Rapportage huisvesting UWV
Huisvestingskosten UWV
© UWV
Bos en Lommerplantsoen 1
Postbus 8300
1005 CA Amsterdam
Tel (020) 687 91 11
Company Confidential
Inhoudsopgave
Inleiding ........................................................................................................................3
1. Het huisvestingsbeleid:..........................................................................................4
2. De besluitvorming over het hoofdkantoor..............................................................7
2.1. De concentratie van hoofdkantoorfuncties.........................................................7
2.2. De keuze voor Amsterdam.................................................................................7
2.3. De keuze voor La Guardia Plaza .......................................................................7
2.4. De noodzaak van verbouwing van La Guardia Plaza.........................................8
3. De Kosten............................................................................................................10
3.1. Vergelijkbaarheid............................................................................................10
3.2. De huisvestingskosten algemeen.......................................................................11
3.3. De huurkosten .................................................................................................11
3.4. Inrichtingskosten.............................................................................................13
2 n Rapportage huisvesting UWV
Inleiding
Met een brief van 23 juli jl. heeft de Minister ons verzocht medewerking te verlenen aan een
onderzoek naar de huisvestingskosten van UWV. Dat verzoek behelst onder meer het
leveren van cijfers en het leveren van een rapportage uiterlijk 18 augustus 2003. Met deze
nota leveren wij onze rapportage. Wij gaan allereerst in op het huisvestingsbeleid van UWV
(1), vervolgen met het besluitvormingsproces binnen UWV over de keuze en inrichting van
het hoofdkantoor (2) om te eindigen met de huisvestingskosten (3).
3 n Rapportage huisvesting UWV
1. Het Huisvestingsbeleid
Algemeen
UWV is op 1 januari 2002 van start gegaan als nieuwe organisatie, verantwoordelijk voor de
uitvoering van de sociale verzekeringen. De opdracht die UWV bij die start meekreeg is
veelomvattend: fusie van zes organisaties, bijdragen aan beperking van de uitkeringslasten,
reductie van de uitvoeringskosten en verbetering van de klantgerichtheid en de kwaliteit van
de uitvoering. Begin 2002 hebben wij in Kompas 20051 de koers van UWV voor de
komende jaren vastgelegd. Het vastleggen van een duidelijke richting voor de organisatie
was noodzakelijk om het complexe transformatieproces van UWV te besturen. Onderdeel
van die in Kompas 2005 neergelegde koers is het huisvestingsbeleid.
Bij de start van UWV waren wij, als gevolg van het samengaan van 6 organisaties, op 176
locaties in Nederland werkzaam. De organisatie, spreiding en bemensing van die locaties
weerspiegelde de organisatiestructuur en cultuur van de voormalige uitvoeringsinstellingen
en Lisv. Vast stond dat deze huisvestingssituatie niet kon blijven bestaan. Om de eenwording
van UWV te bevorderen, de complexiteit van het fusieproces te reduceren en de organisatie
te stroomlijnen hebben wij daarom allereerst besloten tot concentratie van werkzaamheden.
Dit besluit is in maart 2002 neergelegd in Kompas 2005. Daarbij werd aangekondigd dat nog
voor de zomer van 2002 besluiten zouden worden genomen over de definitieve aantallen
locaties en de vestigingsplaatsen van UWV in de toekomst. Op basis van het besluit tot
concentratie van werkzaamheden is het huisvestingsbeleid van UWV verder ontwikkeld.
De concentratie van werkzaamheden past in de totale bezuinigingstaakstelling van 25% die
UWV de eerste vier jaar heeft. Daarvan heeft UWV in 2002 een structurele bezuiniging van
5% gerealiseerd. De bezuinigingstaakstelling betekent voor de huisvestingslasten dat wij
ernaar streven de huidige lasten van 205,5 miljoen per jaar terug te brengen tot 173,9
miljoen per jaar in 2008. We komen daar in de paragraaf huisvestingskosten nog op terug.
