Jaarverslag 2007 Rekenkamer Zandvoort - actief en onderzoekend
De Rekenkamer Zandvoort heeft zijn jaarverslag over het jaar 2007 gepubliceerd. Deze week hebben de gemeenteraadsleden een digitaal exemplaar gekregen. Met het verslag verantwoordt de rekenkamer zijn activiteiten en zijn uitgaven. Het verslag zet de werkzaamheden op een rij. Op die manier wordt inzichtelijk hoe de onafhankelijk-opererende kamer de Zandvoortse gemeenteraad ondersteunt. De kamer voerde in 2007 twee belangrijke onderzoeken uit, één naar de Stedelijke Vernieuwing en één naar de gemeenschappelijke regelingen. De beide rapporten zijn goed ontvangen door de Raad en de commissie Planning & Control. De feedback vanuit de kamer is altijd opbouwend. 'Voer een politieke discussie in de raden over de doelstelling van een gemeenschappelijke regeling (GR). Formuleer deze zo SMART mogelijk en leg het resultaat vast in bruikbare prestatieafspraken met concrete indicatoren. Bewaak de uitvoering' - en dat is weer helemaal actueel gegeven de nieuwe gemeenschappelijke regeling die in de maak is op het gebied van aanbesteding en inkoop.
Meer over de Rekenkamer Zandvoort vindt u op deze website onder Bestuur>Rekenkamer Zandvoort. Hieronder volgt de integrale tekst van het jaarverslag.
Jaarverslag 2007 Rekenkamer Zandvoort
1. INLEIDING
In het voorliggende Jaarverslag 2007 van de Rekenkamer Zandvoort (RKZ) legt de Rekenkamer verantwoording af over de verrichte werkzaamheden in het verslagjaar. De kern van de werkzaamheden is gevormd door de uitvoering van de onderzoeken. Het verslag gaat eerst in op de reguliere werkzaamheden. Dat onderdeel wordt vervolgd door een verslag over de relaties met de Raad van Zandvoort. Daarna verantwoordt de Rekenkamer de relaties met de omgeving en samenwerkingspartners. Een verantwoording over de personele mutaties en de besteding van de financiële middelen waarover de Rekenkamer kan beschikken sluiten het jaarverslag af. In het laatste hoofdstuk over de bedrijfsvoering geeft de RKZ de Raad ook in overweging over te stappen op een andere vergoedingssystematiek.
Rekenkamer Zandvoort,
Drs. G.D. Johanns, voorzitter
Ir. H. Slot
Dhr. A.J. Breeuwsma MSc.
Mw. I. Prins
2. REGULIERE WERKZAAMHEDEN
In 2007 is de Rekenkamer tien maal voor een reguliere vergadering bijeen gekomen. Deze reguliere vergaderingen dienen vooral om de voortgang van werkzaamheden te bespreken waarbij de nadruk ligt op het bewaken van de voortgang van de onderzoeken. In het onderzoeksprogramma voor 2007 had de RKZ een tweetal onderwerpen geselecteerd om te worden uitgevoerd:
- Grondbeleid
- Nazorg onderzoek Programmabegroting
Het onderzoeksprogramma voor 2007 is tot stand gekomen op basis van door de Raad en bevolking van Zandvoort aangereikte suggesties voor onderzoek en de eerder door de RKZ geïnventariseerde onderwerpen. De verschillende voorstellen zijn door de RKZ beoordeeld aan de hand van de selectiecriteria zoals deze eerder door de RKZ zijn vastgesteld Zie het document Visie, missie en Werkwijze van de Rekenkamer Zandvoort. Van de uiteindelijke onderwerpkeuze die uit het selectieproces is voortgekomen zijn de verschillende partijen die een suggestie hadden aangereikt op de hoogte gesteld.
De overloop van de werkzaamheden voor een tweetal onderzoeken uit het programma van 2006 ( Stedelijke vernieuwing en het gezamenlijk WGR onderzoek) liep nog tot ver in 2007 door. Hierdoor kon pas laat in het jaar met de feitelijke start van het programma 2007 worden begonnen.
