Jaarverslag 2005
bezwaar-, beroepschriften en klachten
Jaarverslag van de Commissie voor bezwaar- en beroepschriften en klachten van de provincie Fryslân
Voorwoord
Het verheugt mij u hierbij het eerste jaarverslag van de commissie voor bezwaar- en beroepschriften en klachten van de provincie Fryslân te mogen aanbieden. Medio 2004 heeft de externe commissie het adviseren omtrent bezwaarschriften en administratief beroep overgenomen van (een commissie uit) gedeputeerde staten. Ook de klachtbehandeling heeft zijn weg gevonden naar de externe commissie.
De commissie wil graag weten wat de mening van de Friese burger is over de nieuwe commissie. Daarom is in juli 2005 gestart met het voorleggen van een enquête aan alle indieners van bezwaar-, beroep- en/of klaagschriften. In het jaarverslag over 2006 zal de commissie een overzicht verschaffen van de resultaten terzake.
De commissie hoopt dat zij een structurele bijdrage kan leveren aan goede verhoudingen tussen burger en provincia(a)l(e) bestuur en organisatie.
Grote waarde wordt daarbij gehecht aan het hart van de procedure: de hoorzitting. Daar kunnen nuances en accenten worden verduidelijkt en kunnen bezwaarmakers hun stem laten horen. De ervaring leert dat zelfs een uiteindelijke ongegrondverklaring van het bezwaar, beroep of de klacht een relatief tevreden burger kan opleveren. Het horen vergroot de kans op meer begrip en inzicht over en weer.
Helaas is de gemiddelde afdoeningstermijn van bezwaarschriften niet wezenlijk veranderd. Deze is wederom blijven steken op 20 weken. Het moet toch mogelijk zijn hierin verbetering aan te brengen; de Friese burger heeft er recht op! Het prioriteit geven aan de afdoening van bezwaarschriften, het hierop voldoende instellen en inrichten van de provinciale organisatie - waarbij een strakke regie door het management en een voldoende toegerust commissie-secretariaat - is daarbij van groot belang.
In 2005 is maar liefst een derde van het totale aantal ingediende bezwaarschriften bij de provincie Fryslân weer ingetrokken. Overleg tussen indieners van bezwaarschriften en de provincie waren daarvan de oorzaak. Dat is een prima zaak. In de praktijk blijkt dat dit voor beide partijen in bepaalde gevallen meer oplevert dan het verder juridificeren van de onderlinge verhoudingen.
De commissie sluit haar ogen uiteraard niet voor nieuwe ontwikkelingen in het veld. Hierbij denk ik aan de experimenten, die in den lande zijn en worden uitgevoerd met mediation. Ook voor de provincie Fryslân is het interessant om te onderzoeken in welke gevallen (pre)mediation toegevoegde waarde kan hebben, en welke rol de commissie daarbij eventueel zou kunnen vervullen.
De commissie hoopt met dit jaarverslag een helder beeld te hebben geschetst van wat de commissie het afgelopen jaar heeft bezig gehouden. Het verslag nodigt hopelijk uit tot een gesprek met, dan wel actie van de diverse spelers in het veld. Daarmee wil ik maar aangeven dat de commissie hoopt dat van haar adviezen en de jaarverslagen een lerende werking uitgaat.
De voorzitter van de commissie voor bezwaar- en beroepschriften en klachten,
drs. B.S. Wilpstra.
1. Inleiding
Hierbij brengt de Commissie voor bezwaar- en beroepschriften en klachten van de provincie Fryslân, (hierna kortweg "de commissie"), verslag uit van haar werkzaamheden over de periode 1 januari 2005 tot en met 31 december 2005. Hierbij kijkt zij niet alleen naar de adviezen die zijn uitgebracht, maar ook naar het vervolg dat daaraan door de provincie is gegeven. Op deze manier wordt een completer beeld geschetst van de procedures. De commissie is een onafhankelijke, externe commissie die bezwaarden hoort en de Friese provinciale bestuursorganen adviseert over bezwaarschriften tegen door hen genomen besluiten in de zin van de Algemene wet bestuursrecht. Ook brengt de commissie adviezen uit over de afdoening van klachten tegen gedragingen van ambtenaren en bestuurders (klachten als bedoeld in hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht). Tenslotte adviseert de commissie aan gedeputeerde staten op bij hen ingekomen administratieve beroepen.
