Gemeente Tilburg

23-1-2002
Veranderplan voor Stadszaken en Wijkzaken gereed Gemeente legt nadruk op cultuur, leiderschap en werkwijze

Het Veranderplan voor de gemeentelijke diensten Stadszaken en Wijkzaken is klaar. Het college van B&W heeft afgelopen maandag met het plan ingestemd. De nadruk ligt in het plan, dat het slot van de startfase betekent, niet op wijzigingen in de structuur van de organisatie, maar primair op wijzigingen in cultuur, leiderschap en werkwijze.

De structuurwijzigingen die nodig zijn, zijn hierop een logisch vervolg. Stadszaken en Wijkzaken moeten verder ontwikkeld worden tot een dienst 'beleidsontwikkeling' en een dienst 'gebiedsontwikkeling'. Dit zijn overigens werktitels, over nieuwe namen wordt nog nagedacht. De raad buigt zich op 18 februari over het voorstel. In de vervolgfase, die dan begint, worden de voorstellen verder uitgewerkt.

Het Veranderplan is een direct gevolg van de op belangrijke punten negatieve uitslag van de periodieke doorlichting van de dienst Stadszaken (door PriceWaterhouseCoopers). Hieruit bleek ook dat de relatie tussen Stadszaken en Wijkzaken niet goed was en de taakverdeling onduidelijk. Vandaar dat naast Stadszaken ook Wijkzaken onderwerp van het Veranderplan is.
Het plan is opgesteld door het Veranderteam, dat bestaat uit de twee (interim)directeuren van Stadszaken en Wijkzaken, Adri van Grinsven en Ruud van Eijkeren, het hoofd P&O, het hoofd Concerncommunicatie, een adviseur/projectsecretaris (van Concernstaf), de adjunct-directeur van Wijkzaken en de directiesecretaris van Stadszaken. Gemeentesecretaris Noud Derks is voorzitter van het team.

Cultuur en stijlkenmerken
In het plan ligt de nadruk op cultuur, leiderschap en werkwijze. Om te komen tot één herkenbare cultuur is een aantal stijlkenmerken vastgesteld die aan alle medewerkers duidelijkheid geven over hoe er binnen de nieuwe diensten gewerkt gaat worden. Dat zijn: lef, resultaten en samenwerking. Het betekent onder andere dat men risico's moet durven nemen, vernieuwend en zelfstandig moet kunnen werken, maar wel vanuit een veilige basis. De nieuwe diensten zullen resultaatgerichter moeten opereren waarbij de resultaten ook goed meetbaar moeten zijn. Samenwerking is een hot item. Uit het onderzoeksrapport van PriceWaterhouseCoopers bleek de samenwerking tussen Stadszaken en Wijkzaken onvoldoende. Vanzelfsprekend zal in de vervolgfase samenwerking ruim de aandacht krijgen. De twee nieuwe diensten krijgen bijvoorbeeld één gezamenlijke missie: eigentijds samen werken aan het beste voor Tilburg.
Projectmatig werken is een werkwijze waar veel nadruk op komt te liggen. Daarvoor werd bij de reorganisatie in 1997 al gekozen, maar het wordt nog onvoldoende toegepast. Het krijgt serieus aandacht in het vervolgtraject.

Samenwerking en centrale sturing
Een andere manier om samenwerking te verbeteren is kiezen voor een werkverdeling die automatisch leidt tot samenwerking. De nieuwe diensten zijn voor het welslagen van hun werk van elkaar afhankelijk. Maar ook door het huidige MO (overleg van directeuren van alle diensten) om te vormen tot een centraal managementteam, kan beter op samenwerking worden gestuurd. In dit nieuwe centraal managementteam zal de gemeentesecretaris, Noud Derks, de functie van algemeen directeur krijgen. Het centraal managementteam zal tevens sterk gaan letten op samenhang in beleidsontwikkeling en de realisatie van beleid.

