Debiteurenbeheer collecterend
proces Uitvoeringsinstituut
Werknemersverzekeringen
Inspectie Werk en Inkomen Debiteurenbeheer collecterend proces Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen
Aan deze rapportage hebben meegewerkt:
Dhr. A. Bargi
Dhr. F.M.M. de Jong
Dhr. drs. I.R. Lo Fo Wong
Dhr. drs. P.F.C. Smeele RA
R03/07, mei 2003
ISSN 1383-8733
ISBN 90-5079-046-1
Inspectie Werk en Inkomen Debiteurenbeheer collecterend proces Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen
Voorwoord
Een onderdeel van de collecterende functie is het invorderingsproces. Het invorderingsproces
dient premievorderingen te registreren, premiebetalingen snel te verwerken, op ieder moment
de juiste schuldpositie van een werkgever te kunnen aangeven en bij niet betalen snelle en doel-
treffende incassomaatregelen te nemen.
De werkgever is verplicht het deel van de sociale verzekeringspremies dat voor rekening van de
werknemer komt, samen met het werkgeversdeel aan het Uitvoeringsinstituut Werknemers-
verzekeringen af te dragen.
Het debiteurenbeheer de openstaande premies werknemersverzekeringen wordt binnen
Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen uitgevoerd door het onderdeel Polis en Premie
van de divisie Werkgevers. Debiteurenbeheer betekent dat het Uitvoeringsinstituut
Werknemersverzekeringen moet zorgen dat werkgevers de premies voor de werknemers-
verzekeringen (op tijd) betalen en hun openstaande posten alsnog afrekenen.
Uit een eerder onderzoek van de toezichthouder naar de collecterende processen van werk-
nemersverzekeringen in 2001 bleek dat er risico's bestonden voor het debiteurenbeheer bij de
verschillende uitvoeringsinstellingen gezien de op handen zijnde samenvoeging tot één uit-
voeringsinstituut alsook de invoering van een nieuwe premieafdrachtsystematiek voor het
Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen. De Inspectie Werk en Inkomen heeft daarom
bij het instituut onderzoek gedaan naar de opzet en in beperkte mate het bestaan en de wer-
king van het gevoerde beheer voor de premiedebiteuren werknemersverzekeringen.
De inspectie heeft de Raad van Bestuur van het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen
gevraagd te reageren op de conclusies en het oordeel van de inspectie. Deze reactie is apart
opgenomen in hoofdstuk zes van het rapport.
Mr. L.H.J. Kokhuis
Inspecteur-generaal Werk en Inkomen
3 Inspectie Werk en Inkomen Debiteurenbeheer collecterend proces Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen
4 Inspectie Werk en Inkomen Debiteurenbeheer collecterend proces Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen
Inhoud
Samenvatting 7
1 Inleiding 9
1.1 Doelstelling 9
1.2 Toezichtkader en toetsingskader 9
1.3 Onderzoeksopzet 10
1.4 Leeswijzer 10
2 Beschrijving loon- en premievaststelling in hoofdlijnen 11
3 Beschrijving premie-incasso in hoofdlijnen 13
4 Onderzoeksresultaten 15
4.1 Bewaken van de tijdige premiebetaling 15
4.2 Incasso en invorderingsmaatregelen 15
4.3 Wettelijke rente 16
4.4 Zwevende posten 16
4.5 Excasso 17
4.6 Afboeken van premies 17
4.7 Prestatie-indicatoren debiteurenbeheer 18
4.8 Kwaliteitsborging debiteurenbeheer 20
4.9 Management- en sturingsinformatie 20
4.10 Verbetermaatregelen debiteurenbeheer 21
5 Conclusie en oordeel 23
6 Reactie Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen 25
Lijst van afkortingen 26
Publicaties van de Inspectie Werk en Inkomen 27
5 Inspectie Werk en Inkomen Debiteurenbeheer collecterend proces Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen
6 Inspectie Werk en Inkomen Debiteurenbeheer collecterend proces Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen
Samenvatting
De Inspectie Werk en Inkomen (IWI) heeft onderzoek gedaan naar het debiteurenbeheer
collecterende processen binnen het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV).
Het gaat hier om een onderzoek naar het debiteurenbeheer voor de premies voor de Wet op
de arbeidsongeschiktheidsverzekering (WAO), de Werkloosheidswet (WW) en de
Ziekenfondswet (Zfw). Dit naar aanleiding van een eerder onderzoek naar de collecterende
processen bij werknemersverzekeringen 2001. Uit dat onderzoek bleek dat er risico's bestonden
voor het debiteurenbeheer bij de verschillende uitvoeringsinstellingen gezien de op handen
zijnde samenvoeging tot één uitvoeringsinstituut alsook de invoering van een nieuwe premie-
1 afdrachtsystematiek voor UWV1. De probleemstelling voor dit onderzoek luidt dan ook:
Verdiepingsonderzoek collecterende Heeft UWV voldoende beheersmaatregelen getroffen voor een adequaat debiteurenbeheer
processen werknemers-
verzekeringen in 2001, College van collecterende processen?
toezicht sociale verzekeringen (Ctsv),
RI 01/14, december 2001.