In dit verslag komen aan de orde de samenstelling en werkwijze van de commissie, de bezwaarschriften in aantallen, de termijnen en de advisering over bezwaar- en beroepschriften. Ook is een hoofdstuk gewijd aan de klachtenafhandeling. Daarnaast wordt kort ingegaan op enkele algemene bevindingen van de commissie en de beleidsadviezen die de commissie daaraan verbindt.
2. Samenstelling en werkwijze van de commissie
Samenstelling commissie
De commissie bestaat uit negen externe leden en twee plaatsvervangende leden. De zaken die de commissie in behandeling neemt, worden over twee kamers verdeeld. Er zijn twee kamers: de Algemene Kamer en de Ambtenarenkamer. Tijdens de zittingen hebben telkens drie leden zitting, waaronder altijd de voorzitter.
Verdeling in Kamers
In de Algemene Kamer worden met name zaken op het gebied van milieu, ruimtelijke ordening, welzijn, cultuur, natuur, subsidies, Wet openbaarheid van bestuur, zelfstandige schadebesluiten en nadeelcompensatiezaken behandeld.
In de Ambtenarenkamer worden de personeelszaken behandeld.
Als voorzitter en leden van de Algemene Kamer zijn benoemd:
- de heer drs. B.S. Wilpstra (voorzitter, tevens voorzitter van de commissie)
- de heer mr. ing. E. de Beer
- de heer mr. J.H.A. Hazelhoff
- de heer mr. F.E. Kronemeijer
- de heer mr. dr. P. Mendelts
- de heer prof. mr. dr. A. Postma
De Ambtenarenkamer bestaat uit de volgende leden:
- de heer mr. J.P. Wind (voorzitter)
- de heer mr. B. Franssen
- mevrouw drs. N.J.C. Scholten
De Ambtenarenkamer werkt met plaatsvervangende leden:
- de heer C. Boers
- de heer F. van der Elst
Als secretarissen van de commissie zijn de volgende medewerkers van het team Bestuurszaken en Financieel Toezicht Gemeenten werkzaam:
- mevr. mr. J. Doting-Posthuma
- mevr. mr. E.M.W.H. Kusters
- mevr. mr. E.M. van der Molen
Werkwijze commissie
Wanneer een bezwaarschrift binnenkomt bij de provincie, dan ontvangt het secretariaat van de commissie daarvan een afschrift. Zij zorgen er voor dat de indiener van het bezwaarschrift zo spoedig mogelijk een ontvangstbevestiging ontvangt.
Het secretariaat van de commissie bereidt de zittingen voor. Nadat gebleken is dat een bezwaarschrift ontvankelijk is, wordt voor de hoorzitting een datum gepland. Een bezwaarschrift is ontvankelijk wanneer het voldoet aan de vereisten die de Algemene wet bestuursrecht daaraan stelt. Een eerste check daarop wordt door het secretariaat van de bezwaarschriftencommissie gedaan. Onder andere moet een bezwaarschrift gericht zijn tegen een besluit van gedeputeerde staten, provinciale staten of de Commissaris van de Koningin, binnen de bezwarentermijn zijn ingediend, de gronden van het bezwaar bevatten en het moet duidelijk zijn wie de indiener van het bezwaarschrift is. Bij rechtspersonen moet verder duidelijk zijn of de indiener gerechtigd is namens die rechtspersoon bezwaar aan te tekenen.
Regelmatig worden in eerste instantie "pro forma bezwaarschriften" ingediend. Deze bezwaarschriften bevatten nog niet de gronden van het bezwaar. De bezwaarmaker wordt in zo'n geval schriftelijk gedurende een redelijke termijn (meestal vier weken) in de gelegenheid gesteld zijn bezwaar aan te vullen met de gronden. Het niet (tijdig) aanvullen zal ertoe leiden dat geadviseerd wordt het bezwaarschrift niet-ontvankelijk te verklaren.
