Gemeente Haarlem
Grote Markt 2
Postbus 511
2003 PB Haarlem
Tel. 023-511 3000


Gemeente Haarlem

Gedeelte van het woonkaartenregister ten onrechte vernietigt

Op bureau Burgerzaken, onderdeel van de afdeling Burgerzaken & Belastingen van de Publieksdienst, is in de eerste helft van augustus 2002 ten onrechte een deel van het zogenaamd woonkaartenregister over de periode 1954-1994 afgevoerd. Met de vernietiging van het register is een zoekmethode op basis van adresgegevens verloren gegaan, hetgeen vanuit historisch perspectief te betreuren is.

Betekenis van het woonkaartenregister
Het bevolkingsregister kent, als belangrijkste persoonsgegevensbestand van de gemeente, de persoon en zijn directe gegevens als zoekingang. Daarnaast kon vanuit het woonkaartenregister het adres als zoekingang worden gebruikt. Per woonadres werd bijgehouden wie het adres in welke periode bewoonde. Dit register (of deze zoekmethode) was niet wettelijk verplicht en met de komst van het geautomatiseerde GBA is bijhouding van het register in 1994 sowieso gestaakt.

Verhuizing
De verhuizing van bureau Burgerzaken van de Brinkmannpassage naar de Zijlsingel op 21 augustus a.s. gaf aanleiding tot het kritisch beschouwen van het in de loop der jaren opgebouwde bureauarchief. Voor veel deelregisters gelden wettelijk vastgestelde bewaartermijnen; andere bestanden werden louter bewaard omdat er simpelweg ruimte voor was. Het woonkaartenregister is niet opgenomen in het door het Rijk vastgestelde "vernietigingslijst" (een inventarisatie van bestanden waarvoor bij afvoer toestemming is vereist van de archiefdienst). Bureau Burgerzaken heeft haar besluit tot afvoering genomen op basis van bedrijfsvoerings- en privacybeschermingsoverwegingen.

Reconstructie
Omdat het nu verloren gegane gedeelte nog actuele gegevens bevatte (d.w.z. momenteel nog correcte gegevens, die betrekking hebben op nog in leven zijnde personen) kon dit deel van het register pas over circa 75 jaar als openbaar archief beschikbaar worden gesteld. Een klein deel van het register is gelukkig nog wel bewaard gebleven. De mogelijkheden tot beperkte reconstructie worden momenteel onderzocht.