Persbericht
Oss mag als eerste gemeente in Nederland fysieke archiefstukken vervangen door digitale
Door Unisys geleverd en ingericht document management systeem voorziet als enige in strenge wetgeving
Schiphol-Rijk, 8 januari 2009 - Gemeente Oss mag, met behulp van het door Unisys geleverde en ingerichte document management systeem (DMS), fysieke archiefstukken vervangen door digitale. Hiermee is Oss de eerste gemeente in Nederland met een machtiging voor substitutie van te bewaren archiefstukken, welke tot op heden volgens de wet fysiek bewaard moesten worden.
In januari 2007 ontving Gemeente Oss van de archivaris van het Brabants Historisch Informatiecentrum (BHIC) reeds toestemming om op termijn vernietigbare archiefbescheiden te vervangen voor digitale versies. Gemeente Oss is vanaf dat moment meer processen gaan digitaliseren, hierin moesten zij wel voldoen aan de beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Brabant. Samen met het BHIC en de provincie heeft Oss op basis van deze beleidsregels een "Handboek Digitalisering" opgesteld waarin alle technische en procedurele aspecten van de opslag in het DMS zijn opgenomen. Dit handboek, dat voor elk proces uitgebreid wordt, was een belangrijke basis voor de machtiging.
Een Europese aanbesteding leidde tot de opdracht aan Unisys voor het document management systeem die uitgebreide archieffuncties biedt. Het DMS is gekoppeld aan de applicaties waarmee de werknemers van de gemeente hun documenten aanmaken. Regelmatig worden de documenten en bijbehorende registraties automatisch overgezet naar het DMS zodat de volledige dossiers digitaal beschikbaar zijn. De kenmerken uit de kernapplicatie worden gebruikt voor automatische registratie in het DMS. Dit biedt completere dossiers die consequenter worden opgebouwd waardoor informatie gemakkelijker kan worden teruggevonden.
"Wij zijn er zeer trots op onderdeel uit te maken van het succes van Gemeente Oss," zegt Ton van Setten, directeur Global Public Sector Nederland bij Unisys. "Ons team heeft in de afgelopen jaren met hart en ziel gewerkt om een papierarme organisatie mogelijk te maken. Een machtiging voor substitutie van te bewaren archiefstukken zien wij als waardering van ons werk."
Over Unisys
Unisys is wereldwijd actief in IT-diensten en -oplossingen. We bieden consulting, systeemintegratie, outsourcing, IT-infrastructuren en servertechnologie. We zijn erin gespecialiseerd om klanten te helpen om informatie zo te gebruiken dat bedrijfsactiviteiten efficiënt en veilig zijn zodat bedrijfsdoelstellingen gerealiseerd kunnen worden. Onze consultants en specialisten helpen klanten om hun uitdagingen beter te begrijpen en meer visibiliteit te bieden in de bedrijfskritische verbanden tussen de verschillende activiteiten. Bezoek voor meer informatie
Unisys is een geregistreerd handelsmerk van Unisys Corporation. Alle andere merken en producten waar hierin naar verwezen wordt, zijn handelsmerken of geregistreerde handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren.
###
Ingezonden persbericht