Gemeente Lopik

Rekenkamercommissie
Triangel
Januari 2009

Onderzoek aanbestedingsbeleid gemeente Lopik

Inhoudsopgave

1. INLEIDING............................................................................................................................................... 1
2. ONDERZOEKSOPZET........................................................................................................................... 2 2.1 CONTEXT................................................................................................................................................. 2 2.2 ONDERZOEKSVRAGEN.............................................................................................................................. 2 2.3 TOETSINGSKADER.................................................................................................................................... 3
3. BELEID EN REGELGEVING................................................................................................................ 6 3.1 ALGEMEEN .............................................................................................................................................. 6 3.2 EUROPESE REGELGEVING......................................................................................................................... 7 3.3 GEMEENTELIJK BELEID ............................................................................................................................ 8 3.4 BEVINDINGEN.......................................................................................................................................... 9
4. AANBESTEDINGEN 2005-2007........................................................................................................... 12 4.1 OMVANG VAN INKOOP EN AANBESTEDING............................................................................................. 12 4.2 CASESTUDIE........................................................................................................................................... 13 4.3 BEVINDINGEN........................................................................................................................................ 14
5. CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN.............................................................................................. 16 5.1 CONCLUSIES .......................................................................................................................................... 16 5.2 AANBEVELINGEN................................................................................................................................... 16 5.3 REACTIE COLLEGE B&W....................................................................................................................... 17 5.4 NAWOORD REKENKAMERCOMMISSIE..................................................................................................... 17
6. BRONVERMELDING EN BIJLAGEN ............................................................................................... 18 6.1 BRONVERMELDING................................................................................................................................ 18 6.2 BIJLAGEN............................................................................................................................................... 18

Rapport Rekenkamercommissie Triangel

Onderzoek aanbestedingsbeleid gemeente Lopik

1. Inleiding

Op grond van haar interne rapportage "Opzet en planning 2006-2007" heeft
Rekenkamercommissie Triangel de gemeenteraden van Lopik, Montfoort en
Oudewater eind oktober 2007 geïnformeerd over haar onderzoeksprogramma 2008.
Daarin is een tweetal onderzoeken aangekondigd, één naar het aanbestedingsbeleid
van de eerder genoemde gemeenten en één naar het instrument van de
programmabegroting.

In het vervolg van deze rapportage is het eerstgenoemde onderzoek nader uitgewerkt
voor de gemeente Lopik.

In het programma 2008 is aangegeven dat het onderzoek naar het
aanbestedingsbeleid zich beperkt tot het inkopen van goederen en diensten en het
aanbesteden van werken en dat het inhuren van tijdelijk ingehuurd personeel buiten de
context van dit onderzoek valt.

Het onderzoek naar het aanbestedingsbeleid is afgebakend in hoofdstuk 2, waarin
tevens de onderzoeksvragen zijn verwoord. Het vigerende beleid en de regelgeving
zijn als toetsingskader uitgewerkt in hoofdstuk 3.
In hoofdstuk 4, en in hoofdstuk 5 aan de hand van een aantal dossiers, zijn de
kwantitatieve gegevens verzameld, waarbij het ondermeer gaat om het inkoopvolume
over de beschouwde periode, de inventarisatie van alle documenten terzake, de
gevoerde procedures, de bevoegdheden (mandaten), de organisatiestructuur, de
verordeningen en de (vigerende) richtlijnen.
In hoofdstuk 6 is aan de hand van een aantal interviews de organisatie en de
procesmatige uitvoering van het aanbestedingsbeleid kwalitatief in beeld gebracht en
zijn de bevindingen getoetst aan de gestelde onderzoeksvragen.

Het conceptrapport met de daarin opgenomen conclusies is ter verificatie van de feiten
en voor hoor en wederhoor voorgelegd aan het college van de gemeente Lopik. De
daaromtrent ontvangen reactie is opgenomen in dit rapport, dat is afgesloten met een
aantal aanbevelingen van de rekenkamercommissie.

Oktober 2008

Rekenkamercommissie Triangel,

M. Monkel, voorzitter

Rapport Rekenkamercommissie Triangel 1
Onderzoek aanbestedingsbeleid - Lopik

2. Onderzoeksopzet

2.1 Context

Het onderzoek naar het aanbestedingsbeleid van de gemeente Lopik beperkt zich tot
de inkoopfunctie van goederen en diensten en het aanbesteden van werken. Mede
omdat het inhuren van extern (tijdelijk) personeel afhankelijk is van
bezettingsvraagstukken en het vigerende P-beleid is besloten om dit onderdeel niet te
betrekken bij dit onderzoek. Dit sluit ook aan bij het landelijke beeld dat rekenkamers
en -commissies vaak separaat onderzoek doen naar de effecten van de inhuur van
externe capaciteit.

Het aanbestedingsbeleid was voor 2007 gepland op de onderzoeksagenda van de
rekenkamercommissie, zoals die eind november 2006 ter informatie naar de
gemeenteraden van Lopik, Montfoort en Oudewater is gezonden.
Vanuit die optiek heeft de rekenkamercommissie in eerste instantie de periode 2005-
2006 als kader gekozen waarbinnen het onderzoek naar het aanbestedingsbeleid zich
afspeelt. Het gaat dan om dossiers waarvan de besluitdatum tot gunning binnen deze
tijdspanne ligt. Deze periode was gekozen omdat de resultaten voldoende recent
geweest zouden zijn en hadden ingespeeld op de gewijzigde regelgeving. Omdat de
informatie niet tijdig en volledig voorhanden was heeft de rekenkamercommissie
besloten het onderzoek niet in 2007 uit te voeren, maar door te schuiven naar 2008.
Om die reden is onderzoeksinformatie over 2007 toegevoegd aan de scope van het
onderzoek.

In eerste instantie is alle relevante informatie verzameld, met betrekking tot de omzet
over de beschouwde periode en de wijze waarop het vigerende aanbestedingsbeleid in
de administratieve organisatie is verankerd, met inbegrip van de richtlijnen en
procedures die daarbij een rol spelen. Er zijn vijf dossiers onderzocht en beoordeeld
binnen het geformuleerde onderzoekskader.

De rapportage richt zich op de uitvoering van het aanbestedingsbeleid zoals dat zich in
de aangegeven periode in de gemeente Lopik heeft afgespeeld.
Min of meer gelijktijdig is een onderzoek uitgevoerd naar het aanbestedingsbeleid in de
gemeenten Montfoort en Oudewater. Voor deze gemeenten zijn afzonderlijke
onderzoeksrapporten opgesteld.

2.2 Onderzoeksvragen

Het onderzoek naar het aanbestedingsbeleid van de gemeente Lopik heeft tot doel het
inzicht in de uitvoering van het beleid en de eventuele mogelijkheden te verkennen. Op
grond daarvan wordt nagegaan in hoeverre bijdragen kunnen worden geleverd aan het
vergroten van de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het gevoerde
beleid.

Rapport Rekenkamercommissie Triangel 2
Onderzoek aanbestedingsbeleid - Lopik

Ten aanzien van de doeltreffendheid geldt als hoofdvraag:

1. In hoeverre is er bij de gemeente Lopik sprake van een vastgesteld
aanbestedingsbeleid, waarin het gewenste resultaat is geformuleerd, dat
geïmplementeerd is in de gemeentelijke organisatie en waaromtrent periodiek
verantwoording wordt afgelegd?

Er vanuit gaande dat er sprake is van enig vastgesteld en geïmplementeerd beleid
volgen daaruit de volgende deelvragen:

2. In hoeverre leiden het vastgestelde aanbestedingsbeleid en de uitvoering ervan tot
de gewenste resultaten?

3. In hoeverre wordt met de uitvoering van het beleid voldaan aan de gemeentelijke
richtlijnen en die van de hogere overheden?

4. Wordt bij de uitvoering van het vastgestelde beleid voldaan aan de politiek-
maatschappelijke vereisten: transparantie van de informatie, integriteit,
controleerbaarheid en sociale verantwoordelijkheid?

