Voedsel en Waren Autoriteit

Samenwerking VWA en TrusQ

De Voedsel en Waren Autoriteit (VWA) en TrusQ hebben een intentieverklaring ondertekend waarin de samenwerking tussen deze partijen wordt bekrachtigd. De samenwerking bestaat uit toegang van de VWA tot de TrusQ database, afspraken over informatie uitwisseling bij incidenten en crises en het opstarten van een pilot voor toezicht op controle.

TrusQ is een samenwerkingsverband van zes Nederlandse diervoederproducenten die samen ruim 60% van de diervoedermarkt vertegenwoordigen. TrusQ heeft als doel de voedselveiligheid in de diervoederproductie maximaal te waarborgen. Zij doet dit via een systematische beoordeling van leveranciers en grondstoffen, monitoring en snelle tracking en tracing.

De VWA is, mede met de AID, belast met de uitvoering van het toezicht in de diervoedersector. Uitgangspunt is dat de sector zelf primair verantwoordelijk is voor veilig, kwalitatief en hoogwaardig voer. De VWA registreert en/of erkent diervoederbedrijven, voert fysieke en administratieve controles uit en audit de toepassing van kwaliteitssystemen.

Lees hier de Intentieverklaring samenwerking diervoeder VWA/TrusQ (pdf, 123 kb)

Intentieverklaring samenwerking Diervoeder
VWA / TrusQ

Versie 2.0 DEFINITIEF.24 augustus 2005, versie 2.0 DEFINITIEF 2/10


1 Inleiding

1.1 Doelstelling
In deze intentieverklaring samenwerking leggen de Voedsel en Warenautoriteit (hierna: VWA) en TrusQ de uitgangspunten voor de samenwerking in de toekomst vast. De VWA en TrusQ hebben tot doel het bevorderen van de voedselveiligheid in Nederland door middel van eenduidige informatievoorziening, afspraken over meldingen en incidenten, afspraken over de inrichting van Toezicht op controle en onderlinge communicatie, gericht op efficiënte en effectieve risicoreductie en incidentbeheersing in de diervoedersector.
1.1.1 Rol VWA
De VWA is een publiekrechtelijk orgaan met aan haar gemandateerde bevoegdheden die zij in samenwerking met de Algemene Inspectiedienst (AID) en onder de verantwoordelijk van de minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit (LNV) uitoefent. De VWA is verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van wet- en regelgeving op het gebied van voedselveiligheid in Nederland. De VWA stelt daarbij het gewenste veiligheidsniveau vast op basis van de (Europese) wet- en regelgeving. De VWA verzamelt onafhankelijk informatie over het gerealiseerde nalevings- en veiligheidsniveau, signaleert eventuele afwijkingen en grijpt, indien dit nodig is, in.
1.1.2 Rol TrusQ
TrusQ is een stichting met zes bedrijven als deelnemer (ABCTA, Agrifirm, Cehave landbouwbelang, de Heus Brokking Koudijs Sondag, Hendrix UTD en Rijnvallei). TrusQ is verantwoordelijk voor het leveren van diervoeders die voldoen aan de gestelde wettelijke kwaliteitseisen en aanvullende eisen die de TrusQ-bedrijven zichzelf opgelegd hebben. TrusQ signaleert veiligheidsrisico's met name gericht op grondstoffen en grondstofleveranciers en meldt eventuele afwijkingen met betrekking tot voederveiligheid.
1.1.3 Reikwijdte intentieverklaring
De reikwijdte van de intentieverklaring beperkt zich tot de samenwerking tussen de partijen VWA en TrusQ en beslaat de volgende elementen:

1. Uitwisselen van informatie over diervoeders;
2. Afspraken over werkwijze bij incidenten en crises;
3. Samenwerken bij een pilot om te komen tot Toezicht op controle; en
4. Overleg en communicatie over diervoeders

