Ingezonden persbericht
Persbericht
COSA DSP brengt documentair structuurplan tot leven
Vianen, 22 juni 2005 -- COSA introduceert de nieuwe module COSA DSP, waarmee overheidsinstellingen een Documentair Structuur Plan kunnen aanleggen en onderhouden. De module vormt een integraal onderdeel van de archiefbeheerapplicatie in de COSA-suite. Zodra er gegevens gewijzigd of vastgelegd worden in het Documentair Structuur Plan worden deze direct toegepast in de geautomatiseerde processen in de gemeentelijke organisatie.
Een Documentair Structuur Plan is verplicht voor gemeenten en bevat een compleet en logisch samenhangend overzicht van de wijze waarop men omgaat met de archiefbescheiden. Meestal gaat het daarbij om een theoretische beschrijving van hoe het zou moeten zijn en bestaat er geen directe relatie met de werkelijkheid. De gegevens die de DSP-beheersoftware bijhoudt zijn weliswaar up-to-date, maar dat wil nog niet zeggen dat ze ook consequent worden toegepast. In COSA zijn de metadata van het DSP echter 1-op-1 gekoppeld met het archief en de werkstromen van een organisatie. Wijzigingen in het DSP worden hierdoor automatisch toegepast in de werkprocessen, zodat het gebruik van de juiste gegevens gegarandeerd is.
Sybrand Jongejans, Commercieel Directeur van COSA: "Zoals bekend hebben de schandalen bij bijvoorbeeld Enron en Worldcom een enorme toename aan regelgeving en richtlijnen met betrekking tot recordmanagement op gang gebracht, ook voor Nederlandse gemeenten. De verplichting om te beschikken over een Documentair Structuur Plan ligt ook in die lijn. Met onze DSP-module kan zo'n plan worden ingezet ter profijt van de organisatie. De gegevens in het plan zijn niet langer abstract, maar zijn gekoppeld aan concrete processen en acties. Op die manier komt het DSP echt tot leven."
COSA DSP zorgt voor eenvoudiger archiefbeheer, doordat de mappenstructuur uit het DSP ook automatisch wordt toegepast in het digitale archief. Bij andere oplossingen moet het archief handmatig in overeenstemming worden gebracht met die structuur. Als er een nieuw werkproces wordt opgestart zorgt COSA er verder voor dat alle documenten het juiste trefwoord uit de VNG-thesaurus krijgen toegewezen. Deze classificatie van documenten hoeft dus evenmin meer handmatig te gebeuren. Met de zoekfunctie binnen COSA kan het DSP bovendien snel en eenvoudig worden doorzocht, per invoerveld. Door bijvoorbeeld in het veld 'proceseigenaar' de naam van een bepaalde werknemer in te typen, is snel vast te stellen voor welke processen diegene verantwoordelijk is.
Over COSA
Als Europees softwareleverancier en marktdeskundige realiseert COSA automatiseringsprojecten, waarbij haar gerenommeerde producten en diensten voor Business Process Management, Document- en Recordsmanagement worden ingezet. In Nederland zijn de COSA producten sinds 1994 geïmplementeerd bij toonaangevende klantorganisaties in het bank- en verzekeringswezen, de overheid en de industrie - waaronder Nationale Nederlanden, Van Lanschot Bankiers, Achmea Zilveren Kruis, KPN Telecom, het Ministerie van Defensie en diverse Nederlandse gemeenten. De COSA producten worden ook als OEM-modules geleverd en ingezet binnen vele organisaties. COSA heeft vestigingen in Duitsland (Pulheim), Nederland (Vianen), Groot-Brittannië (Londen) en Zuid Afrika (Johannesburg). Meer informatie: www.cosa.nl.
Contact:
COSA BV
Havenweg 24 A
4131 NM Vianen
Telefoon: 0347 - 324624
E-mail: info@cosa.nl
Website: www.cosa.nl
---
Voor redactionele informatie: (ref: Pb0505)
Influx PR - Frieda Zieleman, Deventerstraat 81, 7322 JL Apeldoorn
Telefoon: 055 - 366 30 34, e-mail: frieda@influx-pr.com, website: www.influx-pr.com