De primaire doelstelling van het uitgevoerde onderzoek was het beoordelen van de opzet en in
beperkte mate het bestaan en de werking van het binnen de voormalige uitvoeringsinstellingen
gevoerde beheer voor de premiedebiteuren werknemersverzekeringen.
Op grond van het onderzoek concludeert IWI dat de voormalige uitvoeringsinstellingen in
opzet voldoende beheersmaatregelen voor een adequaat debiteurenbeheer hebben getroffen
om de eerder geconstateerde mogelijke risico's te ondermijnen.
Secundair heeft het onderzoek van de premiedebiteuren tot doel gehad inzicht te verkrijgen in
de afloop per 31 december 2002 van het saldo premiedebiteuren voor de premiejaren 2001,
2000 en voorgaande jaren. In totaal bedraagt het openstaande vorderingensaldo premiedebiteu-
ren (WAO, WW en Zfw) tot en met premiejaar 2001 per 31 december 2002 circa 800 miljoen
euro. Absoluut gezien is dit een hoog bedrag. Gerelateerd aan een totale omvangbasis van de
vastgestelde sociale verzekeringspremies voor vijf jaar van circa 120 miljard euro concludeert
IWI dat de omvang van het openstaande vorderingensaldo echter beperkt is (0,67 procent).
Voor de bepaling van de totale omvangbasis voor vijf jaar is uitgegaan van een min of meer
gelijkblijvende jaarlijkse premieomvang van circa 24 miljard euro, waarbij de totaal (definitief)
vastgestelde premies voor het premiejaar 2001 als uitgangspunt zijn genomen.
De kwaliteit van het debiteurenbeheer bij de voormalige uitvoeringsinstellingen is getoetst op
de volgende aspecten:
· De juistheid van de procedure voor de inning van de premienota
Voor de juistheid van de procedure is met name van belang dat aan de eisen van het herziene
Besluit incasso en invordering van het voormalige Landelijke instituut sociale verzekeringen
(Lisv) wordt voldaan.
IWI constateert dat vier van de vijf voormalige uitvoeringsinstellingen bij het vorderen en/of
vergoeden van wettelijke rente niet in alle gevallen geheel conform het Besluit incasso en
invordering handelen. Bijvoorbeeld wordt bij een betalingsachterstand van een werkgever niet
in alle gevallen de wettelijke rente gevorderd. Aan de andere kant vergoedt UWV alleen rente
als de werkgever daar om vraagt. Dit kan een ongelijke behandeling van werkgevers tot gevolg
hebben.
IWI constateert verder dat de voormalige uitvoeringsinstellingen in 2002 voor de termijnen van
2 aanmanen niet handelen conform het Besluit incasso en invordering van het voormalige Lisv2.
Lisv, Besluit incasso en invordering, UWV USZO geeft aan, gezien de sectoren waarvoor de premie-inning wordt uitgevoerd en de
Mededeling M 00.044 van 20 april
2000 (dit besluit is in de plaats gehanteerde systematiek premieafdracht op nominatieve aangifte (PANA), in vergelijking met de
gekomen van het Besluit incasso en overige voormalige uitvoeringsinstellingen nauwelijks te maken te hebben met wanbetalers
invordering, Lisv Mededeling
M 98.25 van 23 februari 1998 en onder zijn werkgevers. Desondanks heeft UWV USZO in een managementreactie aangegeven
Lisv Mededeling M 99.084). dat een onderzoek naar de noodzaak van de invoering van de aanmaningsprocedure is gestart.
Alle overige UWV-onderdelen geven ook aan hier meer werk van te maken.
7 Inspectie Werk en Inkomen Debiteurenbeheer collecterend proces Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen
· De tijdigheid van de geïnde premienota's
Voor de toets op de tijdigheid van de geïnde premienota's heeft de inspectie de tijdigheidsnor-
men gehanteerd zoals die door het voormalige Lisv zijn opgesteld. Met het opgaan van Lisv in
UWV is UWV zelf verantwoordelijk geworden voor de vaststelling van de tijdigheidsnormen.
Uit het onderzoek blijkt dat drie van de vijf voormalige uitvoeringsinstellingen de tijdigheids-
normen hebben gehaald voor het premiejaar 2001. UWV GUO en UWV Cadans hebben de
tijdigheidsnormen niet gehaald. UWV GUO heeft als belangrijkste oorzaken aangegeven dat de
sectoren landbouw en vlees vanaf 1993 te maken hebben met dalende inkomsten en in 2000 en
2001 zwaar zijn getroffen door de mond- en klauwzeer- en de BSE-crises. Als gevolg hiervan
zijn veel werkgevers in deze sectoren in financiële problemen geraakt en failliet gegaan.
