IP/04/177
Brussel, 9 februari 2004
Voortgangsverslag over de hervorming van de Commissie: de grondige en
grootscheepse modernisering is operationeel en wordt voortgezet
De Europese Commissie heeft vandaag een nieuw voortgangsverslag over
de hervorming goedgekeurd. Uit het verslag dat betrekking heeft op het
jaar 2003 blijkt dat de Commissie met succes 95 van de 98
moderniseringsvoorstellen waartoe ze zich in maart 2000 in het
actieplan bij het Witboek over de hervorming van de Commissie had
verbonden heeft omgezet, dat de overige maatregelen binnenkort zullen
worden goedgekeurd en dat het grondig herziene personeelsstatuut zoals
gepland op 1 mei in werking zal treden. Het verslag bevat talrijke
praktische voorbeelden van de manier waarop de uitgebreide hervorming
van de Commissie tegemoet komt aan de strategische doelstellingen die
een betere dienstverlening aan het publiek, het gebruik van nieuwe
middelen voor een doeltreffende planning van taken en middelen,
modernisering van het personeelsbeleid, toepassing van de strengste
moderne normen voor interne financiële controle en financieel beheer
en kostenbesparingen beogen. Het verslag bevat ook details over onder
meer de verdere aanvullende maatregelen die worden genomen in verband
met de bij Eurostat geconstateerde onregelmatigheden. Het bevat nieuwe
voorstellen voor de werkzaamheden van OLAF, het
fraudebestrijdingsbureau van de Commissie, en het geeft richtsnoeren
voor een betere toepassing van bestaande regels om klokkenluiden te
vergemakkelijken.
Over dit verslag zei Neil Kinnock, vice-voorzitter van de Commissie en
belast met administratieve hervormingen: "De Commissie heeft de
grondige hervormingen die we hebben beloofd geconcipieerd, uitgewerkt
en in de praktijk omgezet. Dit jongste voortgangsverslag maakt de
positieve gevolgen van de uitgebreide hervorming duidelijk, onder meer
de aanzienlijke kostenbesparingen die door een grotere efficiëntie
zijn gerealiseerd. De hervorming is noodzakelijkerwijs een continu
proces eerder dan een op zich staande gebeurtenis. Verdere vooruitgang
zal dan ook worden geboekt naarmate de verbeteringen in systemen,
methoden, beheer en attitudes hun volle uitwerking krijgen. De
hervormingsstrategie werd gestimuleerd door de vastberaden wil om de
prestaties van de Commissie als internationale overheidsdienst te
verbeteren. Zelfs na vier jaar onvermijdelijk geleidelijke maar steeds
snellere uitvoering van die strategie blijkt uit de in de praktijk tot
stand gebrachte veranderingen dat deze taak is vervuld. Wij zijn onze
verplichtingen nagekomen. Het hervormingsprogramma is operationeel. De
in de hele organisatie verankerde hervormingen vormen een stevige
grondslag voor verdere verdieping ter versterking van de
verantwoordelijkheid, doeltreffendheid, doelmatigheid en de
onontbeerlijke onafhankelijkheid van de Commissie.
Ik prijs de inspanningen van het personeel dat zich heeft ingespannen
om de verbeteringen ten uitvoer te leggen, vaak naast de uitoefening
van de dagelijkse werkzaamheden. Wij zijn vastbesloten de
veranderingen bij te sturen op grond van de opgedane ervaring met de
toepassing van de vernieuwingen en wij zullen niet zelfgenoegzaam
toezien. Wij beweren evenmin dat de veranderingen voltooid zijn, maar
hopen integendeel dat, in een instelling die vastbesloten is om als
organisatie de tijd vooruit te zijn, modernisering een continu proces
zal zijn."
De verwezenlijking van de uitgebreide administratieve hervorming staat
centraal in de verbintenissen van de Commissie-Prodi die een sterkere
en goed bestuurde internationale overheidsdienst en een beter Europees
bestuur in het algemeen beogen. Beide doelstellingen worden bereikt
door middel van hervormingsmaatregelen die onder meer hogere normen
voor dienstverlening aan het publiek inhouden, de doelmatigheid en
verantwoordelijkheid van de Commissie versterken, het financieel
beheer en de financiële controle drastisch verbeteren, beter
gebruikmaken van de personele, technische en financiële middelen, de
loopbaanontwikkeling sterk afhankelijk maken van bewezen persoonlijke
inspanningen en bestuurscapaciteiten stimuleren.
