agenda met bijbehorende stukken vergadering Algemeen Bestuur van NOFA
Algemeen bestuur NOFA
Uitnodiging voor de (openbare) vergadering van het NOFA Algemeen Bestuur op dinsdag 25 maart 2008 van 14.00 uur tot 16.00 uur in de raadszaal van het gemeentehuis van Dantumadeel te Damwoude
AGENDA
1. Opening en vaststelling agenda
2. Mededelingen/ingekomen/uitgaande stukken stukken
3. Verslag/besluitenlijst van de vorige vergadering van 18 december 2007 (zie bijlage)
4. (gepland om 14.30 uur) Presentatie Interreg (door Eise van der Sluis, Oeds Holthuis en Andree Hofer)
5. Actuele zaken
- ronde langs de NOFA Gemeenten
- rapportage PFO voorzitters
- stand van zaken NOFA projecten
- Jeugd
- Egem-i/Andez (zie ook bijgaand evaluatie-rapport)
6. Ter goedkeuring: Ontwerpbegroting 2009 (zie bijlage) De ontwerpbegroting met toelichting moet uiterlijk 12 mei bij de raden liggen en de Begroting 2009 moet uiterlijk 1 juli vastgesteld zijn.
7. Ter goedkeuring: Ontwerpjaarrekening 2007 (zie bijlage) De jaarrekening 2007 moet voor 1 april door het AB aan de colleges worden toegezonden en het AB moet deze voor 1 juli vaststellen. Van die vaststelling doet het DB mededeling aan de raden.
8. Stand van zaken onderzoeken Gemeentelijke samenwerking/herindeling.
9. Stand van zaken communicatiemedewerker
10. Rondvraag
11. Volgende vergadering 24 juni 2008, 14.00 uur te Dokkum en sluiting
Stationsstraat 18, 9285 NH Buitenpost
Postbus 2, 9285 ZV Buitenpost
telefoon 0511 - 548145
fax 0511 - 548110
---- --
Algemeen bestuur NOFA
Besluitenlijst vergadering 18 december 2007 van 14.00 tot 16.00 uur in het gemeentehuis van Achtkarspelen te Buitenpost
Aanwezig:
Gemeente Achtkarspelen
. De heer T.J. van der Zwan (burgemeester)
. De heer W. van der Wal (wethouder)
. De heer P. van der Veen (wethouder)
. De heer E. van der Sluis (gemeentesecretaris/algemeen directeur)
Gemeente Dantumadeel
. Mevrouw S. Hijlkema (wethouder)
. De heer A. van der Ploeg (wethouder)
. De heer T. Stierhout (gemeentesecretaris/algemeen directeur)
Gemeente Dongeradeel
. De heer R.S. Cazemier (burgemeester en voorzitter Algemeen Bestuur) . De heer J. Appelhof (wethouder)
. De heer G. Heeringa (gemeentesecretaris)
. Mevrouw T. Willemsma (wethouder)
Gemeente Kollumerland c.a.
. De heer R.M. Koster (wethouder)
. De heer C. Schaafstal (wethouder)
. De heer R. de Boer (gemeentesecretaris en secretaris Algemeen Bestuur )
NOFA:
Mevrouw J.A. Bottema (NOFA adviseur)
Mevrouw T. Broers (notuliste NOFA secretariaat)
Afwezig:
. De heer J. Stellinga (wethouder Achtkarspelen)
. De heer A. Aalberts (burgemeester Dantumadeel)
. De heer R.J. Boersma (wethouder Dongeradeel)
. De heer B. Bilker (burgemeester Kollumerland c.a) . De heer Tj. Hogendorp (wethouder Kollumerland c.a.)
1. Opening en vaststelling agenda
De heer Cazemier opent de vergadering met een woord van welkom. Afwezig met bericht van verhindering zijn de heren Aalberts, Boersma, Bilker, Hogendorp en Stellinga.
De agenda wordt vervolgens vastgesteld.
2. Presentatie Interreg
De heren B.Schat en A. Hofer geven in aanwezigheid van de O. Holthuis uitgebreid uitleg en informatie over het project Vital Rural Area/Interreg. De colleges hebben behoefte aan een fijnere tuning m.b.t. financiële gevolgen voor eigen begrotingen. Een gezamenlijke bijeenkomst voor de raden is inmiddels gepland.
De voorzitter vat na de presentatie de afspraken samen:
- Directieraad onderzoekt of het in alle 4 gemeentes hoe en of financiële middelen zijn opgenomen.
- Een helder besluitvormingstraject is noodzakelijk.
- Raden zullen brieven van Commitment moeten ondertekenen.
Half maart verwacht de heer Van der Sluis meer duidelijkheid te kunnen verschaffen over definitieve indiening.
Het AB spreekt grote waardering uit voor de wijze waarop tot nog toe inzet voor dit project in gepleegd.
