Stand van zaken subsidiesystematiek
do 17 januari 2002
In opdracht van de gemeenteraad (september 2000), is de gemeente
gestart met een aantal acties om de subsidiesystematiek te
verbeteren. Daarbij wordt ingezet op de wijze waarop subsidies
worden verstrekt door de gemeente en verantwoord door de
subsidieontvanger. Het college presenteert nu tussenresultaten en
stelt de gemeenteraad voor 2002 voor om de volgende vervolgacties
op te pakken, waarbij zo veel mogelijk wordt gewerkt binnen de
fasen van de bestaande budgetcyclus en binnen de beschikbare
financiële en personele mogelijkheden:
- continueren verbetertraject bij Stichting Divers,
Maatschappelijke opvang en Peuterspeelzaalwerk en Stichting
Vluchtelingenwerk;
- opstarten verbetertraject bij Bosse Nova, Muzerije,
Muziekcentrum, Bibliotheek, Willem II en Frederik Hendrik College;
- nader beschrijven en faciliteren van de taken en rollen van de
gemeentelijke regiefunctionarissen;
- opzetten van een systeem van audit en visitatie onder de
instellingen;
- verbeteren van de financieel-administratieve en documentaire
ondersteuning van de subsidiesystematiek, waarbij voorwerk wordt
gedaan voor het gemeentebrede digitaliseringsinstrument "Digiplu".
Verbetering op drie fronten
De verbetering worden gezocht op drie fronten:
- aanpassingen in het instrumentarium, vooral de handhaving en
toepassing daarvan;
- de regiefunctie naar instellingen;
- een intensivering van de outputsystematiek.
De acties, die in 2001 werden uitgevoerd, spitsen zich toe op die
professionele organisaties, die een substantieel deel van de
gemeentelijke subsidies ontvangen. 80% Van de circa 32 miljoen
euro die de gemeente jaarlijks aan subsidies verstrekt, gaat naar
minder dan 20% van de (professionele) organisaties. De gemeente
legt zich toe op het "wat", de instellingen op het "hoe". De
Algemene subsidieverordening vormt de basis voor de instrumenten,
die worden ingezet. Vergelijkbaar met de één-loket gedachte,
worden gemeentelijke regiefunctionarissen aangewezen. Om de
outputsystematiek als leidend beginsel binnen het subsidiestelsel
een plaats te geven, is een onderzoek verricht naar een betere
toepassing hiervan binnen het totale subsidiestelsel.
Onderzoek naar drie cases
Tussen november 2000 en april 2001 heeft een extern
onderzoeksbureau een onderzoek uitgevoerd, waarbij drie cases zijn
onderzocht, te weten: Stichting Divers (in toetsende zin),
Stichting Facilitair Peuterspeelzaalwerk s-Hertogenbosch en
Stichting Hoek/Het Inloopschip.
Naast een instrumenteel kader, is ook het denken over een
verzakelijking van de subsidierelatie gestimuleerd. Daarbij is een
verandering in de werkwijze en houding aan de orde van zowel de
gemeente als de instelling. Voor elk van de drie cases is een
projectopzet gehanteerd, die rekening houdt met specifieke
omstandigheden (bijvoorbeeld fusie maatschappelijke opvang,
herstart peuterspeelzaalwerk).
Acties in 2001
In 2001 zijn de volgende acties uitgevoerd:
a) na de zomer is met hetzelfde adviesbureau een project gestart
om voor de Stichting
Vluchtelingenwerk s-Hertogenbosch tot verbeteringen te komen in
met name de
outputsystematiek, waarbij de prestaties in de subsidiebeschikking
2002 en volgende jaren
helderder worden overeengekomen;
b) de ambtelijke werkafspraken, die nodig zijn om het
subsidieproces tijdig en zorgvuldig te
laten verlopen, zijn aangevuld en verbeterd;
c) in ambtelijke werkgroepen is aandacht besteed aan het
verbeteren van het gebruik van de
applicatie SAGEM (Subsidie Afhandeling bij Gemeenten), de
aansluiting op het financieel
managementsysteem van de gemeente (FIS4ALL), en de documentaire
informatievoorziening over instellingen;
d) voor het beter documenteren en volgen van projecten in het
kader van grotestedenbeleid,
die voor wat betreft de sociale pijler en de gebiedsgerichte
aanpak veelal met inzet van subsidie worden uitgevoerd, is een
procedurebeschrijving opgesteld voor de afdeling;
e) voor instellingen die in 2001 een subsidie hebben ontvangen
hoger dan 45.000,-, is een ambtelijke contactpersoon aangewezen.