Gemeente Rotterdam

Extra aandacht voor organisatie bouwprojecten

Het College van B. en W. stelt de Raad voor de organisatie van gemeentelijke bouwprojecten in een aantal opzichten te verbeteren en trekt daarbij lering uit de bevindingen van de quick scan die bureau Berenschot in opdracht van het College heeft uitgevoerd. Berenschot onderzocht de succes- en faalfactoren bij bouwprojecten die in opdracht van de gemeente worden uitgevoerd. Met de onderzoeksopdracht gaf het College gevolg aan verzoeken uit de Raad om, met name naar aanleiding van de gang van zaken rondom de verbouwing van het Wereldmuseum, de organisatie en werkwijze te evalueren.

Het onderzoek van Berenschot heeft het karakter van een quick scan. Het is geen volledige gedetailleerde reconstructie van de bouwplanprocessen van De Doelen/Hogeschool voor Muziek en Dans, het Wereldmuseum, museum Boijmans Van Beuningen en het Luxor Theater. De gevonden informatie is getoetst aan een ideaaltypisch bouwproces, een theoretisch referentiekader. Daarbij is de kanttekening gemaakt dat de praktijk weerbarstig is en dat het ideaaltypisch model nooit voor 100 % kan worden gevolgd. Twee hoofdvragen stonden in de quick scan centraal:
Welke aspecten droegen bij aan een succesvol verloop van een bouwproject en welke hadden een negatief effect? Welke aanbevelingen kunnen aan het gemeentebestuur worden meegegeven over projectopzet, projectbewaking van bouwprocessen in sectoren waarin niet of nauwelijks ervaring is met bouwprojecten?

Organisatie
Het succes van gemeentelijke bouwprojecten wordt mede bepaald door een goede regeling van het opdrachtgeverschap. Om professioneel opdrachtgever/opdrachtnemerschap te verzekeren is een afzonderlijke regeling nodig voor gemeentelijke organisaties, zoals bijvoorbeeld musea, die slechts incidenteel opdrachtgever zijn. Het College stelt voor om daarbij als hoofdregel te hanteren dat het OntwikkelingsBedrijf Rotterdam de rol van opdrachtgever op zich neemt. Gemeentewerken wordt in de rol van gedelegeerd opdrachtgever belast met het bouwmanagement. De directeur van de betreffende instelling heeft, als toekomstige gebruiker van het nieuwe of verbouwde gebouw, een belangrijke rol bij het opstellen en bewaken van het programma van eisen. Voorgesteld wordt om nader uit te werken in welke gevallen deze hoofdregel van toepassing moet zijn. Dit wijkt af van de tot nu toe gevolgde hoofdregel van integrale managementverantwoordelijkheid. Bij aanbesteding en bouwmanagement moet optimaal gebruik worden gemaakt van de deskundigheid bij Gemeentewerken. Met deze voorstellen wordt recht gedaan aan de aanbevelingen die Berenschot doet op het punt van contracting strategie, kostenbeheersing en "best practices". In de rol van ambtelijk opdrachtgever rapporteert Gemeentewerken aan het OntwikkelingsBedrijf Rotterdam, maar als er in deze primaire rapportagelijn iets mis gaat heeft Gemeentewerken de plicht om rechtstreeks aan het gemeentebestuur te rapporteren. Daarmee wordt vormgegeven aan de door Berenschot geconstateerde noodzaak van toetsing en inspectie voor controle en monitoring.

Werkwijze
Ten aanzien van de werkwijze zou in de toekomst de regel moeten worden gehanteerd dat er een goed contract (bestek) ligt voordat met het werk wordt begonnen en dat het programma van eisen na de vaststelling van het voorlopig ontwerp niet meer wordt gewijzigd. Is wijziging bij hoge uitzondering toch onvermijdelijk dan moet daarbij dezelfde procedure worden toegepast als bij de vaststelling van het voorlopig ontwerp. Dit is overigens nu ook al in hoge mate regel.

Checklist
Op grond van de bevindingen van Berenschot stelt het College de Raad voor om, in het raadsbesluit waarin het krediet voor een gemeentelijk bouwproject wordt geregeld, een checklist te hanteren die de volgende punten bevat: reden van het besluit, omschrijving van het project en programma van eisen, financiën, tijdspad, projectorganisatie met kwalitatieve toets, en beschrijving van de wijze van monitoring en verantwoording.

Op twee punten volgt het College de aanbevelingen van Berenschot niet. Het College vindt het onlogisch om, zoals Berenschot voorstelt, het ontwerpteam pas aan het werk te zetten nadat het bouwkrediet is vastgesteld. Het bouwkrediet wordt immers pas geregeld als er een ontwerp is en voor het maken van een ontwerp is een ontwerpteam nodig. Ook bij de aanbeveling van bureau Berenschot om de verantwoordelijk wethouder op afstand te zetten van het project worden de nodige kanttekeningen geplaatst. Het College constateert dat sommige zaken van een zodanig maatschappelijk belang zijn dat de bestuurder er wel bovenop moet zitten. Het College meent dat de gewenste afstand voldoende gewaarborgd is met de voorstellen om de werkwijze, de organisatie te verbeteren en het gebruik van een checklist bij raadsbesluiten over gemeentelijke bouwprojecten.