Structuuraanpassingen
De beide diensten die onderwerp van het Veranderplan zijn gaan er anders uit zien. De nieuwe dienst 'beleidsontwikkeling' wordt een dienst gericht op 'integrale stedelijke beleidsontwikkeling en vakinhoudelijke professionaliteit'. Hieronder vallen straks afdelingen die deels uit het oude Stadszaken en deels uit het oude Wijkzaken komen. Dit zijn: Cultuur, Sport en Zorg, Onderwijs, Economische Ontwikkeling, Stedenbouw, Structuurplanning en Milieu (alle uit SZ) en Wonen en Welzijn, Ruimtelijke Inrichting en Milieubeheer (alle uit WZ).
De dienst 'gebiedsontwikkeling' moet zich richten op 'gebiedsgerichte sturing' en zal bestaan uit de Gebiedsteams en Toezicht (beide WZ) en het Project Bureau Binnenstad en Grondzaken (beide SZ). Overigens is bij de uitwerking van deze structuur nog verfijning van de indeling mogelijk; het kan dat er dan afdelingen worden gesplitst of samengevoegd.
Om tegemoet te komen aan de kritiek van de bouwwereld op de huidige structuur, zal er in de nieuwe organisatie voor projectontwikkelaars en bouwondernemingen een accountfunctie (een loket) worden ontwikkeld. Tenslotte zullen de functies van opdrachtgever en opdrachtnemer geprofessionaliseerd worden. Deze functies vind je met name in relatie met Openbare Werken Tilburg en het BAT (Brabants Afval Team), onderdelen die onder de dienst Bedrijven vallen.

Meedenken
Het Veranderteam heeft in korte tijd (sinds november vorig jaar) het veranderplan voorbereid. Dit is in nauw overleg met de Management Teams van de twee betrokken diensten gebeurd. Er hebben verschillende bijeenkomsten plaatsgevonden waar Veranderteam en MT's gezamenlijk de problematiek hebben opgepakt.
Ook vanuit de medewerkers is veel en actief meegedacht over de veranderingen. Bij Stadszaken en bij Wijkzaken ontstonden al snel meedenkgroepen die hun bijdragen regelmatig aanboden aan het Veranderteam. Maar ook individuele medewerkers konden hun mening en ideeën kwijt. Bijvoorbeeld in persoonlijke gesprekken met directeuren of gemeentesecretaris, via mailtjes en schriftelijke bijdragen. De betrokkenheid onder de medewerkers bleek groot. Er is veel aandacht besteed aan communicatie richting personeel. Zo was men in alle stadia van het ontstaansproces van het plan op de hoogte van de denkrichting van het verantwoordelijke Veranderteam. Veel reacties van medewerkers zijn in het plan opgenomen en hebben het uiteindelijke plan mede vorm gegeven. Het is de bedoeling ook in het vervolgtraject de medewerkers nauw te betrekken.

Personeel en profielen
De volgende fase loopt tot september 2002. Dan moet er duidelijkheid zijn over de personele consequenties van de veranderingen, de nieuwe diensten moeten helder zijn, medewerkers moeten weten waar zij komen te werken. De gemeente gaat uit van 'mens volgt werk'. Dat wil zeggen dat men mee verhuist naar díe dienst waar zijn of haar functie terechtkomt. Voor directies, leidinggevenden en nieuwe of sterk veranderde functies zullen profielen worden opgesteld en de betreffende medewerker zal aan dat profiel moeten voldoen of moeten gáán voldoen (bijvoorbeeld door scholing). In een latere fase gaat dit voor alle functies gelden.

Vervolg
Het college zal het Veranderplan, nadat de Ondernemingsraad ermee heeft ingestemd, op 18 februari voorleggen aan de raad. Op 1 februari is het onderwerp van gesprek in de commissie ABS. Wanneer de gemeenteraad akkoord is, kan de volgende fase van start. Een bouwteam gaat de verdere uitwerking op zich nemen. Het bouwteam is gelijk aan het huidige Veranderteam. Het bouwteam laat zich ondersteunen door projectgroepen die op korte termijn worden gevormd. Deze zullen op verschillende terreinen (deel)opdrachten van het bouwteam voorbereiden.
Het is de verwachting dat de budgetsystematiek nog tot eind 2002 ongewijzigd zal blijven, omdat het halverwege verschuiven van budgetten en financiële verantwoordelijkheden veel problemen oplevert. Naar verwachting zal de structuurverandering dus officieel pas per 1 januari 2003 ingaan. Met het werken aan cultuurversterking, leiderschapversterking en verbetering van de werkwijze echter, gaat de gemeente direct van start.