3. Mededelingen/ingekomen en uitgaande stukken
- brief aan GS Fryslân inzake spoorverdubbeling - is door PFO Infra geaccordeerd
- de voorzitter deelt mede dat er vanuit DB overleg is geweest met de gedeputeerde Galema en Adema inzake voortgang Route Noordoost (herbevestigd en overhandigd); onderzoeken herindeling/fusiemogelijkheden (GS dringt aan op spoedige resultaten en vanuit NOFA is aangegeven dat eind 2008 de conclusies van de onderzoeken worden verwacht); appel gedaan om provinciale subsidie voor 2e jaar NOFA regisseur aan te wenden voor onderzoek
4. Verslag/Besluitenlijst vergadering van 9 oktober 2007 Het verslag wordt ongewijzigd goedgekeurd en vastgesteld. Naar aanleiding van het verslag worden geen punten aan de orde gesteld.
5. Actuele Zaken
Rondje langs de NOFA Gemeenten:
Achtkarspelen:
N.a.v. een opmerking van de heer Van der Wal inzake BVG (1e intake) wordt na enige discussie afgesproken dat dit punt in het PFO Sociaal behandeld zal worden, in aanwezigheid van de beide directeuren Sociale Dienst. Daarna komt dit punt terug op agenda van DB en eventueel AB. Dantumadeel:
De heer Van der Ploeg meldt dat de bestemmingsplannen in Dantumadeel nu inspraakrijp zijn en gedigitaliseerd en de achterstand is ingehaald.
Rapportage PFO voorzitters:
PFO Economie:
Overleg vindt op 19 december plaats.
Vanuit het PFO recreatie en Toerisme meldt de heer Van der Ploeg dat wordt gewerkt aan goede prestatieafspraken met de VVV. PFO Sociaal:
Geen bijzonderheden.
PFO Veiligheid:
Geen bijzonderheden.
PFO Fysiek (Infra en Wonen):
Voor 2008 is voor de openbare verlichting een goede prijs afgesproken.
Inzake de knip in de Strobosser Trekweg zullen in een pleidooi de effecten aan de Provincie worden aangegeven. Na deze vergadering is een overleg gepland over woningvoorraad tot 2016 met provincie, waarover enige zorg bestaat. Bestemmingsplannen buitengebied: inmiddels hebben Achtkarspelen, Kollumerland c.a. en Dantumadeel een bespreking gehad. Dongeradeel is er (afzonderlijk) ook mee bezig PFO Bestuurlijke Zaken:
Geen bijzonderheden.
Stand van zaken NOFA projecten
Andez-project zit op schema.
6. Goedkeuren en vaststellen Werkplan 2008
Het werkplan 2008 wordt ongewijzigd goedgekeurd en vastgesteld.
Wel meldt de heer Van der Wal dat een nader onderzoek naar eventuele samenvoeging van de beide Sociale Diensten binnen NOFA, voor Achtkarspelen geen prioriteit heeft (mede met het oog op onderzoek naar herindeling). Eventueel zal het onderzoek in 2009 worden opgepakt.
7. Vaststellen ontwerp Begroting 2008
De begroting voor 2008 is al eerder goedgekeurd en wordt nu officieel vastgesteld.
8. Goedkeuren begrotingswijzigingen 1, 2 en 3 2008 Wijziging no. 3 inzake communicatiemedewerker wordt toegelicht door de heer R. de Boer. Mocht provinciale subsidie worden afgewezen dan zouden gemeenten er zelf voor moeten staan. Dit moet dan in het DB nader worden uitgewerkt.
De wijzigingen worden vervolgens goedgekeurd en zullen aan de raden worden toegezonden.
9. Voorzitterswisseling per 1 februari 2008
De heer Cazemier draagt per 1 februari het voorzitterschap over aan de heer A. Aalberts. Per die datum wordt de heer Van der Zwan vice-voorzitter.
10. Rondvraag
De voorzitter bedankt Ger Heeringa voor zijn bijdrage aan NOFA. Hij heeft op zeer intensieve wijze meegedraaid in de NOFA Directieraad en NOFA mede daar gebracht, waar het nu staat. Hij wenst hem veel succes in zijn nieuwe functie als gemeentesecretaris in Boarnsterhim.
11. Volgende vergadering ( 25 maart 2008, 14.00 uur te Damwoude) en sluiting. De voorzitter wenst een ieder goede kerstdagen en jaarwisseling en sluit vervolgens de vergadering.