Op basis van de stukken en het tijdens de hoorzitting naar voren gebrachte vormt de commissie zich een oordeel over de zaak. Vervolgens wordt dit oordeel in de vorm van een schriftelijk advies uitgebracht aan het desbetreffende bestuursorgaan, dat een besluit dient te nemen.
Vanwege het feit dat de beslistermijn van tien weken uit de Algemene wet bestuursrecht in de praktijk vaak te kort blijkt te zijn, wordt direct in de ontvangstbevestiging de termijn met vier weken wordt verlengd. De Algemene wet bestuursrecht biedt deze mogelijkheid.
In beginsel worden bezwaarmakers binnen vier weken na ontvangst van het bezwaarschrift gehoord en brengt de commissie zo mogelijk binnen acht weken na ontvangst van het bezwaarschrift advies uit. Daarna resteren er nog zes weken om aan de hand van het advies tot besluitvorming te komen. De bij de voorbereiding van het bestreden besluit betrokken afdeling is er verantwoordelijk voor dat er tijdig een besluit op bezwaar wordt genomen.
Tegelijkertijd met het uitbrengen van het advies aan het bestuursorgaan, krijgen de bezwaarmaker en eventuele andere belanghebbenden een exemplaar van het advies toegezonden. Nog voordat het bestuursorgaan een besluit neemt, weet degene die het bezwaarschrift heeft ingediend dus al wat de bezwaarschriftencommissie daarover heeft geadviseerd.
In de praktijk blijkt dat in 95% van de gevallen het advies van de commissie wordt gevolgd.
Ten aanzien van klachten wijkt de procedure op een belangrijk punt af. Wanneer er een klacht binnenkomt, dan wordt de bestuurder of het afdelingshoofd van de ambtenaar over wie wordt geklaagd gedurende drie weken in de gelegenheid gesteld om met de klager tot overeenstemming te komen. Indien dat niet lukt, dan wordt de klacht pas in handen gesteld van de commissie. Er wordt dan een hoorzitting belegd, waarna ook hier een advies wordt uitgebracht aan gedeputeerde staten.
3. De bezwaarschriften in aantallen
Aantal bezwaarschriften
In de periode 1 januari 2005 tot en met 31 december 2005 werden er 100 bezwaarschriften ingediend tegen besluiten van gedeputeerde staten. In absolute cijfers uitgedrukt is sprake van een sterke daling ten opzichte van 2004, toen er in totaal nog 167 bezwaarschriften werden ingediend. In 2004 was er echter een sterke piek (ongeveer tachtig stuks) in het aantal bezwaarschriften dat werd ingediend door provinciale medewerkers ten gevolge van de invoering van een nieuw functiewaarderingssysteem (fuwaprov) in dat jaar.
Aantal in behandeling genomen bezwaarschriften
Van de 100 bezwaarschriften zijn er twaalf niet in behandeling genomen. Deze bezwaarschriften voldeden niet aan de daaraan gestelde wettelijke eisen, met andere woorden deze waren niet-ontvankelijk.
Van de ingediende bezwaarschriften werden er 34 weer ingetrokken, zodat er in 2005 45 bezwaarschriften in behandeling zijn genomen. Op deze bezwaarschriften moest een besluit worden genomen.
Aantal uitgebrachte adviezen
De Algemene Kamer van de commissie heeft 61 adviezen uitgebracht, deels ook over bezwaarschriften die in 2004 zijn ingediend. De Ambtenarenkamer heeft 45 adviezen uitgebracht. In totaal heeft de commissie in 2005 dus 106 bezwaarschriften van advies voorzien.
