Bijlage Voortgangsrapportage verbetering voorschottenbeheer:
Plan van aanpak, vastgesteld door de Minister van
Buitenlandse Zaken op 8 mei 2007
Plan van aanpak ter verbetering van het
voorschottenbeheer
De kritiek van de Algemene Rekenkamer op het voorschottenbeheer richt
zich vooral op de volgende onderwerpen:
· toepassing van het sanctiebeleid en het (tijdig) sturen van rappels
· de relatie met internationale organisaties met betrekking tot het
voorschottenbeheer
· op meer systematische wijze gebruiken van de beschikbare
informatie voor analyse, monitoring en bijsturing door de
concerncontroller.
Binnen het ministerie zijn de taken en verantwoordelijkheden ten aanzien
van het voorschottenbeheer als volgt tussen FEZ als concerncontroller en
de diverse budgethouders verdeeld. De budgethouders zijn primair
verantwoordelijk voor het uitvoeren van het voorschottenbeheer inclusief
het versturen van rappels en het al dan niet opleggen van
sanctiemaatregelen. FEZ is als concerncontroller verantwoordelijk voor een
adequaat toezicht op de uitvoering van het voorschottenbeheer door de
budgethouders. Dit toezicht wordt ingevuld door analyse, monitoring en
(bij) sturing van de verschillende budgethouders. In dit plan van aanpak
worden maatregelen beschreven die het toezicht van FEZ op de uitvoering
van het voorschottenbeheer verscherpen. De maatregelen vormen een
aanvulling op het reguliere beheer van rappels en sancties.
Een logisch uitvloeisel van een intensiever toezicht zijn gerichte
managementrapportages van FEZ/KD aan Dir. FEZ. In dit plan van aanpak
wordt tevens beschreven welke managementrapportages met welke
frequentie zullen worden verstrekt.
Sanctiebeleid en rappellering
Voor het toezicht op een juiste uitvoering van het sanctiebeleid inclusief het
rappelleren, zijn in Piramide diverse gegevens voorhanden:
1. de tijdigheid van rappellering
2. het aantal in Piramide geregistreerde rappellen
Het toezicht van FEZ op het voorschottenbeheer zal zich primair baseren op
deze twee indicatoren waarbij het gebruik van de tweede indicator nieuw is.
Bekend is dat de informatie in Piramide over het aantal geregistreerde
rappellen enigszins vervuild is. Deze vervuiling is veroorzaakt doordat tot
medio 2006 Piramide inflexibel was ten aanzien van de `leadtime' van 6
weken. Omdat de `leadtime' nu wel flexibel is, en men gemotiveerd kan
afwijken van de standaard `leadtime' zal vanaf heden geen verdere
vervuiling in Piramide met betrekking tot het aantal rappellen optreden.
Voordat op basis van deze indicator toezicht gehouden kan worden is het
noodzakelijk dat inzicht wordt verkregen in de vervuiling. Dit inzicht zal
worden verkregen door het uitvoeren van een zgn. 0-meting.
0-meting
De 0-meting zal als volgt worden uitgevoerd:
· op 7 mei 2007 zullen alle budgethouders die boven de bestaande
norm scoren voor wat betreft het niet tijdig rappelleren en/of
rapportageverplichtingen hebben openstaan waarop 3 of meer
rappellen zijn geregistreerd, worden aangeschreven door Dir. FEZ.
In deze aanschrijving zal in het kort de problematiek en de aanpak
rondom het voorschottenbeheer worden geschetst. Per budgethouder
zal de ontwikkeling van indicator 1 vanaf nov-05 tot en met apr-07
worden weergegeven in een grafiek. Indien budgethouders boven de
norm van tijdig rappelleren scoren zullen zij een adequaat plan van
aanpak voor hun directie/post moeten opstellen aan de hand
waarvan wordt bereikt dat men de achterstanden zo snel als
mogelijk kan wegwerken. Bij de aanschrijving zal tevens een
overzicht worden toegevoegd van alle openstaande
rapportageverplichtingen waarop 3 of meer rappellen zijn
geregistreerd. Dit overzicht moet door de budgethouders worden
aangevuld met de volgende informatie:
o Hoeveel rappellen zijn er daadwerkelijk verstuurd.
o Is een sanctie opgelegd?
Zo nee, waarom niet en is hiervoor onderbouwd
toestemming gevraagd via FEZ/FM aan de DG?
Zo ja, welke sanctie was dit en is de sanctie gemeld
bij FEZ/FM? (meldpunt malversaties en sancties)
Het Piramide overzicht zal hiertoe worden omgevormd tot een
sjabloon waarin de informatie eenduidig kan worden vastgelegd (zie
bijlage).