· De mate waarin de voormalige uitvoeringsinstellingen verbetermaatregelen implementeren voor in het
verleden geconstateerde leemten in het debiteurenbeheer
De diverse voormalige uitvoeringsinstellingen hebben vooral naar aanleiding van bevindingen
van de accountantsdienst van UWV in voorgaande jaren en bevindingen uit diverse interne en
externe onderzoeken naar de adequaatheid van het incassoproces, in 2002 diverse verbeter-
maatregelen voor het debiteurenbeheer geïmplementeerd. Ook voor 2003 hebben de voorma-
lige uitvoeringsinstellingen verbetermaatregelen betreffende het incassoproces ingepland.
De effecten van de toegepaste verbetermaatregelen zijn soms moeilijk meetbaar of vooralsnog
onduidelijk. IWI beoordeelt de inspanningen ter verbetering van het debiteurenbeheer binnen
UWV als voldoende.
8 Inspectie Werk en Inkomen Debiteurenbeheer collecterend proces Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen
1 Inleiding
In de rapportage `Verdiepingsonderzoek collecterende processen werknemersverzekeringen in
2001' zijn een aantal risico's onderkend bij de samenvoeging van de verschillende uitvoerings-
instellingen tot UWV alsook bij de invoering van een nieuwe premieafdrachtsystematiek. De
belangrijkste problemen die uit het eerdere onderzoek naar voren kwamen, zijn bijvoorbeeld
dat UWV te kampen heeft met deels verouderde geautomatiseerde systemen en met een
gebrek aan voldoende personeel voor een adequate uitvoering. Ook waren er onvoldoende en
niet toereikende stuur- en verantwoordingsinformatie voor een adequate financiële beheersing.
Gezien de bij het onderzoek geconstateerde risico's achtte de inspectie het noodzakelijk haar
aandacht te richten op een aantal in het bovenstaande rapport benoemde onderwerpen.
De inspectie heeft in vervolg hierop een onderzoek uitgevoerd naar het debiteurenbeheer
collecterende processen binnen UWV. De probleemstelling voor dit onderzoek luidt dan ook:
Heeft UWV voldoende beheersmaatregelen getroffen voor een adequaat debiteurenbeheer
collecterende processen?
1.1 Doelstelling
De primaire doelstelling van het uitgevoerde onderzoek was het beoordelen van de opzet en in
beperkte mate het bestaan en de werking van het binnen de voormalige uitvoeringsinstellingen
gevoerde beheer voor de premiedebiteuren werknemersverzekeringen. Hierdoor krijgt IWI
inzicht in de sterke en zwakke punten van en de verschillen in het debiteurenbeheer per voor-
malige uitvoeringsinstelling. Secundair heeft het onderzoek van de premiedebiteuren tot doel
gehad inzicht te verkrijgen in de afloop per 31 december 2002 van het saldo premiedebiteuren
voor de premiejaren 2001, 2000 en voorgaande jaren.
Het verkregen inzicht in de afloop van de premiedebiteuren per eind 2002 maakt een oordeel
mogelijk over de effectiviteit van de door het management genomen beheersmaatregelen voor
de premiedebiteuren (voor zover daar een directe relatie mee bestaat).
1.2 Toezichtkader en toetsingskader
IWI heeft voor een oordeel over het debiteurenbeheer van de voormalige uitvoerings-
instellingen het volgende toezichtkader gebruikt:
· De wettelijke basis zoals die in de artikelen 11 tot en met 16 van de Coördinatiewet Sociale
Verzekering is vastgelegd.
· Het Besluit incasso en invordering van het voormalige Lisv.
· De afspraken betreffende de geïnde premienota zoals die in de jaren voorafgaande aan de
UWV-vorming zijn gemaakt tussen het voormalige Lisv en de uitvoeringsinstellingen.
De kwaliteit van het debiteurenbeheer bij de voormalige uitvoeringsinstellingen is getoetst op
de volgende aspecten (toetsingskader):
· De juistheid van de procedure voor de inning van de premienota. Voor de juistheid van
de procedure is met name van belang dat aan de eisen van het herzien Besluit incasso en invor-
dering van het voormalige Lisv wordt voldaan.
· De tijdigheid van de geïnde premienota's. Voor de toets op de tijdigheid van de geïnde premie-
nota's heeft de inspectie de tijdigheidsnormen gehanteerd zoals die door het voormalige Lisv
zijn opgesteld.
· De mate waarin de voormalige uitvoeringsinstellingen verbetermaatregelen implementeren
voor in het verleden geconstateerde leemten in het debiteurenbeheer.
9 Inspectie Werk en Inkomen Debiteurenbeheer collecterend proces Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen
1.3 Onderzoeksopzet
IWI heeft het onderzoek debiteurenbeheer uitgevoerd in de vorm van documentenonderzoek
en interviews met het management Polis en Premie van de vijf voormalige uitvoeringsinstellin-
gen. De reden hiervoor is dat de vijf voormalige uitvoeringsinstellingen de komende jaren
gebruik blijven maken van hun eigen, oorspronkelijke incassosystemen, tot het moment waarop
de premievaststelling en premie-inning in 2006 aan de Belastingdienst wordt overgedragen.