De hoofdpijlers van de hervorming zijn klaar
In het witboek worden voor de hervorming vier met elkaar verband
houdende hoofdgebieden genoemd: totstandbrenging van een
dienstverleningscultuur; invoering van strategische planning en
programmering van taken en middelen; modernisering van het
personeelsbeleid; versterking van de interne financiële controle en
het financieel beheer. Op alle vier gebieden is zeer grote en meetbare
vooruitgang geboekt. De hervormingen die nog moeten worden afgerond de
invoering van een centraal facturenregister voor alle diensten, het
opzetten van een contractendatabank en de voltooiing van elektronische
aanbesteding zullen nog dit jaar in werking treden.
Inmiddels hebben de veranderingen al tastbare resultaten opgeleverd:
1. Totstandbrenging van een dienstverleningscultuur
* De gemiddelde achterstand bij betalingen aan contractanten bedroeg
in 1999 meer dan 54 dagen en in 2003 minder dan 43 dagen en de
verbetering houdt aan.
* Meer dan 80% van de correspondentie van de burgers werd in 2003
binnen de voorgeschreven termijn beantwoord, tegenover 70% in
2002. Cijfers van voor de hervorming zijn niet beschikbaar
aangezien er geen termijn was voorgeschreven.
* Voor het eerst is een gedetailleerde on-linegids van
Commissiediensten voor het grote publiek beschikbaar.
* Ondanks de grote toename van door het publiek aangevraagde
documenten wordt nog steeds aan meer dan 70% van deze aanvragen
positief gevolg gegeven.
* Het voor het publiek toegankelijke register omvat nu ook agenda's
en notulen van Commissievergaderingen.
2. Invoering van strategische planning en programmering
* De Activity Based Budgeting (op basis van de activiteiten
gestructureerde begroting) is volledig operationeel en bij het
opstellen van de begroting voor 2004 werd voor het eerst van dit
systeem gebruikgemaakt.
* In de werkmethoden werden veeleisender normen ingebouwd voor de
raadpleging van het publiek over het te voeren beleid.
* Bij de planning maken effectbeoordelingen integraal deel uit van
alle belangrijke wetgevings- en beleidsinitiatieven.
* Het beheer van inbreukprocedures werd door de invoering van nieuwe
maatregelen verbeterd.
* Het interinstitutioneel akkoord over betere wetgeving werd in
december 2003 ondertekend.
* Er zijn vier permanente interdepartementale groepen op hoog niveau
opgezet met het oog op de verbetering van de operationele
coördinatie tussen de diensten en de vermindering van dubbel werk
en vertragingen.
3. Modernisering van het personeelsbeleid
* Het nieuwe individuele beoordelings- en promotiesysteem voor het
personeel werd in 2003 operationeel.
* Het aandeel in de totale personeelskosten van de investeringen in
personeelsopleiding is meer dan verdubbeld, namelijk van 0,53% in
1999 naar 1,11% in 2004 en de stijging houdt aan.
* Het gemiddeld aantal opleidingsdagen per ambtenaar is toegenomen
van minder dan 3 vóór de hervorming tot 6,9 in 2002 en 8,3 vorig
jaar en dit gaat nog steeds in stijgende lijn.
* Vóór de hervormingen hadden weinig ambtenaren toegang tot
financiële opleidingscursussen. In 2003 volgden 7 100 ambtenaren
dergelijke cursussen, tegenover 3 800 in 2001.
* Managementopleiding is nu voor het huidige leidinggevend personeel
en voor toekomstige hoofden van een eenheid verplicht.
* Geen directeur-generaal is langer dan vijf jaar op dezelfde post
gebleven. In 1999 waren 12 A1-ambtenaren meer dan vijf jaar op
dezelfde post.
* In 1999 waren 22 van de 262 A1- en A2-ambtenaren (8,4%) vrouwen.
In december 2003 was dit aantal toegenomen tot 39 van 270 (11,5%).
Het aandeel van vrouwen in het middenkader is gestegen van 12,2%
in 1999 tot 15,2% in 2003.
* In 2003 werden voor A-posten 33,3% vrouwen geworven in
vergelijking met 27,6% in 2002.
* Het aantal vacante posten is gedaald tot 1,9% en bedroeg vóór de
hervorming 5,1%.
* Er wordt een beroep gedaan op selectiebureaus en externe
deskundigen voor de werving van personeel voor midden- en
topfuncties, ook in de nieuwe lidstaten.
