Koninklijke bibliotheek

Interbibliothecair leenverkeer > Faxtotum

Faxtotum. Bulletin voor leenverkeer en documentleverantie

Nummer 33, februari 2002
ISSN 1380-7064

Inleiding: veranderingen

Voor u ligt het laatste nummer van Faxtotum. Het markeert het einde van een periode waarin de KB een belangrijke coördinerende rol vervulde in het Nederlandse interbibliothecair leenverkeer.

Wat is er veranderd? Bij de omzetting van de bedrijfsvorm van Pica van stichting naar BV is ook het eigendom van de Nederlandse Centrale Catalogus door de bibliotheken van het samenwerkingsverband Pica overgedragen aan Pica. Als voortvloeisel daaruit zijn de organisatorische en inhoudelijke taken per 1 januari 2001 overgegaan van de KB naar Pica. Pica heeft nu de volledige, ongedeelde verantwoordelijkheid voor het IBL. Gebruikers van het IBL-systeem hebben daar nauwelijks iets van gemerkt: het systeem blijft gewoon functioneren. Praktische vragen kunnen voortaan worden gesteld aan de Pica-helpdesk.

De ontwikkeling van de diensten op het gebied van interbibliothecair leenverkeer en documentlevering worden dus door Pica voortgezet. Belangrijk punt bij de overdracht van de taken is dat de gebruikers - de Nederlandse bibliotheken - invloed kunnen blij-ven uitoefenen op de ontwikkeling van het IBL-systeem. Om de verworvenheden van de Nederlandse infrastructuur te handhaven en waar mogelijk te verbeteren is de Adviesraad Landelijke Informatie-Infrastructuur (LIIS) in het leven geroepen. Hierin zitten vier leden uit de kring van UKB. Twee leden van de raad worden voorgedragen door de Vereniging NBLC en één lid vertegenwoordigt de overige bibliotheken. De Adviesraad LIIS staat onder voorzitterschap van Wim van Drimmelen, de algemeen directeur van de Koninklijke Bibliotheek.

Ook de functie van landelijk IBL-coördinator blijft bestaan, maar deze krijgt in de nieuwe situatie een andere inhoud. Als opvolger van Jacqueline van der Linde is Johan Stapel (foto) vanaf 1 september 2001 aangesteld als landelijk IBL-coördinator bij de KB. De IBL-coördinator zal de Advies-raad LIIS adviseren over actuele kwesties en daarover contact onderhouden met belanghebbenden zoals de universiteits-bibliotheken en Pica, en zal jaarlijks aan de Adviesraad LIIS rapporteren over de organisatie van het leenverkeer in Neder-land. Hij zal dit - uit goed gebruik - doen op basis van de wensen en behoeften van de gebruikers van het centrale Pica-systeem. De IBL-coördinator nieuwe stijl is te beschouwen als 'nationale ombudsman' voor het NCC/IBL-systeem.

Deze laatste Faxtotum staat in het teken van de veranderingen op het gebied van de landelijke informatiestructuur en het NCC/IBL-systeem in het bijzonder. De diverse bijdragen - voor het laatst gezamenlijk van Pica en de KB - geven u een overzicht van de ontwikkelingen anno 2002 op het gebied van leenverkeer en documentlevering.

Johan Stapel, IBL-coördinator

IBL informatie OCLC-PICA

Sinds begin januari 2002 vindt u op de website van OCLC PICA een elektronische Faxtotum: IBL-informatie. De voordelen van deze elektronische nieuwsbrief zijn: de beschikbaarheid (nooit meer zoeken), raadpleegbaar vanuit iedere (werk)plek en de directe aanwezigheid van informatie. IBL-informatie is voor alle klanten van OCLC PICA die gebruik maken van het Interbibliothecair Leenverkeer in de Nederlandse Centrale Catalogus, Online Contents en/of PiCarta. De elektronische nieuwsbrief bevat de laatste nieuwsfeiten en informatie over nieuwe versies in het IBL. Ook de algemene informatie met betrekking tot de tarieven, documentatie en NCC-adres zal beschikbaar zijn op de website, die regelmatig up-to-date gehouden wordt. IBL-informatie is te vinden op de website van OCLC PICA: www.oclcpica.nl onder 'support'.

