Persbericht

Software belemmert bedrijven als gevolg van verkeerde aankoopbeslissingen

~ Unit 4 Agresso voegt total cost-of-change (TCC) toe aan checklist voor aankoopbeslissing ~

Sliedrecht, 6 februari 2008 - Bedrijfssoftware is voor organisaties vaker een belemmering dan een hulp. Hoewel applicaties als ERP en CRM hun basistaken goed vervullen, zorgt een gebrek aan flexibiliteit van deze software ervoor dat de organisaties niet adequaat reageren op crises, noodgevallen en ingrijpende verandering.

Volgens ERP-aanbieder Unit 4 Agresso heeft de software-industrie zich te lang gericht op nieuwe, op maat gemaakte functies. Daardoor zijn aspecten als flexibiliteit na de implementatie verwaarloosd. Tegelijkertijd blijven de organisaties die ERP-software gebruiken hun aankoopbeslissingen vooral baseren op de kosten voorafgaand aan de implementatie. Het resultaat is dat ze meestal een oplossing krijgen die nu perfect past, maar die na de implementatie vaak erg duur is en moeilijk aan te passen.

"Bedrijven beginnen nu de pijn te voelen van de aankoopbeslissingen van drie tot vier jaar geleden", zegt Ton Dobbe, Vice President Product Marketing van Unit 4 Agresso. "Of het nu door fusies, overnames, nieuwe producten, nieuw management, reorganisatie, outsourcing of iets anders is, ze worden gedwongen te veranderen - maar de software staat dat niet toe. Dus raken ze verstrikt in een vicieuze cirkel van behoefte-uitgave-behoefte-uitgave - terwijl ze worstelen met grote hoeveelheden onbetrouwbare, achterhaalde informatie en de erfenis van oude bedrijfsprocessen. Tegelijkertijd willen of kunnen ze een complete revisie van hun bedrijfsapplicatie-infrastructuur niet betalen."

"De frustratie van bedrijven met hun rigide applicaties voedt de populariteit van de total cost of change (TCC) als koopcriterium", zegt Brian Sommer, CEO van onderzoeksbureau TechVentive, Inc. "TCC meet niet alleen de kosten vooraf, maar kijkt naar de kosten van het wijzigen van de bestaande software-installatie. Het blijkt dat TCC een veel beter instrument is om de echte 'cost of ownership' van ERP-oplossingen te meten dan TCO (total cost of ownership)."

Tegen de tijd dat een organisatie ontdekt dat de ontwikkeling wordt geremd door de bedrijfssoftware, is er meestal geen tijd of geld om de noodzakelijke veranderingen ter plekke door te voeren. Om te voorkomen dat dit gebeurt, heeft Unit 4 Agresso een checklist samengesteld met cruciale cost-of-change gerelateerde vragen die veel inkopers tegenwoordig vergeten te stellen - de 'missing link' bij de aankoop van software. Deze lijst is gebaseerd op feedback van snel veranderende organisaties uit verschillende sectoren en omvat de meest voorkomende oorzaken van verandering in de hedendaagse zakenwereld.

Total cost of change checklist


1. Reorganisatie & herstructurering

- De structuur van onze organisatie zal waarschijnlijk in de toekomst veranderen om tegemoet te komen aan de vraag uit de markt. Welke inspanning is nodig om de bestaande managementstructuur te veranderen; bijvoorbeeld, van een bedrijfsstructuur die gebaseerd is op het managen van kantoren (Londen, Parijs) naar management van functiegroepen (geotechniek, staal, seismisch) of een verticale structuur (banking, verzekeringen, ...)?
- Welke inspanning is nodig om een reorganisatie door te voeren, waarin een afdeling wordt opgesplitst in twee afdelingen - elk met hun eigen verantwoordelijkheden, verschillende managementstructuren en dienstverlening?
- Welke inspanning is nodig om organisatieveranderingen te evalueren aan de hand van het financiële systeem - waarbij een vergelijking wordt gemaakt tussen de historische resultaten binnen de bestaande structuur en de resultaten van de structuur die wordt overwogen?
- Welke inspanning is nodig om projectmanagers een overzicht te geven van debiteuren, crediteuren, commitments, budgetten, actuele cijfers, prognoses en marges van individuele projecten op het moment dat een beslissing moet worden genomen over het al dan niet uitbesteden van een deel van de dienstverlening?
- Welke inspanning is nodig om, op het moment dat de organisatiestructuur verandert, een project in helemaal kaart te brengen en de verantwoordelijkheid van verschillende fases van het project onder te brengen bij andere werknemers?
- Welke inspanning is nodig om het goedkeuringsproces te veranderen van bijvoorbeeld facturen of tijd- en kostengerelateerde arbeidsprocessen, om zo aan te sluiten bij een verandering in de organisatiestructuur of veranderingen in management?