1.1.4 Betrokkenheid ministeries van LNV en Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) De intentieverklaring samenwerking is een afspraak tussen VWA en TrusQ. Hiermee leggen zij de basis voor nadere invulling van het onderlinge samenwerkingsverband. Aangezien de beoogde doelstelling van de samenwerking relaties heeft met de beleidsterreinen van de ministeries van LNV en VWS en raakvlakken zal kennen met toekomstige beleidsbeslissingen dienaangaande, wordt de inhoud van de intentieverklaring afgestemd met deze ministeries.
1.2 Uitgangspunten

1.2.1 Vertrouwen
VWA en TrusQ erkennen dat een voldoende basis voor vertrouwen bestaat om, ieder vanuit de eigen verantwoordelijkheid, invulling te geven aan het samenwerkingsverband..24 augustus 2005, versie 2.0 DEFINITIEF
3/10

1.2.2 Erkenning
TrusQ heeft de wens om haar kwaliteitssysteem in aanmerking te laten komen voor erkenning ex artikel 21 Kaderwet diervoeders. De VWA heeft de intentie dat dergelijke systemen voor erkenning in aanmerking zouden moeten komen. Een uiteindelijke erkenning zal door de minister van LNV worden afgegeven. Op voorwaarde dat het TrusQ kwaliteitssysteem aan een aantal nog nader te bepalen eisen voldoet, kan het TrusQ kwaliteitssysteem (eventueel in combinatie met GMP+) in aanmerking komen voor erkenning.
Wanneer het systeem erkend wordt, kan het toezichtarrangement hierop aangepast worden, inclusief de bijbehorende retributies. Beide partijen spreken de intentie uit om de benodigde activiteiten die voorwaardelijk zijn voor de erkenning van het kwaliteitssysteem zo spoedig mogelijk uit te voeren, binnen de kaders van de wet- en regelgeving.
1.2.3 Vertegenwoordiging
De VWA ziet TrusQ als één van de vertegenwoordigers van de diervoederindustrie en treedt TrusQ als zodanig tegemoet. Dit betekent dat de VWA TrusQ in voorkomende gevallen zal informeren en vragen om advies.

1.3 Randvoorwaarden

1.3.1 Bestaande wet- en regelgeving
De afspraken in deze intentieverklaring hebben geen invloed op de werking van relevante wet- en regelgeving en/of bestaande afspraken die door de VWA of TrusQ met derden zijn gemaakt. De wettelijke verplichtingen die bestaan voor diervoederbedrijven blijven onverminderd van kracht voor de bij TrusQ aangesloten bedrijven. Hierbij moet bijvoorbeeld ook rekening gehouden worden met de wettelijke taken en bevoegdheden die de AID heeft.
1.3.2 Tijdstip van erkenning
Het moment waarop erkenning mogelijk wordt is afhankelijk van nadere besluitvorming. Op dit moment is erkenning niet mogelijk voor mei 2007.

1.4 Begripsbepaling
Diervoeders: alle stoffen en producten, inclusief additieven, verwerkt, gedeeltelijk verwerkt of onverwerkt, die bestemd zijn om te worden gebruikt voor orale vervoedering aan dieren (artikel 3 EG verordening 178/2002).
Diervoeder(on)veiligheid: Diervoeders worden geacht onveilig te zijn voor het gebruik waarvoor zij bestemd zijn indien zij worden beschouwd als producten die:
- Nadelige effecten hebben op de dierlijke of menselijke gezondheid;
- Het levensmiddel dat wordt geproduceerd uit voedselproducerende dieren, onveilig voor menselijke consumptie maken. (artikel 15 EG verordening 178/2002) Contactpersoon incidenten: bij het optreden van incidenten, ernstige incidenten en/of crises wijzen beide partijen ieder een contactpersoon incidenten aan (zie 5). Incidenten, ernstige incidenten en crises zijn conform "Alert & Slagvaardig' gedefinieerd als:
- Incident: melding die geen of slechts zeer beperkte maatschappelijke en/of politieke lading heeft
- Ernstig incident: melding, die een potentieel maatschappelijke en/of politieke lading heeft.
- Crisis: melding, die tot gevolg kan hebben dat er een ernstige verstoring van de basisstructuur dan wel aantasting van de fundamentele waarden en het maatschappelijk systeem optreedt (Nationaal Handboek Crisisbesluitvorming) of die een zware maatschappelijke en/of politieke lading heeft..24 augustus 2005, versie 2.0 DEFINITIEF
4/10