Inge Plugge, OCLC PICA-helpdesk

Verbeterpunten NCC/IBL-systeem

Bij haar afscheid als IBL-coördinator heeft Jacqueline van der Linde een lijst opgesteld met verbeterpunten voor het NCC/IBL-systeem. De lijst met 22 verbeterpunten is afgestemd met diverse aan het IBL-systeem deelnemende bibliotheken en is bij Pica ingediend door het UKB, mede namens het Convent Hoofden Uitleenbureaus (CHUB). In de komende versies van het Centrale Bibliotheeksysteem zullen de verbeteringen zichtbaar worden. Voor de berichtgeving hierover verwijs ik graag naar Pica's nieuwe elektronische nieuwsbrief IBL-informatie.

Johan Stapel, IBL-coördinator

Collectie Nederland: blijvend beschikbaar via de NCC?

De Nederlandse Centrale Catalogus (NCC) beleeft volgend jaar haar twintigste verjaardag. Zij ontsluit het gezamenlijke bezit aan tekstuele bronnen van de Nederlandse bibliotheken. Daaraan verbonden is het aanvraag-systeem voor interbibliothecair leenverkeer. Het NCC/IBL-systeem maakt het mogelijk boeken en tijdschriften uit de 'Collectie Nederland' te lokaliseren en aan te vragen.

Sinds 1 januari 2001 berust het beheer van het NCC/IBL-systeem volledig bij Pica. De Adviesraad Landelijke Informatie-Infrastructuur (LIIS) adviseert Pica daarbij. Eén van de discussiepunten in de Adviesraad LIIS is in hoeverre elektronische publicaties, met name elektronische tijdschriften, ook moeten worden opgenomen in de NCC. Een ander onderwerp waarover veel gesproken wordt is de verhouding tussen het NCC/IBL-systeem en de diensten PiCarta en EUCat, de Europese Catalogus die door OCLC PICA wordt ontwikkeld.

In de loop van dit jaar zal wellicht duidelijk worden hoe de toekomst van de Nederlandse Centrale Catalogus er uit ziet. Zal zij volledig opgaan in een groter geheel of zal zij blijven voortbestaan als eigenstandige basisvoorziening náást PiCarta en EUCat? Er lijkt veel voor te zeggen om de NCC te handhaven als een landelijke, laagdrempelige en betaalbare dienst, waarmee Nederlandse bibliotheekgebruikers documenten kunnen aanvragen die niet in de eigen bibliotheek, maar wel in de Collectie Nederland aanwezig zijn.

Johan Stapel, IBL-coördinator

Wat doet de KB niet meer en wat (nog) wel?

Nu de KB geen verantwoordelijkheid meer draagt voor het inhoudelijke beheer van de NCC zijn de taken van de KB in dit verband in vijf onderdelen te verdelen:

IBL-coördinatorschap De KB blijft een medewerker belasten met de functie van IBL-coördinator, maar deze functie krijgt een meer 'ombudsachtig' karakter. De IBL-coördinator onderhoudt landelijke contacten, geeft gevraagd en ongevraagd advies en brengt onafhankelijk rapport uit aan de Adviesraad LIIS. Praktische uitvoerende werkzaamheden worden niet meer door de IBL-coördinator gedaan, maar door de bibliotheken zelf of door Pica (de Pica-helpdesk).

Kwaliteitsbeheer De KB is bezig met Pica te onderhandelen over een contract, waarin wordt vastgelegd welke werkzaamheden ook in de toekomst gedaan zullen worden om de kwaliteit van de NCC-P(eriodieken) te verbeteren.

Invoer van titels voor niet-aangesloten bibliotheken De KB is gestopt met het invoeren en muteren van titel-gegevens in het GGC voor bibliotheken die zelf geen aansluiting hebben. Het aantal bibliotheken dat van deze mogelijkheid gebruik maakte was de laatste jaren al flink teruggelopen. Sommige bibliotheken zijn er nu toe overgegaan zelf in het GGC te catalogiseren, andere hebben met Pica afspraken gemaakt voor conversie.

