Partij van de Arbeid
Omgang met vertrouwelijke stukken
10-04-2003
Notitie Omgang met vertrouwelijke stukken van
Peter Klerks
Met inbreng van Bouwe Olij, Auke Bijlsma en Hendrik Battjes
8 april 2003
De Raad heeft in haar vergadering van 26 maart 2003 door middel van
een motie van het lid Bruines de behoefte uitgesproken tot een
zorgvuldiger omgang met vertrouwelijke stukken die aan de Raad ter
inzage worden gegeven. Directe aanleiding hiertoe was het uitlekken
van vertrouwelijke informatie betreffende de Noord-Zuid-lijn naar de
pers. De problematiek van het uitlekken van stukken speelt echter op
grotere schaal binnen de gemeente.
De fractie van de Partij van de Arbeid is verontrust over de herhaalde incidenten. Het lekken van vertrouwelijke informatie is schadelijk voor zowel het aanzien en functioneren van de Raad als van de gemeente als geheel. Het gaat om handelen dat als misdrijf strafbaar is gesteld, maar op den duur kan het ook afbreuk doen aan het vermogen van de Raad om haar controlerende taak uit te voeren, wanneer het College met een beroep op het risico van uitlekken minder informatie gaat verstrekken. Om die redenen is de PvdA-fractie voorstander van het doen van aangifte, conform bestaand beleid, en indien mogelijk van het daadwerkelijk vervolgen van eventuele verdachten. Tegelijk moeten we vaststellen dat de kans op het vinden van de verantwoordelijken bij gelekte informatie doorgaans gering is. Clandestiene informatieverstrekking aan de pers of andere belanghebbenden gaat vaak mondeling of door een stuk even ter lezing te geven. Het verdient dan ook aanbeveling, vooral aandacht te besteden aan preventieve maatregelen en verhoging van het normbesef.
Toegankelijkheid van informatie en transparantie in besluitvorming
zijn van wezensbelang voor de democratie. Geheimzinnigheid is uit den
boze. Anderzijds moeten we zorgvuldig omgaan met informatie die,
indien voortijdig bekend gemaakt, schadelijk zou zijn voor de stad.
Het gaat dan niet om berichten die mogelijkerwijs een bestuurder of
dienst in verlegenheid kunnen brengen doordat er fouten zijn gemaakt.
Eerder denken we aan zaken die de gemeenschap onnodig geld kosten,
bijvoorbeeld in een aanbestedingsprocedure, of die de persoonlijke
levenssfeer van personen raken. PvdA-raadsleden waken nu al tegen
onnodige geheimzinnigdoenerij en zullen daar met name in de commissies
mee doorgaan.
Het is allereerst aan de ambtelijke organisatie om te komen met
praktische handreikingen om het uitlekken van vertrouwelijke
informatie zoveel mogelijk te voorkomen. Toch wil de PvdA-fractie
graag enige suggesties opperen die in andere organisaties hun nut
hebben bewezen. Dit doen wij in de vorm van deze notitie, die niet als
raadsnotitie wordt verspreid, maar als meedenk-stuk aan de
raadsgriffie wordt aangeboden.
1. Allereerst moet er geen onduidelijkheid kunnen bestaan over welke
informatie vertrouwelijk is. Alleen stukken die daadwerkelijk
geheimhouding behoeven moeten als kabinet worden aangemerkt.
Hiervoor dienen duidelijke criteria te bestaan, waaronder
bescherming van de persoonlijke levenssfeer (niet: het politiek of
ambtelijk functioneren van personen) en lopende onderhandelingen
met externe partijen die financiële consequenties hebben. Wanneer
de perceptie bestaat dat te veel informatie om politieke redenen
geheim wordt gehouden, kan dat een extra stimulans tot lekken
zijn.
2. B&W moeten voorkomen dat geheimhoudingsplicht de democratische
besluitvorming hindert. Dat moet het eigenlijke uitgangspunt zijn
voor het geheimhoudingsbeleid. Om die reden moet worden vermeden
dat politieke problemen in een bepaalde fase van de besluitvorming
uitsluitend via geheime stukken worden behandeld. Elk probleem dat
democratische besluitvorming raakt moet dus per openbaar stuk aan
de orde komen, waarbij kabinetsgegevens zoals bedragen, separaat
per kabinetsbrief aan de orde kunnen komen of door ze
vertrouwelijk ter inzage te leggen. Zodoende ligt er altijd een
openbare brief parallel aan elke kabinetsbrief. Om dezelfde reden
zou ook het aantal besloten commissie- en raadsvergaderingen tot
het uiterste beperkt moeten blijven, en eigenlijk altijd vergezeld
moeten gaan van een openbaar deel.
3. Er moeten duidelijke richtlijnen komen aan welke derden
geadresseerden inzage mogen geven in vertrouwelijke documenten. In
de PvdA-fractie is het gebruikelijk dat kabinet-gegevens niet in
de fractie worden behandeld. Ons is niet bekend of de andere
fracties even prudent te werk gaan. Dezelfde vraag doet zich voor
ten aanzien van niet-gemeenteraadsleden zoals
secretarissen/-resses, medewerkers van wethouders en raadsfracties
en ambtenaren in het algemeen.
4. Momenteel worden vertrouwelijke stukken reeds in enveloppen,
gekenmerkt met het woord kabinet verzonden. Wij menen dat er
manieren zijn om het vertrouwelijke karakter nog te benadrukken.
Zo zou iedere pagina gekenmerkt kunnen worden door het woord
vertrouwelijk, in de kop- en voet-tekst of als schaduw schuin
gedrukt door de tekst.
5. Voorts kan het per ongeluk verspreiden van vertrouwelijke
informatie door middel van kopiëren of faxen worden voorkomen door
altijd gebruik te maken van speciaal kopieerbestendig rood papier,
dat voor dit doel in de handel is.
6. Het kan zinvol zijn om stukken waarvan de vertrouwelijkheid van
groot belang is, individueel te nummeren. Tevens dient dan een
verspreidingslijst te worden bijgehouden met een overzicht van
welke exemplaren wanneer en hoe naar wie zijn verzonden.
7. Ten slotte kan, bij groot belang van geheimhouding, een stuk
alleen (desnoods onder toezicht van de griffie) ter inzage worden
gelegd, c.q. na een vergadering weer worden ingenomen.
De hier genoemde maatregelen vergen een iets grotere administratieve inspanning, maar het belang is er dan ook naar. De PvdA-fractie ziet eventuele andere praktische voorstellen van het college of de griffie met belangstelling tegemoet.
Peter Klerks