2.3 Toetsingskader

Overeenkomstig haar doelstelling doet de rekenkamercommissie onderzoek naar de
doelmatigheid en doeltreffendheid van het gemeentelijke beleid en het rechtmatige
beheer.

Criteria voor beleid

Ten aanzien van die inkoopfunctie gaat het dan om het aspect van doelmatigheid
waarbinnen de bedrijfseconomische verwerving van goederen en diensten resp. het
aanbesteden van werken is verzekerd. Meer specifiek gaat het dan tevens om de
zuinigheid van die verwerving. Of het gewenste effect wordt bereikt met het
omschreven beleid is onderdeel van de toets op doeltreffendheid.

Rechtmatigheid houdt in dat de (beleids)richtlijnen van de onderscheiden gemeente en
die van de hogere overheden worden uitgevoerd en of zich hierbij in de praktijk
knelpunten voordoen. Het gaat daarbij tevens om de vraag of je kunt nagaan of uit de
selectie van mogelijke leveranciers een afgewogen keuze is gemaakt.

Vanwege zijn kaderstellende rol dient de raad de hoofdlijnen van het
aanbestedingsbeleid aan te geven als uitkomst van een politieke discussie. In ieder
geval zal het betreffende beleid consistent moeten zijn met het door de raad
vastgestelde programma i.c. de wijze waarop met het aanbesteden wordt omgegaan.
Voorts is het van belang dat de doelen die ter zake worden gesteld helder en meetbaar
zijn geformuleerd zodat controle achteraf mogelijk is.

Uit het voorgaande kunnen de volgende toetsingselementen worden gedestilleerd
waaraan het in een nota vastgelegde aanbestedingsbeleid kan worden getoetst:

· de doelstelling van het vastgelegde aanbestedingsbeleid van de gemeente is
duidelijk geformuleerd;

· de aanbestedingsnota bevat heldere definities die in overeenstemming zijn met de
wet- en regelgeving;

Rapport Rekenkamercommissie Triangel 3
Onderzoek aanbestedingsbeleid - Lopik

· in de raad hebben over het aanbestedingsbeleid een discussie en besluitvorming
plaatsgevonden over de kaderstellende en controlerende rol van de raad;

· de nota bevat economische en bedrijfsmatige uitgangspunten, helder en
hanteerbaar beschreven procedures en eenduidige selectie- en gunningscriteria.

· de aanbestedingsnota geeft richting aan inkoopgerelateerde beleidsaspecten, zoals
duurzaam inkopen, maatschappelijke eisen aan leveranciers en
integriteitvoorwaarden voor bestuurders.

Omdat de rechtmatigheid gerelateerd wordt aan de uitvoering volgens de regels is in
het volgende hoofdstuk de vigerende regelgeving als bijkomend toetsingskader
opgenomen, evenals het vastgestelde gemeentelijke beleid.

Criteria voor praktische uitvoering

Bij de uitvoering gaat het om het concretiseren van het beleid voor inkoop en
aanbesteden in operationele beleidsregels. De criteria voor het beoordelen van een
doelmatige uitvoering hebben betrekking op het bereiken van een kwalitatief goed
resultaat bij een minimale inzet van middelen. De toetsing richt zich op de verschillende
fasen van het aanbesteden, te weten:

· De afweging om tot inkoop of aanbesteding over te gaan
Voor een adequate afweging is het noodzakelijk dat de keuzevraag die aan de
inkoop ten grondslag ligt goed wordt beschreven. Op basis van de formulering kan
de beleidsdoelstelling worden bepaald, die tevens van belang is bij de selectie van
de opdrachtnemer. Bij de afweging is het van belang na te gaan "wat we het beste
zelf kunnen doen en wat we beter (doelmatiger) door een ander kunnen laten
doen". Daarbij moet antwoord worden gegeven op de vraag of de opdracht
noodzakelijk is, uitbesteden (uiteindelijk) goedkoper is dan zelf doen mede in
relatie tot de beschikbare eigen kennis en capaciteit en/of alternatieve oplossingen
minder aantrekkelijk zijn.

· De keuze van de inkoop- of aanbestedingsprocedure
De keuze van de te volgen procedure volgt uit het gemeentelijke beleid en/of de
wettelijke bepalingen. Dit is afhankelijk van de aard van de bestelling en de
verwachte kosten die daarmee zijn gemoeid. Ook kunnen locale omstandigheden
een rol spelen bij het bepalen van de aanbestedingsprocedure.

· Het verstrekken van de opdracht

De opdrachtverstrekking is het resultaat van het selectieproces. Aan de hand van
de vraagstelling vindt een marktverkenning plaats van mogelijke aanbieders.

Afhankelijk van het gekozen proces wordt de aanbieder(s) verzocht een offerte uit
te brengen voor de levering, dienst of het uit te voeren werk. De beoordeling van
de uitgebrachte offerte(s) geschiedt niet alleen op basis van (beleids)criteria maar
vraagt ook een adequate toets op de verhouding tussen prijs en kwaliteit. Het is
vanzelfsprekend dat er met betrekking tot het laatste onderhandeld wordt met de
potentiële opdrachtnemers(s).

De opdracht wordt na een gedegen afweging verstrekt door een bevoegde
medewerker, waarbij een onafhankelijke controle door een tweede persoon van
belang is.

Rapport Rekenkamercommissie Triangel 4
Onderzoek aanbestedingsbeleid - Lopik

· De levering van het product of de prestatie
In relatie tot de uitvoering van de opdracht kunnen bij de selectie resp. de gunning
afspraken zijn gemaakt. Hoewel de opdrachtnemer verantwoordelijk is voor de
uitvoering dient de opdrachtgever erop toe te zien dat deze afspraken worden
nagekomen. Bij de oplevering controleert de opdrachtgever of het product of de
prestatie conform de opdracht, en de daaromtrent gemaakte (tussentijdse)
afspraken is uitgevoerd. Daarbij wordt door de opdrachtnemer verantwoording
afgelegd over de verrichte activiteiten en de gemaakte kosten inclusief andere
specificaties voor zover daar afspraken over zijn gemaakt.

Na afloop is het van belang dat opdrachtgever en opdrachtnemer informatie
uitwisselen over het verloop van het aanbestedingsproces. Zo kan lering worden
getrokken uit knelpunten die zich hebben voorgedaan.

De opdrachtgever gaat op basis van een dergelijke evaluatie na of de aanbesteding
heeft bijgedragen aan het bereiken van de doelstelling. Het is zinvol als de bevindingen
uit deze evaluatie schriftelijk worden vastgelegd en er wordt gecommuniceerd in het
kader van de bestuurlijke verantwoording.

Rapport Rekenkamercommissie Triangel 5
Onderzoek aanbestedingsbeleid - Lopik

3. Beleid en regelgeving

3.1 Algemeen

Als de overheid goederen of diensten afneemt van een bedrijf, gelden speciale proce-
dures voor het kiezen van ondernemingen, de zogenaamde aanbestedingsprocedures.
Boven een bepaald bedrag is de Nederlandse overheid verplicht om opdrachten
Europees aan te besteden.

Het doel van Europees aanbesteden door de overheid is het openstellen van de markt
voor alle bedrijven in de Europese Unie, ongeacht het land waar ze zijn gevestigd. Een
nationale overheid mag dus ondernemingen uit het eigen land niet bevoordelen bij het
gunnen van opdrachten. Alle aanbieders moeten een eerlijke kans krijgen.
Europees aanbesteden door de overheid is verplicht boven een bepaald
drempelbedrag. Die bedragen variëren en zijn afhankelijk van het soort opdracht.

Tabel drempelwaarden voor overheidsopdrachten (richtlijnen 2004/18/EG1 )

Centrale overheid Decentrale overheid
Werken 5.278.000 5.278.000
Diensten 137.000 211.000
Leveringen 137.000 211.000

Onder de drempelwaarden is op nationaal niveau geen specifieke regelgeving voor
aanbesteding. Toch gelden ook daar algemene regels uit een EG-Verdrag. Die houden
onder meer in: gelijke behandeling van aanbieders, geen discriminatie en transparantie
in de besluitvorming.