De ervaring met de uitvoering van het onderzoeksprogramma leert dat een jaar programmering niet goed doenlijk is. De selectie van het onderwerp, de opstelling van de onderzoeksopzet, de keuze van het onderzoeksbureau via een aanbestedingsprocedure en het feitelijk uitvoeren en/of begeleiden van het onderzoeksproces is erg tijdrovend en arbeidsintensief. De werkzaamheden vergen daardoor veel - weliswaar graag gegeven - tijd en inzet van de leden van de RKZ. Die tijd is niet altijd direct beschikbaar. Een onderzoek loopt daardoor trager en gemakkelijk over de jaargrens heen, waardoor het daadwerkelijk volledig uitvoeren van een jaarprogramma in het desbetreffende kalenderjaar alleen bij toeval lukt.
In 2007 zijn het onderzoek Stedelijke Vernieuwing en het WGR onderzoek afgerond en aan de gemeenteraad aangeboden. De beide rapporten zijn goed ontvangen door de Raad en de commissie Planning & Control. De conclusies en aanbevelingen zijn overgenomen.
Stedelijke Vernieuwing
Met dit onderzoek beoogde de RKZ een tweeledig doel:
- Het in kaart brengen van de kaders die de Raad hanteert voor sturing en beheersing van stedelijke vernieuwingsprojecten alsmede het toezicht door het College en de verantwoording aan en de controle door de Raad.
- Het doen van concrete aanbevelingen aan de Raad om vanuit zijn politiek-bestuurlijke verantwoordelijkheid grote projecten beter te kunnen sturen en beheersen zodat de Raad zijn kaderstellende en controlerende taak kan optimaliseren.
Dit is vertaald in de volgende probleemstelling:
Op welke wijze wordt invulling gegeven aan de sturing en beheersing van stedelijke vernieuwingsprojecten door de raad en in hoeverre is de informatievoorziening naar de raad over deze projecten toereikend?
De nader geconcretiseerde vragen die in het onderzoek zijn beantwoord:
1. Wat zijn de huidige kaders op het niveau van de raad ten aanzien van sturing, beheersing, toezicht en verantwoording bij stedelijke vernieuwingsprojecten?
2. Welke informatiebehoefte heeft de raad ten aanzien van stedelijke vernieuwingsprojecten?
3. Wat is de kwaliteit van de informatievoorziening naar de raad per fase in stedelijke vernieuwingsprojecten?
4. Hoe benut de raad de beschikbaar gestelde sturings- en verantwoordingsinformatie voor sturing en beheersing van stedelijke vernieuwingsprojecten?
De Rekenkamer concludeert uit het onderzoek dat het proces van sturing en beheersing bij stedelijke vernieuwingsprojecten duidelijk beter kan. De Rekenkamer doet in zijn rapport daarvoor een drietal aanbevelingen hoe en wanneer de Raad geïnformeerd wil worden bij dergelijke omvangrijke projecten. Een op te stellen informatieprotocol kan hierbij goede diensten bewijzen. Een voorwaarde hierbij is dat de Raad naar het College in heldere bewoording aangeeft wat de kaders zijn waaraan deze informatie moet voldoen. In het kort komen de aanbevelingen neer op:
* explicitering door de Raad van zijn informatiebehoefte en vastlegging in een informatieprotocol
* inhoudelijke en beheersmatige informatie samen brengen t.b.v. integrale afweging
* beperking van het reguliere informatieverkeer tot hoofdzaken
Een zorgelijk punt dat uit de bestuurlijke reactie van het College naar voren kwam betrof de volledigheid van de rapportage van overleg tussen Raad en College. In zijn reactie op het rapport liet het College zien dat kwaliteit en volledigheid van de verslaggeving van overleg tussen Raad en College volgens de laatstgenoemde blijkbaar te wensen overliet gezien de tegenstrijdige opinie van het ambtelijke apparaat en het College over de volledigheid van de gebruikte informatie in dit Rekenkamerrapport.
WGR-onderzoek.
Het onderzoek geeft antwoord op de vraag in welke mate de gemeenteraden sturing en controle kunnen uitoefenen op de gemeenschappelijke regelingen waarin deze gemeenten deelnemen. Samengevat concluderen de Rekenkamer(commissie)s dat: ".... de voor sturing en controle beschikbare instrumenten genoeg mogelijkheden bieden om op een goede manier vorm te geven aan sturing en controle van een GR. De mogelijkheden voor sturing en controle worden echter in de in het onderzoek waargenomen praktijk nauwelijks gebruikt. Van regelmatige inhoudelijke aandacht is geen sprake. In de interviews worden allerlei problemen genoemd waarom in de praktijk de instrumenten van de GR nauwelijks worden gebruikt ......”.
