Terug
4 februari 2002
Verminderde omstandigheden vereisen alerte ondernemers
VOORKOMEN IS BETER DAN GENEZEN
Na jaren van economische voorspoed kunnen de reeks
winstwaarschuwingen, massa-ontslagen en het geslonken
consumentenvertrouwen ook van invloed zijn op uw bedrijfsvoering. De
verminderde marktomstandigheden vereisen alerte ondernemers, die
tijdig erkennen dat ingrijpende maatregelen noodzakelijk kunnen zijn
om het voortbestaan van hun bedrijf te waarborgen.
Het grootste gevaar bij een groeivertraging van uw bedrijf is het
negeren van mogelijke problemen. Immers, ondernemers zijn vaak geboren
optimisten. Het niet tijdig onderkennen van ontwikkelingen die een
gevaar zijn voor de continuïteit kan echter een latente bedreiging
vormen. Signalen die kunnen duiden op slecht weer kunnen worden
onderverdeeld in de deelgebieden strategie, organisatie en
managementinformatie.
Strategie
Het maken van goede strategische keuzes is essentieel voor het succes
van morgen. De gedachte dat het succes van nu langdurig zal zijn, kent
risico's. Signalen op strategisch niveau die mogelijk zwaar weer
aankondigen, zijn vaak lastig te herkennen. Bedrijfsblindheid, die
ontstaat doordat we gewend raken aan standaard patronen, maakt deze
herkenning er niet makkelijker op. Tracht onderstaande punten eens
naar uw organisatie te vertalen:
* de laatste jaren heeft u structureel lagere winstmarges behaald. U
heeft teveel op groei gelet in plaats van op rendement;
* de laatste jaren heeft u zich laten verleiden tot (verliesgevende)
activiteiten die niet tot uw kernactiviteiten behoren;
* u bent te afhankelijk geworden van bepaalde leveranciers of
afnemers. Het verbreken van deze relatie zou kunnen leiden tot
kwalitatieve of financiële problemen;
* steeds vaker verliest u klanten of opdrachten aan bestaande of
nieuwe concurrenten;
* eigenlijk heeft u te lang op oude successen geteerd zonder tijdig
te innoveren. Aan uw diensten of producten is steeds minder behoefte;
* u neemt uitsluitend de (terugkijkende) jaarcijfers met uw
accountant door. Een financiële prognose bestaande uit een
optimistisch, pessimistisch en realistisch scenario met de
bijbehorende consequenties voor uw bedrijf ontbreekt;
* u heeft altij genoegen genomen met een te lage winst.
Organisatie
Aangezien organisatorische signalen vaak geleidelijk optreden, is het
van groot belang hierop alert te zijn. Nog belangrijker is om deze
signalen te erkennen. Ze worden vaak gezien als persoonlijk falen,
maar juist acceptatie en bestrijding kenmerken de ware ondernemer.
Onderstaande signalen kunnen duiden op een niet optimale organisatie:
* er wordt meer tijd besteed aan het oplossen van problemen dan aan
het voorkomen ervan;
* het ontbreekt u of uw leidinggevenden aan voldoende
managementkwaliteiten en natuurlijk leiderschap;
* relaties zoals bank, accountant, adviseur en leveranciers tonen
zich bezorgd;
* medewerkers zijn bezorgd over de toekomst en uiten dit;
* stijgend klanten- en personeelsverloop
* onderling vertrouwen laat vaak te wensen over.
Managementinformatie
Tot slot zijn er de nodige signalen uit de aanwezige
managementinformatie. Om deze signalen te kunnen opvangen is de
kwaliteit van managementinformatie natuurlijk essentieel. Ervan
uitgaande dat tijdig goede informatie beschikbaar komt, zijn onder
meer de volgende signalen van groot belang:
* de liquiditeit daalt onverwacht snel door oplopend saldo van
voorraden, onderhanden werk of debiteuren;
* brutomarges dalen door prijsdaling, kortingen of inefficiënties;
* de winst daalt of er ontstaat een verlies (dan is het eigenlijk al
te laat);
* het aantal klachten en creditnota's nemen toe;
* rentekosten stijgen meer dan evenredig;
* er zijn onverklaarbaar grote voorraadverschillen;
* debiteuren lopen op.
Wat kunnen we er aan doen?
Hierboven is een aantal signalen aangegeven die kunnen wijzen op
aankomend slecht weer. Wat kunt u doen om mogelijke problemen waar te
nemen en vervolgens op te lossen?
Srategie
Denk periodiek na over de positie en koers van de onderneming. Betrek
hier, indien relevant, uw managementteam bij. Zij vertalen deze koers
immers naar de dagelijkse werkzaamheden. Omwille van mogelijke
bedrijfsblindheid en als stok achter de deur kan externe hulp zinvol
zijn. Bedenk dat de verslechtering van het economisch klimaat alleen
een aanleiding is tot eventuele resultaatverslechtering. De oorzaak
moet gezocht worden op strategisch of organisatorisch vlak.