---- --
EVALUATIE ONDERSTEUNING NOFA DOOR EGEM I-TEAMS
Gesprek met de Directieraad NOFA
Datum/tijd 6 februari 2008 09:00 11:00 uur te Kollum Aanwezig Rients de Boer (Kollumerland c.a.), Durk Stellingwerf (Dongeradeel), Eise van der Sluis (Achtkarspelen), Ton Stierhout (Dantumadeel), Jenna Bottema (NOFA-adviseur), Oeds Holthuis (NOFA e-coördinator), Herman Calis (e-adviseur) en Rinko Huisman (regieadviseur)
Gesprek met de Stuurgroep NOFA-ICT
Datum/tijd 22 november 2007 13:30 15:30 uur te Kollum Aanwezig Oeds Holthuis (Achtkarspelen), Jaap Veenstra (Achtkarspelen) Govert van Oude- naarden (Dongeradeel), Bauke Schat (Dantumadeel), Anne Brouwer (Dantumadeel), Luc de Bruijn (Kollumerland), Herman Calis (e-adviseur) en Marco van der Meij (niet aanwezig), Rinko Huisman (regieadviseur) SAMENVATTING De invoering van een aantal geselecteerde bouwstenen van de elektronische overheid (zoals de ba- sisregistraties adressen en gebouwen) wordt richting gemeenten, vanuit en op kosten van het pro- gramma EGEM i-Teams ondersteund met een aanpak op maat. De NOFA-gemeenten hebben beslo- ten deze ondersteuning met z'n vieren op te pakken. Op 6 september 2006 heeft daartoe een kennis- makingsbijeenkomst met de gezamenlijke MT's plaatsgevonden in Damwoude. Voorafgaand aan de ondersteuning zijn intakegesprekken per gemeente gevoerd. De gesprekken zijn gestart op 6 oktober 2006 in Achtkarspelen en afgerond op 18 oktober 2006 in Kollumerland. Op basis hiervan is een voor- stel aangeleverd waarin is verwoord hoe de onderwerpen in samenhang en in samenwerking kunnen worden voorbereid, geïnventariseerd, in afstemming met lokaal en landelijk beleid kunnen worden ge- bracht en tenslotte gepland.
De daadwerkelijke ondersteuning is gestart op 29 maart 2007 en is medio november 2007 afgerond door oplevering van het beoogde realisatieplan. In dit realisatieplan staat wat er moet gebeuren op het gebied van de verschillende e-overheidsbouwstenen, wie daar aan gaan werken en hoeveel tijd ze daar mee kwijt zijn, welke veranderingen nodig zijn in termen van regelgeving, personeel en organisa- tie, processen, informatiesystemen en gegevenshuishouding en waar je rekening mee moet houden bij de invoering. Tenslotte geeft het plan aan welke middelen er mee zijn gemoeid de komende drie jaren. Een van de belangrijkste acceptatiecriteria van het plan is de bestuurlijke accordering. Het reali- satieplan is door de gemeenten zelf gemaakt en is ook van de gemeenten zelf. De verantwoordelijk- heid voor de uitvoering, het gebruik en de actualisatie van het plan is daarmee gegeven. Uit de evaluatie blijken de sterke punten punten van het proces zoals die tijdens de ondersteuning van de NOFA-gemeenten waarneembaar zijn geworden. Terugkijkend kan worden gesteld dat, in ver- gelijking met andere samenwerkingsverbanden een prestatie van formaat is geleverd waar het de doorlooptijd van het proces betreft. De goede onderlinge verhoudingen binnen de Stuurgroep NOFA- ICT, de werkrelatie van de Stuurgroep met de Directieraad NOFA, het vermogen van de Directieraad om voorstellen op hun merites te beoordelen en slagvaardig tot besluiten te komen, de betrokkenheid van de projectleider NOFA en de goede werkverhouding tussen en met de externe adviseurs zijn van cruciale betekenis gebleken. Als daarnaast wordt bedacht dat in dezelfde periode een complexe aan- besteding van een midoffice-suite heeft plaatsgevonden, kan de conclusie worden getrokken dat NO- FA een bovengemiddeld resultaat heeft neergezet. Vanzelfsprekend zijn er ook verbeterpunten. In het verslag zijn deze benoemd. Als EGEM i-Teams gaan we er, gezien onze ervaringen met de NOFA- gemeenten, van uit dat hiermee bij de actualisatie van het plan, bijvoorbeeld als onderdeel van de gemeentelijke planning- en controlcycli, rekening wordt gehouden.
---
INLEIDING
De gemeenten Achtkarspelen, Dantumadeel, Dongeradeel en Kollumerland c.a., die het samenwer- kingsverband NOFA vormen, hebben de invoeringsondersteuning door EGEM i-Teams afgesloten met een bestuurlijk geaccordeerd realisatieplan.
Deze evaluatie moet de informatie leveren voor het geven van een oordeel over de beoogde effecten van de aanpak als geheel, de onderdelen ervan en voor besluitvorming over eventueel voortgezette, danwel toekomstige vormen van implementatieondersteuning. Het onderzoek is opgebouwd rond de stappen van het ondersteuningsproces: intake, propositie en ondersteuning (voorbereiding, inventari- satie, ontwerp). De navolgende aspecten hebben, waar van toepassing, in het evaluatiegesprek aan- dacht gekregen: tijdigheid, procedure, werkwijze, kwaliteit van de ondersteuners, begrijpelijkheid, toe- pasbaarheid, resultaat en effect van iedere stap.
De evaluatie is in twee stappen uitgevoerd. Het eerste gesprek is gevoerd met de Stuurgroep NOFA- ICT die het ondersteuningstraject bij de gemeenten heeft gecoördineerd en begeleid. De tweede stap bestond uit een bespreking met de NOFA-directieraad, van het verslag dat met de inbreng van alle betrokkenen, is geschreven door de regieadviseur. De e-adviseur heeft het verslag aangevuld met zijn eigen waarnemingen en bevindingen en stemt in met de weergave als geheel en de conclusies. De NOFA-gemeenten en de e-adviseurs hebben met het verslag van de eerste evaluatiestap inge- stemd op 21 december 2007. Het verslag is aangevuld en gewijzigd naar aanleiding van hetgeen ter tafel kwam in het gesprek met de Directieraad op 6 februari 2008. Eexterzandvoort, 20 februari 2008 mr. R. Huisman, EGEM i-Teams regieadviseur voor Drenthe en Fryslân
---
VERSLAG VAN BEVINDINGEN
Kennismaking Tijdpad 6 september 2006 kickoff te Damwoude met een presentatie door de regieadviseur.