In oktober is aan de Raad het rapport aangeboden. De behandeling daarvan heeft op 16 januari 2008 plaatsgevonden in de Commissie P&C. In het rapport kwam de Rekenkamer met vijf op de conclusies gebaseerde aanbevelingen:
Aanbeveling 1: Bezint eer ge begint
Vraag als raad altijd om alternatieven voor een GR, waaronder het alternatief "onder eigen gemeentelijk verantwoordelijkheid" en laat de voor- en nadelen van de verschillende alternatieven voor de concrete situatie op een rijtje zetten.
Aanbeveling 2: Maak concrete doelstellingen
Voer een politieke discussie in de raden over de doelstelling van een GR. Formuleer deze zo SMART mogelijk en leg het resultaat vast in bruikbare prestatieafspraken met concrete indicatoren. Bewaak de uitvoering.
Aanbeveling3: Maak passend spelregels
Voer een politieke discussie in de raden over de organisatie van een GR. Besteed daarbij aandacht aan:
- de verantwoordelijkheids- en bevoegdhedenverdeling
- de informatievoorziening (wat ad hoc op basis van het "politiek gevoel"van de bestuurders en wat in welke reguliere rapportage- en verantwoorÂdingscyclus)
Aanbeveling 4: Maak GR's flexibeler
Neem in de statuten van de GR een procedure op om op eenvoudige manier wijzigingen aan te kunnen brengen in:
-doelstellingen en prestatieafspraken;
-informatievoorziening en dan met name de frequentie waarmee en de zaken waarover raden moeten worden geïnformeerd en geraadpleegd;
- samenstelling van het AB en andere aspecten van verantwoordelijkheids- en bevoegdhedenverdeling.
Aanbeveling 5: Maak werkwijze transparant
Zorg dat de procedures helder zijn. Maak voor elke GR de jaarkalender met beslismomenten voor de raden van tevoren bekend. Zorg ervoor dat de documenten die worden gebruikt om informatie te verschaffen transparant en overzichtelijk zijn en volgens een vast format zijn opgebouwd. Vermijd overbodige verschillen tussen statuten van GR's.
Grondbeleid.
Eind 2007 is de Rekenkamer begonnen aan het op de rails zetten van het onderzoek Grondbeleid: het opstellen van de onderzoeksopzet, het uitnodigen van onderzoekers tot het doen van offerte, het selecteren van een onderzoeksbureau. Met het onderzoek wordt een tweeledig doel beoogd. De Rekenkamer Zandvoort wil de huidige kaders die de Raad hanteert en de operationalisering hiervan, voor sturing en beheersing bij grondverwerving evenals het toezicht door het college en de verantwoording aan en de controle door de Raad, in kaart brengen. Het onderzoek moet ook aan het licht brengen welke resultaten met het beleid bereikt zijn en of deze ook op doelmatige wijze gerealiseerd zijn
Het feitelijke onderzoek is in november gestart en loopt thans nog. De verwachting is dat dit onderzoek voor de zomer 2008 zal worden afgerond. Ook met de uitkomsten van dit onderzoek verwacht de Rekenkamer Zandvoort aanbevelingen aan de Raad te kunnen doen om vanuit zijn politiek-bestuurlijke verantwoordelijkheid beter te kunnen sturen en beheersen zodat de Raad haar kaderstellende en controlerende taak kan optimaliseren.
Nazorg onderzoek Programmabegroting.
Met dit korte nazorgonderzoek wil de RKZ nagaan in hoeverre de overgenomen aanbevelingen uit het eerder onderzoeksrapport naar de Programmabegroting 2006 zijn uitgevoerd en ook daadwerkelijk het nagestreefde effect hebben. Dit nazorg onderzoek is eveneens laat in het verslagjaar gestart en is in januari 2008 afgerond en aan de Raad aangeboden. De RKZ heeft in dit nazorgonderzoek een duidelijke vooruitgang waargenomen in het informatieve karakter van de begroting. Evenzo veelbelovend vindt de RKZ de inzet die gepleegd is om voor de verschillende producten van beleid, meetbare prestaties en streefnormen te formuleren. Een en ander duidt erop dat een serieuze inspanning geleverd wordt om de doelen van beleid SMART te formuleren. Vanuit de ambitie resultaat te bereiken met beleid en ook het voor transparant verantwoorden van het beleid naar de burgers van Zandvoort waardeert de Rekenkamer dit dan ook zeer.