De inspectie heeft voor het documentenonderzoek onder andere gebruik gemaakt van het
Ctsv-rapport `Verdiepingsonderzoek collecterende processen werknemersverzekeringen in
2001', het IWI-rapport `De Sociale Verzekeringen in 2001', recente rapportages van de
3 accountantsdienst UWV en aanvullend bij UWV opgevraagde informatie3. Voor de interviews is
`De Sociale Verzekeringen in 2001', gebruik gemaakt van een vragenlijst.
Inspectie Werk en Inkomen,
R02/07, juli 2002.
Na het documentenonderzoek en de afgenomen interviews heeft de inspectie per voormalige
uitvoeringsinstelling een concept deelrapportage debiteurenbeheer geschreven waarin een uit-
gebreide beschrijving, bevindingen en conclusie over het debiteurenbeheer zijn opgenomen.
Het verantwoordelijk management van elke voormalige uitvoeringsinstelling heeft vervolgens
desgevraagd op de concept deelrapportage gereageerd. Ten slotte heeft de inspectie de bevin-
dingen en conclusies van de deelrapportages debiteurenbeheer samengevoegd in het voor-
liggende rapport, waarbij de managementreacties die zijn ontvangen voor zover mogelijk zijn
meegewogen.
1.4 Leeswijzer
In hoofdstuk twee en drie beschrijft IWI in hoofdlijnen de loon- en premievaststelling en hoe
premie-incasso verloopt. In hoofdstuk vier komen de onderzoeksresultaten aan bod.
In hoofdstuk vijf geeft de inspectie haar conclusie en oordeel. In het laatste hoofdstuk reageert
de Raad van Bestuur van UWV op de conclusie en het oordeel van de inspectie.
10 Inspectie Werk en Inkomen Debiteurenbeheer collecterend proces Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen
2 Beschrijving loon- en premievaststelling
in hoofdlijnen
UWV stelt in het (deel)proces loon- en premievaststelling de premie vast die de werkgever
verschuldigd is op basis van een loonopgave per werknemer. De werkgever is verplicht de
premies van de sociale verzekeringen (sv-premie) in te houden die voor rekening van de werk-
nemer komen. Hij dient dat werknemersdeel samen met het werkgeversdeel aan UWV af te
dragen. In wettelijke regels is vastgelegd welke personen verzekerd zijn en welke loonelemen-
ten tot het premieloon behoren, al dan niet onder voorwaarden. De premiepercentages stelt
UWV periodiek vast. In de WAO bestaat een gedifferentieerde premie afhankelijk van het
WAO-risico. In bepaalde gevallen is sprake van premiekorting.
UWV gebruikt twee hoofdsystemen van premievaststelling, te weten:
1 Premievaststelling volgens een systeem van voorschotheffing gevolgd door een definitieve
afrekening na afloop van het premiejaar. De premievaststelling bij UWV Gak en UWV Cadans
is gebaseerd op dit systeem;
2 Premievaststelling volgens een systeem van PANA. Dit gebruiken ze bij UWV GUO, UWV
USZO en UWV Bouwnijverheid.
In het systeem van voorschotheffing ontvangen de geregistreerde werkgevers een voorstel voor
de periodieke voorschotten voor het komende jaar. Het voorstel is gebaseerd op de loongege-
vens waarover de voormalige uitvoeringsinstelling beschikt en de geschatte loonontwikkeling.
Indien de werkgever niet reageert, wordt het voorstel omgezet in een premienota die in ter-
mijnen betaald dient te worden. De werkgever heeft de verplichting om tussentijdse wijzigingen
in de loonsom door te geven. Vóór 1 februari moeten werkgevers een jaarloonopgave over het
voorgaande jaar indienen. De definitieve premienota wordt vastgesteld op basis van de jaar-
loonopgave en er vindt verrekening plaats met betaalde voorschotten. Indien geen jaarloon-
opgave is ontvangen, stelt UWV een ambtshalve nota vast. De premieberekening is over het
algemeen een geautomatiseerd proces.
Bij de PANA-systematiek zijn de werkgevers verplicht om periodiek, na afloop van een loon-
periode, een loonopgave in te sturen. Op basis daarvan stelt UWV periodiek een premienota
vast, na controle met de in de basisregistratie opgenomen gegevens. Dit is een grotendeels
geautomatiseerd proces. Indien geen loonopgave is ontvangen terwijl wel een dienstverband
geregistreerd staat, stelt UWV een ambtshalve nota vast.
In tegenstelling tot UWV GUO en UWV Bouwnijverheid werkt UWV USZO niet met premie-
nota's en (de voorgeschreven) jaaropgaven. Werkgevers stellen zelf het premieloon en de vor-
dering (voor hen een schuld) vast en betalen maandelijks de door henzelf berekende premie.
