7x24. nl

MKB kan 585 miljoen besparen op administratieve lasten

Onnodig inschakelen extern accountant leidt tot hoge kosten

AMSTERDAM, 20030122 -- De klacht van bedrijven uit het MKB dat de druk van de administratieve lasten zo hoog is, wordt voor een substantieel deel veroorzaakt door het onnodig inschakelen van externe deskundigen als administrateurs en accountants. Uit onderzoek is nu gebleken dat veel bedrijven aanzienlijk kunnen besparen door meer zelf te doen. Te gemakkelijk wordt de accountant ingeschakeld voor laaggeschoolde werkzaamheden. Oorzaak is de brede misvatting dat men het zelf niet zou kunnen.

In de 25 jaar waarin ik administratieve software ontwikkel is mij steeds meer het verschil in perceptie tussen de accountant en zijn cliënt uit het MKB duidelijk geworden. Nog steeds denkt dat de accountant dat het bedrijf tevreden is over zijn dienstverlening, terwijl de ondernemer zijn accountant duur vindt en - veel belangrijker - hem niet op tijd de juiste informatie geeft. De ondernemer zit niet te wachten op de jaarrekening, dat is een dokument voor de fiscus, waar de ondernemer niets aan heeft. Bovendien komt dat dokument gemiddeld meer dan een half jaar na afloop van een boekjaar. De ondernemer zou van zijn accountant graag actuele informatie over zijn bedrijf ontvangen, maar daar is de organisatie van de accountant niet op gericht. De accountant die wel aan dat verlangen naar actuele informatie wil voldoen staat voor een cultuuromslag. Zijn organisatie zal voortaan direct moeten reageren en commerciële informatie moeten produceren uit de actuele boekhouding.

Eind 2002 hebben wij van bijna 100 bedrijven uit het MKB (bedrijven tot 50 werknemers) - in het kader van een onderzoek - inzage gekregen in de nota's van hun accountants. Daaruit bleek dat men gemiddeld 3900 euro per jaar betaalde aan de accountant voor de reguliere werkzaamheden (alle eenmalige activiteiten als begeleiding bij bijvoorbeeld een bedrijfsoverdracht werden buiten beschouwing gelaten). 80 van de 98 accountants uit het onderzoek voorzagen hun nota's van specificaties van de uitgevoerde werkzaamheden. Die specificaties bevestigden het beeld dat ik na 25 jaar in dit vak al langere tijd had: de accountant wordt misbruikt voor laaggeschoold werk. De meeste tijd werd besteed aan het inboeken van bank- en giroafschriften, inkomende en uitgaande facturen en kasbonnen. Weliswaar werd daarvoor vaak een medewerker met een lager tarief dan de accountant ingeschakeld, maar de kosten voor dit simpele werk waren hoog.

Nu het zelfs mogelijk is om online via internet de boekhouding bij te houden door zelf de stukken in te voeren, waarbij de software alle fiscale controles doet die de inspecteer ook uitvoert, is de vraag waarom ondernemers nog steeds de accountant inschakelen voor inboekwerk. En dan blijken veel ondernemers te denken dat ze te weinig van boekhouden af weten om dit zelf te kunnen doen, en de ondernemers die wel kunnen boekhouden denken dat de accountant ze zekerheid verschaft over de juistheid van het inboeken. Boekhouden is aan elke ondernemer in 1 uur uit te leggen. Ik geef trainingen van 2 uur waarbij ik in 1 uur uitleg wat boekhouden is, en het tweede uur laat zien hoe men zelf kan inboeken. Ondernemers verbazen zich na afloop hoe eenvoudig boekhouden is. De zekerheid over de juistheid van het inboeken kan goede software ook geven. Moderne software produceert direct na het invoeren van de laatste gegevens van een jaar de complete jaarrekening, met balans, verlies- en winstrekening, een toelichting op beide, de afschrijvingen en een recapitulatie van de BTW. Als deze jaarrekening per email naar de accountant wordt gestuurd kan deze in een paar uur de aangifte maken.

Tegenover een gemiddelde jaarlijkse uitgave van 3900 euro per bedrijf aan de accountant als men alles door de accountant laat inboeken, staat een uitgave van 350 euro per jaar als men zelf inboekt + zo'n . In dat laatste geval is men wel meer tijd kwijt aan de boekhouding, maar daar staat een beter inzicht in het eigen bedrijf tegenover plus actuele cijfers. Een ondernemer die zelf zijn boekhouding doet is een betere ondernemer, hij weet veel beter waar de kosten zitten en waar de winsten worden gemaakt omdat hij zelf met de cijfers bezig is. Het onderzoek heeft betrekking op bedrijven tot 50 werknemers. Daarvan zijn er in Nederland 450.000. Van die bedrijven doet slechts 35% zelf de boekhouding. De resterende 65% kan door zelf de boekhouding te gaan doen de kosten van 3900 euro terugbrengen tot 350 euro voor het gebruik van een internetboekhouder plus 1550 voor de resterende activiteiten van de accountant. Een besparing van 2000 euro per bedrijf.

Met de huidige technische mogelijkheden is de ondernemer steeds minder tijd kwijt aan het inboeken. Hij kan zijn dagafschriften downloaden en door de software automatisch laten verwerken in de boekhouding. Met de zogenoemde =-facturen (spreek uit: is-facturen), waarbij bedrijven het factuurnummer door het =-teken laten voorafgaan, kunnen ook de open posten worden bijgehouden zonder menselijke tussenkomst. En door het uitvoeren van fiscale checks door de software wordt de kwaliteit van de boekhouding gegarandeerd. Fiscale checks zijn bijvoorbeeld de controle op het op enig moment voorkomen van een negatieve kas (voor de inspecteur een indicatie voor zwart geld), het ontbreken of dubbel voorkomen van factuurnummers, de cijferproef (iemand die bedragen verzint gebruikt altijd 1 of 2 cijfers siginificant meer; geen accountant die hiervoor in aanmerking komende mutaties hierop controleert) en het berekenen van de verhouding tussen kosten en inkopen enerzijds en de voorbelasting anderzijds. Door deze checks te automatiseren en voortdurend uit te voeren komt de ondernemer bij een belastingcontrole niet voor verrassingen te staan.

Verrassend genoeg erkennen accountants die wij de uitkomsten van dit onderzoek voorlegden dat zij inderdaad vaak laaggeschoold werk doen omdat de bedrijven dat nu eenmaal vragen. Wel gaven zij aan in zulke gevallen meestal hun tarief aan te passen. Maar (gemiddeld) 58 euro per euro blijft duur. Er waren uitschieters tot 138 euro per uur voor het invoeren van stukken. Accountants doen zelf ook liever het advies-, begeleidings en aangiftewerk waarvoor zij zijn opgeleid.

Met de komst dit najaar van het electronische overheidsloket wordt het gebruik van een internetboekhouder nog belangrijker. De software voor online boekhouden kan dan gekoppeld worden aan dit electronisch loket. Veel administratieve handelingen kunnen dan automatisch worden afgehandeld.