Organisatie
De kern van organiseren is te bepalen wie wat, wanneer en op welke
manier doet. Uiteraard is een goede koppeling tussen strategische
doelen enerzijds (wat willen we bereiken) en de concretisering in
praktijk (hoe gaan we te werk en hoe beheersen we de risico's)
anderzijds dan wel een voorwaarde. Indien het leiderschap om uw
organisatie te sturen bij uzelf (eerlijk zijn!) of uw managementteam
ontbreekt, zijn meerdere alternatieven mogelijk. Indien er voldoende
tijd is, kunt u middels opleiding of het aantrekken van goede managers
deze voorwaarde invullen. In geval van tijdsdruk is begeleiding door
een extern adviseur of interim-manager waarschijnlijk de beste optie.
Managementinformatie
Essentiële kengetallen die voortkomen uit de financiële en
niet-financiële informatiestromen geven u inzicht in de prestaties van
uw bedrijf. Hoe kunt u anders bepalen hoe u er voor staat? Veel
ondernemers laten zichleiden door hun zogenaamde "onderbuikgevoel" in
plaats van te sturen op basis van feiten. Bepaal dus welke financiële
en niet-financiële gegevens voor uw onderneming van belang zijn en
zorg dat deze periodiek (bijvoorbeeld maandelijks) boven tafel komen.
Wachten op de jaarcijfers kan onaangename verrassingen betekenen,
terwijl tijdig anticiperen op naderend slecht weer de schade kan
beperken.
Wat als het water te hoog staat?
Ondanks alles kan zich een situatie voordoen waarbij het lijkt dat de
zaak niet meer houdbaar is. De belangrijkste indicator hiervoor is
natuurlijk de liquiditeit. Immers, bedrijven gaan in het algemeen
alleen failliet omdat de lopende betalingsverplichtingen niet meer
kunnen worden voldaan. Zelfs winstgevende ondernemingen kunnen dit
meemaken, dus blijf altijd op uw hoede. De belangrijkste veroorzakers
van liquiditeitsproblemen zijn onafhankelijk van elkaar: verliezen,
hoge investeringen in activa, hoog oplopend werkkapitaal (zeker bij
snelle groei lopen debiteuren en voorraden snel op), slecht
financieringsbeleid, onverstandig dividendbeleid en plotselinge
tegenvallers (zoals claims). Indien er liquiditeitsproblemen zijn,
kunnen vaak maatregelen worden getroffen die tijd creëren om
structurele oplossingen, zoals hierboven besproken, te vinden. De twee
belangrijkste invalshoeken zijn het genereren van liquiditeit en het
dichten van "lekken".
Genereren van liquiditeit
Het genereren van liquiditeit hangt samen met een strikt en doordacht
balansmanagement n snelle, daadkrachtige maatregelen. Hierbij kan
worden gedacht aan onder andere: versneld factureren, versneld
invorderen, minimaliseren van onnodig kasverkeer, verkoop van
overtollige activa, verkrijgen van extra leningen.
Dichten van lekken
Het dichten van lekken is gericht op het stopzetten van onnodige
uitgaande geldstromen, zonder de ingaande geldstromen te verminderen.
Hierbij kan worden gedacht aan: minimaal investeringsbeleid, stringent
voorraadbeheer, stopzetten van leveringen aan niet- of slechtbetalende
klanten, terughoudend crediteurenbeleid, stoppen van verkoop van
(zeer) verliesgevende producten, reorganiseren door personeelsbestand
te verminderen.
Voorkomen
Uit het bovenstaande blijkt dat verregaande kennis en vaardigheden
onontbeerlijk zijn om succesvol te kunnen handelen in een economisch
mindere periode. Om deze reden is het vaak aan te raden tijdig externe
adviseurs (bedrijfseconomisch en juridisch) in te schakelen. Zeker
gezien de risico's voor de ondernemer indien niet aan de wettelijk
regels wordt voldaan. Het allerbelangrijkste blijft echter om te
voorkomen in plaats van te genezen. Het professioneel inrichten van uw
onderneming als het gaat om strategie, organisatie en
managementinformatie is hierbij van essentieel belang.
Bron:Business Utrecht
Tekst: Paul den Heijer en Edwin den Boer
Drs. E.J.A.C. (Edwin) den Boer RA, senior manager en ing. P.C. (Paul)
den Heijer, adviseur bij BDO Business Control. BDO Business Control
richt zich op beheersings- en groeivraagstukken voor de ondernemer en
de manager.
Copyright © 2002 EFBQ | E-mail info@efbq.nl