2 Informatievoorziening

2.1 TrusQ informatiesysteem
TrusQ ontwikkelt en beheert een informatiesysteem (TrusQ database) voor gebruik door bij TrusQ aangesloten bedrijven. Dit systeem zal voldoen aan de geldende kwaliteitseisen. De VWA ontvangt na oplevering van het systeem een actuele beschrijving van het doel, de inrichting en werking van dit informatiesysteem. De werking van het systeem wordt getoetst zoals beschreven in 6.1.

2.2 Autorisatie VWA
De VWA krijgt toegang tot de documenten en analyses in de database van TrusQ op voorwaarde dat de gedragsregels zoals deze in de intentieverklaring zijn afgesproken worden nageleefd. Met betrekking tot deze autorisatie dient TrusQ de vertrouwelijkheid van gegevens van leveranciers te respecteren. De VWA krijgt geen bevoegdheid gegevens in het systeem te bewerken en/of te wijzigen. De autorisatie van de VWA op het informatiesysteem wordt besproken in de Stuurgroep Samenwerking (zie 5).

2.3 Bijdrage VWA
De VWA heeft de intentie informatie bij te dragen aan het TrusQ-systeem. De VWA zal signalen over risico's inclusief de data daaromtrent die zij uit haar eigen informatiesystemen verkrijgt, verstrekken aan TrusQ, met uitzondering van die gevallen waarin zij daartoe door wet- en regelgeving niet gerechtigd is. Als pilot zal de VWA de rapid alerts naar TrusQ doorsturen (zie
3.1.2).

2.4 Vertrouwelijkheid gegevens en geheimhouding
2.4.1 VWA
De informatie waar de VWA toegang toe heeft, wordt door de VWA uitsluitend aangewend binnen de VWA en het ministerie van LNV, ten behoeve van de uitvoering van de wettelijke taken. Het gaat daarbij onder meer om het gebruik van de informatie voor het bepalen van het controleprogramma, de indeling in risicocategorieën en het opbouwen van kennis van het veld. De VWA stelt een document op waarin zij aangeeft hoe zij intern met de informatie uit het TrusQ informatiesysteem om zal gaan.
De VWA is gehouden, met inachtneming van de relevante wet- en regelgeving(zie ook 1.3.1) geen informatie direct uit de informatiesystemen van TrusQ extern te publiceren en/of te communiceren zonder hierover vooraf goedkeuring van TrusQ te hebben verkregen. VWA en TrusQ stellen vast dat de VWA in haar taak als toezichthouder gehouden is aan haar verplichting om eventuele strafrechtelijke gedragingen die met de informatiesystemen van TrusQ kunnen worden vastgesteld, aan de daartoe bevoegde gezagen te rapporteren. De VWA zal dit hieraan voorafgaand melden aan TrusQ. Strafrechtelijke gedragingen die door TrusQ zelf worden opgemerkt, zullen onverwijld aan de VWA worden medegedeeld.

2.4.2 TrusQ
De informatie waar TrusQ toegang toe heeft (rapid alerts), wordt door TrusQ uitsluitend aangewend binnen TrusQ voor het bevorderen van de voederveiligheid. TrusQ is gehouden geen informatie direct uit de informatiesystemen van de VWA extern te publiceren en/of te communiceren zonder hierover vooraf goedkeuring van de VWA te hebben verkregen..24 augustus 2005, versie 2.0 DEFINITIEF 5/10