Toegang tot IBL voor niet-aangesloten bibliotheken en depositobeheer De KB dient IBL-aanvragen in voor instellingen die géén eigen IBL-aansluiting hebben. Daarnaast beheert zij voor ruim 330 bibliotheken, die wél zelf IBL-aanvragen kunnen indienen, een deposito-rekening, waardoor de administratieve belasting van het IBL-systeem belangrijk wordt verlicht. Het was de bedoeling van de KB beide diensten te continueren, mogelijk tegen een geringe vergoeding voor de arbeidsinspanning die hiermee gemoeid is. Recent is echter een lastig probleem ontstaan (zie elders) zodat over de toekomst van het depositobeheer op dit moment geen zekerheid bestaat.

NCC-helpdesk Vragen over de werking van het IBL-systeem, die vroeger door de NCC-helpdesk werden beantwoord, moeten nu worden voorgelegd aan de Pica-helpdesk. Vragen over de vindplaats van bepaalde publicaties en andere 'reference'-vragen, én vragen over via de KB ingediende IBL-aanvragen, kunnen gesteld worden aan de Informatiebalie van de KB. Dit kan in persoon aan de balie zelf, per telefoon (070-3140310), via de Digitale Vraagbaak (vanaf 1 maart de knop Mijn Vraag op de website www.kb.nl), en natuurlijk per brief of fax (070-3140652).

De volgende taken zijn aan Pica overgedragen: NCC-Adres, de informatievoorziening over ontwikkelingen rond het IBL-systeem, en beheerstaken die bibliotheken niet zelf kunnen uitvoeren, waaronder het wijzigen van bibliotheekprofielen, het afhandelen van zwevende aanvragen en het onderhouden van de tarieven.

Josje Calff, hoofd Publieksdiensten KB

KB overweegt beëindiging deposito-beheer

Sinds 1996 beheert de KB de deposito's van enige honderden bibliotheken. Hierdoor kunnen de facturen van de aanvragen die zij indienen door de KB worden verrekend met de bibliotheken die de documenten verstrekken. Het voordeel van het systeem van deposito's zit in het feit dat de KB deelneemt aan het systeem voor onderlinge verrekening (clearing house-systeem). Hierdoor behoeven verstrekkende bibliotheken minder losse facturen te versturen, hetgeen de administratieve werklast sterk vermindert.

Per 1 januari 2002 is het NIWI - een belangrijke verstrekker in het Nederlandse IBL, maar geen deelnemer van het clearing house-systeem - begonnen met het berekenen van hogere tarieven aan bibliotheken die buiten de groep door het Ministerie van OCW gesubsidieerde onderzoeksinstellingen vallen. Dit geldt voor de meeste bibliotheken waarvoor de KB deposito's beheert. Voor de KB heeft dit tot gevolg dat zij wordt geconfronteerd met facturen die aanzienlijk hoger zijn dan de bedragen die door het NCC/IBL-systeem van het deposito worden afgeboekt. Om het verschil tussen de factuur van het NIWI en de afboeking van het deposito op te heffen moet de KB handmatig correcties uitvoeren op het saldo van de deposito's.

Handmatige correcties betekenen een aanzienlijke inspanning. Om deze reden bezint de KB zich momenteel op het handhaven van haar functie als depositobeheerder. De huidige situatie is voor de KB op de langere duur bedrijfseconomisch niet meer verantwoord. Verder speelt mee in onze overwegingen dat de verantwoordelijkheid voor het NCC/IBL-systeem sinds 1 januari 2001 niet meer bij de KB berust, maar bij Pica. De KB is in gesprek met Pica over mogelijkheden om het NCC/IBL-systeem aan te passen op het nieuwe fenomeen tariefsdifferentiatie, een wens die bij meer bibliotheken leeft. Het tegen een billijk tarief open stellen van het clearing house-systeem voor alle op het NCC/IBL-systeem aangesloten bibliotheken lijkt daarvoor een redelijke optie. Hierdoor zouden IBL-kosten niet noodzakelijk per losse factuur/acceptgiro behoeven te worden verrekend, maar eens per kwartaal via het mechanisme voor onderlinge verrekening.