Uitgangspunten bij concentratie van werkzaamheden
Bij de uitwerking van het besluit tot concentratie van werkzaamheden zijn de volgende
uitgangspunten gehanteerd:
a. De Raad van Bestuur, de centrale directies en (ondersteunende) staven dienen omwille
van eenduidige aansturing van de organisatie en omwille van effectiviteit en efficiency
op korte termijn bij elkaar op één locatie te worden gehuisvest;
b. Bij de uitvoerende werkzaamheden wordt een onderscheid gemaakt tussen front- en
backoffices. In de frontoffices vinden de directe persoonlijke kontakten in het kader van
de uitvoering van de arbeidsongeschiktheidswetten met de klanten van UWV plaats. De
kontakten met werkloze verzekerden vinden plaats op CWI-locaties c.q. in
bedrijfsverzamelgebouwen. Dit betekent dat de regionale spreiding van de frontoffices
moet garanderen dat de reisafstand voor de klant maximaal één uur mag bedragen. De
keuze voor het aantal en de locatie van de frontoffices wordt hierdoor bepaald. Voor de
backoffices is de reisafstand voor de klant niet relevant, omdat de kontakten met de klant
niet in de backoffices plaatsvinden. Als criteria voor de keuze van backoffices gelden:
1 Kompas 2005, de koers van UWV, 15 maart '02
4 n Rapportage huisvesting UWV
het kiezen van locaties met een attractieve arbeidsmarkt; geen megakantoren;
loopbaanperspectief voor de medewerkers en bereikbaarheid met openbaar vervoer.
c. Om de efficiency van de backoffices te optimaliseren en de telefonische bereikbaarheid
voor klanten te vergroten worden call centers ingericht.
d. Onderliggend criterium bij de hiervoor geschetste concentratiebewegingen is dat massale
verhuisbewegingen van personeel zoveel als mogelijk worden vermeden. Daarvoor
gelden twee belangrijke overwegingen: de continuïteit van de uitvoering en
kostenbeheersing. Vanuit een oogpunt van continuïteit van de uitvoering is het
noodzakelijk de deskundigheid om de ingewikkelde sv-wetgeving uit te voeren vast
te houden. Dit geldt zowel voor de deskundigheid in de uitvoering zelf als voor de
deskundigheid, nodig om de uitvoeringsprocessen te ondersteunen met handboeken en
beschrijvingen van werkprocessen en systemen. Vanuit een oogpunt van
kostenbeheersing is het voorts noodzakelijk desinvestering in mensen en middelen en
eventuele sociaal plankosten zoveel mogelijk te beperken en te komen tot een structurele
reductie van de huisvestingskosten.
Op basis van deze criteria is gekozen voor 1 hoofdkantoor, voor 17 backoffices en 27
frontoffices verspreid in het land en voor 2 callcentra. 17 van de 27 frontoffices worden
gehuisvest in de backoffices in de regio. Dit voorgenomen besluit is op 25 juni 2002 extern
en intern bekend gemaakt. Met de Ondernemingsraad zijn afspraken gemaakt over een
gefaseerde advisering over dit voorgenomen besluit.
Keuze en inrichting van de UWV-kantoren
Waar het gaat om de keuze en inrichting van de panden geldt het volgende beleid:
Ø de uitstraling kenmerkt zich als zakelijk, vriendelijk en uitnodigend voor bezoekers;
Ø voor de medewerkers van UWV dienen de panden en de inrichting daarvan een prettige
werkomgeving te bieden, die voldoet aan moderne eisen op het gebied van arbonormen,
technische faciliteiten en bereikbaarheid per openbaar vervoer;
Ø de aan te huren panden moeten zich lenen voor opsplitsing in kleinere, zelfstandige
eenheden. Daarmee wordt geanticipeerd op een mogelijke krimp van de organisatie;
Ø voor hoofdkantoor en de gecombineerde front/backoffice-locaties is gekozen voor
nieuwe gebouwen dan wel voor bestaande gebouwen van voldoende kwaliteitsniveau en
omvang. De concentratie van medewerkers op een beperkter aantal locaties maakt het
voor hoofdkantoor en backoffices noodzakelijk grotere panden aan te huren dan de
huidige locaties, die daarvoor in het algemeen te klein zijn en die bovendien niet
allemaal meer voldoen aan de daaraan thans te stellen eisen. Voor de frontoffices en
callcentra wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van bestaande UWV-vestigingen;
De criteria zijn, samen met alle technische vereisten waaraan de aan te huren panden moeten
voldoen neergelegd in een Programma van Eisen2. Over dit programma is extern advies
ingewonnen.