Bezwaarschriften per afdeling
De bezwaarschriften worden door verschillende afdelingen binnen de provinciale organisatie behandeld. Hieronder zijn de aantallen bezwaarschriften gespecificeerd naar afdeling weergegeven:
Personeel & Organisatie: 20
Landelijk Gebied: 19
Milieuvergunningen: 12
Cultuur, Taal en Onderwijs: 8
Bestuurszaken en Financieel Toezicht Gemeenten: 6
Erfgoed, Wonen en Vernieuwing: 6
Bodem: 6
Milieutoezicht: 6
Zorg & Welzijn: 5
Verkeer & Vervoer: 6
Vaarwegen: 2
Vastgoed: 2
Economie, Recreatie en Toerisme: 1
Ruimtelijke Plannen: 1
Aantal besluiten op bezwaar
Gedeputeerde staten hebben in 2005 93 besluiten op bezwaarschriften genomen. Op 31 bezwaarschriften was eind 2005 nog geen besluit genomen, hetgeen in mindere of meerdere mate met spoed moet gebeuren, in verband met dreigende termijnoverschrijdingen. Hierbij moet overigens wel worden opgemerkt dat met 14 van deze bezwaarmakers nog overleg gaande is, waarbij is ingestemd met de eventuele overschrijdingen van de termijn, zodat in die gevallen, niet langer gesproken kan worden van termijnoverschrijding. Dat houdt uiteraard niet in, dat men langer dan noodzakelijk wacht met het voortzetten van de procedure. Voorkomen moet worden dat bezwaarmakers onnodig lang moeten wachten op een besluit.
4. Klachtbehandeling ingevolge hoofdstuk 9 Awb
interne klachtbehandeling
De commissie is ook belast met de advisering over klachten, de zogenoemde interne klachtbehandeling, zoals bedoeld in hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht. Het gaat hierbij om klachten die zijn gericht tegen gedragingen van ambtenaren en bestuurders. Hoofdstuk 9 Algemene wet bestuursrecht bevat minimumeisen voor een goede behandeling door bestuursorganen van klachten over overheidsoptreden.
De interne klachtprocedure van hoofdstuk 9 is een verplichte voorfase voordat men terecht kan bij een bevoegde externe klachtinstantie zoals de Nationale ombudsman. De minimumeisen van hoofdstuk 9 zijn door de bestuursorganen van de provincie Fryslân aangevuld in de Procedureverordening voor bezwaar, beroep en klachten van de provincie Fryslân. Kortgezegd houdt deze regeling in dat de eerste drie weken nadat de klacht is binnengekomen, getracht wordt met de klager tot overeenstemming te komen. Wanneer dat niet lukt, dan wordt de klacht in handen gesteld van de commissie, die vervolgens een advies uitbrengt.
externe klachtbehandeling
De bestuursorganen van de provincie Fryslân zijn aangesloten bij de Nationale Ombudsman, die optreedt als onafhankelijke externe ombudsvoorziening.
aantallen klachten
Er zijn in 2005 negen klachten binnengekomen over gedragingen van ambtenaren en/of bestuurders van de provincie Fryslân.
afdoening klachten
Zeven van deze klachten konden binnen drie weken worden opgelost via overleg tussen de klager en de ambtenaar tegen wie de klacht was gericht dan wel zijn afdelingshoofd. Dit resulteerde er dan in dat de klacht werd ingetrokken, om uiteenlopende redenen. In één geval werd alsnog aan het verzoek van de klager voldaan. Maar ook deed zich wel de situatie voor dat de klager door nadere informatie van de kant van de provincie inzicht kreeg in de door hem gewraakte handelwijze en deze niet langer onbehoorlijk vond.
In het verslagjaar zijn twee klachten behandeld door de commissie. De ene klacht ging over het feit dat klager niet was gehoord bij de voorbereiding van een besluit tot afwijzing van zijn verzoek om een spoedvoorziening op grond van artikel 81 van de Wet werk en bijstand.
De commissie heeft de klacht ongegrond verklaard. Dit advies is door de Commissaris van de Koningin overgenomen. De afdoeningstermijn heeft twaalf weken bedragen. Daarmee is de provincie binnen de in artikel 9:11 lid 2 Algemene wet bestuursrecht bedoelde termijn gebleven. De andere klacht ging over de administratieve afhandeling van bezwaarschriften door het secretariaat van de commissie. De commissie heeft deze klacht gegrond verklaard.
5. Administratief beroep
In sommige bijzondere wetten is het college van gedeputeerde staten nog aangewezen als administratief beroepsinstantie, zoals bijvoorbeeld in de Wet op de Lijkbezorging. In 2005 heeft de commissie één maal geadviseerd over zo'n administratief beroep. Het ging hier om een besluit van een college van burgemeester en wethouders op grond waarvan het verboden was te begraven buiten de daartoe aangewezen begraafplaatsen. De commissie heeft geadviseerd om het administratief beroep gegrond te verklaren, vanwege het feit dat dit besluit onbevoegd was genomen. Niet het college, maar de raad is bevoegd om dit soort besluiten te nemen.
