Gemeente Alphen aan den Rijn
Oplossen knelpunten stadhuis verbetert dienstverlening burgers
De gemeenteraad buigt zich in zijn vergadering van 27 november over
het voorstel Nazorg Stadhuis. Het college van B&W stelt de raad voor
om eenmalig ruim 1,4 miljoen euro beschikbaar te stellen voor het
oplossen van knelpunten in het nieuwe stadhuis en 350.000 euro voor
het verplaatsen van de huidige serverruimte naar de achterbouw. Het
college geeft in het voorstel aan dat het oplossen van de knelpunten
en het verplaatsen van de serverruimte essentieel is, wil men de
kwaliteit in dienstverlening kunnen blijven bieden die de burger van
de gemeente mag verwachten.
Het stadhuis is een gedurfd architectonisch ontwerp, heeft een
innovatief klimaatsysteem met energiezuinige installaties en een
vooruitstrevende binnenhuisarchitectuur. Het werd in gebruik genomen
in november 2002. Door de open en transparante uitstraling van het
stadhuis, is het gebouw binnen en buiten de grenzen van Alphen aan den
Rijn een visitekaartje voor de stad. De hoofdgedachte achter de bouw
van het nieuwe stadhuis was en is de verbetering van de kwaliteit van
de dienstverlening aan de burgers. Die kwaliteit komt in het nieuwe
gebouw onder meer terug in de concentratie van een aantal diensten te
weten de gemeentelijke dienstverlening, het CWI (voorheen
Arbeidsbureau), Zorgwijzer, Politie en het Postkantoor. Een ander
voorbeeld is de centrale informatiebalie, waar de burger terecht kan
met diverse vragen.
Nog niet optimaal
Ieder gebouw behoeft nazorg na oplevering. Dat geldt temeer voor een
uniek gebouw als het stadhuis, wat valt in de categorie objecten waar
zowel landelijk als in het buitenland nauwelijks tot geen bouwervaring
mee is opgedaan. De nazorgpunten zijn grotendeels voorzien, wat
ondermeer tot uitdrukking komt in de opname van een stelpost van 1
miljoen euro in de discussienota Financiële ontwikkelingen 2003.
Desalniettemin is het door de uniekheid van het gebouw onmogelijk om
vooraf de totale knelpunten in beeld te krijgen. Pas in het jaar na
de ingebruikname, konden de werkelijke nazorgpunten worden
geïnventariseerd. Dat is gebeurd door klachten en wensen te
inventariseren van mensen binnen en buiten het stadhuis van Alphen a/d
Rijn, waaronder groepen belanghebbenden als het Gehandicapten
Platform, leden van de gemeenteraad en het college en medewerkers van
de gemeente. De knelpunten doen zich voor in de categorieën als
dienstverlening burgers, arbovoorzieningen en
gehandicaptenvoorzieningen. Ter illustratie: het stadhuis is nog niet
optimaal toegankelijk voor gehandicapten, de wachttijden bij de
publieksbalies kunnen nog gereduceerd worden, de telefonische
bereikbaarheid is voor verbetering vatbaar en de raadzaal voldoet niet
goed. Het afgelopen jaar is ook meerdere malen het niet goed
functionerende binnenklimaat in de media geweest. Inmiddels is dat
aanzienlijk verbeterd, maar het is nog steeds niet optimaal.
400 Knelpunten al opgelost
In totaal zijn, na oplevering van het stadhuis, zon 600 knelpunten
geconstateerd waarvan er maar liefst al 400 zijn opgelost. Dat is
gebeurd zowel binnen de bestaande garantieregelingen als binnen de
lopende budgetten. Het resterende deel van de knelpunten kan niet meer
uit de bestaande budgetten worden gefinancierd, terwijl oplossing
ervan wel essentieel is. Het belangrijkste afbreukrisico namelijk bij
het uitstellen van de maatregelen, is een verlaging van de kwaliteit
van de dienstverlening. Ter illustratie: een onvoldoende
arbo-technisch verantwoorde werkomgeving kan leiden tot een verhogende
werking op het ziekteverzuim. Hiervoor geldt dat elke % stijging
ziekteverzuim ongeveer 200.000 euro op jaarbasis kost. Omdat
ziekteverzuim om budgettaire redenen niet voldoende kan worden
gecompenseerd, kan daardoor de kwaliteit van de dienstverlening onder
druk komen te staan.
Verplaatsen serverruimte
Onderdeel van het voorstel Nazorg Stadhuis is ook het voorstel om de
serverruimte te verplaatsen naar de achterbouw van het stadhuis. Deze
optie waarborgt het meest de kwaliteit van de dienstverlening ten
opzichte van de twee andere varianten (blijven zitten en uitbesteden).
In de huidige ruimte speelde het probleem dat er te weinig koeling was
voor de extra servers die nodig bleken te zijn voor de
kantoorautomatisering in het stadhuis. Dat probleem is inmiddels
opgelost met behulp van een tijdelijke maatregel. Echter, voor de
kosten die deze maatregel met zich meebrengt, is nog geen dekking. Bij
water- en brandschade blijven grote risicos bestaan, dat de computers
uitvallen. Een reëel risico is dan, dat dienstverlening die
ICT-afhankelijk is denk aan het verstrekken van paspoorten,
rijbewijzen en uitkeringen niet kan worden geboden. Het college van
B&W is dan ook van mening dat de gemeente te grote beheersrisicos
loopt als zij in de huidige ruimte blijft zitten.
Indien de raad instemt met het voorstel om het krediet beschikbaar te
stellen, te dekken uit de meevallende opbrengsten van de sanering van
de reserves en voorzieningen, kunnen de maatregelen in 2004 worden
uitgevoerd.
Persbericht 65, 4 november 2003
© Gemeente Alphen aan den Rijn, 05 november 2003 laatste wijziging