3 Meldingen, incidenten en crises
3.1 Meldingen
De wettelijke verplichting tot melding van overschrijdingen in het kader van de Algemene Levensmiddelenverordening en van meldingen aan PDV via het EWS-systeem blijven onverkort bestaan.
3.1.1 Meldingen aan de VWA
In het informatiesysteem van TrusQ wordt melding gemaakt van overschrijdingen boven de door TrusQ gestelde normen. De VWA heeft via het informatiesysteem (de samenvattingen in het documentdeel van de TrusQ-database) van TrusQ inzage in deze meldingen. 3.1.2 Meldingen aan TrusQ
De VWA draagt er voor zorg TrusQ zo goed mogelijk op de hoogte te houden van door de VWA ontvangen nationale en internationale meldingen, binnen de grenzen van de wet- en regelgeving. In ieder geval doet de VWA TrusQ als pilot informatie uit high-level nationale meldingen en rapid alerts toekomen. Deze worden op een nader te bepalen wijze ondergebracht in het informatiesysteem van TrusQ. De voorwaarden waaronder deze door de VWA geleverd kunnen worden moeten nader worden gespecificeerd.
3.2 Incidenten & Crises
De besluitvorming met betrekking tot incidenten, ernstige incidenten en crises is een exclusieve verantwoordelijkheid van de VWA (incident en en ernstige incidenten) en het Ministerie van LNV (crises).
TrusQ wordt door de VWA bij het (oplossen van) incidenten en ernstige incidenten betrokken als adviseur. Dit betekent dat TrusQ in voorkomende gevallen gevraagd zal worden om informatie, extra onderzoek, bijdrage aan oplossingsrichtingen, extra inzicht of de inzet van mensen en middelen om een incident, ernstig incident of crisis te bestrijden. 3.2.1 Incidenten
Bij het ontstaan van een incident of ernstig incident wijzen VWA en TrusQ beide een contactpersoon incidenten aan. De contactpersonen incidenten van de VWA en TrusQ hebben tenminste dagelijks contact bij een incident of ernstig incident en informeren elkaar over de stand van zaken en lopende activiteiten. Informatie uitwisseling betreft ook de analyse data tussen VWA en TrusQ binnen de grenzen van de wet- en regelgeving. 3.2.2 Crises
In het geval van een crisis neemt het Ministerie van LNV de verantwoordelijkheid voor de aansturing over. De communicatie met TrusQ verloopt in dit geval bij voorkeur (maar niet noodzakelijkerwijs) via de procedure zoals die in 3.2.1 bepaald is. Informatie uitwisseling betreft ook de analyse data tussen LNV/VWA en TrusQ binnen de grenzen van de wet- en regelgeving 3.3 Evaluatie
Na afloop van een incident, ernstig incident of crisis wordt de beheersing ervan en de samenwerking daarbij door VWA en TrusQ geëvalueerd. Uitvoering van de evaluatie is de verantwoordelijkheid van de dagelijkse contactpersonen van TrusQ en VWA (zie 5.2.2). De contactpersonen incidenten die hebben opgetreden bij de bestrijding van een incident, ernstig incident of crisis worden bij de evaluatie hiervan betrokken..24 augustus 2005, versie 2.0 DEFINITIEF 6/10