6. Termijnen
wettelijke beslistermijn
Als een bestuursorgaan zich laat adviseren door een externe commissie dan is de wettelijke beslistermijn ten aanzien van bezwaarschriften tien weken, zo bepaalt de Algemene wet bestuursrecht. Deze termijn kan éénmaal worden verlengd met vier weken. In de ontvangstbevestigingen wordt de termijn altijd verlengd met deze vier weken, omdat de ervaring leert dat in de meeste gevallen de termijn van tien weken te kort is om een besluit op bezwaar voor te bereiden.
De beslistermijn wordt opgeschort, wanneer een bezwaarmaker in de gelegenheid wordt gesteld gedurende een redelijke termijn om zijn bezwaarschrift alsnog aan de wettelijke vereisten te laten voldoen. Hierbij moet met name worden gedacht aan het aanvullen met de gronden van een pro forma bezwaarschrift. Zodra het bezwaarschrift op de juiste wijze is aangevuld, loopt de beslistermijn weer door.
Verdere verdaging dan 14 weken is alleen mogelijk met instemming van de bezwaarmaker. Wanneer de provinciale organisatie er blijk van geeft dat gesproken kan worden over een andere oplossing dan het volgen van de volledige bezwarenprocedure, dan zijn veel bezwaarmakers daartoe best bereid zo stelt de commissie vast.
instemming met termijnoverschrijding
Wanneer met de bezwaarmaker in overleg wordt getreden, om te trachten op een andere wijze tot een oplossing te komen, dan wordt de bezwaarmaker geacht in te stemmen met een eventuele overschrijding van de beslistermijn. In de literatuur wordt ervan uitgegaan dat dit een impliciete instemming is. Om dit voor alle betrokken partijen duidelijk te maken wordt schriftelijk aan de bezwaarmaker bevestigd dat de behandeling van het bezwaarschrift wordt aangehouden totdat duidelijk is of het overleg tot een andere oplossing (en dus tot intrekking) leidt, en dat hij geacht wordt in te stemmen met de eventuele overschrijding van de termijnen. In dergelijke gevallen is er geen sprake meer van termijnoverschrijding.
termijn van afdoening in Fryslân
De praktijk wijst uit dat de in de Algemene wet bestuursrecht gestelde beslistermijn door bestuursorganen in het algemeen meestal niet wordt gehaald. Ook bij de provincie Fryslân is dit aan de orde.
In 2005 bedroeg de gemiddelde afdoeningstermijn 20 weken. Dit was na de instelling van de commissie in 2004 ook de gemiddelde afdoeningstermijn. Destijds gaf dit aanleiding om een aantal maatregelen te treffen, zoals een strakke regie op het bezwaarschriftenproces door het secretariaat van de bezwaarschriftencommissie. Dit betekent dat een bezwaarschrift na vier weken in een hoorzitting aan de orde komt en dat na maximaal acht weken na ontvangst van het bezwaarschrift een advies wordt uitgebracht. Hierna zijn nog zes weken beschikbaar voor het nemen van een besluit op het bezwaar. Tevens is het rappelsysteem uitgebreid; de behandelend medewerker en zijn afdelingshoofd worden respectievelijk drie weken en één week voordat de termijn afloopt via een rappelbericht gewaarschuwd. Indien niet binnen de termijn een besluit op bezwaar is verzonden, stuurt het hoofd van de afdeling bestuurszaken een brief naar de sectordirecteur en de directie waarin wordt meegedeeld dat de termijn is verstreken en dat men maatregelen moet nemen om alsnog zo snel mogelijk een besluit te nemen.
