ERNST AND YOUNG
ERNST & YOUNG: dissertatie Nancy Kamp-Roelands
DISSERTATIE NANCY KAMP-ROELANDS RA
Consistentie ontbreekt in milieuverslagen,
raamwerk voor controle is noodzakelijk
ROTTERDAM, 10 NOVEMBER 2002 - Voor milieujaarverslagen bestaat geen
helderheid over de uitgangspunten waaraan deze verslagen zouden moeten
voldoen. Hierdoor heerst er onduidelijkheid bij de opsteller, de
auditor en de gebruiker van het milieujaarverslag. Een eenduidig
raamwerk is zowel wenselijk als noodzakelijk. Dit betoogt Nancy
Kamp-Roelands RA in haar dissertatie 'Towards a framework for auditing
environmental reports' waarmee ze op 15 november 2002 aan de
Universiteit van Tilburg hoopt te promoveren.
Nancy Kamp-Roelands (42) is afkomstig uit Zundert en werkzaam bij
Ernst & Young Directoraat Vaktechniek, afdeling Environmental and
Sustainability Services. Daarnaast is ze onderzoeker bij het
Koninklijke Nivra. Nancy is ook lid van de Sustainability werkgroep
van de European Federation of Accountants (FEE). Dit jaar is ze
voorzitter van de European Sustainability Reporting Awards. Nancy
verricht al sinds 1993 onderzoek naar milieu en sustainability
jaarverslagen en de controle daarvan. In 1997 ontving ze voor haar
publicaties op dit gebied de Sinninghe-Damsté prijs.
In haar proefschrift wordt op basis van theorie en empirisch onderzoek een raamwerk beschreven voor de controle van milieuverslaggeving. Onderstaand treft u een samenvatting aan van haar dissertatie.
Bedrijven spelen een belangrijke rol in de maatschappij. Zij hebben
daarmee ook een maatschappelijke verantwoordelijkheid. Op milieugebied
wordt verwacht dat zij de negatieve effecten van hun activiteiten
beheersen en waar mogelijk voorkomen. Bovendien wordt gevraagd om door
middel van een milieuverslag verantwoording ad te leggen over het
milieubeleid, het milieubeheer en de op dit gebied behaalde
prestaties. Om de geloofwaardigheid van milieuverslagen te verhogen
laat ook een toenemend aantal bedrijven dit milieuverslag controleren.
De controles van milieuverslagen worden niet alleen uitgevoerd door
accountants, maa
r ook door milieuconsultants en certificatie-instellingen.
In de praktijk blijkt dat er nog weinig consistentie is in de
reikwijdte van de controle-opdracht, de wijze waarop deze uitgevoerd
wordt en de wijze waarop de verklaring wordt geformuleerd. Het
onderwerp van controle varieert. Naast (onderdelen) van het
milieuverslag betreft het soms ook een evaluatie van het milieubeleid,
het milieumanagement en de milieuprestaties van het bedrijf. De
doelstellingen van de controle blijken slecht te worden weergegeven.
Uit het oordeel in de afgegeven verklaring blijkt het echter in de
meeste gevallen te gaan om de mate waarin de gegevens op een juiste
(en/of volledige) wijze zijn weergegeven. Ook blijken de
toetsingscriteria slechts zelden te worden geformuleerd. In de
gevallen waarin dit wel gebeurt, ontbreekt eenduidigheid in de
gebruikte criteria.
Dit is onduidelijk voor de gebruikers van milieuverslagen. Uit het
onderzoek blijkt dat er zowel verschillen in verwachtingen zijn voor
wat betreft de reikwijdte van de controle-opdracht als voor wat
betreft de interpretatie van de verklaring. Bij de reikwijdte van de
controle-opdracht bestaat met name onduidelijkheid over het ontdekken
van milieufraude, de naleving van wet- en regelgeving en de mate
waarin advies wordt gegeven over het milieuzorgsysteem. Bij de
verklaring bestaat onduidelijkheid over de mate van zekerheid die
wordt gegeven over het beeld dat het milieuverslag geeft van de
werkelijke prestaties, over het niet voorkomen van materiële fouten en
over de stoffen die emissies veroorzaken. Om de consistentie te
bevorderen is in dit proefschrift een raamwerk ontwikkeld voor de
controle van milieuverslaggeving. Eerst is nagegaan welke postulaten,
concepten en elementen alle controles met elkaar gemeen hebben.
Hiervoor is met name gebruik gemaakt van de theorie voor de controle
van financiële verslaggeving. Een dergelijk algemeen raamwerk moet
echter vervolgens worden toegespitst op het specifieke domein waarin
het wordt toegepast.