Wat de locatie van de panden in de vestigingsplaatsen en de huurvoorwaarden betreft gelden
de volgende normen:
2 Programma van Eisen, versie 7, 25 april 2003
5 n Rapportage huisvesting UWV
Ø de panden moeten met openbaar en particulier vervoer goed bereikbaar zijn;
Ø het volume beweegt zich in het algemeen tussen de 15.000 en 25.000 m² vvo
(verhuurbaar vloeroppervlak);
Ø voorwaarden voor de huur zijn een marktconforme huurprijs per m² en een 10-jarig
huurcontract. Dit laatste met het oog op de huurprijs, die bij een dergelijke
contractperiode lager is dan bij korter lopende contracten. In de huurcontracten wordt
het recht van eerste huur van vrijkomende ruimte opgenomen, evenals het recht van
achterlaten van een inrichtingspakket. Hetzelfde geldt voor de mogelijkheid tot in de
plaatsstelling en onderverhuur;
Ø tevens wordt er vanuit een oogpunt van kostenbeperking naar gestreefd af te stoten
panden mee te nemen in het verwervingstraject.
De hiervoor weergegeven uitgangspunten zijn vastgelegd in een Masterplan Huisvesting3,
dat op 17 maart 2003 door de Raad van Bestuur is goedgekeurd. Het Masterplan is overigens
een dynamisch document, in de zin dat het halfjaarlijks wordt herijkt.
Aansturing en besluitvorming
Voor de totale huisvestingsoperatie van UWV is een programmaorganisatie ingericht. Deze
staat los van de staande organisatie. De programmaorganisatie ressorteert onder de vice-
voorzitter van de Raad van Bestuur.
Aanvankelijk is de programmaorganisatie vormgegeven op drie niveaus:
Ø strategisch en beleidsmatig via een stuurgroep. Deze stuurgroep is belast met de
beleidsmatige aansturing. Dit omvat de vaststelling van beleidskaders, het nemen van
beslissingen en de monitoring van het gehele traject. De stuurgroep heeft de
eindverantwoordelijkheid voor de totale huisvestingsoperatie;
Ø tactisch via een programmagroep. De programmagroep is verantwoordelijk voor de
directe uitvoering en voor de afstemming van het programma met alle interne en externe
partijen;
Ø operationeel via verschillende projectgroepen. Voor ieder huisvestingsproject wordt een
projectgroep ingesteld. De trekker voor de inrichting van de backoffices is
eindverantwoordelijk voor de realisatie van het project.
Begin 2003 is een kernteam gevormd onder leiding van de vice-voorzitter van de Raad van
Bestuur, waaraan vanuit de projectgroep alle te nemen beslissingen worden voorgelegd. Dit
kernteam rapporteert rechtstreeks aan de Raad van Bestuur. Bij de vorming van dit kernteam
zijn de stuurgroep en de programmagroep opgeheven.