In een aantal gevallen heeft de commissie pas na acht weken een advies uitgebracht, waardoor het redelijkerwijs niet meer mogelijk was om tijdig een besluit op het bezwaarschrift te nemen. Dit werd soms veroorzaakt door werkdruk voor het secretariaat, en in andere gevallen door de complexiteit van de materie.
percentages
In percentages weergegeven werden de bezwaarschriften in 2005 als volgt afgedaan:
34% van de bezwaarschriften is afgedaan binnen de termijn van 14 weken
31% van de bezwaarschriften is afgedaan binnen 20 weken
25% binnen 21 tot en met 30 weken
3% binnen 31 tot en met 40 weken
7% langer dan 40 weken
Conclusie
De commissie concludeert dat er vaak niet tijdig een besluit wordt genomen op bezwaarschriften. In de handhavingsrapportage staat voor het jaar 2005 een streefpercentage van 75% genoemd. Dit percentage geeft het voornemen aan om in driekwart van de af te handelen bezwaarschriften tijdig te besluiten. Volgens de commissie is dit redelijkerwijs haalbaar, omdat de advisering door de commissie in de meeste gevallen tijdig geschiedt. Er blijft na het uitbrengen van het advies voldoende tijd over om een besluit voor te bereiden en uit te brengen.
7. De advisering over bezwaarschriften
Algemene Kamer
De Algemene Kamer van de commissie is in 2005 28 keer bijeen geweest voor het houden van een hoorzitting. Hierbij varieerde het aantal te behandelen bezwaarschriften per hoorzitting van 1 tot 3.
De Algemene Kamer heeft in 2005 in totaal 61 adviezen aan gedeputeerde staten uitgebracht. In 29 daarvan heeft de commissie geadviseerd het bezwaarschrift (gedeeltelijk) gegrond te verklaren en tot intrekking of wijziging van het bestreden besluit over te gaan. Bij twaalf van deze zaken ging het om de motivering die in het besluit op bezwaar verbeterd moest worden, en in 17 gevallen was de toepasselijke regelgeving onjuist toegepast. In twintig adviezen werd het advies uitgesproken, dat het bezwaarschrift ongegrond zou moeten worden verklaard. Twaalf uitgebrachte adviezen strekten tot het niet-ontvankelijk verklaren van het bezwaarschrift. Redenen hiervoor waren: het te laat indienen van het bezwaarschrift zonder goede reden, het niet direct in zijn belang worden getroffen door het besluit, het bezwaar was niet gericht tegen een besluit in de zin van de Algemene wet bestuursrecht of men had niet langer meer een belang bij de heroverweging van het bestreden besluit.
Ambtenarenkamer
De Ambtenarenkamer van de commissie heeft in 2005 negen maal een hoorzitting gehouden. Hierbij varieerde het aantal te behandelen zaken van één tot ongeveer twintig. Aan het eind van 2004 zijn door provinciale medewerkers ongeveer 80 bezwaarschriften ingediend in het kader van het nieuwe functiewaarderingssysteem (fuwaprov). De Ambtenarenkamer heeft in het kader hiervan een aantal gelijkluidende bezwaarschriften van gelijksoortige medewerkers gevoegd behandeld. Twee keer heeft de Ambtenarenkamer een hele dag gewijd aan het houden van hoorzittingen in het kader van fuwaprov.
De Ambtenarenkamer bracht in 2005 45 adviezen uit, met name over fuwaprov-bezwaarschriften. In 26 adviezen werd tot een ongegrondverklaring geconcludeerd. Bij 15 zaken werd het advies uitgebracht om het bezwaarschrift gegrond te verklaren, hetgeen in de meeste gevallen heeft geleid tot een aanpassing van functiebeschrijvingen. In vier adviezen werd geconstateerd dat het bezwaarschrift niet-ontvankelijk zou moeten worden verklaard, vanwege het te laat indienen van het bezwaarschrift zonder dat men daar een gegronde reden had of vanwege het feit dat het bezwaar was gericht tegen een mededeling van zuiver informatieve aard.
Afwijking van de adviezen
In drie gevallen zijn gedeputeerde staten van het door de commissie uitgebrachte advies afgeweken. Deze worden hierna kort uiteengezet.
