaande van een van de rode draden uit de aanbevelingen van de externe adviseur, namelijk het zichtbaar maken van verantwoordelijkheden, heb ik echter, vooruitlopend op het advies van de commissie Franssen, besloten dat de bevelhebbers de eenheden voortaan formeel gereed melden bij de CDS. Immers de CDS is verantwoordelijk voor de operationele planning en uitvoering. Op deze wijze wordt zichtbaar gemaakt hoe de verantwoordelijkheden en bevoegdheden liggen. Dit laatste staat ook centraal in de procesbeschrijving die wordt gemaakt van de besluitvorming over en de aansturing van vredesoperaties. Hierbij worden de bevoegdheden van alle betrokkenen eenduidig beschreven, zodat duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is. De opvattingen van de CDS moeten bovendien het karakter hebben van een directief. Ook dit draagt bij aan de zichtbaarheid van de functie.
Tenslotte In het verlengde van het lopende veranderingsproces zijn de bovenstaande maatregelen genomen om de resultaten te borgen in de organisatie en de werkwijze van Defensie. Van groot belang acht ik de versterking van de ondersteuning van de bewindslieden in zowel beleidsmatig opzicht als wat betreft de controlfunctie. De uitvoering van de reorganisatie van de topstructuur van het kerndepartement dient op 1 maart 2002 te zijn afgerond. Over deze reorganisatie zal volgens de geldende procedures worden overlegd met het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, de centrales van overheidspersoneel en de medezeggenschapscommissies.
De Minister van Defensie,
mr. F.H.G. de Grave