3 Masterplan Huisvestingsoperatie UWV, versie 13 maart '03
6 n Rapportage huisvesting UWV
2. De besluitvorming over het hoofdkantoor
2.1. De concentratie van hoofdkantoorfuncties
Bij de start van UWV waren de hoofdkantoorfuncties over 6 locaties verspreid (in
Amsterdam bij Lisv, Gak Nederland en SFB, in Gouda bij GUO, in Zeist bij Cadans en in
Heerlen bij Uszo). Binnen al deze locaties werden hoofdkantoorfuncties vervuld zoals
besturing van de organisatie in zijn totaliteit, centrale beleidsontwikkeling m.b.t. uitvoering,
personeel en organisatie, ICT, financiën en control, bibliotheek, de centrale informatie- en
onderzoeksfunctie en de ontwikkeling van handboeken, werkprocessen en systemen. De
fusie van deze zes organisaties betekent uiteraard dat de hoofdkantoorfuncties niet meer in
zesvoud hoeven te worden vervuld. Voor de functies met betrekking tot directe
ondersteuning van de uitvoering is er aanvankelijk nog wel behoefte aan specifieke
ondersteuning van de werkprocessen van de voormalige uvi's, zolang de processen en
systemen nog niet zijn geüniformeerd. In het aan de Minister aangeboden
transformatieprogramma -UWV4 is het tijdpad voor de uniformering van processen en
systemen geschetst. In het project overheadanalyse, waarvan de eerste fase in juni 2003 is
afgerond, is voorzien in een gefaseerde reductie van het personeel dat thans bij de hiervoor
genoemde functies is betrokken.
Eind 2001 en in de eerste maanden na de start van UWV bleek al snel dat de regionale
spreiding van de hoofdkantoorfuncties de onderlinge communicatie bemoeilijkt en veel extra
reistijd kost. Dat komt de eenduidigheid, effectiviteit en efficiency van de besturing en
ondersteuning niet ten goede. De Raad van Bestuur heeft dan ook besloten om te kiezen
voor concentratie van alle hoofdkantoorfuncties op één locatie.
2.2. De keuze voor Amsterdam
In de aanloopfase naar de vorming van UWV is aan een onderzoek- en adviesbureau
opdracht gegeven om onderzoek te verrichten naar geschikte locaties voor het hoofdkantoor.
Het advies van dit bureau hield in dat vestiging van het hoofdkantoor van UWV in
Amsterdam de voorkeur verdiende. Enerzijds om als zbo op enige afstand van Den Haag te
opereren, anderzijds om de deskundigheid op het punt van ondersteuning van de Raad van
Bestuur vast te houden. Van doorslaggevend belang was tenslotte de omstandigheid dat het
merendeel van de medewerkers in de regio Amsterdam woonachtig is.
2.3. De keuze voor La Guardia Plaza
Op basis van de besluitvorming tot concentratie van hoofdkantoorfuncties op één locatie in
Amsterdam is aan een extern bureau opdracht gegeven geschikte locaties in Amsterdam te
inventariseren. Bij die opdracht werden de volgende uitgangspunten meegegeven:
- het kantoor moet ca. 2.000 medewerkers kunnen huisvesten;
- het moet geschikt zijn als bestuurs-, vergader- en opleidingscentrum;
4 Veranderprogramma UWV 2003-2006, juli 2003, aangeboden aan de Minister bij
brief van 31 juli 2003
7 n Rapportage huisvesting UWV
- het moet de mogelijkheid bieden voor afsplitsing van kleine zelfstandige eenheden om
bij eventueel krimp ruimte te kunnen afstoten;
- het moet goed bereikbaar zijn per openbaar vervoer èn per auto;
- de huurprijs dient marktconform te zijn.
Na afronding van de inventarisatie is in samenwerking met de gemeente Amsterdam een
quick scan uitgevoerd, waarop alle mogelijke nieuwbouwlocaties waren vermeld. Twee
gebouwen, één op het Lucasterrein en La Guardia Plaza bij Station Sloterdijk hadden de
voorkeur.
Ten nadele van de locatie St. Lucas pleitte de omstandigheid dat het project nog moest
opstarten en dat het tempo van de oplevering niet overeenstemde met de behoeften van de
UWV-organisatie. Daarnaast diende ernstig rekening te worden gehouden met Ruimtelijke
Ordeningprocedures met de mogelijke vertraging vandien.5
Voor La Guardia Plaza is om een aantal redenen gekozen. Het ligt direct aan het NS-station
Sloterdijk, waardoor het uitstekend bereikbaar is. Het bestaat uit vier gebouwen met een
eigen ingang, alsmede een voor de functie van opleidingscentrum geschikt paviljoen,
waardoor het gemakkelijk wordt bij krimp het complex op te splitsen in afzonderlijke
eenheden. Dat is van belang, omdat na implementatie van de overheadreductie het aantal
medewerkers dat werkzaam is in een hoofdkantoorfunctie substantieel zal dalen. Daarnaast
speelde een rol dat gebouw A al was aangehuurd om de medewerkers van de voormalige
uitvoeringsinstelling SFB te huisvesten, die voor 1 januari 2003 het SFB-pand moesten
verlaten.