3. RELATIE MET DE RAAD
De Rekenkamer is enige keren door de Raad, dan wel door de Commissie Planning & Control (P&C) uitgenodigd om de resultaten van zijn werkzaamheden toe te lichten. De Commissie P&C heeft in zijn vergadering van 21 maart het Onderzoeksprogramma 2007 behandeld. In april is het Jaarverslag 2006 van de RKZ aan de orde geweest in de Commissie P&C. Enkele onduidelijkheden die tot vragen van de zijde van de commissie hebben geleid, zijn schriftelijk door de RKZ verduidelijkt. Het onderzoeksrapport Stedelijke vernieuwing is in september door de Commissie P&C behandeld, waarbij de aanbevelingen door de Raad zijn onderschreven.
4. SAMENWERKING MET DE OMGEVING
Binnen dit onderdeel van het verslag licht de Rekenkamer toe met welke andere samenwerkingspartners, anders dan de Raad, de Rekenkamer werkzaamheden heeft verricht.
College
Voordat de RKZ zijn rapporten aan de Raad aanbiedt wordt aan het College van B&W een bestuurlijke reactie gevraag over de door de Rekenkamer getrokken conclusies en de aanbevelingen die de Rekenkamer daaruit afleidt. Zo is het College in de gelegenheid gesteld om een reactie geven op de conclusies en aanbevelingen van de RKZ bij het onderzoek Stedelijke Vernieuwing en het WGR-onderzoek. De bestuurlijke reactie van het College van B&W op de onderzoeksrapporten worden - eventueel voorzien van een nawoord van de RKZ - door de RKZ meegestuurd aan de Raad.
NVRR
De Rekenkamer Zandvoort is lid van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR). De NVRR is een 'beroepsvereniging' die zich richt op het professionaliseren van het rekenkamerwerk. Dit gebeurt door het delen van ervaringen, scholing, maar ook door het aanbieden van handreikingen voor de rekenkamerwerkzaamheden. Bezocht zijn het Jaarcongres en een themabijeenkomst in Tynaarlo over effectieve dienstverlening door lokale rekenkamers. Leerpunten die voor de RKZ daarbij naar voren zijn gekomen: kennis delen en uitwisselen met collega Rekenkamer(commissie)s, op welke manier rapporten presenteren, onderhouden van relaties met de raad.
Regionaal
Hierboven is verslag gedaan van het onderzoek naar de WGR regelingen. Dit onderzoek is begin 2006 als een gezamenlijk project gestart door enkele Rekenkamer(commissie)s uit de regio Zuidkennemerland Het betreft de Rekenkamer(commissie)s van Bennebroek, Bloemendaal. Haarlem, Haarlemmerliede, Heemstede en Zandvoort. Dit onderzoek is door de samenwerkende partijen in eigen beheer uitgevoerd en is gecoördineerd door de Rekenkamercommissie van Haarlem. Naar het oordeel van de Rekenkamer Zandvoort is deze vorm van samenwerking een boeiende ervaring geweest. Een belangrijk leerpunt voor dit type onderzoek is zeker dat een gezamenlijk onderzoek een (te?) zware last legt op de Rekenkamer (commissie)s ten gevolge van agenda-, coördinatie en afstemmingsproblemen. Het is een traag verlopend en langer durend proces geweest dan aanvankelijk voorzien. Belangrijke redenen hiervoor vormden het feit dat de leden van alle deelnemende rekenkamercommissies dit al nevenfunctie doen en agendaproblemen een belemmering vormden. Daarnaast heeft meegespeeld dat de zienswijzen onderling uiteen liepen, de feitelijke onderzoekswerkzaamheden eveneens veel tijd gevergd hebben. Met de samenwerkende Rekenkamer(commissie)s uit de regio is afgesproken dat het samenwerkingsproces nog eens geëvalueerd wordt. Wat de RKZ betreft vooral om te leren van de ervaringen voor een eventueel ander gezamenlijk uit te voeren onderzoek.
Bestuursapparaat
In vervolg op een eerdere bijeenkomst in augustus 2006 heeft in februari overleg met het bestuursapparaat plaats gevonden over een technische toelichting op bevindingen Quick Scan. De bijeenkomst diende om een meer technische toelichting te geven op het rapport en de daarin verwoorde bevindingen conclusies en aanbevelingen. Het ambtelijke apparaat heeft hiervan gebruik gemaakt bij de ingang gezette werkzaamheden om de opzet en inrichting van de begroting beter toegankelijk te maken en prestatie indicatoren te ontwikkelen.