---
Budgethouders krijgen 4 weken de tijd (deadline 7 juni 2007) om de
gevraagde informatie aan te leveren. Indien budgethouders bij het
invullen van het sjabloon constateren dat onterecht geen sanctie is
opgelegd, dat nagelaten is de sanctie te melden of dat onterecht geen
toestemming is gevraagd voor het onderbouwd niet opleggen van
een sanctie, dienen zij direct actie te ondernemen en FEZ hiervan op
de hoogte te stellen.
Medio juni 2007 heeft FEZ op basis van de uitgevoerde 0-meting
inzicht in de mogelijke problemen ten aanzien van het sanctiebeleid
en kunnen budgethouders gericht worden aangestuurd om
maatregelen te treffen.
Het in kaart brengen van de vervuiling in Piramide legt tevens de
basis voor de reguliere monitoring die er vanaf medio juli als volgt
uit zal zien
Nieuwe reguliere periodieke monitoring sanctiebeleid
en rappellering
Vanaf medio juni 2007 zal FEZ op reguliere basis, maandelijks centraal
overzichten genereren per budgethouder met de stand van zaken met
betrekking tot de twee genoemde indicatoren. Deze informatie wordt met
de individuele budgethouders gedeeld. Op een centrale plek op intranet zal
in de vorm van een benchmark inzicht worden gegeven in de mate waarin
budgethouders presteren op de genoemde indicatoren met het doel
budgethouders te stimuleren om beter te presteren (dan collega
budgethouders).
Op basis van de maandelijkse stand van de indicatoren en de in het plan van
de budgethouder zelf aangegeven (SMART geformuleerde) doelen, zal FEZ
indien nodig het gesprek aangaan met budgethouder om eventuele
aanvullende maatregelen bij de budgethouder te bespreken. Indien
onvoldoende progressie wordt geboekt en FEZ onvoldoende vertrouwen
heeft in de uitkomsten van de maatregelen die door een budgethouder
worden getroffen, zal FEZ in overleg met de betreffende DG verdergaande
maatregelen opleggen.
In de maandelijkse overzichten zullen nieuwe rapportageverplichtingen
waarvoor 3 of meer rappellen zijn geregistreerd naar voren komen. Deze
gevallen zullen in een maandelijks in te stellen overleg tussen FEZ/KD en
het meldpunt malversaties en sancties worden besproken en afgestemd. In
principe geldt dat alle nieuwe gevallen waar drie rappellen op zijn
geregistreerd, op één of andere manier moeten zijn gemeld bij het
meldpunt. Hetzij omdat er een sanctie is opgelegd, hetzij omdat er een
onderbouwd verzoek is ingediend (via FEZ/FM bij de DG) om geen sanctie
---
op te leggen. Bij gesignaleerde afwijkingen (situaties waarbij het meldpunt
niet is ingelicht) zal direct contact worden opgenomen met de budgethouder
die in deze gevallen actie zal moeten ondernemen.
Managementrapportages
Maandelijks zal FEZ/KD een managementrapportage opstellen voor Dir.
FEZ. Op basis hiervan zal indien nodig een rapportage worden opgesteld
voor DGIS en/of DGRC. In de managementrapportage zal verslag worden
gedaan van de ontwikkelingen ten aanzien van de genoemde indicatoren. In
de rapportage zal tevens informatie worden opgenomen over het aantal en
de aard van de opgelegde sancties en zal ook inzicht worden gegeven in de
organisaties die het betreft. Dezelfde informatie zal worden verstrekt over
de besluiten (en verzoeken daartoe) met betrekking tot het gemotiveerd niet
opleggen van sancties.
Op de uitvoering van het plan van aanpak en de bereikte resultaten wordt
toezicht gehouden door het Audit Committee onder voorzitterschap van S.
Bestendiging van het toezicht op oude voorschotten
Vanaf 2006 houdt FEZ toezicht op de afwikkeling van oude voorschotten
door de verschillende budgethouders. In 2006 is binnen het verbijzonderde
interne controle instrument door alle budgethouders aangegeven waarom
oude voorschotten nog open staan, wanneer de afwikkeling verwacht wordt
en welke acties daarvoor nodig zijn. In 2007 zal FEZ aan de hand van een
begin 2007 aangelegde database waarin bovenstaande informatie is
monitoren en zo nodig (bij) sturen.
Internationale organisaties
FEZ zal de nauwe samenwerking met DVF aangaande de relatie met UNDP
in 2007 voortzetten. Begin mei is een eerste vervolgbezoek aan UNDP
gepland om de stand van zaken te bespreken. Getracht wordt om
aansluitend aan het bezoek aan de UNDP een bezoek aan de Wereldbank te
plannen om reeds bekende problemen met Wereldbankvoorschotten te
bespreken.
