http://www.minbuza.nl/content.asp?Key=422141
---
Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal Binnenhof 4 Den
Haag Bureau Secretaris-Generaal Bezuidenhoutseweg 67 2594 AC Den Haag
Nederland
Datum 18 oktober 2001 Auteur Job van den Berg
Kenmerk BSG/586/01 Telefoon 31-70-3486295
Blad /5 Fax 31-70-3484465
E-mail Job-vanden.berg@minbuza.nl
Betreft Capaciteitsversterking Ministerie van Buitenlandse Zaken op het
terrein van ontwikkelings-samenwerking
Zeer geachte Voorzitter,
Tijdens een Algemeen Overleg in de Tweede Kamer in juli 2001 (Kamerstuk
27400 V) kwam een voorstel tot uitbreiding van de capaciteit op het terrein
van de ontwikkelingssamenwerking binnen ons ministerie aan de orde.
Geconstateerd werd dat zowel in kwantitatieve als kwalitatieve zin het
departement op bovengenoemd terrein niet de slagvaardigheid heeft die het
zich zou wensen, en die van haar verlangd wordt door de buitenwereld. Het
gebrek aan slagvaardigheid is nadrukkelijk niet te wijten aan gebrek aan
inzet of onvoldoende kwaliteit van het huidige personeel maar aan een
getalsmatig gebrek aan ambtenaren voor de groeiende hoeveelheid middelen die
wij jaarlijks willen inzetten op het terrein van ontwikkelingssamenwerking.
Hiertoe ontbreken hiertoe bepaalde specialismen of zijn deze
ondervertegenwoordigd. Het is daarom van belang de "skill-mix" binnen het
departement te verbeteren.
Er is een combinatie van maatregelen nodig op verschillende niveaus van de
organisatie. Het gaat dan om:
I. Personele uitbreiding: een voorlopige inschatting is gemaakt dat er
behoefte is aan een uitbreiding van het aantal formatieplaatsen met circa 90
in de komende jaren.
II. Werkwijze management: een kwaliteitsinput gericht op het verhogen van
effectiviteit en motivatie.
III. Personele en materiële voorzieningen: met name op het terrein van
training, bijscholing en personeelsbeleid.
Het eerste punt (personele uitbreiding) richt zich naast de
capaciteitsuitbreiding ten behoeve van ontwikkelingssamenwerking ook op
daarmee samenhangende departementale onderdelen (regiodirecties,
ondersteunende directies) en tevens op de posten. De twee andere
oplossingsrichtingen ("werkwijze management" en "personele en materiële
voorzieningen") zijn beide onderdelen die zich richten op verbetering van de
gang van zaken binnen het gehele ministerie. Het zijn voor een belangrijk
deel aanbevelingen en actiepunten die ook zonder een specifieke
capaciteitsversterkingsoperatie voor ontwikkelingssamenwerking,
departementsbreed ter hand genomen zouden zijn. Deze maatregelen zijn in
lijn met en vormen een onderdeel van de trend tot professionalisering van
ministeries die rijksbreed waarneembaar is.
Ad I: Personele uitbreiding.
Op basis van de geconstateerde kwantitatieve en kwalitatieve behoeften wordt
met betrekking tot personele uitbreiding op het terrein van
ontwikkelingssamenwerking gedacht aan de volgende verdeling:
Bij het Directoraat-Generaal Internationale Samenwerking (DGIS) bestaat behoefte aan expertise en menskracht op de volgende gebieden:
- Bevordering van coherentie op terreinen die voor ontwikkelingssamenwerking
van belang zijn.
- Op het terrein van resultaatmeting moet vooruitgang worden geboekt. Wij
moeten ons in internationaal verband nog meer inspannen voor initiatieven
die daartoe kunnen bijdragen (Results Based Budgeting bij UNDP, monitoring
van de 'seven pledges' en bijdragen van donoren daaraan conform het voorstel
van de SGVN, kwaliteitsmeting multilaterale kanaal bij voorkeur in Utstein-
of OESO/DAC-verband, etc). Ook bilateraal zullen we daaraan meer opvolging
moeten geven, hetgeen vraagt om versterking van onze monitoring- en
evaluatiefunctie.
- Versterking van de personele inzet op institutionele ontwikkeling en
armoede-mainstreaming .
- De begeleiding van PRSP-processen en het bevorderen van de koppeling van
ons eigen hulpprogramma daaraan vraagt om additionele inspanningen.
Sectorale benadering, met de overgang naar meer programmatische vormen van
hulp, vraagt om steeds meer begrip van de openbare financiën van
ontwikkelingslanden. Voor beide onderwerpen dient meer capaciteit te komen.
- Themadirecties behoeven uitbreiding, specifiek op de terreinen
decentralisatie, anti-corruptie, maatschappelijk verantwoord ondernemen en
private sectorontwikkeling.