Procedure De bijeenkomst is belegd na annulering van een aanvankelijk geplande afspraak voor een intake bij de gemeente Achtkarspelen. Door een in- terventie vanuit het elo-Grunn programma, stelde de NOFA-stuurgroep zich op het standpunt dat de invoeringsondersteuning een gezamenlijk traject zou moeten worden. Derhalve is een presentatie voor de vier gemeenten gehouden waarbij vertegenwoordigers op het niveau van de directies en het management aanwezig waren. Begrijpelijkheid en toepas- Het initiatief voor de bijeenkomst werd destijds positief gewaardeerd. baarheid De reacties op de inhoud waren destijds eveneens positief. De afspra- ken voor de intakes bij de gemeenten Achtkarspelen, Dantumadeel, Dongeradeel en Kollumerland c.a. konden direct hierna worden ge- pland.
Waardering gemeente Voldoende (tijdens de evaluatie is deze kennismaking niet opnieuw be- sproken).
Intakes Tijdpad x Achtkarspelen 6 oktober 2006. Accoord 26 november 2006.
x Dongeradeel 9 oktober 2006. Accoord 29 november 2006.
x Dantumadeel 16 oktober 2006. Accoord 13 november 2006.
x Kollumerland c.a. 18 oktober 2006. Accoord 13 november 2006
Aandachtspunten Achtkarspelen
1. Inzet gericht op voldoen aan wettelijke vereisten, uitvoering "Gewo- gen ambitie", samenwerking aan e-overheidsprojecten in NOFA- verband; verbetering kwaliteit handhaving door verbetering van de gegevenskwaliteit
2. Ontbreken overall-inzicht in voortgang lopende projecten
3. NOFA-samenwerking niet als exclusief beschouwd
4. Inconsistentie van gegevens tussen applicaties
5. Onbekendheid in de organisatie met de e-overheidsprogramma's
6. Verbinding tussen kennisgebieden besturing, dienstverlening, in- formatievoorziening en ICT niet voor iedereen helder
7. Belangrijk voor veranderaanpak: inzicht in samenhang, heldere vi- sie en duidelijke koers, concrete plannen en toegevoegde waarde, gerichte opleidingen Dongeradeel
1. Overmaat aan bestuurlijke prioriteiten waardoor er (te) weinig aan- dacht kan uitgaan naar de e-overheidsvoorzieningen
2. Quick wins voor burgers van belang voor draagvlak
3. Geen gedeeld beeld over inrichting dienstverlening (en frontoffice) en "kwaliteit" informatievoorziening
4. Verbeteringen in informatievoorziening op slot door het wachten op NOFA-samenwerking (vanwege groot belang dat het heeft)
5. Gevoel van werkdruk door overmaat aan prioriteiten en niet een- duidige toekenning verantwoordelijkheden t.a.v. e-overheid
---
Intakes
6. Blindeman n donker bos gevoel i
7. Organisatie is intern gericht, reactief ingesteld, bestuur negeert planningen, waar doen we het voor gevoel, Dantumadeel
1. Voornaamste inzet gericht op procesverbetering en evenwichtige verdeling van aandacht over resultaat (smart!)- en organisatiege- bieden; meer aandacht voor evalueren van beleid en uitvoering
2. Overall-beeld over de informatievoorziening gezien als matig
3. Ontbreken beleidskaders voor efficiënte uitvoering
4. Houding medewerkers (e-overheid): zien is geloven.
5. NOFA: kennis delen en kosten verdelen
6. Absorptievermogen organisatie achter door weglopen kennis
7. Veranderaanpak: geen grootse vergezichten, concreet geformu- leerd, MT moet er achter staan, adequate aansturing, veel onder- steunende informatie, aan de slag in werkgroepen, informeren via werkoverleggen, duidelijke probleemeigenaar en voldoende geld (!) Kollumerland c.a.
1. Voornaamste inzet gericht op beheersing primair proces
2. Vertrekpunt e-overheidsniveau is nog ver verwijderd van de (eigen) ambitie
3. Relatief kort ervaring met digitale informatievoorziening
4. Zeer goede lokale bekendheid (geen systemen voor nodig)
5. Zorg over en ontevredenheid met I-coördinatie
6. Belangrijk voor veranderbereidheid: bescherming en veiligheid voor medewerkers naast voldoende tijd en geld voor uitvoering,
7. Veranderaanpak: nut en noodzaak moeten heel helder zijn, veran- dering in kleine stappen, belangen van medewerkers geborgd Procedure Transparant. Door de informatie die tijdens de kennismaking op 6 sep- tember 2006 met de vier gemeenten in Dantumadeel, in een door licht- beelden ondersteunde, mondelinge presentatie door de regieadviseur is verstrekt.