5. Bedrijfsvoering van de Rekenkamer
In 2007 hebben de volgende personen deel uitgemaakt van de Rekenkamer uit: dhr. G.D. Johanns (voorzitter)
dhr. A. Hoek
dhr. H. Slot
dhr. A.J. Breeuwsma
In oktober heeft de heer Hoek zijn werkzaamheden als lid van de Rekenkamer neer moeten leggen. De werkzaamheden voor de RKZ waren niet langer meer te verenigen met zijn drukke reguliere werkzaamheden. Na zijn vertrek heeft de raadscommissie P&C, die belast is met de werving en selectie van de rekenkamerleden de Rekenkamer gevraagd betrokken te zijn bij de werving van een opvolger.
Het plaatsvervangende lid van de Rekenkamer, heer A.J. Breeuwsma, is voorgedragen als gewoon lid. Dit resulteerde in een nieuwe vacature voor het plaatsvervangende lidmaatschap. De voorzitter van de Rekenkamer heeft meegedaan in de sollicitatieprocedure en heeft mogen adviseren over de voor te dragen kandidaat. Mevrouw I. Prins is voorgedragen en in december door de Raad benoemd als het nieuwe plaatsvervangende lid.
In het verslagjaar heeft de RKZ zich ook beraden over de archivering van de documenten. Van alle door de RKZ gemaakte stukken bestaan elektronische versies die door de verschillende leden zelf worden gearchiveerd. Van de officiële documenten die aan de Raad worden aangeboden bewaart de griffie vanzelfsprekend ook een versie. De ontvangen post, zoals offertes voor te verrichten onderzoeken, wordt niet systematisch gearchiveerd maar meestal wel bewaard. Overwogen wordt of de verspreid opgeslagen documenten niet centraal gearchiveerd kunnen worden.
De RKZ heeft - gelet ook op de werkbelasting voor de afzonderlijke rekenkamerleden - van gedachten gewisseld of niet een deel van het budget aangewend zou kunnen worden voor de een of andere vorm van ambtelijke ondersteuning. Vooralsnog is de rekenkamer tot de conclusie gekomen dat daarvan wordt afgezien.
Ook is stil gestaan bij de beloningsystematiek, een vergoeding per vergadering, van de RKZ leden. Uitvoering van de werkzaamheden gebeurt ook buiten de maandelijkse vergaderingen. Dikwijls vergt dit overleg met onderzoekers of anderen. Hiervoor moeten de leden dan hun eigen vrije tijd aanwenden in de vorm van opgenomen verlof. In sommige gevallen worden dergelijke werkzaamheden als vergadering aangemerkt, zodat hiertegenover een in verhouding geringe geldelijke vergoeding tegenover gesteld kan worden. Anderzijds zijn dit geen reguliere vergaderingen; een onduidelijke en ongemakkelijke situatie naar het oordeel van de RKZ. In navolging van de gedachtewisseling terzake in de NVRR Zie de NVRR Aanbeveling Beloning externe leden op
6. VERANTWOORDING FINANCIËN
Voor 2007 beschikte de Rekenkamer over een budget van ¤ 36.432,- De werkelijke uitgaven voor de Rekenkamer bedroegen in 2007 ¤ 26.413,- Zodoende resulteert een positief saldo van ¤ 10.009,-
Budget 2007:
Beschikbaar 36.432
Uitgegeven 2007:
Presentiegelden 5.000
Cursuskosten 750
Reis- en verblijfkosten e.d. 591
Onderzoeken (incl.verplichting) 23.932
Diversen 1.804+
32.077-
Saldo: 4.355
De presentiegelden, reis -en verblijfkosten en cursuskosten zijn de uitgaven die samenhangen met de vergaderingen van de Rekenkamer en deelname aan enkele opleidingsactiviteiten van de Lokale Rekenkamer en /of de NVRR. De onderzoekskosten omvatten een uit 2006 overgelopen verplichting voor het onderzoek Stedelijke vernieuwingsprojecten ad ¤ 3.740. Daarnaast is in deze uitgavenpost vermeld een naar 2008 overlopende verplichting voor het lopende onderzoek Grondbeleid ter grootte van ¤ 15.107. Onder de post Diversen vallen verschillende relatief geringe kosten w.o. de doorbelasting van de door de griffie bestede uren voor de RKZ. De Rekenkamer doet het verzoek dat bij de bestemming van rekeningsaldo van de gemeente het in 2007 overgebleven bedrag van de rekenkamerbegroting 2007 aan de begroting van 2008 wordt toegevoegd.