Gemeente Bedum


Rekenkamercommissie publiceert rapport interne afhandeling correspondentie

18 september 2007
De Rekenkamercommissie van de Bedumer gemeenteraad heeft het rapport gepubliceerd waarin de bevindingen staan over de interne afhandeling van correspondentie door de gemeente Bedum. De commissie concludeert op basis van het onderzoek onder meer dat er sterker moet worden gestuurd op de afdoening van brieven en emails. Aan de andere kant merkt de commissie ook op dat de afhandeling van veel vergunningaanvragen binnen de daarvoor gestelde termijnen plaats heeft. Het rapport wordt op donderdag 20 september aanstaande door de gemeenteraad behandeld.

De rekenkamercommissie besloot begin dit jaar onderzoek te doen naar de interne postafhandeling bij de gemeente. Daarmee reageerde de commissie op kritische geluiden uit de samenleving én op de uitkomsten van een eind 2005 gehouden klanttevredenheidsonderzoek. Ook daaruit bleek dat de afhandeling van correspondentie te vaak niet optimaal verloopt. Het onderzoek naar de afhandeling van correspondentie, aanvragen en bezwaarschriften is in opdracht van de commissie uitgevoerd door de Stichting voor Beleidsanalyse en Bestuursondersteuning (StiBaBo) die is gelieerd aan de RUG. De commissie constateert in het rapport dat de wijze waarop de gemeente Bedum post afhandelt op punten afwijkt van richtlijnen van de Nationale Ombudsman. In bepaalde gevallen hanteert de gemeente scherpere regels; er zijn echter ook interne gedragsregels die ruimer zijn dan die van de Nationale Ombudsman. In het onderzoek is gekeken naar de afhandeling van brieven en emails, afhandeling van aanvragen (vergunningen en dergelijke) en de afhandeling van bezwaarschriften door de verschillende gemeentelijke afdelingen.

In het algemeen worden aanvragen (ruim) binnen de daarvoor gestelde termijnen afgehandeld. Een uitzondering daarop vormden aanvragen om een evenementenvergunning. In 2006 werden de meeste vergunningen te laat afgegeven. Dit werd onder meer veroorzaakt door langdurige ziekte. Daarop is ook, en dat wordt in het rapport erkend, begin 2007 door het college ingegrepen. Ook bij de afhandeling van aanvragen om kapvergunningen zijn niet altijd de termijnen betracht die daarvoor staan. Opvallend is aan de andere kant dat de afdeling Welzijn en Burgers aanvragen om WVG-voorzieningen vlot en in doorsnee volgens de regels afwerkt. Termijnoverschrijdingen worden in de meeste gevallen veroorzaakt door externe adviezen die lang op zich laten wachten. De commissie heeft verder onderzoek gedaan naar de afhandeling van bezwaarschriften. De conclusies daarover luiden in doorsnee positief. De commissie constateert dat het tempo van de afhandeling relatief hoog is. Ook de communicatie met de indieners is volgens de onderzoekers goed.

De afhandeling van brieven door de gemeentelijke organisatie blijkt, en dat was dus al eerder duidelijk geworden, niet optimaal: van de onderzochte brieven is iets meer dan de helft (51 procent) buiten de streeftermijn van 5 weken afgehandeld. De beantwoording van 21 van de 70 onderzochte brieven liet zelfs meer dan 11 weken op zich wachten. In veel gevallen worden de indieners niet van de vertraging in de afhandeling op de hoogte gebracht, ondanks het feit dat hiervoor interne richtlijnen bestaan . De onderzoekers noemen dit ronduit bedroevend. De commissie doet een aantal aanbevelingen om de situatie te verbeteren. Zo wordt er aanbevolen om in ontvangstbevestigingen aan briefschrijvers alleen haalbare afdoeningstermijnen te noemen. Die bevestigingen zouden, vind de commissie, door de behandelend ambtenaar zelf moeten worden opgesteld. Dit geldt eveneens voor zogenaamde tussenberichten. Ook een verscherping van de voortgangsbewaking is volgens de onderzoekers noodzakelijk. Die schiet tekort.

Het college van b. en w. en de gemeenteraad bespreken de uitkomsten in de raadsvergadering van 20 september aanstaande om 19.30 uur. U kunt de videobeelden van deze bespreking live of later volgen via www.bedum.nl/ris