Werkwijze en verslag De intakes brachten objectiviteit in de vergelijking tussen de gemeen- ten. De samenhangen werden inzichtelijk, deels tijdens de gesprekken. Er zat ook een zekere herhaling in de behandeling van de onderwerpen die de revue passeerden. Het zorgde daardoor voor toenemende be- wustwording bij bestuur en medewerkers. Samenvattend: passend bin- nen het proces, correct uitgevoerd en relevant voor het doel. Waardering gemeente Goed
Propositie Tijdpad x De eerste versie van vier afzonderlijke voorstellen en de samen- werkingspropositie zijn per elektronische post verzonden op 8 de- cember 2006.
x De definitieve versie verscheen op 29 januari 2007 en werd op 27
februari 2007 goedgekeurd door de NOFA-directieraad. Begrijpelijkheid en toepas- Het ondersteuningsvoorstel was begrijpelijk en sloot aan op de wens baarheid om het traject met de vier gemeenten samen op te pakken. De zoge- naamde X+1 formule (vijf proposities voor vier gemeenten), hier voor de eerste keer binnen het kader van EGEM-i gepresenteerd, bleek een
---
Propositie bruikbare aanpak. Het momentum was daar. Waardering gemeente Goed
Ondersteuning: voorbereiding tot en met realisatieplan Tijdpad en procedure x Het project is gestart op 29 maart 2007 met een gezamenlijke "kick-
off" met alle leden van de projectgroep (stuurgroep NOFA-ICT), de e-Coördinator (Oeds Holthuis) en de 2 EGEM-i adviseurs. De stuurgroep NOFA-ICT bestaat uit de managers Facilitaire dienstver- lening van de 4 gemeenten. x De overall projectleider en e-Coördinator Oeds Holthuis koppelt op regelmatige basis terug naar directeur-gemeentesecretaris Eise van der Sluis namens de Directieraad. x Er is gestart met het opstellen van een Plan van Aanpak, dat door
de Stuurgroep en de NOFA directieraad is goedgekeurd. Het plan vormde de leidraad voor de uit te voeren projectactiviteiten. In dit plan is onderscheid gemaakt naar deelprojecten die de volgende aandachtsgebieden bestrijken:
- BAG (beheer, gegevens)
- BSN
- GBA
- eNIK
- Bedrijvenregistratie (NHR)
- Topografie (BRT)
- DigiD / PKI
- WKPB
- Omgevingsloket
- Elektronische overheid (65% diensten)
- Processen x Voor deze aandachtsgebieden zijn werkgroepen gedefinieerd, waarbij een zo evenwichtig mogelijke verdeling qua inzet van men- sen over de 4 deelnemende gemeenten is gekozen. x Voor processen was in eerste instantie ook een aparte werkgroep
in het leven geroepen; tijdens het traject is de conclusie getrokken dat dit geen apart traject moet zijn, maar dat dit onderwerp bij de in- richting en realisatie van de andere activiteiten mee genomen kan worden. Men zag hier een sterke relatie met het midoffice-concept (Andez-2)
x De periode april-mei 2007 was er op gericht tot een inventarisatie van de aandachtsgebieden te komen (rekening houdend met de 4 omgevingen). Bij de start van het project werd vastgesteld dat de planning ambitieus was, omdat de zomervakantieperiode wellicht voor vertraging zou kunnen gaan zorgen. x Alle pijlen waren in het begin gericht op het per eind oktober aanle-
veren van de conceptresultaten, zodat per november het realisatie- plan zou kunnen worden opgeleverd en het bestuurlijke besluitvor- mingstraject in zou kunnen gaan. Dit is op één maand na gehaald (oplevering vond uiteindelijk medio november 2007 plaats). Werkwijze e-adviseur De Stuurgroep benadrukt de meerwaarde van het kunnen werken met twee e-Adviseurs. Men neemt waar dat de samenwerking functioneerde als een zelfcorrigerend mechanisme, waarbij van der Meij zich richtte op inhoud en output en op de kwaliteit van de rapportages. Calis' bij- drage werd als sterk procesondersteunend ervaren, met een grote (persoonlijke) betrokkenheid en veel aandacht voor tempo en voort- gang, mede bereikt door nauwgezet te rapporteren. Als team werkte men nadrukkelijk omgevingsgericht en werd een pragmatische werkwij- ze gehanteerd die zeer goed past bij de voorkeurswijze van aanpakken
---
Ondersteuning: voorbereiding tot en met realisatieplan bij de NOFA-gemeenten. De inzet van de e-Adviseurs wordt door de stuurgroep gewaardeerd met cijfers variërend van 8+ tot 9! De directie- raad geeft aan dat de inzet van de e-adviseurs voor hen niet recht- streeks waarneembaar is geweest. Wel merkten de directies in de on- dersteuningsfase veel extra inzet en activiteit bij de eigen mensen in hun respectievelijke organisaties. De informatie op hoofdlijnen, die tij- dens de ondersteuning werd verstrekt over de (tussen)resultaten en de voortgang was naar de mening van de Directieraad voldoende. Betrokkenheid De stuurgroep is tevreden over de medewerking van een groep van zeker veertig mensen uit de verschillende organisaties tijdens de on- dersteuningsfase. De leden van de stuurgroep kennen elkaar al enkele jaren en genieten een groot onderling vertrouwen. Men werkt op basis van erkende verplichtingen, gedeelde prioriteiten, met oog voor elkaars belangen en een ervaren gevoel van saamhorigheid. Belangrijk te melden, is dat er daarnaast sprake is van een groot ver- trouwen in de NOFA-directieraad die op zijn beurt de stuurgroep alle benodigde ruimte geeft en snel beslist op voorstellen, waar dat wordt gevraagd.
