Gemeente Dordrecht


---

Dordrecht digitaliseert post en documentstroom

Ronald van Dijk

In opvolging van on-line mogelijkheden voor het doen van webtransacties is Dordrecht sinds kort gestart met het digitaliseren van haar postprocessen. De gescande post wordt via het intranet ontvangen op de pc's van de medewerkers. Dit wordt mogelijk gemaakt door de midoffice en het door de gemeente zelf ontwikkelde systeem Mozaiek© (Mid Office, ZAken, Informatie En Kennisdelen). Het E-Government project Papier P@ssé richt zich op het invoeren van het systeem Mozaiek en levert het instrumentarium om dossiers en poststukken digitaal te kunnen registreren, verspreiden en archiveren. Daarnaast levert het project Papier P@ssé instrumenten om activiteiten in de Dordtse bedrijfsprocessen geautomatiseerd uit te kunnen voeren, te volgen en te beheersen. In 2004 is gestart met de bouw van het systeem, vanaf april wordt afdeling voor afdeling en zaak voor zaak aangesloten op de functionaliteit van Mozaiek©.

Digitale post en zaken
Het project zorgt er concreet voor dat alle medewerkers van de gemeente post, e-mail, faxen en aanvragen via de website in hun digitale inbak ontvangen. Vanuit deze inbak is het mogelijk documenten te delen met collega's, de status te volgen en de afhandeling ervan te bewaken.

Het systeem Mozaiek© laat zich omschrijven als een zakensysteem. Met een zakensysteem kunnen samenhangende hoeveelheden werk (processen of samenhangende processen) in relatie worden gebracht met de bijbehorende documenten wat leidt tot inzicht in de dossiers van de gemeente. Het systeem sluit uitstekend aan bij de eisen die het landelijk Documentair Structuur Plan (DSP) stelt, de architectuur is gebaseerd op het GFO zaak van de VNG. En met de komst van dit zakensysteem heeft de gemeente nu een generieke component om intakes vanuit zowel het web als vanuit de fysieke post te beheren en beheersen.

Waarom Mozaiek©?
De belangrijkste voordelen van het systeem Mozaiek op een rijtje:
1. Bijdragen aan kennismanagement en efficiënter werken.
2. Altijd beschikken over de juiste, actuele informatie.
3. Eenmalige opslag van documenten en méérvoudig gebruik.
4. Alle digitale documenten (ook gescand/gemaild)worden in mappen beheerd.

5. Betere en completere managementinformatie door transparantie: doorlooptijden en overschrijdingen van zaken worden zichtbaar per sector, afdeling of bureau.

6. Door digitale dossiervorming zijn documenten door iedere medewerker opvraagbaar, en compleet met documenten die vanuit verschillende kanalen (post, email, internet, fax) aan de gemeente zijn aangeboden.

7. Transparantie: aan de aanvrager (burgers, bedrijven, ketenpartners) kan statusinformatie en inhoudelijke informatie uit de dossiers gegeven worden.

8. Door digitale beschikbaarheid wordt de zoektijd naar dossiers/documenten bij medewerkers van de gemeente aanmerkelijk verminderd.

9. Geen incomplete, bij meerdere afdelingen opgeslagen, schaduwdossiers meer door één opgeslagen versie met een link naar alle gebruikers.

10. Bewerkstellen van procesoptimalisatie.

Redactie
Carola van Ginkel
Projectteam E-government

telefoon (078) 639 89 58

email c.van.ginkel@dordrecht.nl

Informatie
Sjoerd Bruinsma
Projectleider Mozaiek
telefoon (078) 639 66 24