4. Verbetering van de interne financiële controle en het
financieel beheer
* Het nieuwe Financieel Reglement is op 1 januari 2003 in werking
getreden en houdt een radicale vernieuwing in van het interne
controlesysteem.
* De grondige hervorming van het boekhoudsysteem is in 2003 snel
gevorderd en er wordt gewerkt aan de invoering van een volledige
boekhouding op transactiebasis voor begin 2005.
* De Commissie heeft in juli 2003 voorstellen voor de toekenning van
financiële verantwoordelijkheid aan ambtenaren goedgekeurd en de
noodzakelijke besprekingen met de personeelsvertegenwoordiging
zijn aan de gang.
* Het besluit over de oprichting van en de procedures voor het panel
voor financiële onregelmatigheden is in juli 2003 goedgekeurd en
dit panel zal worden geleid door een vroegere voorzitter van de
Rekenkamer.
* Er zijn 24 voor de hele Commissie geldende internationaal erkende
interne controlenormen ingevoerd en elk directoraat-generaal past
de relevante normen toe voor de organisatie en de werking van zijn
beheers- en controlesystemen.
* Er zijn modelcontracten voor overheidsopdrachten goedgekeurd.
* De Commissie beschikt nu over volledige en bijgewerkte regelingen
voor 'klokkenluiden'. Dit omvat bepalingen die ambtenaren die
veronderstelde misstanden melden, in staat stellen informatie te
verstrekken aan externe organen indien de Commissie of OLAF geen
onderzoek verrichten en binnen een redelijke termijn antwoorden.
Verder worden maatregelen uitgewerkt zodat bonafide klokkenluiders
geen nadelige gevolgen voor hun loopbaan ondervinden.
* De Commissie heeft een herziene OLAF-verordening voorgesteld om de
bescherming van de individuele rechten en de informatiestroom
tussen OLAF en de Commissie verder te verbeteren.
5. Hervorming levert aanzienlijke besparingen op
* De toepassing van het nieuwe personeelsstatuut zal in de komende
vijftien jaar een reële besparing op de personeelskosten van meer
dan 1 miljard euro opleveren.
* Met de gespecialiseerde bureaus voor administratieve taken wordt
jaarlijks 15% op de totale exploitatiekosten bespaard (circa 12
miljoen euro per jaar).
* De oprichting van het interinstitutioneel Europees Bureau voor
personeelsselectie (EPSO) levert jaarlijks meer dan 5 miljoen euro
kostenbesparingen op.
* Dankzij een beter beheer en een ecologisch beleid heeft de
Commissie het gemiddelde elektriciteits- en waterverbruik kunnen
stabiliseren. Verder heeft zij het aantal in haar ateliers
gedrukte bladzijden van verscheidene miljarden vóór 1999 in 2003
tot circa 420 miljoen kunnen reduceren. Voor specifieke
Commissiedocumenten werd het aantal gedrukte bladzijden van 220
miljoen in 2001 tot 55 miljoen in 2003 gereduceerd. Dankzij
moderne systemen voor de aankoop van kantoorvoorzieningen wordt
sinds 2001 jaarlijks meer dan 1 miljoen euro bespaard, terwijl de
kwaliteit van de dienstverlening en de levering verbeterd zijn.
Nog eens 400 000 euro per jaar wordt door het gebruik van
gerecycleerde inktpatronen voor printers.
Meer duidelijkheid voor klokkenluiders
Volgens de bestaande voorschriften zijn personeelsleden nu al
verplicht potentiële misstanden aan hun hiërarchie of direct aan OLAF
te melden. Een van de verbeteringen waartoe de hervorming heeft
geleid, is de bepaling dat de klokkenluider, indien de Commissie of
OLAF binnen een redelijke termijn geen passende maatregelen hebben
genomen, de klacht onder de aandacht van de voorzitter van de Raad,
het Parlement of de Rekenkamer of van de Ombudsman kan brengen.
Om het gebruik van de klokkenluidersregeling te stimuleren, informeert
de Commissie het personeel beter over de werking van de regeling,
creëert zij de mogelijkheid om medewerkers die hun plicht vervullen en
mogelijke misstanden melden, in de gelegenheid te stellen voor een
andere dienst te gaan werken wanneer zij vijandige reacties op het
werk verwachten en versterkt zij de bestaande garantie dat
personeelsleden die vermoedelijke misstanden melden geen nadelige
gevolgen voor hun toekomstige loopbaan zullen ondervinden.