Men constateert dat het draagvlak dat voor de ontwikkelingen die met het realisatieplan worden beoogd, nog niet tot op de werkvloeren van de vier organisaties is doorgedrongen. Dit is een belangrijk aandachts- punt, mede (ondanks) gezien de opmerkingen die daarover in het inta- keverslag zijn gemaakt. Men stelt vast dat raadzaam is, medewerkers in een vroeg stadium bij de voorbereidingen in te schakelen. De communicatie moet ook op de organisaties worden gericht en niet moet worden verzuimd de deelprojectleiders mee te nemen. Zo is het voorgekomen dat de e-Coördinator voor NOFA medewerking moest vragen van mensen waarmee hij zelf nog geen kennis had gemaakt, een aandachtspunt voor volgende projecten en een aanbeveling aan andere gemeenten dit anders te doen. Het is daarbij van belang dat in het Plan van Aanpak de momenten goed worden gekozen en dat de boodschap ook op die momenten is afgestemd (de medewerkers moe- ten er in hun praktijk iets mee kunnen). Proces Het plan van aanpak was er binnen een maand en is op basis van één gezamenlijke sessie met een breed samengestelde groep van mede- werkers tot stand gekomen. Met name de e-Coördinator en de e- Adviseur (procesadviseur) hebben hier hard aan getrokken. Het aantal communicatiesessies is beperkt gehouden. Zo is een kickoff georganiseerd voor raadsleden waarin een financieel voorstel en het realisatieplan aan de orde zijn gesteld. Ook is men langs alle werkover- leggen van de vier gemeente gegaan om "het verhaal" te vertellen. De ketensimulatie is verschillend gewaardeerd. Dantumadeel vond de casuïstiek gekunsteld en constateerde dat men in denken (en deels ook in doen) reeds een fase verder is. Wel ervaart men dat het heeft ge- werkt voor de bewustwording van het vraagstuk van de basisregistra- ties bij een aantal deelnemers. Achtkarspelen waardeert de ketensimu-
---
Ondersteuning: voorbereiding tot en met realisatieplan latie in de eerste plaats als een goed bewustwordingsinstrument en ziet het daarnaast als een sociaal evenement waarin men elkaar in een uit- dagende setting beter leert kennen. De portefeuillehouder heeft de och- tendsessie bijgewoond en zodoende uit eigen waarneming kunnen constateren met welke materie de organisatie aan de slag is en welke vraagstukken, beslissingen en activiteiten daar achter schuil gaan. Al met al is een realistisch beeld ontstaan over de eisen die het werken binnen ketens stelt en er is nu besef van de eigen status quo. Er moet hard gewerkt worden aan alle benodigde verbeteringen. Dongeradeel heeft de simulatie ervaren als een positieve dag. Het benodigde net- werk binnen de organisatie is op die dag gevormd. Het was alleen niet zo'n goed idee van de makers van de simulatie om het aanvankelijk een spel te noemen. De deelnemers die allemaal drukke agenda's heb- ben kwamen erdoor op het verkeerde been te staan. Het belang dat er mee wordt gediend is nauwelijks als een spel op te vatten. Kollumer- land sluit zich aan bij de constateringen van Dongeradeel en voegt er bij monde van het stuurgroeplid aan toe dat de gespeelde werkelijkheid op de schaal van de eigen gemeente niet wordt herkend, waardoor het als niet-realistisch overkomt op de deelnemers. Ook constateerde deze een gebrek aan structuur tijdens de simulatieverrichtingen. De directeur voegt hier aan toe dat dit kan ontstaan bij deelnemers buiten de primai- re doelgroep. Op het niveau van het midden-management waardeert men het nieuw verworven inzicht in de samenhangen tussen processen en gegevens van verschillende organisaties juist als positief. De bood- schap is derhalve: kijk goed naar wie je voor deelname aan de keten- simulatie uitnodigt en bereidt deze mensen goed voor. Uniek voor de propositie van NOFA was de ruimte die is gegeven voor het volgen van trainingen door twee medewerkers per gemeente in het projectmatig werken aan de hand van de PRINCE-2 methodiek. Men is zeer tevreden over de kwaliteit van de cursus, de docent en het ge- bruikte materiaal. Verder plaatst men uitsluitend kanttekeningen: de methode past niet bij de cultuur en manier van werken in de NOFA- gemeenten, het is een te zwaar middel, een workshop van een dag was ook al goed geweest, in de praktijk moet ten opzichte van het geleerde vooral de kunst van het weglaten worden verstaan. Uiteindelijk heeft slechts één medewerker examen gedaan. Ook bleek de planning slecht aan te sluiten op andere afspraken binnen het traject waardoor mensen als gevolg van dubbele boekingen moesten afhaken. In het voortraject is een quickscan (nulmeting) op de (basis)registraties bij de vier gemeenten uitgevoerd. Met de resultaten is de basis gelegd voor een rapportage waarmee de benodigde middelen voor het vervolg- traject zijn verkregen.
