Gemeente Dordrecht
---
Dordrecht digitaliseert post en documentstroom
Ronald van Dijk
In opvolging van on-line mogelijkheden voor het doen van
webtransacties is Dordrecht sinds kort gestart met het digitaliseren
van haar postprocessen. De gescande post wordt via het intranet
ontvangen op de pc's van de medewerkers. Dit wordt mogelijk gemaakt
door de midoffice en het door de gemeente zelf ontwikkelde systeem
Mozaiek© (Mid Office, ZAken, Informatie En Kennisdelen).
Het E-Government project Papier P@ssé richt zich op het invoeren van
het systeem Mozaiek en levert het instrumentarium om dossiers en
poststukken digitaal te kunnen registreren, verspreiden en archiveren.
Daarnaast levert het project Papier P@ssé instrumenten om activiteiten
in de Dordtse bedrijfsprocessen geautomatiseerd uit te kunnen voeren,
te volgen en te beheersen. In 2004 is gestart met de bouw van het
systeem, vanaf april wordt afdeling voor afdeling en zaak voor zaak
aangesloten op de functionaliteit van Mozaiek©.
Digitale post en zaken
Het project zorgt er concreet voor dat alle medewerkers van de
gemeente post, e-mail, faxen en aanvragen via de website in hun
digitale inbak ontvangen. Vanuit deze inbak is het mogelijk documenten
te delen met collega's, de status te volgen en de afhandeling ervan te
bewaken.
Het systeem Mozaiek© laat zich omschrijven als een zakensysteem. Met
een zakensysteem kunnen samenhangende hoeveelheden werk (processen of
samenhangende processen) in relatie worden gebracht met de
bijbehorende documenten wat leidt tot inzicht in de dossiers van de
gemeente. Het systeem sluit uitstekend aan bij de eisen die het
landelijk Documentair Structuur Plan (DSP) stelt, de architectuur is
gebaseerd op het GFO zaak van de VNG. En met de komst van dit
zakensysteem heeft de gemeente nu een generieke component om intakes
vanuit zowel het web als vanuit de fysieke post te beheren en
beheersen.
Waarom Mozaiek©?
De belangrijkste voordelen van het systeem Mozaiek op een rijtje:
1. Bijdragen aan kennismanagement en efficiënter werken.
2. Altijd beschikken over de juiste, actuele informatie.
3. Eenmalige opslag van documenten en méérvoudig gebruik.
4. Alle digitale documenten (ook gescand/gemaild)worden in mappen
beheerd.
5. Betere en completere managementinformatie door transparantie:
doorlooptijden en overschrijdingen van zaken worden zichtbaar per
sector, afdeling of bureau.
6. Door digitale dossiervorming zijn documenten door iedere
medewerker opvraagbaar, en compleet met documenten die vanuit
verschillende kanalen (post, email, internet, fax) aan de gemeente
zijn aangeboden.
7. Transparantie: aan de aanvrager (burgers, bedrijven,
ketenpartners) kan statusinformatie en inhoudelijke informatie uit
de dossiers gegeven worden.
8. Door digitale beschikbaarheid wordt de zoektijd naar
dossiers/documenten bij medewerkers van de gemeente aanmerkelijk
verminderd.
9. Geen incomplete, bij meerdere afdelingen opgeslagen,
schaduwdossiers meer door één opgeslagen versie met een link naar
alle gebruikers.
10. Bewerkstellen van procesoptimalisatie.
Redactie
Carola van Ginkel
Projectteam E-government
telefoon (078) 639 89 58
email c.van.ginkel@dordrecht.nl
Informatie
Sjoerd Bruinsma
Projectleider Mozaiek
telefoon (078) 639 66 24