UWV USZO berekent op basis van de premiegrondslagen, die zij periodiek van de werkgever
ontvangt, de verschuldigde premie ten behoeve van de verrekening met de bedragen die zijn
ontvangen.
11 Inspectie Werk en Inkomen Debiteurenbeheer collecterend proces Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen
12 Inspectie Werk en Inkomen Debiteurenbeheer collecterend proces Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen
3 Beschrijving premie-incasso in hoofdlijnen
Het premie-incassoproces betreft het zo spoedig en volledig mogelijk innen van de vastgestelde
sv-premie. Bij een systeem van voorschotheffing krijgt de incassoafdeling een opgave van de
voorschotnota's en definitieve premienota's die in het premievaststellingsproces zijn vastgesteld
en aan werkgevers zijn verzonden. Net als bij de PANA-systematiek krijgt de incassoafdeling
een opgave van de vastgestelde premies na aangifte. Voor de volledigheid en juistheid van de
premieopgave vinden diverse controles plaats. De incassoafdeling dient ervoor te zorgen dat de
werkgevers deze nota's tijdig betalen. Datzelfde geldt voor correctienota's en opgelegde boetes.
Vorderingen worden opgenomen in een debiteurenadministratie. Wanneer een werkgever de
vordering betwist, kan de voormalige uitvoeringsinstelling deze tijdelijk buiten invordering
stellen door deze te blokkeren. Bij ontvangst van de betaling wordt de vordering afgeboekt.
Wanneer werkgevers niet op tijd betalen, stuurt UWV één of meer betalingsherinneringen,
eventueel gevolgd door een aanmaning. Het invorderingsproces start wanneer een werkgever in
gebreke blijft. UWV dient daarom steeds goed inzicht te hebben in de schuldpositie van werk-
gevers om bij betalingsachterstand tijdig incassomaatregelen te kunnen treffen om de premie-
schade zoveel mogelijk te beperken. Bij een automatisch incasso is UWV zelf verantwoordelijk
voor tijdige inning. Voor zover de premievaststelling via het systeem van voorschotheffing
plaatsvindt, streeft UWV er naar de premies zoveel mogelijk via automatische incasso te innen.
Voor de invordering van achterstallige premies heeft UWV diverse instrumenten ter beschik-
king. Het voormalige Lisv heeft hiervoor destijds beleid vastgesteld. Allereerst wordt verhaal
gezocht bij de betreffende werkgever, via verrekening (onder andere geblokkeerde rekeningen,
de zogeheten G-rekeningen) of door toepassing van dwangmiddelen. Daarna wordt de moge-
lijkheid van verhaal op eventuele aansprakelijke derden benut. Bij invordering van sv-premies
dient UWV zoveel mogelijk de Belastingdienst in te schakelen. Indien daar goede gronden voor
zijn kan de uitvoeringsinstelling gemotiveerd kiezen voor civielrechtelijke wegen, zoals door het
inschakelen van een gerechtsdeurwaarder of een advocaat.
UWV dient bij de toepassing van de instrumenten onder andere te letten op de doelmatigheid
van het gekozen instrument. UWV zal bij te late betaling de incassokosten aan de werkgever in
rekening brengen en zo mogelijk ook wettelijke rente. De beleidsregels van het voormalige Lisv
geven ook aan in welke situaties en volgens welke criteria premie als oninbaar dient te worden
afgeboekt.
13 Inspectie Werk en Inkomen Debiteurenbeheer collecterend proces Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen
14 Inspectie Werk en Inkomen Debiteurenbeheer collecterend proces Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen
4 Onderzoeksresultaten
4.1 Bewaken van de tijdige premiebetaling
De (voorschot)premies die door de voormalige uitvoeringsinstellingen zijn vastgesteld, dienen
binnen een vastgesteld aantal dagen (de premievervaldatum) betaald te zijn. Indien werkgevers
niet betalen binnen de termijn treedt de rappelcyclus in werking waarbij de voormalige uitvoe-
ringsinstelling één of meerdere betalingsherinneringen verstuurt; indien nodig gevolgd door één
of meerdere aanmaningen.
De rappelcyclus binnen de voormalige uitvoeringsinstellingen is een geautomatiseerd proces.
Alleen UWV USZO is een uitzondering, daar is de aanmaningsprocedure, zoals beschreven in
het Besluit incasso en invordering voor werkgevers nog niet geregeld.
UWV dient conform het Besluit incasso en invordering aan werkgevers die niet tijdig betalen,
binnen één maand na de vervaldag van de premienota ten minste één schriftelijke aanmaning te
versturen. IWI constateert dat UWV Gak, UWV Cadans, UWV GUO en UWV USZO in 2002
voor de termijnen van aanmanen niet handelden conform het besluit.