4 Toezicht op controle
De VWA heeft op basis van de Kaderwet diervoeders (artikel 21) en de controle verordening feed and food 882/2004 art. 71 lid 4, de mogelijkheid om bij het uitvoeren van controles bij bedrijven rekening te houden met de kwaliteitssystemen van die bedrijven. TrusQ heeft de wens om het TrusQ-kwaliteitssysteem als een dergelijk kwaliteitssysteem erkend te laten worden. De VWA heeft de intentie dat dergelijke systemen voor erkenning in aanmerking zouden moeten komen. Een uiteindelijke erkenning zal door de minister van LNV worden afgegeven. Op voorwaarde dat het TrusQ kwaliteitssysteem aan een aantal nog nader te bepalen eisen voldoet, kan het TrusQ kwaliteitssysteem (eventueel in combinatie met GMP+) in aanmerking komen voor erkenning. Deze erkenning vindt op zijn vroegst plaats in mei 2007. De tussenliggende periode wordt door VWA en TrusQ gebruikt om ervaring op te doen met Toezicht op controle door middel van het uitvoeren van een pilot.
4.1 Pilot
4.1.1 Doelstelling pilot
Doelstelling van de pilot is kennis en ervaring op te doen met de wijze waarop TrusQ kan functioneren als een bedrijfscontrolesysteem in de zin van artikel 21 van de Kaderwet diervoeders. 4.1.2 Werkwijze
VWA en TrusQ starten een pilot voor de implementatie van Toezicht op controle. Hiervoor wordt een projectgroep ingericht met deelnemers uit VWA en TrusQ. Vanuit het operationeel overleg wordt een plan van aanpak opgesteld voor de pilot. Hierin zal aandacht worden besteed aan de eisen die gesteld kunnen worden aan een goed bedrijfscontrolesysteem en de wijze van verantwoording en inrichting van het toezicht.
4.1.3 Termijn
Het plan van aanpak wordt uiterlijk november 2005 ter goedkeuring aangeboden aan de Stuurgroep Samenwerking (zie 5). De werkzaamheden voor de pilot worden afgerond in 2006. Toezicht op controle op basis van het TrusQ-kwaliteitssysteem wordt, gelet op de uitspraak van de minister van LNV, niet eerder ingevoerd dan mei 2007.24 augustus 2005, versie 2.0 DEFINITIEF 7/10

5 Organisatie

5.1 Taken en verantwoordelijkheden
In onderstaand figuur zijn de verschillende organisatorische onderdelen binnen het samenwerkingsverband tussen TrusQ en VWA weergegeven. Stuurgroep Samenwerking
Pilot Toezicht op Controle Operationeel overleg
Contactpersonen incident
5.2 Overleg
5.2.1 Stuurgroep Samenwerking
Binnen het samenwerkingsverband tussen de VWA en TrusQ komt ten minste twee keer per jaar een Stuurgroep Samenwerking samen op het niveau van de DGVWA en het bestuur van TrusQ, bijeen. Binnen het bestuur van TrusQ wordt een bestuurslid aangewezen dat verantwoordelijk is voor de relatie met de VWA. De dagelijkse contactpersonen (zie 5.2.2) voor de samenwerking tussen VWA en TrusQ maken deel uit van de Stuurgroep Samenwerking. Het secretariaat en het voorzitterschap van de Stuurgroep Samenwerking wordt roulerend door één van beide partijen vervuld. De VWA zal de organisatie van de eerste vergadering op zich nemen.
Bij de eerste bijeenkomst bestaat de Stuurgroep Samenwerking uit:
· DGVWA