Procedures

Er zijn verschillende procedures voor aanbestedende organisaties. Deze zijn
grotendeels overgenomen uit deel II van het Aanbestedings Reglement Werken (ARW)
2005 met daarnaast verwijzingen naar de vindplaatsen in het Besluit
aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao) en het Besluit aanbestedingen
speciale sectoren (Bass). Met de komst van het ARW 2005 is voor gemeenten het
UAR 2001 niet ingetrokken, echter toepassing van het UAR 2001 wordt in principe wel
ontraden2: "In het UAR 2001, dat eerder door gemeenten in hun beleid van toepassing
werd verklaard op opdrachten voor het aanbesteden van werken onder de Europese
drempelwaarde, is namelijk geen rekening gehouden met de aanbevelingen van de
Parlementaire Enquêtecommissie Bouwnijverheid uit 2002 of met de mogelijkheden die

- ook voor aanbestedingen onder de Europese drempelwaarde - door de nieuwe
Europese aanbestedingsrichtlijn 2004/18 zijn geschapen. Indien de gemeente in
eerdere instantie de beleidsmatige keuze heeft gemaakt om het UAR 2001 in
aanbestedingen onder de Europese drempelwaarde van toepassing te verklaren, doet
de gemeente er verstandig aan deze keuze opnieuw te bezien en te beslissen welke
vervolgoptie voor de gemeente in kwestie de meest interessante is".

1 Deze richtlijn is pas van toepassing als Nederland de richtlijn heeft omgezet in nationale wet- en regelgeving;
uiterste datum: 31 januari 2006

2 Opmerking Europa Decentraal, Kenniscentrum Europees recht en beleid voor decentrale overheden
Rapport Rekenkamercommissie Triangel 6
Onderzoek aanbestedingsbeleid - Lopik

De openbare procedure en de niet-openbare procedure mogen vrijelijk gebruikt worden
terwijl toepassing van de beide onderhandelingsprocedures en de nieuwe
concurrentiegerichte dialoog slechts in specifieke gevallen is toegestaan.

Openbare procedure

De openbare procedure is de meest eenvoudige procedure. Hier kan de
aanbestedende dienst volstaan met het aankondigen van de opdracht die hij wil
gunnen waarna iedere geïnteresseerde ondernemer zich kan inschrijven. Na de
beoordeling van inschrijvers aan de hand van de uitsluitingsgronden, de selectiecriteria
en de beoordeling van hun inschrijvingen aan de hand van de gunningcriteria, beslist
de aanbestedende dienst aan wie zij de opdracht wil gunnen en deelt zij het
voornemen tot gunning aan alle inschrijvers mee.
Tenzij een of meer inschrijvers in beroep gaan tegen dit voornemen gunt de
aanbestedende dienst vervolgens het werk.

Niet-openbare procedure

In tegenstelling tot wat de naam zou doen vermoeden is de niet-openbare procedure
net zo openbaar als de openbare procedure. Deze procedure wordt algemeen
bekendgemaakt, waarna iedere ondernemer zich kan aanmelden als gegadigde.
Verschil met de openbare procedure is dat de procedure in twee delen is geknipt,
waarbij de aanbesteder eerst de gegadigden selecteert aan de hand van de
uitsluitingsgronden en de selectiecriteria. Daarna nodigt hij de geselecteerde
gegadigden uit om in te schrijven en verloopt de procedure verder net zo als de
openbare procedure. Voordeel van de niet-openbare procedure is dat de
transactiekosten lager kunnen zijn dan bij de openbare procedure. De aanbesteder kan
het aantal inschrijvers beperken tot het aantal dat nodig is voor voldoende
concurrentie. Alleen de uitgenodigde gegadigden maken offertekosten. De
aanbesteder loopt bovendien niet het risico dat hij een overmaat aan inschrijvingen
moet beoordelen.

3.2 Europese regelgeving

Ter bevordering van de interne markt kent de Europese Gemeenschap al een aantal
jaren aanbestedingsregelgeving. Het betreft richtlijnen die in nationale wetgeving zijn
vastgelegd. Het doel van de richtlijnen voor overheidsopdrachten is het openstellen van
overheidsopdrachten voor alle bedrijven in de EG, ongeacht hun nationaliteit.
De richtlijnen bevatten eisen waaraan overheden moeten voldoen bij het plaatsen van
opdrachten.

De volgende vier richtlijnen zijn momenteel van toepassing:

· de uitvoering van werken ( Richtlijn Werken 93/37/EEG )

· de leveringen van produkten ( Richtlijn Leveringen 93/36/EEG )

· het verlenen van diensten ( Richtlijn Diensten 92/50/EEG )

· opdrachten in de sectoren water- en energievoorziening, vervoer en
telecommunicatie ( Richtlijn Nutssector 93/38/EEG )

Een richtlijn schakelt de wetgeving van alle lidstaten gelijk en is bindend voor alle
lidstaten. De richtlijnen zijn gebaseerd op een drietal beginselen:

· Openbaarheid: de overheidsopdrachten dienen aan het gehele Europese
bedrijfsleven openbaar te worden gemaakt.
Rapport Rekenkamercommissie Triangel 7
Onderzoek aanbestedingsbeleid - Lopik

· Doorzichtigheid: het aanbesteden dient te geschieden door middel van vaste
procedures en het gehele proces dient voor een ieder duidelijk te zijn (bijvoorbeeld
éénduidige eisen).

· Non-discriminatie: er dient gewerkt te worden met objectieve criteria voor de
selectie van de beste aanbieder(s).

Uitgangspunt is dat iedere aanbieder in de Europese Gemeenschap een eerlijke kans
heeft een overheidsopdracht gegund te krijgen. De richtlijnen zijn daarbij de officiële
spelregels die gelden voor zowel de aanbestedende diensten als de inschrijvende
partijen.

3.3 Gemeentelijk beleid

Ter voorbereiding van het onderzoek heeft de rekenkamercommissie eind 2006 de
gemeenten Lopik, Montfoort en Oudewater verzocht informatie te verzamelen die zij in
eerste instantie voor dit onderzoek noodzakelijk achtte. Daarbij zijn de volgende
onderwerpen genoemd:

· het (vastgestelde) aanbestedingsbeleid van de gemeente;

· de procedures en richtlijnen die in dit verband zijn beschreven;

· de wijze waarop het proces is verankerd in de administratieve organisatie;

· de mandaatregeling met betrekking tot de verstrekte bevoegdheden;

· voor de jaren 2005 en 2006 een overzicht van de aanbestedingen met onderwerp
en bedrag, alsmede de wijze waarop de aanbesteding is gepleegd.

Zoals in de context van de onderzoeksopzet al is aangegeven kwam het integrale
onderzoek naar het aanbestedingsbeleid van de gemeenten Lopik, Montfoort en
Oudewater in 2007 niet goed van de grond. De rekenkamercommissie heeft daarom de
uitvoering van het onderzoek doorgeschoven naar 2008. Mede daarom is de
crediteureninformatie over 2007 toegevoegd aan het huidige onderzoek.
Tevens heeft de rekenkamercommissie besloten het onderzoek en de rapportage per
gemeente in te steken.

Aan de hand van de ontvangen stukken is primair het aanbestedingsbeleid op
hoofdlijnen weergegeven. In het vervolg van deze paragraaf zijn op hoofdlijnen de
doelstellingen en kaders van het vigerende beleid geschematiseerd.

Lopik

De nota aanbestedingsbeleid van de gemeente Lopik is vastgesteld op 14 december
2004.

De doelstellingen van het aanbestedingsbeleid zijn in Lopik als volgt geformuleerd:

· bevorderen van de naleving van wet- en regelgeving op het terrein van
aanbesteden, zodat het risico van claims en gerechtelijke procedures tot een
minimum wordt beperkt.

· waarborgen van de integriteit bij de aanbesteding, zowel intern als extern.