De rappellering binnen UWV Gak zal in het voorjaar 2003 worden aangepast, waardoor sneller
wordt gerappelleerd en meer mogelijkheden bestaan om wanbetaling tegen te gaan. De effecten
hiervan zullen overigens pas meetbaar zijn als er een premiejaar mee gewerkt is. UWV Gak zal
hiermee overigens nog steeds niet voldoen aan het besluit. UWV GUO zal begin 2003 de
schriftelijke termijn voor aanmaning terugbrengen op vier weken na vervaldatum premiefactuur.
UWV USZO geeft, gezien de sectoren waarvoor de premie-inning wordt uitgevoerd en de
gehanteerde PANA, aan in vergelijking met de overige voormalige uitvoeringsinstellingen
nauwelijks te maken te hebben met wanbetalers onder zijn werkgevers. Desondanks heeft
UWV USZO aangegeven dat het een onderzoek is gestart naar de noodzaak van de invoering
van de (voorgeschreven) aanmaningsprocedure.
4.2 Incasso en invorderingsmaatregelen
Afhankelijk van de betaalhistorie van een werkgever ondernemen de voormalige uitvoerings-
instellingen vervolgacties indien de werkgever na het versturen van de betalingsherinnering en
aanmaning nog niet heeft betaald. De te ondernemen vervolgactie wordt zelfstandig door de
medewerkers debiteurenbeheer bepaald. In geval van twijfel overleggen zij met een teammanager.
De vervolgacties die de voormalige uitvoeringsinstellingen hanteren voor een tijdige en
volledige premie-inning zijn:
· opnemen van telefonisch contact met de werkgever;
· treffen van een betalingsregeling op verzoek van een werkgever;
· verlenen van uitstel van betaling op verzoek van de werkgever;
· versturen van een dwangbevel;
· overdragen van de incasso aan een incassobureau of advocatenkantoor;
· invorderen via de Belastingdienst;
· toepassen van de Wet bestuurdersaansprakelijkheid;
· toepassen van de Wet Keten Aansprakelijkheid;
· uitwinnen van de G-rekening;
· aanvragen van een faillissement.
15 Inspectie Werk en Inkomen Debiteurenbeheer collecterend proces Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen
Voor het externe invorderingstraject kiest UWV om doelmatigheidsredenen veelal niet voor
een invorderingstraject via de Belastingdienst. De voormalige uitvoeringsinstellingen UWV Gak,
UWV Bouwnijverheid en UWV GUO verkiezen om doelmatigheidsredenen een extern invorde-
ringstraject via een incassobureau of advocatenkantoor. Hoewel administratieve lastenverlichting
een invorderingstraject via de Belastingdienst rechtvaardigt, hebben de voormalige uitvoerings-
instellingen de ervaring dat invordering via de Belastingdienst zeer traag verloopt. In 2002 heeft
UWV Gak ter vergelijking van de invorderingsdoelmatigheid een project uitgevoerd waarbij
voor tweehonderd vorderingen de invordering zowel aan de Belastingdienst als aan een
advocatenkantoor is overgedragen. De resultaten van dit experimentele project zullen feiten
moeten opleveren over de doelmatigheid van invordering via een advocatenkantoor ten
opzichte van invordering via de Belastingdienst.
IWI concludeert dat alle vijf voormalige uitvoeringsinstellingen binnen UWV in opzet voldoende
beheersmaatregelen in het incasso- en invorderingsproces hebben geïmplementeerd voor een
adequaat debiteurenbeheer.
4.3 Wettelijke rente
UWV dient conform het Besluit incasso en invordering bij te late betaling van de verschuldigde
premie wettelijke rente hierover in rekening te brengen bij de werkgever. De renteberekening
start op de eerste dag na de premievervaldatum en eindigt op de datum van betaling. Als datum
van betaling geldt de datum van bijschrijving op de rekening van UWV.
Naast het vorderen van rente bij te late betaling, kan er in specifieke situaties sprake zijn van
het vergoeden van rente. UWV kan in twee situaties tot rentevergoeding overgaan:
1 Rentevergoeding als schadevergoeding op grond van de Algemene wet bestuursrecht bij
vernietiging van de beslissing van UWV. De vergoeding wordt berekend van de dag van
betaling tot de dag van algehele voldoening door UWV.
2 Rentevergoeding over de tijd gedurende UWV heeft verzuimd prestatie te voldoen, gerekend
van dag tot dag.
Naar aanleiding van dit onderzoek constateert IWI dat de vijf voormalige uitvoeringsinstellingen
voor het vorderen en/of vergoeden van wettelijke rente niet geheel conform het Besluit incasso
en invordering handelen op de volgende aspecten:
· Bij betalingsachterstand wordt niet in alle gevallen wettelijke rente gevorderd bij werkgevers
(UWV Gak, UWV Cadans, UWV Bouwnijverheid en UWV GUO);
· Bij externe premie-invordering door een advocatenkantoor of incassobureau (uitbesteding),
vindt niet in alle gevallen een (aanvullende) renteberekening plaats (UWV Gak, UWV Cadans
en UWV GUO);
· Rentevergoeding vindt alleen plaats op verzoek van de werkgever. Het alleen op verzoek van
werkgevers vergoeden van rente kan een ongelijke behandeling van werkgevers tot gevolg
hebben aangezien werkgevers die daar wel recht op hebben maar daar niet om verzoeken geen
rentevergoeding ontvangen (dit geldt bij alle voormalige uitvoeringsinstellingen).