Highlights die positief in het ondersteuningstraject naar voren zijn ge- komen, zijn het NOFA-intranet, de presentatie aan de raden, de thema- sessie met de MT's en de Zomertoer. Bevindingen e-Adviseur Algemeen
+ Vanuit ervaring met andere projecten is vooraf door de project-
---
Ondersteuning: voorbereiding tot en met realisatieplan groep een pragmatische "opknipping" gekozen in 2 hoofdmoten: invoering basisregistraties en invoering elektronische dienstverle- ning. De inzet van de beide EGEM-i adviseurs volgde en sloot perfect aan bij deze "grove" verdeling.
+ De fasering, projectmethodiek en structurering zijn vooraf over- eengekomen en in het Plan van Aanpak vastgelegd.
+ De organisatie is, ondanks onduidelijkheden m.b.t. functie- invulling van medewerkers, zoveel mogelijk betrokken bij de pro- jectactiviteiten.
+ De bewaking van de projectvoortgang heeft voortdurend de aan- dacht gehad van de Stuurgroep NOFA-ICT
+ Afstemming met andere projecten is door de coördinatie vanuit de Stuurgroep NOFA-ICT gewaarborgd.
+ Er is goed en uitgebreid gecommuniceerd naar medewerkers en managers. Het communicatieplan heeft gewerkt.
+ De rol van de 4 vertegenwoordigers in de Stuurgroep NOFA-ICT als `ambassadeurs" van het gedachtegoed heeft erg goed ge- werkt, voor zowel kennisoverdracht als draagvlak.
+ Ondanks het feit dat de 4 stuurgroepleden als "ICT-minded" ge- kenmerkt kunnen worden is toch steeds vanuit de notie van be- wustwording, veranderoptiek, aandacht voor processen geac- teerd
+ De samenhang met het Andez2 traject is voortdurend door de groep in de gaten gehouden en naar de organisatie ook zo ge- communiceerd; daardoor is het EGEM-traject niet een losstaand gebeuren geworden, maar past op natuurlijke wijze in de ver- nieuwingslag die de NOFA-gemeenten willen maken. Voortgang
+ Het project ondervond (grote)steun bij de Stuurgroep NOFA-ICT; de gemelde en bij de stuurgroep bekende problemen werden snel en adequaat naar de deelprojecten gecommuniceerd dan wel geëscaleerd indien vereist.
+ Door adequaat ingrijpen van stuurgroepleden (m.n. Oeds en Govert) bleef de verwarring voor de werkstudenten beperkt Resultaat
+ De fasering, projectaanpak en structurering zijn vooraf overeen- gekomen en in het Plan van Aanpak vastgelegd. Ondanks wat tegenslagen en verstoringen heeft dit tot een goed eindresultaat geleid.
+ De organisatie is zich bewust geworden van de complexiteit, maar ook van de mogelijkheden van e-dienstverlening en de daarvoor noodzakelijke randvoorwaarden (basisregistraties en midoffice).
+ Ondanks de beperkingen qua menskracht/capaciteit zijn de (ho- ge) ambities waargemaakt en is de planning (met een kleine uit- loop) gehaald. De snelle besluitvorming in de NOFA-directieraad speelt hier een belangrijk rol!
8
Ondersteuning: voorbereiding tot en met realisatieplan Verbetervoorstellen e- Algemeen
Adviseur Ê Inzet van mensen duidelijker afspreken en beter waarborgen Ê Procedurele duidelijkheid (welke afdeling is waarvoor verant- woordelijk), m.n. in de vakantieperiode waarin "werkstudenten" zijn ingezet. Ê Proces en werkwijze vooraf nog helderder beschrijven en com- municeren, zodat de "opdracht" naar de deelprojecten sneller kan plaatsvinden en minder vragen oproept Ê De projectvoortgangsformulieren werkten niet (hoe simpel ook). Het blijkt maar weer eens dat je "projectmatig werken" niet uit een boekje kunt leren, en dat ook een Prince2 cursus nog geen garantie is dat mensen ook daadwerkelijk pro- jectmatig gaan werken. Voortgang
Ê Doordat bij deelprojectleiders niet altijd exact hun "opdracht" be- kend was is tijd verloren gegaan met bijpraten en herformuleren. Ook was er af en toe verschil van inzicht over de voortgang tus- sen interne projectleiders en de externe materiedeskundige. Ê Back-up en overname van verantwoordelijkheid tijdens uitval (ziekte, vakantie) was niet goed geregeld. Hierdoor ontstond ook onduidelijkheid bij de werkstudenten die in de vakantieperiode "bulkwerk" voor corrigeren van bestanden moesten uitvoeren Ê Terugkoppeling vanuit de deelprojectleiders naar de stuurgroep NOFA-ICT ging moeizaam (heeft te maken met het feit dat "echt" projectmatig werken waarbij ook rapportage hoort nog niet tussen de oren van de deelprojectleiders zit. Resultaat (borging)
Ê Capaciteit van de interne organisatie, gerelateerd aan kennis en kunde.