Josje Calff, hoofd Publieksdiensten KB

Internationaal IBL via PICA

Pica is bezig met het uitbreiden van haar PiCarta-dienst richting het buitenland. Doel hiervan is het inrichten van een Europese versie van PiCarta die uiteindelijk uitmondt in een centrale Europese catalogus (EUCat). Het streven van Pica is de IBL-functionaliteit van de Europese catalogus beschikbaar te maken in alle landen die gebruik maken van de centrale Pica-systemen. Inmiddels zijn de catalogi van de Duitse partners opgenomen in de dienst PiCarta International.

In Nederland en Duitsland is in 2001 een test uitgevoerd met het wederzijds indienen van IBL-aanvragen via het experimentele PiCarta International systeem. Hieraan hebben de volgende bibliotheken deelgenomen: RU Groningen, Universiteit Twente, KU Nijmegen, SUB Bremen, UB/TIB Hannover, SBB Berlin en SUB Göttingen.

Wat waren de uitkomsten van deze tests? Na enige startproblemen bleken Nederlandse bibliothecarissen aanvragen vanuit het Nederlandse IBL-systeem naar behoren in Duitsland te kunnen plaatsen. Een aantal aanvragen werd ook daadwerkelijk door Duitse collega's beantwoord. Andersom bleek het ook te werken, al bleek dat de procedure ten aanzien van het afmelden van gehonoreerde aanvragen niet altijd identiek was en dat de antwoordcodes per systeem verschilden. Het werd ook duidelijk dat de voorwaarden waaronder documenten over de grens konden worden geleverd gemakkelijk tot misverstanden kunnen leiden. Nog afgezien van tariefsverschillen zijn er verschillen in de organisatie van het landelijke leenverkeer. In Nederland worden boeken bijvoorbeeld nooit direct bezorgd op het huisadres van de klant, terwijl in Duitsland in principe direct aan de klant wordt geleverd. Ook blijkt men in Duitsland niet te werken met een uniform landelijk IBL-systeem, maar bestaan er diverse organisaties die op regionaal niveau verantwoordelijk zijn voor de Fernleihe. Er bestaan feitelijk meerdere regionale circuits waarin aanvragen circuleren alvorens deze kunnen worden (door)geplaatst in het internationale circuit.

Op 1 maart a.s. vindt in Leiden een werkconferentie plaats waarin de Duitse en Nederlandse deelnemers aan het IBL-experiment hun ervaringen zullen delen en afspraken zullen maken over de condities waaronder men in de toekomst wil gaan samenwerken.

Johan Stapel

Electronische levering van papieren documenten

Door de universiteitsbibliotheken is onlangs besloten elektronische levering van fotokopieën verder uit te breiden. In de nieuwe UKB-tarieven is het aanvragen van elektronische kopieën goedkoper gemaakt dan het aanvragen van papieren kopieën.

Elektronische levering biedt voordelen voor verstrekkende bibliotheken, omdat bespaard kan worden op verzendkosten aangezien de levering gebeurt via e-mail. Vanaf 1 januari 2002 wordt elektronische levering aan alle IBL-gebruikers en eindgebruikers aangeboden. OCLC PICA zal de gebruikers- en bibliotheekprofielen aanpassen, zodat de fotokopieën via e-mail kunnen worden ontvangen.

Bij het indienen van aanvragen via de web-versies van PiCarta, NCC en Online Contents wordt de mogelijkheid aangeboden om de optie 'e-mail' aan te klikken. Bij het indienen van aanvragen via WinIBW bestaat de mogelijkheid om bij 'leverwijze' de letter 'E' in te vullen. Of, indien u dat wilt 'EP' (= levering via E-mail of Post).

Let erop dat het aantal verstrekkende bibliotheken - het aantal bibliotheken dat beschikt over scanners - nog beperkt is zodat elektronische levering nog niet in alle gevallen mogelijk is!

Bibliotheken die kopieën leveren en over willen stappen op elektronische levering kunnen contact opnemen met de Helpdesk van OCLC PICA (helpdesk@oclcpica.nl).