· verwezenlijken van een werk met het gewenste kwaliteitsniveau voor een zo laag
mogelijke prijs.

· verantwoording van de gevolgde procedures.

Rapport Rekenkamercommissie Triangel 8
Onderzoek aanbestedingsbeleid - Lopik

Aan de hand van de kostenraming kan worden vastgesteld welke aanbestedingswijze
van toepassing is. Bij het bepalen van de waarde van de opdracht wordt de volle
omvang van de behoeftestelling als uitgangspunt gehanteerd. Voor overeenkomsten
van onbepaalde tijd of waarvan de looptijd niet kan worden bepaald wordt het
maandelijkse bedrag vermenigvuldigd met 48.

De kostenraming wordt getoetst aan de vastgestelde drempelbedragen. Deze zijn als
volgt geschematiseerd:

Type aanbesteding Aantal offertes Drempelbedrag (excl. btw)
Gunning uit de hand 1 Werken: 5.923.000*
aanbesteden met Leveringen: > 237.000*
voorselectie) Diensten: > 237.000*

* Europese drempelbedragen in 2004

In de raadsvergadering van 27 februari 2007 is besloten civieltechnische werken met
een investering van 250.000 tot 5.278.000 (drempelbedrag 2006) voortaan
onderhands aan te besteden. Aanleiding daartoe was ondermeer de langdurige
procedure van openbaar aanbesteden en enkele slechte ervaringen met de kwaliteit
van het geleverde werk.

3.4 Bevindingen

In deze paragraaf zijn de bevindingen weergegeven met betrekking tot de hoofdvraag
van het onderzoek en de toetsing van het aanbestedingsbeleid van de gemeente Lopik
aan de daartoe in paragraaf 2.3 geformuleerde beleidscriteria.

Doelstelling

Bij de vaststelling van de Nota aanbestedingsbeleid op 14 december 2004 is de
overweging gemaakt dat het wenselijk is zo efficiënt mogelijk om te gaan met
gemeenschapsgelden en daarnaast de bestuurlijke en ambtelijke integriteit te
bevorderen. In de Nota is sprake van een geformuleerde doelstelling (hoofdstuk 2),
gericht op de wet- en regelgeving, het bewaken van de integriteit, het realiseren van
een zeker kwaliteitsniveau en het volgen van voorgeschreven procedures.

3 Een onderhandse aanbesteding is een aanbesteding waarvoor een beperkt aantal van ten minste twee
natuurlijke of rechtspersonen worden uitgenodigd in te schrijven op basis van een bestek conform UAR 2001;
bij gunning uit de hand met meerdere offertes is geen sprake van een bestek en is het UAR 2001 niet van
toepassing.

Rapport Rekenkamercommissie Triangel 9
Onderzoek aanbestedingsbeleid - Lopik

In de Nota wordt bij de begripsbepalingen het aanbesteden gezien als een specifiek
onderdeel van het inkoopproces. Aangegeven wordt dat inkoop betrekking heeft op het
inschakelen van derden waarbij het kan gaan om zowel het leveren van goederen als
om het verrichten van diensten of de uitvoering van werken.
Er is geen gemeentelijk inkoopbeleid vastgesteld. In de nota is aangegeven dat de
gemeente Lopik voornemens is gezamenlijk met andere gemeenten uit de regio in te
kopen en met hen een netwerk op te bouwen met als doel het realiseren van
besparingen door schaalvergroting, de uitwisseling van kennis en het vormen van een
`machtsblok' naar leveranciers met een sterke machtspositie.

Wet- en regelgeving

In de Nota aanbestedingsbeleid is de wet- en regelgeving gerubriceerd aan de hand
van het juridische kader van het aanbesteden (hoofdstuk 4), bestaande uit de
Europese aanbestedingsrichtlijnen, de Raamwet EEG-voorschriften, het Uniform
Aanbestedingsreglement (UAR 2001) en UAR-EG 2001 (voor Europese
aanbestedingen) en de Wet Bevordering Integriteitbeoordelingen door het Openbaar
Bestuur (BIBOB). Daarbij zijn definities gegeven voor werken, diensten en leveringen
alsmede het onderscheid tussen de verschillende aanbestedingsvormen.
De gemeente Lopik heeft toentertijd aangegeven de ARW 2004, bindend voor de
rijksoverheid, mede op advies van de VNG niet van toepassing te verklaren. Door de
invoering van de ARW 2004 en de op handen zijnde wijziging van de regelgeving op
het gebied van het aanbesteden zou de gemeente binnen twee jaar worden
geconfronteerd met nieuwe regels en een nieuwe systematiek.
Voor zover de rekenkamercommissie heeft kunnen nagaan is het huidige beleid niet
aangepast aan de nieuwe richtlijnen die in 2005 van kracht zijn geworden. Wel is in de
Nota aanbestedingsbeleid van 27 februari 2007 het onderhands aanbesteden van
civieltechnische werken binnen bepaalde financiële grenzen aangepast.

Besluitvorming

De raad heeft het voorliggende beleid vastgesteld, waarmee invulling is gegeven aan
zijn bevoegdheid. Door middel van het vaststellen van de begroting en de Nota
aanbestedingsbeleid wordt de kaderstelling van de raad ingevuld (paragraaf 6.6). De
controlerende rol van de raad komt ondermeer tot uiting in de behandeling van het
jaarverslag. In het kader van de actieve informatieplicht ex artikel 169 Gemeentewet
heeft de raad op 29 juni 2004 een informatieprotocol vastgesteld.

Daarin is ondermeer bepaald dat de raad actief wordt geïnformeerd bij

· aan- en verkoop van goederen en diensten van meer dan 50.000;

· het aanbesteden, gunnen en inkopen van werken en goederen van meer dan
50.000;

· investeringen van meer dan 50.000.

Uitgangspunten

In de Nota is het uitgangspunt geformuleerd dat de geldende wet- en regelgeving
expliciet wordt nageleefd. Daarnaast is het nastreven van objectiviteit, transparantie en
non-discriminatie een voorwaarde.

Om te kunnen bepalen op welke wijze de markt voor de opdracht moet worden
benaderd dient voldoende inzicht te bestaan, hetgeen tot uiting komt in een duidelijke
opdrachtomschrijving of behoeftestelling (paragraaf 6.1). Daarbij is in de Nota
aangegeven dat het essentieel is dat de behoeftestelling helder en allesomvattend is,
alvorens de aanbestedingsprocedure daadwerkelijk wordt gestart. Ook is het van
belang een zo realistisch mogelijke kostenraming op te stellen (paragraaf 6.2),
Rapport Rekenkamercommissie Triangel 10
Onderzoek aanbestedingsbeleid - Lopik

enerzijds voor het toepassen van de juiste regelgeving en procedure, aan de andere
kant voor het creëren van een adequaat referentiekader bij de beoordeling van
prijsaanbiedingen. De gangbare procedures zijn in de Nota genoemd maar (daarin)
niet uitvoerig beschreven.

De Nota geeft aan dat beoordeling van de aanbieders geschiedt aan de hand van
`tevoren' opgestelde selectie- en gunningcriteria (paragraaf 5.2). Inhoudelijk zijn geen
voorwaarden of richtlijnen vermeld op grond waarvan de selectie van aanbieders
(eenduidig) kan worden beoordeeld. Voor de gunning worden slechts twee criteria
gehanteerd: de laagste prijs of de economisch meest voordelige aanbieding (optimale
afweging prijs-kwaliteitverhouding).

In de Nota is geen beschrijving gegeven van de wijze waarop en door wie de
opdrachtverstrekking wordt verricht. De gemeente Lopik kent een Mandaatbesluit,
inhoudende een mandateringsregeling en een mandateringslijst, vastgesteld door het
college op 1 augustus 2006. Daaruit volgen alleen voor het Bureau Facilitaire Zaken
bevoegdheden tot het doen van aankopen en het verstrekken van opdrachten, met de
kanttekening dat die moeten passen binnen het betreffende budget.

Overige aspecten

In de Nota zijn geen bepalingen opgenomen die gericht zijn op het duurzaam inkopen,
waarschijnlijk omdat het beleid zich specifiek richt op het aanbesteden als onderdeel
van het inkoopproces.

Bij het opvragen van offertes of onderhandse aanbesteding wordt gelet op een goede
geografische spreiding met een goede mix van leveranciers van binnen en buiten de
regio. Bij onderhandse aanbesteding wordt zo mogelijk gebruik gemaakt van een
rouleersysteem.

Van elke geplaatste opdracht wordt een dossier aangelegd. Uitgangspunt is dat alle
stappen in het proces goed gedocumenteerd zijn vastgelegd.

Rapport Rekenkamercommissie Triangel 11
Onderzoek aanbestedingsbeleid - Lopik

4. Aanbestedingen 2005-2007

Van de gemeente Lopik zijn crediteurengegevens ontvangen met betrekking tot de
periode 2005 t/m 2007. Deze zijn gecategoriseerd op grond van de grenzen die
afgeleid zijn van het gemeentelijk beleid. Primair doel daarbij is het in beeld brengen
van de omvang van de aanbestedingen in een onderlinge relatie.

Vervolgens zijn enkele dossiers geselecteerd, die beoordeeld zijn op de
toetsingscriteria voor de praktische uitvoering ervan. De keuze van de dossiers is
voornamelijk gebaseerd op de aanwezigheid van verschillende soorten bestellingen
(werken, diensten of goederen) en de frequentie in de crediteurenadministratie
gedurende de beschouwde periode. Bij het onderzoek wordt de grenswaarde als
secundair beschouwd.

4.1 Omvang van inkoop en aanbesteding

Van de gemeente Lopik is een totaal crediteurenoverzicht ontvangen met alle bestede
bedragen over het aangegeven jaar. In relatie tot het openbaar aanbesteden is in
onderstaande tabel een grenswaarde voor leveringen en diensten aangehouden.

In relatie tot het aanbestedingsbeleid voor leveringen en diensten is in onderstaande
tabel een driedeling aangehouden voor bestedingen 75.000. Voor werken worden
beleidsmatig afwijkende grenzen aangehouden.

Omvang crediteuren

Jaar Omvang crediteuren Lopik
75000 totaal
2005 905.524 3.417.054 9.385.422 13.708.001
2006 891.816 3.210.533 8.425.514 12.527.862
2007 886.839 3.203.735 8.193.851 12.284.425
bedragen excl. btw

Crediteuren Lopik
16.000.000

14.000.000

ro 12.000.000

eu 10.000.000

in n 8.000.000

egar 2005
6.000.000

d 2006
Be 4.000.000

2007
2.000.000

75000 totaal
Opdrachten

Rapport Rekenkamercommissie Triangel 12
Onderzoek aanbestedingsbeleid - Lopik

Gemiddelde bestedingen

Jaar Gemiddelde bestedingen Lopik
75000 totaal
2005 1.156 21.904 268.155 14.074
2006 1.133 21.693 247.809 12.929
2007 1.096 19.899 248.299 12.248
bedragen excl. btw

Gemiddelde bestedingen Lopik
300.000

ro 250.000

eu 200.000

in 2005
n 150.000

eg 2006
ar 100.000

d 2007
Be 50.000

75000 totaal
Opdrachten

4.2 Casestudie

In deze paragraaf wordt door middel van een selectie uit de gemeentelijke bestedingen
een verdiepingslag gemaakt om uitspraken te doen over de praktische uitvoering en de
verankering van de werkwijze in de administratieve organisatie.

Uit het totaal overzicht van de crediteuren zijn daartoe vijf aanbestedingsdossiers
geselecteerd. De selectie is enerzijds gebaseerd op het soort werk of dienst dat is
ingekocht en aan de andere kant vanwege de omvang van de besteding. Tevens is
bezien in hoeverre de crediteur periodiek terugkomt in de gemeentelijke administratie.
Deze cases zijn aan de hand van de deelvragen geanalyseerd waarbij inhoudelijk is
nagegaan of het dossier de bescheiden bevat die volgen uit de criteria voor de
praktische toepassing resp. de vigerende gemeentelijke verordening.

Dossier Crediteur Bedrag 2005 Bedrag 2006 Bedrag 2007

1 51 605.165 617.743 762.265

2 420 22.264 2.860 25.140

3 1415 21.887 29.076 30.783

4 1436 48.400 9.680 -

5 1710 7.157 7.349 5.442

Rapport Rekenkamercommissie Triangel 13
Onderzoek aanbestedingsbeleid - Lopik

Bij dossier 3 bleek er sprake van een cluster van meerdere kleinere opdrachten. In
verband daarmee is het dossieronderzoek aangevuld met

6 53 187.671 303.570 380.959
bedragen excl. btw

Toetsing:

In het dossier moet in elk geval de volgende informatie aanwezig zijn:

· Opdrachtomschrijving of behoeftestelling

· Martktonderzoek en programma van eisen

· Keuze aanbestedingsproces

· Sectiecriteria leveranciers

· Opgevraagde offertes

· Beoordeling van de offertes

· Verslag van besprekeningen en/of onderhandelingen

· Resultaat selectie en opdrachtbevestiging

· Rapportage bewaking uitvoering en/of levering (tijd, kwaliteit etc)

· Verificatie (meer)kosten en facturering

· Evaluatieverslag uitgevoerde opdracht

· Afhandeling eventuele claims en/of bezwaren

Schematisering en inventarisatie volgens format in Bijlage.

4.3 Bevindingen

In het kader van de casestudie rond het aanbestedingsbeleid van de gemeente Lopik
is een zestal dossiers onderzocht. In eerste instantie waren vijf dossier geselecteerd,
maar vanwege het geringe toetsingsresultaat uit één van de dossiers is een zesde
dossier aan de studie toegevoegd.

De rekenkamercommissie heeft haar bevindingen gerubriceerd aan de hand van het
toetsingskader voor de praktische uitvoering (zie 2.3).

De afweging

Slechts in een enkel geval is er sprake van een afweging die voortvloeit uit een
geformuleerde (beleids)doelstelling. In die situatie was het van belang een
haalbaarheidsonderzoek uit te voeren naar wensen, knelpunten en draagvlak ten
behoeve van het gewenste ontwikkelingstraject.
Bij de andere dossiers gaat het in het algemeen om de uitvoering van reguliere
(onderhouds)werkzaamheden, vervangingsinvesteringen of het bestellen van materiële
zaken ten behoeve van het gemeentelijke apparaat. Daarbij is de afweging die aan de
bestelling ten grondslag ligt mogelijk minder relevant. Voor zover relevant ten aanzien
van de bestelling is er sprake van een zeker programma van eisen, op grond waarvan
de levering kan worden getoetst.

Interessant is de afweging die gemaakt is met betrekking tot de regionale
samenwerking voor de gezamenlijke inkoop van facilitaire aangelegenheden. Juist dan
kan een situatie worden gecreëerd waarbij de onderhandeling over een goede (of
betere) relatie tussen de materiële inkoop en de daaraan verbonden kosten beter tot
zijn recht komt en efficiencyvoordelen kan opleveren.

Rapport Rekenkamercommissie Triangel 14
Onderzoek aanbestedingsbeleid - Lopik

De keuze

Uit het dossieronderzoek volgt dat het aanvragen van offertes over het algemeen wordt
uitgevoerd overeenkomstig het vastgestelde beleid. Echter, in een aantal gevallen is uit
het dossier niet concreet te herleiden op welke gronden de selectie voor de bestelling
is gemaakt. In een tweetal gevallen is er sprake van een omvangrijke bestelling die in
de praktijk bestaat uit een verzameling van veel kleinere leveringen. Hiermee bestaat
de kans dat het type aanbesteding in de praktijk anders plaatsvindt dan volgt uit het
beleidsmatige kader en dat het daarbij behorende aantal op te vragen offertes lager
uitvalt omdat er per geval minder kosten mee gemoeid zijn. Dit kan van invloed zijn op
de keuze van de leverancier.

In geen enkel dossier zijn besprekingsverslagen teruggevonden waaruit blijkt hoe de
onderhandeling met de leverancier is gelopen. Bevindingen daaruit zijn niet te trekken,
zodat uit een inhoudelijke toets de werking van het vigerende beleid niet is op te
maken.

Het resultaat van de selectie wordt, voor zover dit volgt uit het type aanbesteding,
voorgelegd aan het college. Niet in alle gevallen is goed te achterhalen of de keuze
rechtmatig is gedaan. Daarbij gaat het om de registratie van bestellingen die door de
organisatie zelf worden afgedaan door een medewerker die daartoe op basis van het
mandaatbesluit gerechtigd is.

De opdracht

De bevestiging van de opdracht tot levering van de geplaatste bestelling is slechts
twee maal teruggevonden in de onderzochte dossiers. Het gaat dan voornamelijk over
opdrachten die voor wat betreft de afweging en de keuze aan het college zijn
voorgelegd. Bij een tweetal dossiers met behoorlijke investeringen, bestaande uit een
grote verzameling kleinere opdrachten, ontbreekt deze informatie volledig. Uit de
casestudie volgt niet direct of de opdracht rechtmatig is verleend.

De levering

Slechts in één dossier is informatie gevonden over de uitgevoerde opdracht in de vorm
van een proces-verbaal van oplevering. Geen van de onderzochte dossiers bevat
informatie over de bewaking van de uitvoering, een verificatie van eventuele
meerkosten en/of een evaluatie van het proces waaruit de ervaring van opdrachtgever
en leverancier met de gevoerde aanbesteding blijkt.

In geen van de dossiers is een blijk van bezwaar teruggevonden. Uit het onderzoek
volgt niet eenduidig dat daarvan geen sprake is (geweest). Behoudens het genoemde
proces-verbaal is ook ten aanzien van het verloop van het proces in geen van de
dossiers een evaluatieverslag terug te vinden dat als leermoment zou kunnen dienen
voor de efficiency van de aanbesteding.

Rapport Rekenkamercommissie Triangel 15
Onderzoek aanbestedingsbeleid - Lopik

5. Conclusies en aanbevelingen

5.1 Conclusies

Rekenkamercommissie Triangel heeft een onderzoek uitgevoerd naar het
aanbestedingsbeleid van de gemeente Lopik. Zij heeft dat gedaan aan de hand van het
door de gemeente vastgelegde beleid en een casestudie naar een aantal dossiers over
de periode 2005-2007. De rekenkamercommissie heeft haar bevindingen in de
relevante paragrafen van dit rapport verwoord.

Op grond daarvan trekt de rekenkamercommissie de volgende conclusies:

1. Er is geen gemeentelijk inkoopbeleid vastgesteld. In de Nota Aanbestedingsbeleid
2004 is aangegeven dat de gemeente Lopik voornemens is gezamenlijk met
andere gemeenten uit de regio in te kopen en met hen een netwerk op te bouwen
met als doel het realiseren van besparingen door schaalvergroting, de uitwisseling
van kennis en het vormen van een `machtsblok' tegenover leveranciers met een
sterke machtspositie.

2. Voor zover de rekenkamercommissie heeft kunnen nagaan is het huidige beleid
niet aangepast aan de nieuwe richtlijnen die in 2005 van kracht zijn geworden. Wel
is in de Nota aanbestedingsbeleid van 27 februari 2007 het onderhands
aanbesteden van civieltechnische werken binnen bepaalde financiële grenzen
aangepast.

3. In de Nota Aanbestedingsbeleid 2004 is geen overzicht opgenomen van de wijze
waarop en door wie de opdrachtverstrekking wordt verricht. In de nota zijn geen
bepalingen opgenomen die gericht zijn op het duurzaam inkopen.

4. De praktische uitvoering van het aanbestedingsbeleid behoeft verbetering omdat
niet in alle gevallen helder is of en zo ja hoe het vigerende beleid leidt tot een
adequate bestelling.

5. De dossiervorming met betrekking tot de uitgevoerde bestellingen voldoet niet aan
de criteria die bijdragen tot een doelmatige administratieve organisatie. In veel
gevallen is informatie ten behoeve van een interne controle niet voorhanden
hetgeen bedrijfsmatige risico's inhoudt. Daarbij komt dat het in een aantal dossiers
om aanzienlijke bedragen gaat.

6. Niet is in alle gevallen eenduidig uit de dossiers af te leiden of steeds op de meest
voordelige wijze is ingekocht.

5.2 Aanbevelingen

De rekenkamercommissie Triangel heeft een onderzoek uitgevoerd naar het
aanbestedingsbeleid van de gemeente Lopik. Zij heeft haar bevindingen aangaande
het gemeentelijke beleid verwoord in paragraaf 3.4 en die over de praktische uitvoering
in paragraaf 4.3.

Op basis van de door haar getrokken conclusies beveelt de rekenkamercommissie de
gemeenteraad van Lopik aan het college op te dragen de volgende aanbevelingen uit
Rapport Rekenkamercommissie Triangel 16
Onderzoek aanbestedingsbeleid - Lopik

te werken en de raad over de voortgang ervan te informeren bij de daarvoor geëigende
momenten.

1. Werk aan de hand van het reeds ingezette regionaal facilitair overleg de centrale
inkoopfunctie verder uit en formuleer daarvoor meetbare efficiencydoelstellingen
en prestaties.

2. Werk een voorstel uit tot aanpassing c.q. actualisering van het
aanbestedingsbeleid opdat dit aansluit bij het geldende wetmatig kader resp. de
daarbij in 2005 uitgevaardigde richtlijnen.

3. Draag in het kader van de administratieve organisatie zorg voor een adequate
registratie van informatie die betrekking heeft op de uitvoering van het
aanbestedingsbeleid, de dossiervorming en de interne controle daarop.

4. Stel in het kader van de jaarlijkse verantwoording een aanbestedingsrapportage
op over de gepleegde investeringen, de daarbij gemaakte afwegingen en een
evaluatie van het gevoerde beleid.

5.3 Reactie college B&W

..... In de papieren versie van het rapport is de reactie van het college gescand en hier
opgenomen .....

5.4 Nawoord rekenkamercommissie

Rekenkamercommissie Triangel dankt het college van de gemeente Lopik voor zijn
positieve reactie op het rapport over het Aanbestedingsbeleid.
Het college heeft daarin aangegeven de gekozen werkwijze, uitgangspunten en criteria
te herkennen. Dit komt het door de rekenkamercommissie beoogde leereffect ten
goede.

Het college onderschrijft de getrokken conclusies en geeft daarbij aan dat reeds
activiteiten in gang zijn gezet om te komen tot een (verdere) professionalisering van
het inkoopbeleid. Gelet op de gemaakte kanttekening en de aanzet die wordt gegeven
een aantal details nader uit te zoeken, vertrouwt de rekenkamercommissie er op dat de
gemeentelijke organisatie het proces van inkoop en aanbesteden kritisch blijft volgen.
De rekenkamercommissie neemt aan dat ten gevolge daarvan de raad nader wordt
geïnformeerd op de daarvoor geëigende momenten.

Naar aanleiding van het voorgaande ziet de rekenkamercommissie geen aanleiding
wat betreft de inhoud van het rapport nog aanvullend te reageren. Zij vertrouwt erop
dat dit onderzoeksrapport een bijdrage heeft geleverd aan de verbetering van de
effectiviteit en efficiency van het aanbestedingsproces en van de rechtmatigheid van
de registratie in de gemeente Lopik.

Rapport Rekenkamercommissie Triangel 17
Onderzoek aanbestedingsbeleid - Lopik

6. Bronvermelding en bijlagen

6.1 Bronvermelding

· Regelgeving: Postbus 51.nl - Europees aanbesteden

· Nota aanbestedingsbeleid gemeente Lopik, november 2004

· Wijziging nota aanbestedingsbeleid gemeente Lopik, februari 2007

· Mandaatbesluit gemeente Lopik, augustus 2006

· Crediteuren totalen 2005 gemeente Lopik, uitdraai 26-02-2007

· Crediteuren totalen 2006 gemeente Lopik , uitdraai 26-02-2007

· Crediteuren totalen 2007 gemeente Lopik, uitdraai 23-04-2008

· Informatie VNG-project Goed Besteed (congres 27-01-2007)

· Diverse websites op het gebied van aanbesteding en regelgeving

6.2 Bijlagen

Verzamelde informatie uit casestudie

Dossier 1

Crediteur 51 Aanwezig Opmerkingen
Opdracht Ja Aanvraagbrieven bij verschillende bedrijven voor
offerte onderhoudsstraatwerk
Geen opdrachtverstrekking gevonden voor jaar
2005 of 2006. Wel opdrachtverstrekking gevonden
voor jaar 2008-2010
Marktonderzoek Onduidelijk Verschillende bedrijven aangeschreven
Programma van eisen Ja In offerte aanvraag brief, helder omschreven wat
bij prijsopgave moet zijn inbegrepen en daarmee
aan welk programma van eisen moet zijn voldaan
(bijv. brief van 4 jan. 2005, kenmerk 05.00007)
Aanbestedingsproces Ja Offerte aanvraagbrieven naar 3 verschillende
bedrijven opgenomen in dossier. Afweging op
basis van prijs.
Selectiecriteria Ja Gunnen aan laagste bieder
Opgevraagde offertes Ja Opgenomen in dossier
Beoordeling offertes Ja In advies aan college een bijlage `proces-verbaal
van aanbesteding'. Daarin kort op rij kostprijs per
uur
Besprekingsverslag Nee

Onderhandelingsverslag Nee

Resultaat selectie Ja In advies aan B&W wordt duidelijk gemaakt wat
het resultaat van de selectie is.
Opvallend: voor 't jaar 2005 ging B&W niet
akkoord met advies (t.w. de toenmalige aannemer
weer het werk voor 2005 te gunnen deze kwam
bij offerteaanvraag als goedkoopste naar voren,
en positieve ervaringen in het verleden). Toen
besloten dat er meerdere offertes diende te
worden aangevraagd met verzoek aanbieding te
doen voor zowel één als twee jaar. Uiteindelijk
Rapport Rekenkamercommissie Triangel 18
Onderzoek aanbestedingsbeleid - Lopik

toen gewisseld van aannemer.
Opdrachtbevestiging Nee Niet voor 2005 of 2006/2007. Wel voor 2008-2010
Bewaking uitvoering Nee Niets over opgenomen in dossier
Verificatie (meer)kosten Nee Niets over opgenomen in dossier (n.v.t.)
Afdoening factuur Nee Niets over opgenomen in dossier
Evaluatieverslag Nee Niets over opgenomen in dossier
Afhandeling bezwaar Nee Niets over opgenomen in dossier (n.v.t.)

Dossier 2

Crediteur 420 Aanwezig Opmerkingen
Opdracht Ja, deels Aanwezig voor het leveren en plaatsen van een
garagedeur in de achtergevel van de
brandweergarage.
Aanwezig voor het maken van een vloeistofdichte
vloer (11 juli 2005)
Marktonderzoek Nee Niet terug te vinden in dossier
Programma van eisen Deels Wel opgesteld door brandweer gemeente Lopik
(de risico's geïnventariseerd en aanbevelingen
gedaan)
Aanbestedingsproces Deels Handgeschreven notitie van 26-8-02, waarin is
aangegeven dat veel pannen poreus zijn van
brandweerkazerne Benschop en dat er offerte is
laten maken (1 offerte, niet meer)
Selectiecriteria Nee Niet terug te vinden in dossier
Opgevraagde offertes Ja Offerte van crediteur feb. 2006 betreffende
dakpannenreparatie brandweergarage Benschop
(ook reeds offerte uit 2002).
Offerte deur brandweergarage aanwezig (27 okt.
2005).
2 offertes aangevraagd en vergeleken voor de
vloeistofdichte vloer Brandweergarage Benschop.
Beoordeling offertes Deels Adviesnota aan B&W d.d. 19 april 2001: daarin
aangegeven dat crediteur de laagste offerte heeft
uitgebracht m.b.t. de bouwkundige
werkzaamheden voor aanpassen voorgevel
brandweergarage (plaatsen nieuwe overheaddeur)
Besprekingsverslag Nee

Onderhandelingsverslag Nee

Resultaat selectie Deels Deels toegevoegd aan advies aan B&W (voor
zover opgenomen in dossier).
In 2 gevallen wel opgenomen, 1 niet.
Opdrachtbevestiging Deels Wel voor maken van een vloeistofdichte vloer en 't
aanbrengen van isolatie onder deze vloer
Wel voor leveren en plaatsen van een garage deur
in de achtergevel van de brandweer garage te
Benschop.
Nog geen opdrachtbevestiging voor reparatie dak.
Bewaking uitvoering Nee

Verificatie (meer)kosten Meerwerkzaamheden factuur opgenomen in
dossier.
Afdoening factuur Factuur opgenomen van vloeistofdichte vloer in
brandweergarage Benschop.
Evaluatieverslag Voor het maken van de vloer is een zog. `proces-
verbaal van oplevering' opgesteld. Ondertekend
door beide partijen op 3 nov. 2005
Afhandeling bezwaar Nee

Rapport Rekenkamercommissie Triangel 19
Onderzoek aanbestedingsbeleid - Lopik

Dossier 3

Crediteur 1415 Aanwezig Opmerkingen
Opdracht Nee Alleen de facturen blijken bewaard. De
opdrachtverstrekking is niet overhandigd aan
onderzoekers. Uit de facturen blijkt dat het gaat
om heel diverse activiteiten, zoals bijv. het
transport van `snippers' en het leveren van kranen
en verrichten van graafwerkzaamheden.
Marktonderzoek Nee Niet bekend.
Programma van eisen Nee Niet bekend.
Aanbestedingsproces Nee Niet bekend.
Selectiecriteria Nee Althans, niet bekend. Het kan zijn dat vanwege
gebleken goed functioneren in het verleden of
scherpe prijsaanbieding crediteur al vele jaren
eerder geselecteerd is. Het kan ook zijn op basis
van beschikbaarheid. Hierover is niets af te leiden
uit de verstrekte gegevens.
Opgevraagde offertes Nee Niet bekend
Beoordeling offertes Nee Niet bekend
Besprekingsverslag Nee

Onderhandelingsverslag Nee

Resultaat selectie Nee

Opdrachtbevestiging Nee

Bewaking uitvoering Nee Geen gegevens ter beschikking gesteld.
Verificatie (meer)kosten Nee

Afdoening factuur Ja Facturen zijn opgenomen, met akkoord stempels
voor bedrag.
Evaluatieverslag Nee

