Waterschap Brabantse Delta
niet volgens regels verlopen
Aanbesteding drie projecten waterschap niet volgens regels verlopen
Uit onderzoek naar de rechtmatigheid van een drietal aanbestedingen,
dat in opdracht van het dagelijks bestuur van waterschap Brabantse
Delta is uitgevoerd, is gebleken dat er op enkele punten niet volgens
de regels is gehandeld. Zo zijn er in enkele gevallen onvoldoende
offertes aangevraagd. Ook had in één situatie Europees aanbesteed
moeten worden. Tevens bleek dat in enkele gevallen niet de juiste
personen opdrachten en facturen hebben ondertekend.
Een en ander werd mogelijk veroorzaakt door de wens om projecten
binnen de huidige bestuursperiode te realiseren. Omdat ook
onbekendheid en onduidelijkheid over regels meespeelt, zijn al eerder
maatregelen genomen om bovenstaande bevindingen in de toekomst te
voorkomen.
Extern onderzoek
Aanleiding voor het onderzoek naar de rechtmatigheid van
aanbestedingen van waterschapsprojecten waren vragen vanuit het
algemeen bestuur over de gang van zaken rond het project Vierde
Bergboezem bij Breda. Op basis van een eerste intern onderzoek in
opdracht van het dagelijks bestuur, werd besloten om een extern
accountantsbureau opdracht te geven voor een aanvullend onderzoek. Dat
bureau heeft de rechtmatigheid onderzocht van drie projecten: de
aanleg van de Vierde Bergboezem, de herinrichting van de Tonnekreek
bij Klundert en de aanpassing van de rioolwaterzuiveringsinstallatie
in Riel.
Meerdere offertes
Uit het externe onderzoek is gebleken dat de regels rond
kredietaanvragen en -bewaking goed zijn opgevolgd. Over de
aanbestedingen schrijven de onderzoekers dat in het geval van de
Vierde Bergboezem in enkele gevallen in het voortraject meerdere
offertes aangevraagd hadden moeten worden. Bij het project rwzi Riel
is gebleken dat het waterschap verplicht was de begeleiding en
directievoering van het project Europees aan te besteden.
Een andere conclusie uit het onderzoek is dat in enkele gevallen
opdrachtbevestigingen en facturen niet op basis van de bij het
waterschap gebruikte mandaatregelingen door de juiste medewerkers zijn
getekend.
Design & Construct
Voor de uitvoering van het project Vierde Bergboezem heeft het
waterschap gekozen voor een zogeheten Design & Constructproces. Dit
houdt in dat het hele proces van projectvoorbereiding rond de
uitvoering, vergunningaanvragen, opstellen van bestek tot en met de
uitvoering zelf in z'n geheel wordt aanbesteed. Bij andere projecten
wordt alleen de uitvoering aanbesteed. De onderzoekers geven aan dat
het dagelijks bestuur hiertoe expliciet had moeten besluiten.
Oorzaken
De wens om projecten binnen de huidige bestuursperiode te realiseren
is een belangrijke oorzaak van het niet volgen van de juiste regels.
Een tweede oorzaak is gebrek aan kennis over de te volgen procedures
en het soms niet goed op elkaar aansluiten van verschillende interne
spelregels. Het dagelijks bestuur realiseert zich achteraf dat ze hier
alerter op had moeten zijn.
Maatregelen
Waterschap Brabantse Delta heeft intussen maatregelen genomen om
bovenstaande in de toekomst te voorkomen. Er is een juridisch
kwaliteitszorgsysteem ingevoerd waarmee onder andere aanbestedingen
worden getoetst op rechtmatigheid. Op de afdeling Inkoop begeleiden
adviseurs actief het aanbestedingsproces. Alle bij dit proces
betrokken medewerkers krijgen instructie over de toepassing van de
juiste in- en externe regels. Waar nodig past het waterschap interne
procedures aan zodat duidelijk is wie opdrachten en facturen mag
ondertekenen.
Het algemeen bestuur krijgt op basis van de nieuwe Waterschapswet, die
per 1 januari 2009 ingaat, de verplichting om de rechtmatigheid van
procedures door een accountant te laten toetsen.