In het proefschrift wordt ingegaan op het domein van waaruit de
controle plaatsvindt, de auditor (professioneel, competent,
onafhankelijk, onpartijdig en integer), het onderwerp van de controle,
de controledoelstellingen, de toetsingsmiddelen en de daaraan
gerelateerde indicatoren, het waarnemen (het verzamelen van
controlebewijs en de methoden en technieken daarvoor), de relatie
tussen de verschillende stadia van het controleproces en de
communicatie (binnen het audit team en extern naar cliënten en
gebruikers). Door middel van empirisch onderzoek is het raamwerk nader
ingevuld worden voor de controle van milieuverslagen.
Aan auditors die actief zijn in het veld is op basis van een
realistische casus gevraagd een planning voor te bereiden voor de
controle van het milieuverslag. De planning van de controle is gericht
op een zo effectief en efficiënt mogelijk gebruik van mensen en
middelen tijdens de uitvoering van de controle. De geïdentificeerde
risico's vormden een belangrijke input voor de verdere uitwerking van
het raamwerk. De soort controlewerkzaamheden, die de auditors noemden
uit te gaan voeren varieerde enorm. Dit bevestigt opnieuw dat het
ontwikkelen van een raamwerk van belang is. De genoemde werkzaamheden
vulden elkaar aan en vormen daarom eveneens een belangrijke input voor
het raamwerk. De meeste procedures waren gericht op de betrouwbaarheid
van het verkrijgen van de primaire milieuprestatiegegevens door middel
van metingen en berekeningen. Minder nadruk lag op de betrouwbare
verwerking van de gegevens.
In het proefschrift wordt ook een raamwerk gegeven voor de verklaring.
Dit raamwerk is gebaseerd op de theorie gecombineerd met het
identificeren van 'best practice' in 68 verklaringen in
milieuverslagen in Europa. Het is belangrijk dat de auditor zodanig
rapporteert dat geen onrealistische verwachtingen ontstaan. Voor de
inhoud van de verklaring kunnen een aantal onderwerpen genoemd worden
waarover informatie moet worden gegeven. Voor de inhoud van de
verklaring gelden eisen, die aan de kwaliteit van informatie gesteld
kunnen worden. Het betreffen de eisen van relevantie,
begrijpelijkheid, volledigheid, vergelijkbaarheid, consistentie,
getrouwe weergave, voorzichtigheid, objectiviteit en tijdigheid.
Bovendien speelt de geloofwaardigheid van de auditor een belangrijke
rol. Informatie in de verklaring over de onafhankelijkheid van de
auditor, de competentie en de professionaliteit (bv. Referentie naar
gedragscode en controlerichtlijnen) kan de geloofwaardigheid van de
auditor en daarmee de waarde van zijn/haar verklaring verhogen.
Uit de verklaringen blijkt dat het controlebewijs veelal wordt
verzameld door middel van het doornemen van documentatie, bezoek aan
de verschillende vestigingen en interviews. In enkele gevallen blijkt
dat slechts een verklaring wordt gegeven over het feit dat het
milieuverslag op betrouwbare wijze is samengesteld uit de gegevens in
de 'milieu'-administratie. Er wordt hiermee geen zekerheid gegeven
over de betrouwbaarheid van de brongegevens. Anderzijds zijn er ook
verschillende verklaringen waarbij men zich kan afvragen of de
beschreven controlewerkzaamheden wel een deugdelijke grondslag vormen
voor de afgegeven verklaring. De verschillende beperkingen inherent
aan het verzamelen van milieugegevens en de bedrijfsspecifieke
beperkingen vanwege de nog beperkte administratief organisatorische en
interne controlemaatregelen komen vrijwel niet tot uitdrukking in de
verklaringen.
Naast een helder geformuleerde verklaring kan de communicatiekloof
tussen de gebruiker van de verklaring en de auditor ook worden
voorkomen door een goede communicatie. Dit komt in de praktijk vrijwel
niet voor. Dit kan gedurende de hele controle, maar lijkt in ieder
geval van belang voor aanvang van de controle, te weten bij de
opdrachtformulering en de keuze van de te hanteren criteria, en na
afloop van de controle, te weten bij de toelichting op de afgegeven
verklaring. Het is derhalve aan te bevelen het milieuverslag te
presenteren in een bijeenkomst waar de verschillende gebruikersgroepen
vertegenwoordigd zijn.
De controlefunctie is onderdeel van de werkzaamheden die het
toezichthoudend orgaan van organisaties moet uitvoeren. Het
toezichthoudend orgaan moet bij voorkeur bestaan uit afgevaardigden
van stakeholders. Reeds in het verleden is besloten om de controle van
verslaggeving wordt uitbesteed aan auditors die hiervoor over meer
specifieke competentie beschikken. De auditor voert derhalve
werkzaamheden uit die door het toezichthoudend orgaan aan hem / haar
zijn gedelegeerd. Het toezichthoudend orgaan, dat de stakeholders van
de organisatie vertegenwoordigt, kan derhalve gezien worden als
opdrachtgever van de audit.
Voor meer informatie
Nancy Kamp-Roelands
T: 06-2908 31 88
Toby Ellson, woordvoerder
T: 06 2908 47 62
E: toby.ellson@ey.nl
11 nov 02 10:01