- Voor ontwikkelingsvraagstukken moet er een uitbreiding in denkkracht bij
de planningseenheid komen.
Bij het Directoraat-Generaal voor Regiobeleid en Consulaire Zaken (DGRC)
zijn de regiodirecties in de loop der jaren geconfronteerd met een
verzwaring van taken, die soms waren onderschat bij de instelling van de
regiodirecties in 1996. Dit is deels ten koste gegaan van de aandacht die de
regiodirecties konden besteden aan de taken op het terrein van
ontwikkelingssamenwerking. Daarnaast zijn ook die taken op zichzelf zwaarder
geworden. Ook hebben de regiodirecties behoefte aan meer macro-economische
expertise.
Bij het Directoraat-Generaal Europese Samenwerking (DGES) heeft de directie
Integratie Europa versterking nodig voor het dossier EU-coherentie.
Ook een aantal dienstonderdelen dat rechtstreeks onder de Secretaris-Generaal ressorteert, zal worden versterkt.
- De beoogde uitbreiding van de formatie vraagt om versterking van de
personeelsdienst ten behoeve van interne en externe werving, selectie en
plaatsing, formatiewaardering en opleiding.
- Op posten en directies dient voortaan meer kortstondige ondersteuning te
worden gegeven. Voor financieel beheer is nu onvoldoende direct beschikbare
capaciteit.
- De voorlichtingsfunctie zal zich naast de dagelijkse voorlichtingstaken
meer moeten richten op het systematischer in kaart brengen van de resultaten
van buitenlands en ontwikkelingssamenwerkingsbeleid.
De ambassades in de landen waarmee een structurele bilaterale danwel
thematische ontwikkelingsrelatie bestaat, hebben versterking nodig in
kwalitatieve en kwantitatieve zin. Dit betreft met name kennis van
verarmings, economische en institutionele processen en de
beheersvraagstukken die door de sectorale benadering van aard zijn
veranderd.
Ad II: Werkwijze management.
Op het gebied van management zijn op verschillende terreinen trajecten
ingezet voor verbetering en verandering. Deze verbeteringen die
departementsbreed gelden zullen eveneens bijdragen aan de oplossing van het
capaciteitsprobleem. Het gaat onder meer gericht om het volgende:
- De jaarplancyclus wordt verder vereenvoudigd en dient meer
resultaatgericht te worden. Jaarplannen worden in omvang beperkt en de
uniformiteit wordt vergroot. Prioriteiten worden scherper onderscheiden en
het jaarplan wordt beter benut als instrument voor aansturing en planning op
hoofdlijnen.
- De organisatiecultuur wordt verzakelijkt door maatregelen gericht op beter
tijdmanagement, standaardisering van schriftelijke communicatie en
systematische handhaving van tijdlimieten.
- Informatie- en kennismanagement wordt verbeterd door maatregelen gericht
op behoud en deling van kennis (verbetering archieven, intensivering gebruik
intranet, verplicht stellen van overdrachtdossiers en dergelijke). Besloten
is tot het opzetten van enkele pilots voor kennetten (kennisnetwerken).
- Uitwisseling met kennisinstituten wordt gestimuleerd.
- Zaken als motivatie, attitude en organisatiecultuur krijgen in de komende
tijd meer aandacht.
Ad III: Personele en materiële voorzieningen.
Voorzieningen zullen strategisch worden aangewend om bij te dragen aan de
oplossing van het geconstateerde capaciteitsprobleem. Wij denken hierbij
onder meer aan het volgende:
- Strategische detacheringen en uitwisselingen om tegemoet te komen aan de
wens voor verbetering van de kwaliteit. Waar mogelijk zal dit geschieden op
basis van reciprociteit.
- Uitbreiding en ontwikkeling van het interne opleidingsaanbod, ook op het
terrein van ontwikkelingssamenwerking.
- Aanpassing van functiewaarderingen en rangniveaus van onder andere de
ambassadeurs in de 17+3 landen en van themadeskundigen.
- Verbetering van informatie- en communicatietechnologische voorzieningen
ten einde communicatie en kennisopbouw te ondersteunen. Gedacht wordt aan
meer internet-PC's, "portable workstations" en faciliteiten voor
videoconferenties.
- Effectievere inzet van incentivebeleid. Hierbij kan onder meer gedacht
worden aan een effectievere inzet van het instrument van
beloningsdifferentiatie.
De praktische uitwerking van bovenstaande zal terstond ter hand worden
genomen. Uiteraard zal de Ondernemingsraad conform de geldende regels worden
betrokken. Rekening houdend met de planning van de formatieaspecten op
langere termijn, de arbeidsvoorwaarden en het formele traject dat moet
worden doorlopen, verwachten wij dat over een periode van zes tot acht
maanden de eerste vacatures daadwerkelijk vervuld zullen zijn.
De Minister van Buitenlandse Zaken
J.J. van Aartsen
De Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
Eveline Herfkens
Kenmerk
Blad /1
===