Rekenkamercommissie Delfzijl neemt de samenwerking van de gemeente
Delfzijl in Gem-CC onder de loep.
4-4-2008 - De rekenkamercommissie van de gemeente Delfzijl heeft haar
tweede onderzoeksrapport opgeleverd. Dit rapport handelt over de
samenwerking van de gemeente Delfzijl met andere gemeenten in de
gemeenschappelijke regeling Gemeenschappelijk Computer Centrum (verder
GemCC genoemd). Het rapport wordt d.d. 3 april 2008 aangeboden aan de
raad en toegelicht in de raadsbijeenkomst van 10 april 2008.
De rekenkamercommissie heeft een onafhankelijke positie binnen de
gemeente. Dit betekent dat de rekenkamercommissie zelf bepaalt welke
onderwerpen worden onderzocht en hoe het onderzoek wordt ingericht. De
commissie bestaat uit 4 externe onafhankelijke leden. De gemeenteraad
kan (maar ook burgers kunnen dat) de rekenkamercommissie verzoeken om
een bepaald onderwerp nader te onderzoeken. Het doel van het
rekenkamercommissieonderzoek is om inzicht te bieden in de prestaties
van de gemeente en waar gewenst het formuleren van aanbevelingen voor
de toekomst.
De centrale onderzoeksvragen in de aan te bieden rapportage zijn:
In welke mate heeft de samenwerking in GemCC verband bijgedragen aan
aantoonbare kostenbesparing
In welke mate is de gemeente Delfzijl, als afnemer van diensten,
tevreden over de geboden dienstverlening en de geleverde producten
(waarbij ook gekeken wordt of het aanbod van GemCC aansluit bij de
vraag van de gemeente Delfzijl)
Welke voordelen zijn gerealiseerd door deze vorm van samenwerking en
hoe verhoudt zich dat tot eventuele nadelen (hoe robuust is deze vorm
en inhoud van samenwerking in relatie tot ontwikkelingen binnen de
ICT)
Welke risicos loopt de gemeente Delfzijl
Welke leerdoelen zijn te formuleren
De volgende conclusies zijn ondermeer getrokken:
* Het beeld is ontstaan dat niet alleen de opzet van GemCC maar ook
het functioneren kostengestuurd heeft plaatsgevonden. Dat heeft
enerzijds geleid tot een besparing op de kosten maar anderzijds
ook tot een duidelijke beperking in het functioneren van GemCC.
* Er kan geen volledig antwoord worden gegeven op de vraag wat kost
het totale functioneren van GemCC de gemeente Delfzijl. De
rekenkamercommissie vermoedt dat er meer kosten zijn gemaakt dan
nu zijn toegerekend. De additionele kosten zullen dus beter
beheerst moeten worden.
* Het GemCC is op een redelijk snelle manier tot stand gekomen, wat
een prestatie op zich is. De rekenkamercommissie heeft wel
geconstateerd dat er nog veel te winnen valt op het punt van
kwaliteit van de dienstverlening door het GemCC aan de gemeente
Delfzijl.
* Bij de start van de samenwerking in GemCC verband is te veel naar
de technische en financiële kant gekeken en te weinig aandacht
besteed aan de verschillende culturen van de deelnemende gemeenten
en de (samengestelde) kwaliteit van de formatie / bezetting,
waardoor de slag om te komen tot een professionele organisatie
eigenlijk is vertraagd. Dit heeft de samenwerking negatief
beïnvloed.
* Er liggen verder nog risicos van het op orde krijgen van een
aantal basisvoorwaarden: voldoende beleidskader, voldoende sturend
vermogen en voldoende (strategische/tactische) kennis en ervaring
op het gebied van informatisering.
* De continuïteit is maar gedeeltelijk geborgd. Weliswaar is het
GemCC bezig met een inhaaloperatie en wil daar in 2008 stevig werk
van maken, maar het is de vraag of men niet achter de feiten aan
blijft hollen, gegeven het beeld van de afgelopen vier jaren.
Samenvattend kan worden gesteld dat bij ongewijzigd beleid noch de
gemeente Delfzijl, noch GemCC in voldoende mate is voorbereid op de
(nabije!) toekomst. Door krachtig in te zetten op verdergaande
samenwerking is er echter veel te winnen en is er voldoende
perspectief.
Enkele aanbevelingen zijn:
* Aanbevolen wordt aan de raad het totale kostenaspect van GemCC
nader te laten onderzoeken door bijvoorbeeld de externe accountant
van de gemeente.
* Versterking van capaciteit en samenwerking binnen de gemeente
Delfzijl en met anderen. Het beheersbaar maken van alle aankopen
van automatisering. Door planmatig en systematisch werken en
gecontroleerde opdrachtverlening valt er veel te winnen.
* Het is van belang om als deelnemende partijen zodanige condities
(financieel, personeel en organisatorisch) te scheppen dat een
samenwerkingsverband als het GemCC zich kan doorontwikkelen in het
gewenste tempo.
* Naar de toekomst kijkend is verdere schaalvergroting een absolute
noodzaak.
* De noodzakelijk geachte borging van de taken op het gebied van
automatisering en informatisering kan verder worden versterkt door
mogelijkheden van opschaling te benutten. Het actief op zoek gaan
naar samenwerking op provinciaal niveau lijkt daarin een
verstandige zet.
Nadere informatie:
Dhr. R. Folkersma, lid-rapporteur van de rekenkamercommissie:
0598-322467
Dhr. B.S. Wilpstra, voorzitter van de rekenkamercommissie: 050-4090809
Mevr. F.L. Sintenie-De Haan, secretaris van de rekenkamercommissie:
0596-639332
Gemeente Delfzijl