Media alert
17 maart 2008
Concrete cijfers zelden basis voor beslissingen tijdens vergadering
~ Nederland vergadert vaak, maar weinig efficiënt, wijst Cognos-onderzoek uit ~
Organisaties maken nauwelijks gebruik van gegevens uit administratieve of financiële systemen tijdens vergaderingen. Bovendien twijfelt ruim eenderde van de vergadertijgers of de gegevens die wél worden gebruikt, wel juist zijn. Uit een onderzoek over vergaderingen dat Cognos hield tijdens zijn jaarlijkse evenement Performance bleek maar weer eens dat de stelling 'Nederland Vergaderland' nog steeds opgaat. Maar bij efficiëntie van al dat vergaderen zijn vraagtekens te plaatsen.
39 procent van de respondenten gaf aan dat zij drie tot vier keer per week vergaderen, 17 procent vergadert zelfs iedere dag. Op de vraag of tijdens vergaderingen de juiste informatie beschikbaar is om beslissingen te kunnen nemen, geeft 36 procent van de respondenten aan dat zij zo nu en dan twijfelen over de juistheid van de gepresenteerde gegevens. Bovendien bleek dat 22 procent van de ondervraagden zelfs vaak twijfelt over de juistheid van gepresenteerde gegevens.
Uit het onderzoek blijkt dat de voorgenomen doelstellingen in zeer geringe mate worden besproken aan de hand van cijfers uit ERP-, CRM- of financiële systemen. 70 procent van de ondervraagden doet dit niet en beschikt daardoor niet over de juiste informatie voor het nemen van beslissingen. In sommige gevallen zijn de systemen niet beschikbaar, worden ze voor andere doeleinden gebruikt of heeft niet iedereen toegang.
Doordat de juistheid van gegevens in vergaderingen openlijk ter discussie staat, gaat volgens Cognos veel kostbare vergadertijd verloren. Bedrijven ondervinden nadeel van onvolledige of onjuiste informatie tijdens vergaderingen. Dit is jammer, want een efficiënte vergadering leidt tot tijdsbesparing en op de lange termijn ook tot een kostenbesparing.
"Ik was erg verbaasd over de uitkomsten van het onderzoek," zegt Karel Kinders, Managing Director Cognos Nederland. "Iedereen lijkt het drukker en drukker te krijgen, dus mijn verwachting was dat er minder zou worden vergaderd. Ook zou je denken dat vergaderaars kritisch zouden kijken naar hoe ze tijdens vergaderingen gefundeerde beslissingen kunnen nemen. Blijkbaar ligt er nog voldoende uitdaging voor organisaties om beslissingsmomenten efficiënter te laten verlopen."
(340 woorden)