Persbericht
ZyLAB-onderzoek:
Records Management is 'bedrijfskritisch', maar informatie vinden blijft problematisch
Kosten en complexiteit blijken belangrijkste barrières voor aanschaf van Records Management-oplossingen; zowel bij ondernemingen als overheden
Amsterdam, 14 november 2005 - - ZyLAB, een innovatieve Nederlandse ontwikkelaar van content management- en compliance oplossingen voor papierintensieve organisaties, presenteert de uitkomsten van twee onderzoeken met als thema Records Management. De eerste vragenlijst is op 15 september uitgereikt aan medewerkers van staats- en lokale overheden in de VS tijdens een Webinar dat werd gesponsord door ZyLAB. Het tweede is uitgedeeld aan Records Management professionals die deelnamen aan van de ARMA International Annual Conference & Exposition die van 18 tot 21 september plaatsvond in Chicago. Bij beide onderzoeken waren er meer dan 100 respondenten.
De twee onderzoeken hebben geleid tot vergelijkbare conclusies over trends en problemen op het gebied van Records Management. Zo blijkt uit beide onderzoeken dat de belangrijkste barrières voor aanschaf van Records Management-oplossingen kosten en complexiteit zijn. Meer dan 75 procent van de respondenten uit beide onderzoeken gaf kosten of complexiteit aan als barrière om te gebruik gaan maken van een Records Management-oplossing. Daarnaast blijkt dat de respondenten het erover eens zijn dat Records Management essentieel is voor hun organisatie. Toch geeft meer dan 40 procent van de respondenten van het Webinar-onderzoek aan dat het vinden van informatie minstens een dag kost; in het ARMA-onderzoek is dat percentage zelfs 80 procent.
Andere belangrijke uitkomsten:
Webinar-onderzoek
* "Wat beschouwt u als een record?" - Bijna 100 procent van de respondenten is het erover een dat records verschillende bestandsformaten omvatten, zoals papier, e-mail, microfilm etc.
* "Is Records Management 'bedrijfskritisch' voor uw organisatie?" - Op een schaal van 1 tot 4 (waarbij 4 staat voor zeer belangrijk) antwoordde 58 procent van de respondenten 4 en 32 procent 3.
* "Hoe slaat u op dit moment uw records op?" - 44 procent antwoordde 'bestandsmappen op een netwerkdrive', 33 procent antwoordde 'in een database', en 20 procent antwoordde 'op de grijze doos die in de hoek staat'.
* "Hoe vindt u op dit moment informatie terug uit uw records?" - 41 procent beschikt over software die informatie opzoekt, 44 procent heeft een administratief medewerker of een ander die de informatie opzoekt en de rest weet geen andere manier dan handmatig zoeken.
* "Hoe lang bewaart u de meeste gegevens?" - 50 procent antwoordde eeuwig, 31 procent wist het niet en de resterende 19 procent hanteert verschillende termijnen afhankelijk van de aard van de gegevens.
ARMA-onderzoek
* "Hoeveel tijd spendeert u a het zoeken van informatie in uw records?" - 80 procent heeft tenminste een dag nodig voor het vinden van specifieke informatie; 20 procent kan informatie binnen een uur terugvinden.
* "Hoe lang bewaart u uw records?" - 30 procent antwoordde eeuwig, 20 procent zei 3 jaar en de resterende 50 procent meldde dat ze een bewaarbeleid hebben.
* "Hoe vindt u op dit moment informatie terug uit uw records?" - 45 procent beschikt over software voor het terugvinden van informatie, 45 procent heeft een administratief medewerker of een ander die de informatie opzoekt en de rest weet geen andere manier dan handmatig zoeken.
* "Hoe slaat u op dit moment uw records op?" - 55 procent antwoordde 'bestandsmappen op een netwerkdrive', 35 procent antwoordde 'in een filing cabinet', en de resterende 10 procent antwoordde 'op een andere manier'.
Over ZyLAB
ZyLAB Benelux BV is een 100% dochteronderneming van het snel groeiende en winstgevende ZyLAB concern. Twintig jaar geleden ontwikkelde ZyLAB het product ZyINDEX, dat al snel de meest gebruikte oplossing werd voor het doorzoeken van grote hoeveelheden elektronische files in PC-omgevingen. In 1991 kwam ZyLAB's belangrijkste product ZyIMAGE op de markt, de beste zoekmachine voor grote collecties gedigitaliseerde papieren en elektronische bestanden. De evolutie van ZyLAB gaat door met ZyIMAGE 5.0, dat een volledig open-source XML framework bevat en geschikt is voor papier, elektronische bestanden, e-mail en bijna alle vormen van multimedia. ZyIMAGE 5.0 vormt de kern van ZyLAB's complete oplossingen voor het archiveren, doorzoeken, vinden, ordenen, delen en reproduceren van documenten, die onder andere worden toegepast bij juridische-, financiële- en overheidsinstellingen. ZyLAB heeft wereldwijd installaties op meer dan 7.000 locaties met ruim 300.000 gebruikers. Vanuit haar kantoren in de Verenigde Staten, Europa en Azië kan ZyLAB haar klanten ter plekke een snelle dienstverlening bieden. Meer informatie kan worden gevonden op:
---
Voor redactionele informatie: (ref.: PB1305)
Influx PR, Marald Brons, Deventerstraat 81, 7322 JL Apeldoorn. Telefoon: 055-3663034, fax: 055-3602661, e-mail: