Gemeente Utrecht


beantwoording SV 2008, nr 121 inzake vijf multi-funtionele accommodaties


2008 SCHRIFTELIJKE VRAGEN
121 Vragen van mevrouw K. Bouazani
(ingekomen 4 december 2008
en antwoorden door het college verzonden op 14 januari 2009)

Sinds de aanvang van schooljaar 2006/2007 verzorgt de gemeente het beheer van vijf multifunctionele accommodaties (forumscholen) in onze stad, te weten: forum Het Zand, forum Waterwin, forum Hart van Noord, forum Weide Wereld en Kindercluster Voorn. In de forumscholen participeren verschillende organisaties met een activiteitenaanbod vanuit onderwijs, welzijn, sport en cultuur. De ontwikkelingen van de brede scholen sluiten hier mooi bij aan. Voor alle momenten dat de ruimtes van het gebouw in gebruik zijn is een beheerder aanwezig. Deze fungeert als aanspreekpunt voor de gebruikers en buurt, draagt bij aan de facilitaire dienstverlening, en aan de veiligheids- en sociale aspecten in en buiten het gebouw. Uit een recent klanttevredenheidsonderzoek is gebleken dat de gebruikers de facilitaire dienstverlening als positief waarderen.
Naar aanleiding van berichten dat scholen niet bereid zijn bij te dragen aan het voortzetten van de facilitaire dienstverlening, waardoor het directe beheer vanaf januari 2009 teruggetrokken zou worden, heeft de PvdA de volgende vragen.
1. Kan het college deze signalen bevestigen?


Deels. De betrokken schoolbesturen hebben aan het einde van de pilotperiode (31-8-2008) aangegeven niet langer een financiële bijdrage te kunnen / willen leveren voor de facilitaire dienstverlening. Een belangrijke voorwaarde vanuit de gemeente Utrecht is echter dat alle partijen blijven bijdragen in de kosten voor de facilitaire dienstverlening (zie ook beantwoording bij vraag 5). Op 7 november 2008 heeft de gemeente tijdens een stuurgroepoverleg de betrokken schoolbesturen beargumenteerd verzocht terug te komen op hun standpunt. Ze heeft de scholen een lump-sum bedrag van E 20.000 gevraagd als bijdrage voor het hele beheer op de 5 locaties (front en backoffice). Dit bedrag is veel lager dan het bedrag dat de scholen in de pilotfase bijdroegen. Met dit verzoek hebben de schoolbesturen SPO en PCOU inmiddels ingestemd. Alleen de KSU gaat niet akkoord. Uiteraard laten wij de facilitaire dienstverlening hier niet onder leiden, maar wij blijven wel de KSU op haar verantwoordelijkheid aanspreken.

2. Zo ja, kan het college toelichten wat hiervan de reden is?


Zie beantwoording vraag 1. De KSU is van mening dat de gevraagde bijdrage te hoog is en ten koste gaat van het primaire proces. De schoolbesturen willen voor beheer geen kosten die hoger zijn dan de kosten bij een stand-alone school.

3. Is het juist dat er vóór 2015 alleen al in Leidsche Rijn tien forumscholen gerealiseerd moeten zijn?


Nee. De inhoudelijke invulling van brede scholen (voorheen Forumscholen) in Utrecht wordt weergegeven in de nota "Het belang van brede scholen in Utrecht" (brief van 22 september 2008 aan de commissie M&S over Brede Scholen). Daarin staat aangegeven dat we streven naar een dekkend aanbod van brede scholen in de krachtwijken en het handhaven van de bestaande brede scholen Dit betekent voor Leidsche Rijn dat Waterwin, Weide Wereld en 't Zand brede scholen blijven. Een brede school (inhoudelijke samenwerking) hoeft niet altijd in een multifunctionele accommodatie (huisvesting) gehuisvest te worden. In het masterplan onderwijs dat momenteel wordt aangepast worden diverse nieuwe brede scholen genoemd, zowel in losse samenwerkingsverbanden als binnen een multifunctionele accommodatie. Naar verwachting worden er voor 2015 stedelijk tien nieuwe multifunctionele accommodaties (MFA's) gerealiseerd.

4. Zo ja, is het beheer in deze plannen meegenomen?


Ja. Als er sprake is van een multifunctionele accommodatie zal de gemeente Utrecht in de toekomst al tijdens de ontwerpfase goede afspraken maken over het gebouwenbeheer en gezamenlijke verantwoordelijkheden. De betrokken schoolbesturen en de gemeente Utrecht willen graag leren van de ervaringen die de laatste jaren zijn opgedaan met de MFA's, zodat we op dit punt verbeteringen kunnen aanbrengen in het Utrechts Samenwerkingsmodel.

5. Is het College bereid een bepaling op te nemen in het huurcontract van de gebruikers van de multifunctionele accommodaties waarin afspraken over het beheer worden vastgelegd?


Ja. De gemeente Utrecht wil als eigenaar van het pand in de toekomst een grotere rol vervullen in de beheersbaarheid van het pand en onderzoekt op dit moment de mogelijkheden. Zo zou een gedeelte van de kosten van de facilitaire dienstverlening opgenomen kunnen worden in de servicekosten en zou er bij opbouw en verhuur van toekomstige panden een exploitatiebegroting opgesteld moeten worden zodat voor huurders inzichtelijk is welke kosten begroot zijn voor huur, exploitatie en beheer van het pand. De rol van de gemeente en de invulling van het beheer is een belangrijk aandachtspunt voor toekomstige MFA's en bij de totstandkoming van toekomstige huurcontracten.

6. Wat gaat het College er aan doen om de huidige multifunctionele accommodaties succesvol voort te zetten, waarbij het beheer gedurende alle momenten geregeld is?


Er is een duidelijke scheiding gemaakt tussen frontoffice en backoffice activiteiten. De gemeente heeft de kosten van de backoffice (E 350.000) voor haar rekening genomen.

De backoffice vervult een ondersteunende rol voor de frontoffice en de individuele gebouwpartners en voert taken uit zoals het begeleiden van de facturenstroom, contractbeheer, plannen en begeleiden van facilitaire overleggen met gebruikers en de gebouweigenaar, aansturen van de frontoffice medewerkers, het managen van de bezetting en verhuur van gezamenlijke ruimtes, het opstellen en bewaken van (veiligheids)protocollen etc.

Op vier locaties zijn de frontoffices inmiddels ook goed geregeld. Met vereende krachten van alle gebouwpartners zijn we tot oplossingen gekomen. De oplossing bestaat uit:
- extra financiele bijdragen van de partners om beheer in te zetten
- fysieke aanpassingen van het gebouw waardoor het beter beheersbaar is
- en ook het afstappen van het principe om altijd een aparte frontoffice medewerker in te zetten. Op sommige tijden wordt ook volstaan met het inzetten van eigen medewerkers (concierges) voor algemene beheerstaken.
Voor brede school Weide Wereld worden er begin 2009 afspraken gemaakt over de inzet van de frontoffice. Gebouwpartners hebben allen aangegeven een financiële bijdrage te zullen leveren. Na goede afsluitbaarheid van het pand, zullen wij ook op dit pand tot een passende oplossing komen.

Om de frontoffices op alle vijf locaties sluitend te krijgen zal de Gemeente Utrecht ook nog een extra structurele financiële bijdrage leveren (circa E 25.000)


---- --