Het ging hierbij in de eerste plaats om de afwijzing van een verzoek tot verlenging van de begunstigingstermijn van een dwangsom. Het bezwaarschrift hiertegen achtte de commissie gegrond voorzover daarin werd aangevoerd dat het milieubelang niet zou worden geschaad met het verlengen van de begunstigingstermijn. Voldoen aan de last onder dwangsom zou betekenen dat het te veel opgeslagen materiaal zou moeten worden gestort, waarmee het milieubelang niet is gediend volgens de commissie. Gedeputeerde staten zijn van dit advies afgeweken omdat het materiaal juist niet zou mogen worden gestort maar opnieuw nuttig wordt toegepast.
In het tweede geval had de commissie het advies uitgebracht om op basis van overgangsrechtbepalingen een provinciaal medewerker alsnog in de uitloopschaal te plaatsen. De commissie legde de overgangsbepalingen op een andere manier uit als gedeputeerde staten. Gedeputeerde staten besloten van het advies af te wijken en de betreffende medewerker niet alsnog het recht op een uitloopschaal toe te kennen. Het tegen dit besluit ingestelde beroep op de bestuursrechter zal uitsluitsel moeten brengen over de juiste interpretatie van deze overgangsrechtbepalingen.
In het derde geval gaven gedeputeerde staten een andere interpretatie van het overgangsrecht van het desbetreffende bestemmingsplan dan de commissie. Op dit punt zijn gedeputeerde staten van het advies van de commissie afgeweken.
8. Aanbevelingen van de commissie
De commissie heeft op verschillende terreinen een aantal leerpunten gesignaleerd en doet daarom hieronder een aantal aanbevelingen.
De commissie heeft geconstateerd, dat verordeningen niet altijd even duidelijk geformuleerd zijn, zoals bijvoorbeeld het geval is bij de verordening voor de subsidiëring van monumenten (2005). De commissie wil als aanbeveling meegeven dat hieraan in het dereguleringsproject van de provincie aandacht wordt geschonken.
Het is de commissie opgevallen, dat er aan de toetsing van de toepasselijke (subsidie)verordening door de afdelingen van de provincie nog wel eens wat schortte. De regels en criteria uit deze verordeningen werden of niet of foutief toegepast. Bovendien is het een aantal keren gebleken, dat er wel een verordening was, maar geen beleid over hoe om te gaan met de bevoegdheden in de verordening voor gedeputeerde staten. Hierdoor is het voor bijvoorbeeld een aanvrager van subsidie van te voren lastig in te schatten of men kans maakt op subsidieverlening, en achteraf moeilijk na te gaan of gedeputeerde staten volgens de regels hebben gehandeld. De commissie wil dan ook aanbevelen, om niet alleen verordeningen met criteria op te stellen, maar ook om daar op beleidsregels te maken.
Evenals in het jaar 2004 valt het de commissie weer op dat wanneer het advies van een adviescommissie moet worden gevraagd, deze adviezen niet altijd op een juiste wijze tot stand komen. Een adviescommissie behoort te toetsen aan de toepasselijke (verordenings-)criteria en dit is te vaak niet het geval. Wanneer een dergelijk gebrekkig advies wordt uitgebracht door zo'n adviescommissie, dan zullen gedeputeerde staten hun besluit hierop niet uitsluitend mogen baseren. Zij zullen zich ervan moeten vergewissen dat het advies op de juiste wijze tot stand is gekomen.
Maar liefst één derde van het totale aantal ingediende bezwaarschriften is weer ingetrokken in 2005. De reden hiervoor is vaak dat er overleg plaatsvindt tussen de indiener van het bezwaarschrift en de provincie. De commissie constateert dat overleg over een ingediend bezwaarschrift zeer zinvol is. Het verdient immers de voorkeur dat er tot een oplossing wordt gekomen, die voor beide partijen bevredigend is. Wanneer de gehele bezwaarschriftenprocedure gevolgd wordt, dan wordt aan de bezwaarmaker eenzijdig een besluit opgelegd door het bevoegde bestuursorgaan. Wellicht dat de provinciale organisatie in de toekomst meer structureel in overleg kan treden dan tot nu toe de gewoonte is.