Afhandeling bezwaar Nee

Dossier 4

Crediteur 1436 Aanwezig Opmerkingen
Opdracht Ja Duidelijk vastgelegd wat men verwacht van
bureau. Ook risico's benoemd.
Opdrachtbevestigingsbrief (d.d. 8 maart 2005,
kenmerk 05.01396) gevonden in dossier.
Marktonderzoek ja Pilot Lopikerwaard gestart om beter inzicht te
krijgen in de problemen die inwoners van kleine
kernen ervaren en om ervaring op te doen met de
wijze van werken, namelijk een ontwikkeltraject
samen met gemeenten. Daarbij geld gereserveerd
voor bijdragen aan haalbaarheidsonderzoek naar
verschillende opties voor bouwkundige projecten,
en voor bijdragen aan de uitwerking van de
gekozen optie tot uitvoeringsgereed projecten.
Dus marktonderzoek om te bezien welke
problemen concreet spelen en waar behoefte aan
is (o.a. bouwkundig gezien).
Risico's benoemd: precedentwerking, omdat er
niet gekozen wordt voor een subsidieregeling met
afwijzingscriteria moeten extra maatregelen
genomen worden om te voorkomen dat er
ongewenste plannen worden ingediend waar geen
afwijzingsmogelijkheid voor bestaat. De oplossing
ligt in een zorgvuldige juridische beoordeling en
goede inkadering als voorbeeldprojecten
experiment.
Drietal bureau's gevraagd offerte uit te brengen
Rapport Rekenkamercommissie Triangel 20
Onderzoek aanbestedingsbeleid - Lopik

voor een 2-tal deelprojecten in Benschop en
Cabauw en in de Lopikerwaard. Werkzaamheden
waarvoor offerte wordt gevraagd, omvat in 1e
plaats een draagvlakverkenning, waarin het gaat
om het inventariseren van de relevante lokale
wensen en knelpunten, het in beeld brengen van
ruimtelijke mogelijkheden, het peilen van
draagvlak voor verschillende opties en het in goed
overleg met lokale partijen komen tot enkele
scenario's die de moeite waard zijn om nader te
onderzoeken/ uit te werken op financiële en
technisch/bouwkundige haalbaarheid.
Stap 2 is feitelijk onderzoek doen naar technische,
bouwkundige en financiële haalbaarheid van de
verschillende benoemde scenario's.
Programma van eisen Ja Duidelijk benoemd wat men verwacht van
bureau's.
Aanbestedingsproces ja Mailwisseling over wijze van offerteaanvraag.
Selectiecriteria nee Geen duidelijkheid over wijze waarop de
stuurgroep tot besluit voor credieteur is gekomen.
Wel bevestigingsbrief gevonden, niet de
overwegingen die tot dat besluit hebben geleid.
Opgevraagde offertes Ja Ondanks dat dit volgens archiefwet niet hoeft
(offertes, inschrijvingen van aanbestedingen en
leveringen betreffende:

- niet-gegunde werken/leveringen/diensten
(dienen 1 jaar na gunning opdracht
bewaard te blijven)

- gegunde werken/leveringen/diensten
(dienen 7 jaar na vervallen van het
belang bewaard te blijven)

Beoordeling offertes Nee Alleen afwijzingsbrieven gevonden met daarin
motivatie dat `na ampele overweging evenwel de
voorkeur gegeven aan een andere offerte die
meer aansloot bij de gegeven concrete situatie en
de door ons gestelde vragen'
Besprekingsverslag Nee

Onderhandelingsverslag Nee

Resultaat selectie ? De uitgevoerde opdracht in dossier met positief
advies aan raad.
Opdrachtbevestiging Ja Brief van 8 maart 2005, kenmerk 05.01396
Bewaking uitvoering nee Niet teruggevonden in dossier
Verificatie (meer)kosten nee Niet teruggevonden in dossier. Waarschijnlijk dus
ook n.v.t.
Afdoening factuur Nee Niet teruggevonden in dossier
Evaluatieverslag Nee Niet teruggevonden in dossier
Afhandeling bezwaar Nee Niet teruggevonden in dossier

Dossier 5

Crediteur 1710 Aanwezig Opmerkingen
Opdracht Nee

Marktonderzoek Nee

Programma van eisen Nee

Aanbestedingsproces Nee

Selectiecriteria Nee

Opgevraagde offertes Aanbieding (van maart 2004) tot levering van
kantoorartikelen tegen korting aan deelnemende
gemeenten (overeenkomst geldig tot 31 dec.
2005)

Rapport Rekenkamercommissie Triangel 21
Onderzoek aanbestedingsbeleid - Lopik

Beoordeling offertes Nee

Besprekingsverslag Nee

Onderhandelingsverslag Nee

Resultaat selectie Nee

Opdrachtbevestiging Nee

Bewaking uitvoering Nee

Verificatie (meer)kosten Nee

Afdoening factuur Nee

Evaluatieverslag Nee

Afhandeling bezwaar Nee

In dossier sec niet veel te vinden over afspraken. In breder dossier wel meer
informatie: gevat onder noemer `deelnemers van Regionaal Facilitair'. Sinds enige tijd
neemt Lopik deel aan het overleg hoofden van Facilitaire afdelingen in de regio Zuid
West Utrecht. Deelnemers aan dit overleg zijn naast Lopik, Vianen, Houten en
Nieuwegein.

Doel van genoemd overleg is het verbeteren van de samenwerking op facilitair terrein.
Een belangrijk onderdeel is momenteel samenwerking op het terrein van de inkoop.
Door onder meer het afsluiten van gezamenlijke mantelovereenkomsten zijn door het
grote inkoopvolume forse besparingen te realiseren.
Tot op heden een samenwerking zonder enige verplichting. Het voorliggende voorstel
rond professionalisering en regionalisering van de gemeentelijke inkoopfunctie komt
neer op het realiseren van een gecoördineerde inkooporganisatie voor de
regiogemeenten. Er zijn duidelijke afwegingen gemaakt over de wenselijkheid van
gecoördineerde regionale inkoop.

· Oktober 2005:

De gemeentesecretarissen uit de regio zijn bijeen geweest en hebben gesproken
over een gecoördineerde inkoop. Het gezamenlijk contract voor de inkoop van
kantoorartikelen loopt op 31 dec. 2005 af. De intentie is om gezamenlijk verder te
gaan maar de prijsverschillen zijn voor sommige gemeenten minimum. De van
toepassing zijnde leverancier geeft namelijk alleen korting op een lijst met 50 van
de meest verkochte artikelen. Nieuwegein en IJsselstein willen met deze
leverancier door. Vianen gaat zijn eigen weg. Houten zal de inkoop van
kantoorartikelen Europees gaan aanbesteden (verslag over Regio Facilitair 12
oktober 2005).

· Juli 2005

Vanuit regio-overleg zal een nieuwe offerteaanvraag kantoorartikelen 2006 worden
voorbereid. Deelnemers aan het overleg wordt verzocht de meest verkochte 25
artikelen te noteren op basis van prijs en hoeveelheid waarmee er een
prijsvergelijk kan worden gedaan (Afspraken/besluitenlijst Regio Facilitair 5 juli
2005).

· Februari 2004

Professionalisering en regionalisering van de gemeentelijke inkoopfunctie.
Advies 27 februari 2004 behelst instemmen met:

1. het opstellen van een plan van aanpak betreffende de professionalisering en
regionalisering van de gemeentelijke inkoopfunctie;

2. zodra duidelijkheid bestaat over de organisatorische en financiële
consequenties een definitief standpunt innemen.

Rapport Rekenkamercommissie Triangel 22
Onderzoek aanbestedingsbeleid - Lopik

Dossier 6

In eerste instantie zijn 5 dossiers geselecteerd voor een casestudie. In verband met het
geringe resultaat van dossier 3 is aanvullend het dossier van crediteur 53 getoetst, te
meer omdat het over de jaren heen om aanzienlijke opdrachten c.q. investeringen
gaat.

Crediteur 53 Aanwezig Opmerkingen
Opdracht Nee Vergelijkbaar met dossier 3
Marktonderzoek Nee Niet bekend.
Programma van eisen Nee Niet bekend.
Aanbestedingsproces Nee Niet bekend.
Selectiecriteria Nee Niet bekend.
Opgevraagde offertes Nee Niet bekend
Beoordeling offertes Nee Niet bekend
Besprekingsverslag Nee

Onderhandelingsverslag Nee

Resultaat selectie Nee

Opdrachtbevestiging Nee

Bewaking uitvoering Nee Geen gegevens ter beschikking gesteld.
Verificatie (meer)kosten Nee

Afdoening factuur Ja Facturen zijn opgenomen, met akkoord stempels
voor bedrag. Ook bij deze blijkt dat de bedragen
op de facturen zeer uiteenlopen. Het bedrijf Schep
wordt ingezet voor grotere, maar ook voor de echt
kleine klussen.
Evaluatieverslag Nee

Afhandeling bezwaar Nee

Rapport Rekenkamercommissie Triangel 23
Onderzoek aanbestedingsbeleid - Lopik

dinsdag 17 februari 2009