4.4 Zwevende posten
UWV ontvangt vaak premies van werkgevers die het niet automatisch kan koppelen aan de
openstaande premievordering door het ontbreken van specifieke notagegevens zoals premie-
notanummer en werkgeversnummer. Deze nog met de premievorderingen te koppelen premie-
ontvangsten zetten ze tijdelijk op de werkvoorraad van de nog te koppelen premieontvangsten.
Binnen de voormalige uitvoeringsinstellingen bestaan voor het wegwerken van bovenstaande
werkvoorraad aparte groepen. De gehanteerde interne normen binnen de voormalige uitvoe-
ringsinstellingen voor het wegwerken van de werkvoorraad nog te koppelen premieontvangsten
varieert van 24 uur (UWV Gak, UWV GUO en UWV Bouwnijverheid) tot vijf werkdagen
(UWV Cadans) respectievelijk tien werkdagen (UWV USZO). Premieontvangsten die niet
binnen de intern vastgestelde normen zijn weggewerkt, worden voor het inzicht in de voorraad
gerapporteerd aan de teammanagers debiteurenbeheer.
16 Inspectie Werk en Inkomen Debiteurenbeheer collecterend proces Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen
UWV Cadans had begin 2002 een achterstand in het verwerken van de automatische incasso
tapes en een achterstand van vijf maanden in het toewijzen van binnengekomen betalingen. De
achterstanden hadden te maken met een onderbezetting bij de afdeling Rekening-courant die
onder andere belast is met het wegwerken van de werkvoorraad. In de loop van 2002 zijn vier
voltijdmedewerkers aangetrokken en is de werkvoorraad van deze afdeling op alle fronten
binnen de afgesproken norm van vijf dagen gebracht. UWV Cadans streeft op termijn naar een
maximale werkachterstand van drie dagen.
4.5 Excasso
De accountantsdienst van UWV heeft in 2002 een onderzoek uitgevoerd gericht op het
excassoproces van de divisie Werkgevers. Het excassoproces is een proces waarbij de
financiële stroom betreffende de premie-incasso in tegenovergestelde richting plaatsvindt.
UWV verrekent of vergoedt hierbij onder andere premies die werkgevers te veel hebben
afgedragen. Object van onderzoek was de opzet, bestaan en werking van de beheersingsmaat-
regelen voor het excassoproces Werkgevers. De belangrijkste aandachtspunten hierbij waren
functiescheidingen, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. De accountantsdienst van
UWV was op grond van het onderzoek van oordeel dat de beheersmaatregelen betreffende
het excassoproces binnen de divisie Werkgevers, met uitzondering van UWV Cadans, in het
algemeen van voldoende niveau zijn. Bij UWV Cadans is nog een aanzienlijke verbetering nood-
zakelijk. Bij de overige voormalige uitvoeringsinstellingen zijn op onderdelen nog verbeteringen
mogelijk. Alle voormalige uitvoeringsinstellingen hebben, voor zover nodig, inmiddels actie
ondernomen ter verbetering van het excassoproces op specifieke onderdelen.
4.6 Afboeken van premies
Indien een premievordering ook na toepassing van de diverse mogelijke invorderingsmaat-
regelen niet inbaar blijkt te zijn, moet de vordering als oninbaar worden afgeboekt.
Voor het afboeken van premievorderingen bestaan binnen de voormalige uitvoeringsinstellingen
strenge interne procedures. Het grootste deel van de afboekingen komt door faillissementen
en schuldsaneringen.
Tot medio 2002 had UWV GUO nog geen afboekingsmodule opgenomen in het premie-innings-
systeem. In oktober 2002 heeft een grote afboekingsactie (opschoning) plaatsgevonden van
kleine posten die al een aantal jaren openstonden. Het betrof hier het afboeken van ongeveer
tienduizend premiefacturen, alle met een waarde kleiner dan 2,50 euro. Het totaalbedrag van
de afboeking bedroeg ongeveer 1.800 euro.
UWV USZO wordt, gezien de (overheids)sectoren waarvoor de sociale verzekeringen worden
uitgevoerd, niet geconfronteerd met het afboeken van oninbare vorderingen. Bij UWV USZO
vinden echter periodiek afboekingen plaats die het gevolg zijn van de handmatig af te handelen
premieontvangsten. De grens voor de handmatig af te boeken USZO-premies is vastgesteld op
12 euro per kenmerk/debiteur per jaar, waarbij het verschil gerelateerd wordt aan de hoogte
van de vordering. Richtlijn hierbij is dat het verschil maximaal 0,15 procent van de vordering
mag bedragen. Af te boeken verschillen groter dan 12 euro dienen onderbouwd aan het hoofd
premie-incasso te worden voorgelegd. In 2001 is in het kader van een inhaalactie openstaande
posten over de jaren 1998 tot en met 2000 (uitsluitend voor dit project) bij UWV USZO de
afboekgrens verruimd naar 1.000 gulden (453,78 euro) per werkgever per jaar. Hierbij is een
bedrag van circa 16.000 euro afgeboekt.