2. Evolutie van de organisatie

- Welke inspanning is nodig om werknemers die zich ontwikkelen (groeimogelijkheden, veranderende rol in de organisatie, verandering van afdeling, etc.) te voorzien van de juiste rapportages en informatie (meer of minder)?
- Welke inspanning is nodig om de bedrijfsvoering te ondersteunen als nieuwe producten of diensten worden geïntroduceerd, of als de methode van dienstverlening verandert (bijv. naar een vaste uurprijs)?
- Welke inspanning is nodig om loonkosten te analyseren op een gedetailleerder niveau dan alleen de overuren?
- Hoe snel is de overgang mogelijk van een implementatie op meerdere plekken naar een shared services-implementatie, zonder de hele bedrijfsvoering te verstoren?


3. Fusies en overnames

- Welke inspanning is nodig om de gefuseerde of overgenomen organisatie(s) samen over te zetten naar één bedrijfssysteem, om er zeker van te zijn dat er ook maar één versie van de waarheid is?
- Welke inspanning is nodig om werknemers van de overgenomen organisatie de mogelijkheid te bieden op verschillende afdelingen en projecten te werken, om zo de synergievoordelen te benutten?
- Welke inspanning is nodig om een algemene rapportagestructuur in te voeren in de verschillende regio's en bedrijfsonderdelen, en tegelijkertijd toch te voldoen aan de lokale rapportagewetgeving?
- Welke inspanning is nodig om één incassoafdeling te laten opereren voor de hele groep?


4. Overheidshervormingen en voldoen aan wetgeving
- De overheid introduceert nieuwe wetgeving (zoals International Financial Reporting Standards). Welke inspanning is nodig om daar aan te voldoen?
- Welke inspanning is nodig om financiële cijfers samen te rapporteren met niet-financiële gegevens (bijv. het sociaal jaarverslag), misschien zelfs met terugwerkende kracht?

"Elk bedrijf dat met veel veranderingen te maken heeft, zou twee keer moeten nadenken voordat het een aankoopbeslissing neemt en zeker moeten weten dat de software bevredigende antwoorden heeft op de criteria die zijn gespecificeerd in de checklist; vooral als het gaat om systemen die zo cruciaal zijn voor de bedrijfsdoelstellingen als ERP", vervolgt Dobbe. "Elke vereiste waaraan niet wordt voldaan, betekent een direct en tastbaar risico voor de middellange- en lange-termijndoelstellingen van een organisatie. Organisaties met software die te inflexibel is, zouden er goed aan doen alternatieve opties te bekijken. Alleen dan kunnen ze meesurfen op een golf van verandering, in plaats van er in te verdrinken."

(1.020 woorden)

Over Unit 4 Agresso
Unit 4 Agresso is een toonaangevende internationale producent van bedrijfssoftware voor dienstverlenende bedrijven en instellingen. Met vestigingen in 10 Europese landen, de Verenigde Staten en Canada en verkoopactiviteiten in diverse andere landen werd in 2006 een omzet van ¤ 237 miljoen gerealiseerd. Het hoofdkantoor staat in Sliedrecht, Nederland. Ultimo 2006 had Unit 4 Agresso 2.760 medewerkers in dienst.

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met LEWIS Global Public Relations: Yvonne van Bokhoven
Tel: +31 (0) 40 235 46 00
Email: yvonnev@lewispr.com
Web: www.lewispr.com