Programma Elektronische Provincies
Provinciebrede invoering DIS bij de Provincie Gelderland (oktober
2005)
Sinds april dit jaar maakt de provincie Gelderland gebruik van een
Documentair Informatie Systeem (DIS). Alle reguliere papieren post
wordt vanaf die datum gescand, geregistreerd en digitaal in de
organisatie verspreid. Ook alle digitale documenten die de organisatie
produceert worden in het centrale systeem geregistreerd. Iedere
afdeling maakt hierbij gebruik van een uniek stuk gereedschap, genaamd
proceskaart, om de documenten te registreren en terug vinden. Deze
kaart is toegesneden op de kennis en ervaring van iedere afdeling
afzonderlijk. Alle ambtenaren maken, onafhankelijk van de locatie waar
ze werken, gebruik van het systeem.
Korte voorgeschiedenis
In september 2001 is Gelderland al begonnen met de invoering van een
documentair systeem. Het was de bedoeling bij twee afdelingen alle
post in te scannen en digitaal door te sturen, om vervolgens via een
olievlekwerking alle andere provinciale afdeling aan het DIS te
krijgen. Bij genoemde afdelingen liep het prima. Maar daar bleef het
ook bij. Vanwege de vrijblijvendheid, te weinig aansturing en andere
prioriteitsstelling liep het project op een dood spoor. In 2004 is er
een herstart gemaakt. Met behulp van de externe bedrijven Split-Vision
en Acanthis is er een nieuw systeem ontworpen. Op 4 april 2005 was het
zover: de provinciebrede invoering van DIS was een feit!
Implementatieteam
Vanuit het recente verleden was al geleerd dat een project niet vanuit
de lijn gestart moet worden. Er werd een project gestart met een
projectorganisatie die bestond uit
zoveel mogelijk relevante disciplines. De medewerkers werden geheel
uit hun reguliere werk gehaald. Het team bestond uit een opdrachtgever
(directeur van een van de diensten), een projectleider, een aantal
DIV-ers, een communicatie-adviseur en procesbeschrijvers.
Nieuwe elementen
Tot nu toe werkte en bewaarde iedere collega documenten op zijn/haar
manier. In vergelijking met dit 'oude' systeem is er veel gewijzigd.
Allereerst is het DIS nu volledig on-line.
Daarnaast is de metadata-manager van Split-Vision gekoppeld aan het
DIS. Deze is ingericht op de organisatie en haar processen. Tevens is
door deze koppeling het DSP (Documentair Structuur Plan) van de
provincie ook geregeld. Een ander nieuw element is dat alle processen
van de provincie beschreven zijn op zogenaamde proceskaarten; de
documentaire neerslag van de processen. Het belangrijkste was dat in
april 2005 voor alle 1450 ambtenaren in één keer de knop om ging.
Problemen
Natuurlijk liep niet alles even vlekkeloos.
Het grootste probleem was de cultuuromslag, de onwennigheid met nieuwe
dingen. Het vergt namelijk een verandering in denken. Daar heeft men
overigens ook nu nog dagelijks mee te maken.
Daarnaast is het aantal gemaakte proceskaarten wel erg groot, zo'n
1700. Daar wordt in ieder geval wat aan gedaan in de komende periode.
Ook is er nog geen werkstroombeheer geïmplementeerd waardoor planning
en verblijfplaatsregistratie lastig is.
Voordelen van het systeem
Met het DIS bewaren alle medewerkers documenten op dezelfde manier,
met dezelfde structuur. Het delen van documenten wordt daardoor
gemakkelijker. Ook is er meer sturings- en procesinformatie ten
behoeve van de bedrijfsvoering beschikbaar en zijn archiefstukken
makkelijker traceerbaar. De provincie Gelderland versterkt haar
inbreng op het gebied van digitale duurzaamheid, de archiefwet en
openbaarheid van bestuur. Met het DIS heeft de provincie Gelderland
niet alleen een modern digitaal archiefsysteem, maar vooral een
beheersbaar informatiestructuur en kunnen zij efficiëntere en snellere
service verlenen naar de Gelderse inwoners, instellingen, overheden en
bedrijven.
Techniek
Meer informatie over de DSP Metadata-manager die Gelderland heeft
gebruikt vindt u op www.splitvision.nl
Tips
Tot slot nog wat tips voor collega's en anderen die een dergelijk
traject willen doorlopen :
- Zet hoog in, zorg dat het MT erachter staat;
- Stop met nut- en noodzaakdiscussies;
- Werk niet met pilots, zet direct de knop om als je er klaar voor
bent;
- Maak er een apart project van;
- Communicatie en cultuurverandering zijn het allerbelangrijkst!!
Voor meer informatie kunt u terecht bij Maurice Frequin, hoofd
informatiebeheer, e-mail: m.frequin@prv.gelderland.nl.