Behoefte aan een betere informatiestroom
De middelen voor het opsporen en opvolgen van gemelde gevallen van
fraude en onregelmatigheden zijn de laatste vijf jaar aanzienlijk
versterkt door de oprichting van OLAF en van de Dienst Interne audit,
door de invoering van interne auditdiensten in alle DG's en door de
oprichting van een gespecialiseerd Bureau voor onderzoek en
disciplinaire maatregelen (IDOC) als directoraat binnen DG
Personeelszaken en algemeen beheer. Ook dragen aanvullende bepalingen
in het nieuwe personeelsstatuut die in mei in werking zullen treden
hiertoe bij.
Uit de Eurostat-kwestie is echter gebleken dat de huidige regelingen
niet voldoende waren om de Commissie een volledig overzicht van alle
beschikbare informatie te bieden. De Commissie richt dan ook een groep
van betrokken diensten op - het Secretariaat-generaal, de DG's
Personeelszaken en algemeen beheer en Begroting en de Dienst Interne
audit - die ervoor moet zorgen dat alle relevante informatie en/of
beschuldigingen van fraude, onregelmatigheden en andere laakbare daden
uit alle bronnen worden verzameld, snel geanalyseerd en medegedeeld
aan de voorzitter, de Commissieleden die bevoegd zijn voor
personeelszaken en algemeen beheer en interne audit en het voor de
begroting bevoegde Commissielid, om te verzekeren dat een strikte
follow-up wordt uitgevoerd en dat alle procedureel en juridisch
mogelijke maatregelen worden genomen. De groep van Commissieleden zal
de belangrijkste gevallen, in het bijzonder die van financiële aard,
onder de aandacht van de Commissie brengen.
Ingevolge de aanbevelingen van de Dienst Interne audit zullen, na het
onderzoek van contracten en subsidies bij Eurostat, veranderingen
worden aangebracht zodat de interne auditdiensten systematisch al hun
definitieve auditrapporten aan de Dienst Interne audit moeten
toezenden. Bovendien zal een nieuwe databank worden opgezet om
ordonnateurs, alvorens zij een contract ondertekenen, in het bezit te
stellen van gecontroleerde informatie over alle ondernemingen waarmee
de Commissie sinds 1999 contractuele betrekkingen heeft onderhouden.
De gedragscode van september 1999 zal worden herzien om het soort
informatie dat de Commissieleden en de DG's van de diensten moeten
krijgen nader te specificeren.
Die informatie moet volledig zijn en bijzonderheden bevatten over de
kwalitatieve toepassing van de interne controlenormen, de inhoud van
de auditactiviteiten en de follow-up van vorige audits. Er zal een
specifieke procedure worden ingevoerd om de Commissieleden te
informeren over alle beheersdaden vooral betreffende financieel beheer
die de verantwoordelijkheid van een Commissielid of van het college in
het gedrang zou kunnen brengen.
Tegelijkertijd stelt de Commissie veranderingen aan de
OLAF-verordening uit 1999 voor om de efficiënte werking van dit bureau
te versterken, de informatiestroom tussen OLAF en de EU-instellingen
te verbeteren, de rechten beter te vrijwaren van personen die bij een
onderzoek betrokken raken, aspecten te behandelen die de
doeltreffendheid van OLAF-onderzoeken in gevaar dreigen te brengen en
de rol van het onafhankelijke OLAF-comité van toezicht te versterken.
Komende uitdagingen
Hervorming is per definitie een proces en, naarmate het vordert en de
uitvoering vorm aanneemt, zal de Commissie het hervormingsproces op
basis van de opgedane ervaring verder verbeteren en verfijnen.
Inmiddels zal het accent dit jaar op de vlotte integratie van nieuw
personeel uit de tien toetredende landen worden gelegd. Het Europees
Bureau voor personeelsselectie (EPSO) heeft 32 vergelijkende
onderzoeken voor de toetredende landen uitgeschreven en voor de
werving van topambtenaren uit de nieuwe lidstaten zullen procedures
worden uitgewerkt. Bij die procedures zal een beroep worden gedaan op
selectiecentra waar externe deskundigen inzake menselijke hulpbronnen
de (potentiële) bestuurscapaciteit van alle externe kandidaten uit
alle huidige en toekomstige lidstaten onderzoeken die in een eerste
ronde voor bestuursposten in de instelling zijn geselecteerd.
European Commission