Reorganisatie gemeente Doetinchem afgerond
- 22 februari-
De reorganisatie van de ambtelijke organisatie van de gemeente Doetinchem is
afgerond. In januari 2003 is een kanteling ingezet van een intern gerichte
structuur naar een structuur die is afgestemd op de klanten van de
organisatie. Behalve de structuur, zijn ook de werkprocessen veranderd.
Er is veel geïnvesteerd in medewerkers en opleidingen om een
professionele en vraaggerichte cultuur te bereiken. Resultaatgericht,
minder eigenwijs, gericht op vragen van inwoners en bedrijven,
stuurbaar, flexibel, lerend van fouten, duidelijk beschreven
verantwoordelijkheden en openheid zijn kenmerken die bij de nieuwe
organisatievorm horen.
Reorganisaties kosten veel tijd en energie, maar desondanks is "de
winkel open gebleven". De organisatie heeft daarbij ook de
samenvoeging van Wehl en Doetinchem verwerkt en een krimp van 10% van
het personeel in verband met de ombuiging. Het college van B&W spreekt
zijn waardering uit voor de inspanningen van de medewerkers in de
afgelopen woelige jaren.
Het college heeft een raadsvoorstel vastgesteld, waarmee zij de raad
informeert over het verloop van het reorganisatieproces en de daarmee
bereikte resultaten. Het overzicht bevat een lange reeks
verbeteringen, van klantmanagement bij sociale zaken en actievere
handhaving, tot vaste contactpersonen voor complexe bouwaanvragen en
de vernieuwing van de wijkteams. Intern zijn onder meer de
beleidsprestaties, budgetverantwoording en de projectaanpak verbeterd.
Over het jaar 2005 is concreet verantwoording afgelegd aan de hand van
58 prestatieafspraken.
Voor de reorganisatie heeft de gemeenteraad indertijd budgetten
beschikbaar gesteld. De uitvoering is binnen de budgetten gebleven.
Servicenormen gehaald
Uit de monitoring van prestatieafspraken blijkt dat tien van de
overeengekomen elf servicenormen zijn gehaald:
- ingekomen brieven (niet-procedurestukken) worden binnen 5 weken
beantwoord;
- 85% van de klachten/ meldingen over de openbare ruimte wordt binnen
3 werkdagen opgelost;
- kapvergunningen worden binnen 5 weken afgedaan;
- reisdocumenten worden binnen 5 werkdagen afgegeven;
- kwijtscheldingen gemeentelijke belastingen worden binnen 2 maanden
afgedaan;
- bouwvergunningen worden afgedaan binnen 6 weken (`lichte
vergunningen') of 12 weken (`reguliere vergunning'), behalve als een
bestemmingsplanaanpassing nodig is;
- aanvragen Wet Werk en Bijstand worden binnen 8 weken afgehandeld.
In alle gevallen wordt de norm nog slechts in een klein percentage van
de werkstroom niet gehaald (rond 10%). Alleen de norm om 90% van de
aanvragen bijzondere bijstand binnen 8 weken af te doen is nog niet
gehaald.
Naast de servicenormen zijn 34 concrete projecten en beleidsprestaties
tijdig gerealiseerd. Waar door omstandigheden vertragingen zijn
opgetreden (14 prestaties) is daarover via een inzichtelijk
monitoringsysteem aan het college verantwoording afgelegd.
Het college is tevreden met de prestatieafspraken en het systeem van
strakke monitoring. Dit zal voor het jaar 2006 worden voortgezet en
uitgebreid. Vanuit het gisteren behandelde jaarplan 2006 zal een
nieuwe set prestatieafspraken worden vastgesteld.
Vervolg
Hoewel veel bereikt is, valt er ook nog veel te doen aan verdere
verbetering van de organisatie. De laatste doorontwikkeling van de
structuur en herplaatsingen van medewerkers zijn zojuist afgerond. De
komende tijd zal veel aandacht worden besteed aan het terugbrengen van
de rust in de organisatie en het fijnslijpen en soepel laten verlopen
van de nieuwe werkprocessen. Het college benoemt een aantal leerpunten
dat in het komend jaar opgepakt moet worden. Dit betreft de verdere
ontwikkeling van nieuwe werkprocessen, het vernieuwen van het
personeelsbeleid en een betere communicatie met de medewerkers.
Gemeente Doetinchem