IBM
PinkRoccade bouwt virtuele communities op basis van Lotus QuickPlace
Samenwerking werkmaatschappijen virtueel ondersteund
PinkRoccade is een van de grootste ICT-dienstverleners van Nederland en bestaat uit talloze werkmaatschappijen. Deze opereren nationaal en internationaal vanuit vele locaties. Om de samenwerking tussen de PinkRoccade-bedrijven te bevorderen, introduceerde PinkRoccade de zogenaamde e-Places, virtuele communities die medewerkers van PinkRoccade in staat stellen over de grenzen van werkmaatschappijen heen te communiceren over allerlei gemeenschappelijke thema's. Als platform selecteerde PinkRoccade Lotus QuickPlace van IBM. Binnen de organisatie zijn inmiddels zo'n tachtig communities actief.
De ontwikkeling van e-Places is bij PinkRoccade belegd bij de stafafdeling Corporate Development. Deze afdeling is een van de vijf staven die deel uitmaken van de PinkRoccade-holding, gevestigd in Voorburg. Namens het concern faciliteert Corporate Development de invoering van nieuwe initiatieven die meer binding en samenwerking tussen de werkmaatschappijen tot stand kunnen brengen. Die initiatieven zijn des te meer actueel nu PinkRoccade heeft gekozen voor 'mono-branding', het naar voren schuiven van het ene merk PinkRoccade. Deze nieuwe strategie kreeg op 7 mei 2001 haar beslag. Bindende elementen als kennismanagement en communities maken al enkele jaren deel uit van de portefeuille van Corporate Development.
Samenwerken aan oplossing voor de klant
De e-Places vormden niet de eerste kennismaking van PinkRoccade met
het community-concept, vertelt Hanneke Lambregts, adviseur Corporate
Development en verantwoordelijk voor de uitrol en het gebruik van de
e-Places binnen PinkRoccade. "Communities zijn ook niets nieuws. Op
internet zijn al jaren vele miljoenen mensen actief in allerlei
communities. Zelf waren we er drie jaar geleden ook al mee bezig, in
eerste instantie met een zelfgebouwde oplossing. In juli 2000 zijn we
nog eens over de inzet van communities gaan nadenken, aangezien
samenwerking binnen een bedrijf als het onze belangrijk blijft."
Volgens Lambregts kunnen communities juist in een organisatie als
PinkRoccade eenduidigheid smeden. "We hebben 16 werkmaatschappijen,
vele kantoren in Nederland en in het buitenland en steeds meer mensen
die gedeeltelijk thuis willen werken. Daar komt bij dat PinkRoccade is
gegroeid uit overnames en acquisities. We hebben dus mensen van heel
diverse pluimage in huis. Juist dan is het goed als er een
gemakkelijke manier is om bij je zusje over de muur te kijken. En
efficiënt, want steeds vaker werken bedrijfsonderdelen samen aan één
oplossing voor de klant."
Flexibiliteit
In de zomer van 2000 ging daarom een korte inventarisatie van start om
te zien of er nog behoefte bestond aan communities in het bedrijf.
Lambregts: "Het bleek dat de tijd ervoor was aangebroken. Drie jaar
eerder maakten de werkmaatschappijen veelal gebruik van elkaars
expertise, nu bleek er behalve de noodzaak ook de behoefte te bestaan
aan samenwerking. Dat kwam naar voren uit de pilot die we in het
najaar van 2000 hielden met onze bestaande oplossing." Al snel bleek
echter dat die oplossing niet was berekend op de beoogde groei. Het
inzetten van gratis communities op het open internet was uit
veiligheidsoogpunt evenmin een optie.
Na een korte marktverkenning kwam PinkRoccade bij IBM terecht. Het
community-platform van IBM, Lotus QuickPlace, bleek het beste bij de
wensen van PinkRoccade te passen. Daarnaast was de
prijs-kwaliteitverhouding prima, waarbij de goede relatie met IBM een
rol speelde. "Bovendien beschikt QuickPlace over heel veel
hulpmiddelen om een community op maat te maken. Die flexibiliteit
sloot aan op ons idee om communities in een standaardvorm beschikbaar
te stellen, conform de huisstijl van het concern, en vervolgens de
mensen zelf de gelegenheid te bieden de virtuele ruimte 'aan te
kleden'. Dat blijkt ook geweldig te werken: we zien overal heel
verschillende omgevingen ontstaan die allemaal toch onder de
PinkRoccade-paraplu vallen. Daarnaast wilden we een omgeving hebben
die berekend was op een mogelijk toekomstig gebruikersaantal van ruim
8000 medewerkers."
Draagvlak
Na een redelijk snelle implementatiefase gingen de nieuwe e-Places in
april 2001 in de lucht, een maand voordat PinkRoccade de mono-branding
zou invoeren. De bestaande actieve communities werden overgezet naar
de nieuwe omgeving. "We hebben met opzet geen brede
communicatiecampagne vanuit de holding losgelaten. De behoefte moet
vanuit de mensen zelf komen, ze hoeven alleen maar te weten dat het er
is", zo legt Lambregts de introductieaanpak uit. Toch ontstonden al
snel spontaan vele nieuwe communities, van projectruimtes tot zo'n
twintig communities ten behoeve van klanten. Ook een community over de
Waalwijkse eredivisieclub RKC, waarvan PinkRoccade hoofdsponsor is,
wordt toegejuicht. "We faciliteren de netwerken waar PinkRoccadeers
bij elkaar komen."
In het eerste halfjaar groeide het aantal e-Places uit tot 80, met in
totaal zo'n duizend deelnemers. De communities kennen afhankelijk van
het onderwerp 5 tot 100 deelnemers. De ontwikkelgroep bij Corporate
Development leidt de groei in goede banen. Lambregts: "De communities
mogen hun samenwerkingsverband naar eigen smaak uitbouwen, maar ze
kunnen niet zomaar zelf een e-Place beginnen. Wij beoordelen de
aanvragen voor nieuwe e-Places, maken ze centraal aan, zetten ze op
het intranet, adviseren hen hoe ze moeten omgaan met communities en
controleren of ze wel actief blijven. Maar we houden ze niet eeuwig
vast. Zodra de e-Places zich hebben bewezen als een volwassen medium,
zullen we ze op de juiste plek bij de werkmaatschappijen onderbrengen.
In deze fase spelen we wel een belangrijke rol in de begeleiding, met
onder meer bijeenkomsten voor trekkers en gebruikers. We willen graag
contact om voortdurend de behoeften van de gebruikers te peilen. Ook
de rapportages van QuickPlace helpen daarbij. Aardig in dat verband is
onze samenwerking met de Universiteit van Amsterdam. Daar promoveert
een onderzoekster momenteel op het gedrag binnen de communities van
PinkRoccade."
Langzaam prijsgeven
De groep van Lambregts biedt in veel gevallen niet meteen alle
functionaliteiten van QuickPlace aan. "Er zitten zo veel mogelijkheden
in QuickPlace; daar willen we de gebruikers niet mee overladen.
Sommige trekkers willen heel veel en die kunnen we steeds tevreden
stellen met iets nieuws uit QuickPlace, dat zij dan voor ons in de
praktijk wel willen testen. Op deze manier willen we conform van de
wensen van de PinkRoccade-communities steeds een beetje meer uit
QuickPlace halen. Op een gegeven moment zullen we vanuit de holding de
communities loslaten. Om ons op dat moment voor te bereiden, zijn we
nu bezig om zo veel mogelijk procedures te standaardiseren en te
automatiseren, zodat een gestroomlijnd proces niet afhankelijk is van
individuen."
Lambregts ziet de nieuwe e-Places niet als een panacee voor
samenwerking binnen het concern. "We geloven sterk in de combinatie
tussen fysiek en virtueel. De fysieke samenwerking staat voorop, de
e-Places ondersteunen die en maken de samenwerking efficiënter. Ook
Groningen en Weert moeten immers snel met elkaar kunnen schakelen.
Waar het met de e-Places naartoe gaat? Dat is lastig te zeggen. De
e-Places zijn in feite een afspiegeling van waar het bedrijf op dat
moment staat. En het is moeilijk te voorspellen waar we over twee jaar
staan. We gaan in ieder geval door met het stimuleren van het gebruik,
door te laten zien dat communities tijd besparen en je gemakkelijker
laten werken."
Contactpersoon:
IBM Nederland N.V.
Ester Riemersma (Communications)
Tel. : 020 - 513.3505
E-mail : ester_riemersma@nl.ibm.com