Daniël van Spanje, productmanager OCLC PICA

Problematiek rond elektronische tijdschriften

Sinds de wereldwijde doorbraak van het internet is de uitgeverswereld overgegaan tot een andere manier van publiceren en beschikbaar stellen van haar uitgaven. Tegenwoordig bieden vrijwel alle grote wetenschappelijke uitgevers hun tijdschriften elektronisch online aan. In Nederland hebben vele universiteitsbibliotheken licenties afgesloten met de uitgevers, waardoor e-journals onbeperkt mogen worden geraadpleegd door de eigen, besloten gebruikersgroep. In principe kunnen hierdoor de abonnementen op de papieren versies worden afgesloten.

Bovenstaande ontwikkelingen hebben ook hun effect op de wijze waarop collecties worden gecatalogiseerd. Door de introductie van het catalogiseerformaat voor online resources in het GGC worden elektronische tijdschriften niet meer als papieren periodieken beschreven (met in kmc 0500 de code 'Ab'). In plaats daarvan krijgt kmc 0500 de inhoud 'Ob'. Aangezien de NCC-database tot nu toe slechts titelbeschrijvingen bevat waarvan kmc 0500 begint met de letter 'A', betekent dit dat elektronische edities van tijdschriften niet automatisch worden opgenomen in de NCC. Momenteel zijn de bibliografische records van elektronische tijdschriften overigens wel in PiCarta opgenomen, al kunnen hier nog geen IBL-aanvragen op worden ingediend.

In diverse gremia is inmiddels bepleit dat ook elektronische tijdschriften moeten worden opgenomen in de good old NCC. Zolang beschrijvingen van e-journals in de Nederlandse Centrale Catalogus ontbreken, is het voor gebruikers immers niet mogelijk een aanvraag in te dienen voor artikelen die zijn verschenen in tijdschriften die niet (meer) op papier worden uitgegeven. Dit probleem treft bibliotheken die geen kostbare licenties hebben kunnen afsluiten met een uitgever. Om te waarborgen dat publicaties die zijn opgenomen in Nederlandse bibliotheekcollecties beschikbaar blijven voor gebruikers in het publieke domein, lijkt het wenselijk dat het NCC/IBL-systeem een voorziening krijgt om kopieaanvragen in te dienen voor artikelen uit elektronische tijdschriften.

Johan Stapel

Monografiën TU Delft in NCC

Vanaf 29 januari 2002 zijn de 700 duizend monografieën van de Technische Universiteit Delft te vinden in de Nederlandse Centrale Catalogus. Het inlezen van de Delftse titels in de NCC is een uitvloeisel van het IWI-project 'Landelijke Dekking NCC', waarin afspraken zijn gemaakt voor de opname van de TU Delft, de Landbouwuniversiteit Wageningen en de Technische Universiteit Eindhoven in de centrale NCC-database.

Een meerderheid van de Delftse titels is uniek in de NCC en betekent een verrijking van de database. Echter: 300 duizend van de 700 duizend titels zijn al in de NCC aanwezig. Hierdoor kunnen gebruikers bij het zoeken naar informatie geconfronteerd worden met dubbele titels: één titel is van de TUD, de andere van de Nederlandse bibliotheken die hun collecties in het GGC hebben ingevoerd.

In de nieuwe situatie zal de gebruiker dus moeten kiezen op welke titel een aanvraag wordt ingediend. Deze keuze heeft tot gevolg dat de aanvraag ofwel bij de TUD terechtkomt, ofwel bij een van de andere bibliotheken. Indien de aanvraag niet kan worden gehonoreerd door de TUD, wordt de aanvraag afgesloten. In het andere geval wordt hij doorgeplaatst bij een andere bibliotheek.

De inleesactie van de Delftse titels is gebeurd conform de afspraken die zijn gemaakt in het convenant dat de betrokken organisaties in 1996 hebben afgesloten in het kader van het IWI-project. De dekking van de NCC-database is weliswaar vergroot, maar door het ontstaan van dubbele titels is de kwaliteit en de uniformiteit van het systeem helaas verminderd. Dit probleem geldt overigens niet voor de Wageningse monografietitels in de NCC: deze zijn de afgelopen jaren retrospectief gecatalogiseerd in het GGC.

Johan Stapel

Koninklijke Bibliotheek - Nationale bibliotheek van Nederland