Sterke verlaging van administratieve lasten met Teamplate
Troquay & Partners heeft het product Teamplate naar Nederland gehaald en introduceert deze op de Nederlandse markt. Dit softwareproduct, dat zich op procesmatig werken richt, heeft de afgelopen jaren furore gemaakt op de Amerikaanse en Canadese markt. Door procesmatig werken worden enorme besparingen behaald in administratieve processen. Zo heeft Air Canada bijvoorbeeld de kosten van het proces van contractmanagement met 25% gereduceerd. Voor Nederlandse markt zou dit product ook wel eens het einde kunnen betekenen van forse administratieve lasten.De essentie van deze nieuwe aanpak is om procesgericht te werken. Bij de meeste organisaties is werk nog georganiseerd rondom de werknemer. De werknemer krijgt een procedure, een cursus, een computer en formulieren en gaat dan samenwerken met anderen. Een manager moet coördineren, bewaken en beoordelen. Gevolg is veel overleg, telefoon, e-mail en een forse administratieve last. Om een werkproces te kunnen verbeteren zal het werkproces bekend dienen te zijn. Deze eerste stap hebben veel organisaties al genomen door het opstellen van een kwaliteitshandboek. Eerst op papier en later elektronisch. Diezelfde bedrijven hebben ontdekt dat tussen een proces opschrijven en daadwerkelijk volgens dat proces werken een groot verschil zit.
De nieuwe Amerikaanse aanpak voegt werkprocesondersteuning toe. Hiermee worden kwaliteitssysteem, medewerker en informatiesysteem samengebracht tot één logisch geheel. Werknemers volgen het proces en krijgen de juiste informatie op het juiste moment. Zonder zoeken en zonder gegevens opnieuw in te voeren. Managers krijgen middelen in handen om daadwerkelijk het proces te besturen.
Bij Sitara Networks, een grote leverancier voor de telecom branche, is het retouren proces met deze nieuwe aanpak ter hand genomen. Gevolg was dat het aantal klachten nihil werd, de doorlooptijd met 30% bekort en de benodigde coördinatietijd met maar liefst 80% is gereduceerd.
De aanpak en het product komen uit Canada. Daar is men 3 jaar geleden gestart met de ontwikkeling van het systeem Teamplate dat procesgericht werken ondersteunt. Teamplate heeft zich in Noord Amerika bewezen door in zeer korte tijd enorme besparingen te realiseren voor tientallen organisaties. In deze tijd van 'meer doen met minder mensen' is dit een welkome ontwikkeling. Verlaging van de administratieve lasten komt hiermee voor iedereen binnen bereik.
Voor meer informatie zie www.troquay-partners.nl. Op deze website is een uitgebreid artikel te vinden over Procesmatig werken. Voor vragen of meer informatie tom.troquay@troquay-partners.nl