Aan marktconformiteit qua huurprijs voldoet La Guardia. Voor de vier gebouwen
zijn/worden afzonderlijke huurcontracten afgesloten. Om organisatorische en
bedrijfseconomische redenen is gebouw B verkozen voor de permanente vestiging van het
bestuurs- en vergadercentrum. Het contract voor de huur van dit gebouw is volgens afspraak
aan de Minister ter goedkeuring voorgelegd en met diens brief van 8 januari 2003
goedgekeurd.
2.4. De noodzaak van verbouwing van La Guardia Plaza
Gebouw B van La Guardia Plaza was oorspronkelijk voor een andere huurder bedoeld. Op
het moment van aangaan van de huurverplichting door UWV was dit gebouw al casco
opgeleverd volgens het programma van eisen van de oorspronkelijk beoogde huurder.
Daardoor ontbraken de faciliteiten die nodig zijn voor een bestuurs- en vergadercentrum.
Om daarin te voorzien is in eerste instantie door de projectontwikkelaar een opdracht voor
een aanpassingsplan verstrekt aan de Engelse architect die het LGP-complex heeft
ontworpen. Diens voorstellen voldeden echter niet aan de eisen van soberheid en
zakelijkheid die UWV stelt en die in het algemeen in het publieke domein in Nederland
gangbaar zijn. In opdracht van UWV heeft een Nederlandse architect dan ook voor
bijstelling van de plannen gezorgd in die zin dat de gewenste versobering gerealiseerd werd.
5 Analyse huisvesting UWV Amsterdam, 18 maart '02
8 n Rapportage huisvesting UWV
Tevens ontbraken verbindingen tussen de gebouwen die, waar UWV het gehele complex als
eenheid huurt, noodzakelijk zijn. Deze verbindingen moeten nog worden aangebracht. De
verbouwingen in gebouw B zijn: het aanpassen van de entree; het inrichten van een
receptieruimte en balie; het ongedaan maken van een op de begane grond aangebrachte
vide; het inrichten van het vergadercentrum en het bestuurscentrum. Op de kosten van deze
verbouwingen wordt in de volgende paragraaf ingegaan.
9 n Rapportage huisvesting UWV
3. De kosten
3.1. Vergelijkbaarheid
De opdracht van het Ministerie houdt in dat de kosten van de huisvesting UWV worden ver-
geleken met vergelijkbare organisaties. UWV is een organisatie waar ruim 23.000 mensen
werkzaam zijn, van wie ca. 2.000 in een hoofdkantoorfunctie. Voor de vergelijkbaarheid zal
een organisatie moeten worden gevonden van dezelfde schaal, omvang en typologie.
Wat de kosten betreft gaat het om een vergelijking van huurkosten en inrichtingskosten. Het
punt van vergelijkbaarheid verdient daarbij de aandacht.
Huurkosten
Verschillende factoren zorgen ervoor dat de huurkostenvergelijking een gecompliceerde
opgave vormt. Zo is de locatie bij de bepaling van de hoogte van de kosten van belang.
Tevens is het tijdstip van het afsluiten van het huurcontract in hoge mate bepalend voor de
prijs, enerzijds vanwege het marktmechanisme (de huren lagen twee jaar geleden
aanmerkelijk hoger dan nu het geval is), anderzijds als het gaat om hoever het bouwproces
reeds gevorderd is: ligt het gebouw nog op de tekentafel, dan zijn de huurderspecifieke
aanpassingen eenvoudiger en goedkoper uit te voeren dan wanneer het gebouw al gereed is
(zoals bij de gebouwen A en B het geval was).