· Vertegenwoordiger VWA

· Vertegenwoordiger bestuur Tr usQ

· Vertegenwoordiger bestuur TrusQ

· dagelijks contactpersoon namens VWA

· dagelijks contactpersoon namens TrusQ
In het geval van incidenten, ernstige incidenten of crises, of wanneer beide partijen dit anderszins noodzakelijk achten, kunnen partijen besluiten de Stuurgroep Samenwerking vaker bijeen te laten komen.
De Stuurgroep Samenwerking heeft de taak contactpersonen incidenten aan te wijzen in het geval van het optreden van een incident, ernstig incident of crisis..24 augustus 2005, versie 2.0 DEFINITIEF 8/10
5.2.2 Operationeel overleg
Tussen VWA en Tr usQ vindt ten minste eens per drie maanden operationeel overleg plaats. TrusQ en VWA wijzen beiden een dagelijkse contactpersoon aan die deelneemt aan het operationeel overleg. Daarnaast kunnen afhankelijk van de te bespreken onderwerpen op ad hoc basis andere medewerkers van VWA en TrusQ worden uitgenodigd.
In het operationeel overleg wordt de Stuurgroep Samenwerking voorbereid. De verslagen van het operationeel overleg worden ter kennisneming aan de leden van de Stuurgroep Samenwerking gezonden.
Het secretariaat en het voorzitterschap van het operationeel overleg wordt roulerend door een van beide partijen vervuld. TrusQ zal de organisatie van de eerste vergadering op zich nemen. Beide partijen hebben de mogelijkheid om agendapunten aan te leveren. In het geval van incidenten of crises, of wanneer beide partijen dit anderszins noodzakelijk achten, kunnen partijen besluiten additioneel operationeel overleg te houden. 5.2.3 Themabijeenkomsten
Ten minste 1 maal per jaar wordt een themabijeenkomst georganiseerd tussen VWA en TrusQ. Tijdens dit overleg wordt een voor diervoeder relevant inhoudelijk onderwerp besproken. Voor de themabijeenkomst worden specialisten van TrusQ en VWA uitgenodigd. De themabijeenkomst wordt voorbereid in het operationeel overleg. De resultaten uit de themabijeenkomst worden voorgelegd aan de Stuurgroep Samenwerking.
5.3 Communicatie
De communicatie richting externe partijen over de samenwerking wordt vormgegeven via vaste kanalen (communicatiemanagers). De Stuurgroep Samenwerking beslist of en wanneer de formele communicatiemomenten worden georganiseerd.
Beide partijen komen overeen om eerst overleg te plegen met de andere partij voordat standpunten over de samenwerking extern gecommuniceerd worden. Dit is mogelijk in het operationeel overleg of in de Stuurgroep Samenwerking of ad hoc wanneer hier aanleiding voor is..24 augustus 2005, versie 2.0 DEFINITIEF 9/10

6 Afsluitende bepalingen

6.1 Quality assurance
TrusQ laat door een Certificerende Instelling audits uitvoeren naar de wijze van uitvoering van de regels en procedures waar de aan TrusQ deelnemende bedrijven aan dienen te voldoen en de mogelijke verbeterpunten die geïdentificeerd kunnen worden. De kwaliteit en betrouwbaarheid van de inrichting en werking van het voor TrusQ gebruikte informatiesysteem (TrusQ database) maakt hier in ieder geval onderdeel van uit. De resultaten van deze audits worden ter inzage aangeboden aan de VWA. Dit laat overigens de eigen verantwoordelijkheid van de VWA voor het uitvoeren van eigenstandige controles onverlet.
6.2 Naleving en geschillen
Beide partijen verbinden zich om de bepalingen uit de intentieverklaring na te leven en zijn belast met de controle daarop. Zij nemen maatregelen om de naleving van de intentieverklaring bij hun interne organisaties te bevorderen.
Mogelijke geschillen over deze intentieverklaring worden geagendeerd en besproken in de Stuurgroep Samenwerking. Indien geschillen over deze intentieverklaring blijven bestaan, kunnen de partijen besluiten het geschil voor te leggen aan een arbitragecommissie. 6.3 Aanpassingen
Deze intentieverklaring samenwerking kan worden aangepast op voorstel van beide partijen, na bespreking in de Stuurgroep Samenwerking en met goedkeuring van beide partijen. Deze intentieverklaring samenwerking kan door beide partijen eenzijdig worden opgezegd na een termijn van drie maanden.
6.4 Inwerkingtreding
Deze intentieverklaring treedt in werking na ondertekening door vertegenwoordigers van beide partijen. Het is voor onbepaalde tijd van kracht. De intentieverklaring kan tussentijds met instemming van beide partijen worden bijgesteld..24 augustus 2005, versie 2.0 DEFINITIEF 10/10
Wageningen, 24 augustus 2005
Voedsel en Warenautoriteit,
voor deze:
TrusQ,
Voor deze:
ir J. de Leeuw,
DGVWA, Directeur ABCTA
Directeur Agrifirm
Directeur Cehave landbouwbelang
Directeur de Heus Brokking Koudijs
Sondag
Directeur Hendrix UTD
Directeur Rijnvallei