17 Inspectie Werk en Inkomen Debiteurenbeheer collecterend proces Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen
4.7 Prestatie-indicatoren debiteurenbeheer
Voor het debiteurenbeheer hanteren de voormalige uitvoeringsinstellingen zowel interne als
externe prestatie-indicatoren. De vijf voormalige uitvoeringsinstellingen hanteren alle voor het
debiteurenbeheer onder andere de tijdigheidsnormen zoals die door het voormalige Lisv zijn
opgesteld. Met name zijn hierbij te noemen de volgende tijdigheidsnormen:
· 98 procent van de vastgestelde premie voor een premiejaar (t) moet uiterlijk op 30 november
van het daaropvolgende jaar (t + 1) zijn geïnd;
· 99 procent van de vastgestelde premie voor een premiejaar (t) moet uiterlijk op 31 december
van het daaropvolgende jaar (t + 1) zijn geïnd.
Voor een oordeel over het behalen van de tijdigheidsnormen heeft IWI bij de vijf voormalige
uitvoeringsinstellingen informatie opgevraagd over de gerealiseerde premie-inning en de
(definitief) vastgestelde premies sociale verzekeringen voor de premiejaren 2000 en 2001.
Tevens is informatie opgevraagd over de totaal nog openstaande sv-premies voor het premie-
jaar 2000 en de daarvoor liggende premiejaren. De inspectie heeft geen controle verricht op de
juistheid en volledigheid van de door de voormalige uitvoeringsinstellingen aangeleverde infor-
matie. De resultaten van de informatieuitvraag zijn in de hierna volgende tabellen samengevat.
Tabel 1
Totaal (definitief) vastgestelde sv-premies en geïnde premies voor het premiejaar 2001
Premiejaar 2001 Totaal (definitief) Totaal geïnde sv-premies Totaal geïnde sv-premies
(bedragen in ) vastgestelde sv-premies per 30 november 2002 per 31 december 2002
UWV Gak 15.435.615.551 (100%) 15.291.994.206 (99,1%) 15.301.302.560 (99,1%)
UWV Cadans 4.682.550.939 (100%) 4.560.453.908 (97,4%) 4.606.666.713 (98,4%)
UWV Bouwnijverheid 1.050.582.521 (100%) 1.047.444.291 (99,7%) 1.047.975.115 (99,8%)
UWV GUO 597.542.352 (100%) 581.767.170 (97,4%) 582.679.208 (97,5%)
UWV USZO 2.388.713.025 (100%) Niet beschikbaar 2.388.848.062 (100%)
Totaal 24.155.004.388 (100%) 21.481.659.575 (98,7%)4 23.927.471.658 (99,1%)
---
Het totaalbedrag en het percentage Toelichting en conclusie
zijn gebaseerd op UWV Gak, UWV
Cadans, UWV Bouwnijverheid en · UWV Gak heeft de tijdigheidsnormen voor het premiejaar 2001 op de peildata 30 november
UWV GUO, dus exclusief UWV respectievelijk 31 december 2002 gehaald.
USZO (niet beschikbaar).
· UWV Cadans heeft op de peildatum 31 december 2002 de tijdigheidsnorm van 99 procent
geïnde premies in relatie tot de (definitief) vastgestelde premies niet gehaald voor het premie-
jaar 2001. Ook op de peildatum 30 november 2002 is de tijdigheidsnorm van 98 procent niet is
gehaald.
· UWV Bouwnijverheid heeft de tijdigheidsnormen voor het premiejaar 2001 op de peildata
30 november respectievelijk 31 december 2002 gehaald.
· UWV GUO heeft op beide peildata 30 november respectievelijk 31 december 2002 de tijdig-
heidsnormen van 98 procent respectievelijk 99 procent van de geïnde premies in relatie tot de
(definitief) vastgestelde premies niet gehaald voor het premiejaar 2001. In een management-
reactie geeft UWV GUO als belangrijkste oorzaken voor het niet behalen van de tijdigheids-
normen aan dat de sectoren landbouw en vlees:
a. vanaf 1993 te maken hebben met dalende inkomsten;
b. in 2000 en 2001 enorm zijn getroffen door de mond- en klauwzeer- en BSE-crises.
Als gevolg van het bovenstaande zijn veel werkgevers in deze sectoren in financiële problemen
geraakt en failliet gegaan.
· UWV USZO heeft de tijdigheidsnorm voor het premiejaar 2001 op de peildatum 31 december