FEZ zal de informatie uit de eerder genoemde 0-meting en de beschikbare
informatie uit de monitoring van de afwikkeling van oude voorschotten
voor de verschillende internationale organisaties samenbrengen tot één
geïntegreerd beeld per organisatie. FEZ streeft ernaar dit geïntegreerde
beeld voor eind juni met DVF te bespreken en indien nodig voor eind juli
per organisatie een afgestemd plan van aanpak te maken..
De nieuwe procedure voor het sanctiebeleid bij internationale organisaties
verzekert een snelle betrokkenheid van DVF bij mogelijk problemen ten
---
aanzien van rapportages (2e rappel gaat cc naar DVF). Ook hierin zal FEZ
een toezichthoudende rol gaan vervullen. Binnen de maandelijkse
monitoring die vanaf medio juni wordt uitgevoerd zal een overzicht worden
gegenereerd van alle openstaande rapportageverplichtingen van de
internationale organisaties waarvoor 2 of meer rappellen zijn verstuurd. Dit
overzicht zal in een periodiek overleg met DVF worden afgestemd met de
registratie van DVF aangaande 2e rappellen. Bij eventuele verschillen zal
de budgethouder worden aangesproken op het niet naleven van de
procedure en zullen noodzakelijke maatregelen via de betreffende PV
richting de internationale organisaties worden genomen.
Tijdpad te bereiken effecten
De maatregelen in dit plan van aanpak zullen structureel worden ingebed in
de organisatie. De periodieke monitoring op de beschreven indicatoren zal
voorkomen dat in de toekomst `nieuwe oude voorschotten' ontstaan. Het
toezicht op de afwikkeling van oude voorschotten en de resultaten uit de 0-
meting zullen ertoe leiden dat eind 2007 het grootste deel van de oude
voorschotten en de problemen uit het verleden zullen zijn afgewikkeld.
Eind december zullen alle budgethouders tijdig rappelleren en binnen de
geldende norm van 25% scoren. Gedurende het jaar worden de volgende
resultaten beoogd:
- augustus: 50% van de budgethouders scoort binnen de norm van
tijdig rappelleren
- oktober: 75% van de budgethouders scoort binnen de norm van
tijdig rappelleren
- december: 100% van de budgethouders scoort binnen de norm van
tijdig rappelleren.
Eind juni bestaat er vanuit de 0-meting inzicht in de mogelijke problemen
ten aanzien van het al dan niet opleggen van sancties. Mogelijke
probleemgevallen zullen voor eind augustus worden opgelost door alsnog
een sanctie op te leggen dan wel formeel te besluiten geen sanctie op te
leggen. Bovendien zal de vervuiling in Piramide in kaart gebracht zijn.
Vanaf september zal worden gewaarborgd dat voor alle openstaande
rapportage verplichtingen waarvoor het 3de daadwerkelijke rappel wordt
verstuurd, ook werkelijk een sanctie wordt opgelegd, dan wel formeel
wordt besloten geen sanctie op te leggen.
Voor wat betreft de internationale organisaties wordt inmiddels steeds
duidelijker dat de problemen zich concentreren rond de UNDP en veel
minder bij andere internationale organisaties. Met UNDP zijn inmiddels
afspraken gemaakt die nieuwe probleemgevallen moeten voorkomen. Wij
gaan er van uit dat eind 2007 de meeste oude probleemgevallen met
---
betrekking tot de UNDP zullen zijn opgelost. De UNDP heeft haar
medewerking hieraan toegezegd.
Project stroomlijning PM&E
Het project Stroomlijning PM&E (planning, monitoring en evaluatie) is in
september 2006, na een proef in Mozambique, gestart. In overeenstemming
met de planning worden de herziene instrumenten in 2007 vastgesteld en
vervolgens geïmplementeerd. FEZ is betrokken bij de uitvoering van het
project en zal de voortgang monitoren.
Informatievoorziening Algemene Rekenkamer
De Algemene Rekenkamer zal periodiek worden ingelicht over de
voortgang van de in gang te zetten verbeteringen volgens het volgende
schema:
· juni: bespreking van de uitkomsten van de 0-meting
· augustus: bespreking van de eerste ervaringen met de reguliere
monitoring (monitoring medio juni en juli; eerste resultaten moeten
zichtbaar zijn)
· Eind september en eind december overleg over de resultaten.
Bij deze besprekingen en overleggen met de Algemene Rekenkamer zullen
naast FEZ ook een aantal controllers van budgethouders aanwezig zijn.
---
Ministerie van Buitenlandse Zaken