De commissie stelt vast dat het voor de provinciale organisatie met de huidige werkwijze goed mogelijk is om binnen de termijn een besluit op een bezwaarschrift te nemen. De adviezen worden vrijwel altijd tijdig uitgebracht, en gedeputeerde staten wijken bijna nooit van het advies af zodat het opstellen van een kort besluit waarin voor de motivering wordt verwezen naar het advies snel afgehandeld kan worden. Wanneer prioriteit wordt gegeven aan een tijdige afdoening van bezwaarschriften, dan is het goed mogelijk om binnen de beslistermijn een besluit op het bezwaar te doen uitgaan. Het is van belang dat de provinciale organisatie hierop wordt ingesteld en ingericht, waarbij een strakke regie door het management een vereiste is.
Een belangrijk punt van zorg blijft het deugdelijk motiveren van beschikkingen. Met grote regelmaat blijken besluiten niet, onvoldoende of zelfs verkeerd te worden gemotiveerd. Vaak wordt het de geadresseerde van een besluit niet duidelijk gemaakt waarom zijn aanvraag niet tot toewijzing heeft geleid. Deze onduidelijkheid is vaak al de aanleiding voor het indienen van een bezwaarschrift. Wanneer goed wordt uitgelegd waarom de toepassing van de regeling in dit specifieke geval heeft geleid tot een afwijzing, dan kunnen een aantal bezwaarschriften wellicht worden voorkomen.
9. Samenvatting
Bezwaarschriften
In 2005 zijn in totaal 100 bezwaarschriften ingediend tegen provinciale besluiten. Dit aantal is aanzienlijk lager dan het aantal bezwaarschriften van 2004. Toen ontving de provincie Fryslân 167 bezwaarschriften in totaal. Een verklaring voor deze sterke daling is niet te geven. Er zijn 34 bezwaarschriften weer ingetrokken, meestal ten gevolge van overleg tussen de provincie en de bezwaarmaker.
Alle bezwaarschriften zijn gericht tegen een beslissing van gedeputeerde staten.
Administratief beroep
In 2005 is één keer advies uitgebracht op een bij gedeputeerde staten ingediend administratief beroep in het kader van de Wet op de Lijkbezorging.
Klachten
Het aantal klachten tegen gedragingen van provinciale ambtenaren of bestuurders bedroeg in 2005 acht. Zeven daarvan zijn weer ingetrokken na overleg tussen de provincie en de klager. Eén klacht is behandeld door de commissie, die geadviseerd heeft tot ongegrondverklaring. Dit advies is overgenomen door de commissaris van de koningin.
Adviezen
De Algemene Kamer van de commissie heeft in 2005 61 adviezen uitgebracht, waarvan 29 strekten tot gegrondverklaring. Over 20 bezwaarschriften werd geadviseerd tot een ongegrondverklaring over te gaan en het bestreden besluit in stand te laten. Ten aanzien van twaalf bezwaren sprak de commissie uit dat deze niet-ontvankelijk zouden moeten worden verklaard.
De Ambtenarenkamer heeft 45 adviezen uitgebracht, met name over fuwaprov-bezwaarschriften. In 26 gevallen werd geadviseerd het bezwaarschrift ongegrond te verklaren, terwijl 15 keer gegrond werd uitgesproken. Deze gegrondverklaringen leidden meestal tot een aanpassing van een functiebeschrijving. Vier adviezen strekten tot een niet-ontvankelijkverklaring.
In drie gevallen is het college van gedeputeerde staten afgeweken van het advies van de commissie. Twee maal ging het daarbij om interpretatieverschillen ten aanzien van het toepasselijke overgangsrecht tussen de commissie en gedeputeerde staten. In het derde geval ging het om een verschil van inzicht over de vraag of het storten van straalgrit al dan niet in strijd met het milieubelang moet worden geacht.
Termijnen
De termijnen waarbinnen de bezwaarschriften zijn afgedaan zijn niet korter geworden, ondanks daartoe getroffen maatregelen. De gemiddelde afdoeningstermijn in 2005 bedroeg 20 weken, hetgeen ook de gemiddelde afdoeningstermijn was nadat de commissie in juni 2004 van start ging.
|Afhandelingssnelheid bezwaar en beroep in 2005| |Termijn |Percentage | |0-14 weken |34% | |15-20 weken |31% | |21-30 weken |25% | |31-40 weken |3% | |>41 weken |7% |
---- --