Ê Versterking applicatie- en gegevensbeheer is een dringende noodzaak: zowel kwantitatieve versterking (de nieuwe applicatie- en gegevensbeheertaken vergen extra fte's aan werkzaamhe- den), als vervanging bij afwezigheid dient geregeld te worden. Realisatieplan De stuurgroep is ingenomen met het realisatieplan als het voorlopige eindresultaat van de invoeringsondersteuning door i-Teams. Tijdens de evaluatie komt naar voren dat de benodigde middelen echter naar beneden afwijken van andere bekende cases, zowel gemeten naar de "bekende" vijftig euro per inwoner als afgezet tegen gemeenten die hun eigen berekeningen hebben gemaakt op basis van zelf ontwikkelde en doorgerekende informatiebeleidsplannen. NOFA zou met 80.000 inwo- ners kunnen uitkomen op een totaalinvestering van ongeveer vier mil- joen euro, maar komt met de som van de "harde programmakosten" en de inmiddels bekende investeringen in het midoffice naar aanleiding van de tweede ANDEZ-aanbesteding, niet verder dan een benodigde investering van ongeveer drie miljoen euro. Geconstateerd wordt dat de "verborgen kosten" moeten zitten in de tijd die de respectievelijke organisaties in de realisatie van het programma moeten steken in ter- men van uren die via de afdelingsplannen beschikbaar moeten komen.
---
Ondersteuning: voorbereiding tot en met realisatieplan Men trekt deze conclusie niet met genoegen, maar geeft aan dat zich hiermee de volgende stap in het proces aftekent. De NOFA-directieraad is scherp op dit onderwerp. De periodiek vereiste actualisatie van het realisatieplan moet gelijke tred houden met de planning en control- cyclus van de gemeenten om de uitvoering niet te laten ontsporen en de kosten goed in greep te houden. Ten tijde van deze evaluatie is ge- start met een doorvertaling van de activiteiten die uit het realisatieplan voortvloeien naar de afdelingsplannen van de gemeenten. Het verant- woordelijk management is op de noodzaak hiervan gewezen en is bij deze stap door de e-adviseur ondersteund. Op dit moment zijn er geen aanwijzingen dat de organisaties uit hun planningen lopen. Effecten Het plan is geaccordeerd door het management en de besturen van de vier gemeenten. De midoffice-aanbesteding is afgerond. Het begin is er. De grote uitdaging is nu om het spoorboekje te blijven volgen en de eigen ambities te realiseren. Vooruitblik x Door de tijdige afronding van de vier realisatieplannen van de NO-
FA-gemeenten komen voor het samenwerkingsverband additioneel
12 dagen adviescapaciteit extra beschikbaar. Deze dagen worden (deels) besteed aan het doorrekenen van de benodigde urencapa- citeit die door de organisaties moeten worden geleverd. Om die re- den worden de afdelingsplannen op met ondersteuning van de e- adviseurs, afgestemd op de benodigde capaciteit voor 2008 zoals dat is berekend en vastgesteld in het realisatieplan. Daarnaast hebben de gemeenten nog een dringende gedeelde ondersteu- ningsbehoefte bij de afstemming van het I&A-beleid op het realisa- tieplan.
x Op het vlak van de techniek (ICT) en organisatie moeten de nodi- ge stappen worden gezet om de uitkomst van de midoffice- aanbesteding te kunnen realiseren. x De "7 urgente processen" moeten nu door het deelproject e- Formulieren worden opgepakt om in 2008 te worden gerealiseerd, samen met de 7 werkprocessen die door ANDEZ-2 worden opgele- verd. Een adequate kennisoverdracht vanuit de Stuurgroep naar het deelproject is hier van belang. x Volgens de Stuurgroep is het is tijd voor de NOFA-samenwerking om de aanpak te "ontblauwen". De communicatie met de werk- vloer moet voortvarend worden opgepakt. Het draagvlak voor de veranderingen moet worden uitgebouwd. Overigens nuanceert de Directieraad het "blauwe" (planmatige) van de aanpak. Men neemt waar dat de organisaties ook op andere manieren bezig is met de materie, dat het is gaan leven en meer deel is gaan uitmaken van het dagelijkse gebeuren. x Samenwerking moet je niet opleggen. Er is zeker een jaar nodig om
van samenwerking profijt te kunnen trekken. Sluit aan bij bestaan- de verbanden.
x Zorg dat de beheer- en onderhoudscyclus van de realisatieplannen
zo snel en zo goed mogelijk aansluit bij de P&C-cyclus van de gemeente.
x Wees kritisch op de indicatoren om de kosten te bepalen van het op orde brengen van alle registraties. Gebruik vooral marktcon- forme tarieven.
Waardering gemeente Goed
10
---- --
---
File: Begroting 2009 concept NOFA.xls
---- --