K.V Archivarissen
Archivarissen de ruimte
Lezing uitgesproken door KVAN-voorzitter Fred van Kan bij de opening
van de KVAN-dagen 2009
Archieven De ruimte is het thema van dit congres. Als KVAN voorzitter
wil ik het thema in deze openingsrede toespitsen op archivarissen de
ruimte. Binnen welke ruimte opereren de archivaris en de records
manager anno 2009. Hoe wordt de speelruimte in gekaderd, hoe kunnen we
die ruimte bespelen, hoe ziet die ruimte er in geografische zin uit,
maar ook: hoe speelt ethiek een rol in die ruimte.
De kaders van de ruimte
Archivaris en records manager bewegen zich binnen het gehele records
continuum, daarmee is niets nieuws gezegd. Maar we moeten ons van die
beperking losmaken. De professional moet emanciperen. De archivaris is
in het gehele maatschappelijke veld inzetbaar. Hij (zij) is de
professional met kennis en kunde op het gebied van informatie en is
inzetbaar overal waar zich vraagstukken op dat terrein voordoen. Nog
even terug naar het concept van het records continuum. Het blijft van
groot belang om daar telkens opnieuw notie van te nemen.
Institutioneel werkt de archivaris of records manager immers veelal
binnen traditionele ruimten: die van de dynamische archieven, ofwel
het records management, en die van de statische archieven ofwel de
wereld van het erfgoed. Ook al hebben we de mond vol van digital born
records, de praktijk is dat we in de studiezalen van de
overheidsarchieven nog steeds vrijwel alleen te maken hebben met
papieren archieven en gedigitaliseerde papieren archieven. Maar die
wereld verandert in ras tempo. Een beperkt aantal vakgenoten verandert
daarbij mee of is vers van de opleiding direct in de moderne
ontwikkelingen gestapt. Het e-depot is voor hen geen abstractie maar
realiteit. Vervolgens is het van groot belang dat kennis en kunde ten
aanzien van deze moderne ontwikkelingen ook ingang vinden bij alle
professionals. Natuurlijk, specialismen binnen het vakgebied zijn
onvermijdelijk, maar basiskennis, ook van de digitale ontwikkelingen,
is een noodzaak voor iedereen.
Om optimaal te kunnen opereren in de ruimte van het records continuum
zoekt de KVAN nadrukkelijk de samenwerking met SOD en NVBA.
Het records continuum is maar één aspect van de ruimte waarin we ons
begeven. Een zeker zo belangrijk aspect is de breedte van het erfgoed.
Archieven kun je niet geïsoleerd beschouwen. Zij zijn onderdeel van
het erfgoed. In de samenhang van roerend en onroerend erfgoed kunnen
we ons een beter beeld vormen van het verleden. In die samenhang
ontstaat ook ruimte om een archiefstuk om zijn schoonheid te
waarderen, om een archiefstuk te beleven. Zo krijgt dit document een
andere waarde dan alleen een informatieve. Daarmee wil ik niet zeggen,
dat de archivaris zich de totale ruimte van het erfgoed moet eigen
maken. Wel moet hij zich rekenschap geven van die brede context en
openstaan voor beïnvloeding door collegas die daarbinnen werkzaam
zijn.
En dan de formele speelruimte: die heeft verbetering nodig. Daarom
hebben de besturen van KVAN en BRAIN gezamenlijk een visie
geformuleerd op grond van de enquête die vorig jaar is gehouden en
discussiebijeenkomsten die daarop zijn gevolgd. Deze visie zal morgen
aan mw. Van Kranendonk als vertegenwoordiger van het ministerie van
OCW worden overhandigd.
Om de ruimte optimaal te kunnen bespelen, zijn competente
archivarissen nodig. Het profiel waaraan zij moeten beantwoorden, is
door de Adviescommissie Opleidingen van de Archiefschool in 2004 en
2007 vastgesteld, achtereenvolgens voor de archivaris en de records
manager. De beide profielen zijn door de Archiefschool aan de KVAN
overgedragen en zijn binnenkort te vinden op de website. De vereniging
ziet het als haar verantwoordelijkheid om beide profielen up-to-date
te houden. Deze profielen staan aan de basis van de certificering van
archivarissen en records managers die begin volgend jaar van start zal
gaan en waarborgen moet geven voor een goede beoefening van ons vak en
indirect voor een goede beroepsopleiding.
De geografische ruimte
Kijken we nu naar de geografische ruimte. Met alle schaalvergroting is
openheid naar de collegas binnen eigen land onontkoombaar en gelukkig
maar. We hebben onze collegas nodig om onze kennis te vergroten, te
leren van hun ervaringen, zowel de positieve als de negatieve. Met het
oog op onze nieuwe collegas zou het goed zijn om te werken aan
mentoring, waarbij ervaren vakgenoten de collegas begeleiden die net
in de ruimte van de archief professie zijn gestapt. Onze Zweedse
collegas hebben daar goede resultaten mee bereikt; hun opzet verdient
navolging.
Maar de wereld reikt natuurlijk verder. Ook in de archiefwereld is de
globalisering al vele jaren geleden doorgezet en dat valt toe te
juichen. Er is immers nog heel veel te leren van collegas elders. En
dat niet alleen. De archivaris heeft rekening te houden met
internationale ontwikkelingen, we kunnen en mogen ons daar niet
afzijdig van houden. We zijn deel van een wereld met vele duizenden
archivarissen, van Mexico tot Japan, van Zuid Afrika tot Canada.
Nieuwe ideeën, uitgewerkt door een collega in het ene land,
beïnvloeden morgen de archivarissen in een ander deel van de wereld.
In die internationale ruimte opereert de KVAN op verschillende wijzen.
We zijn lid van de ICA sectie voor beroepsverenigingen en nemen deel
in het sectiebestuur. Op deze wijze leveren we een bijdrage aan de
internationale samenwerking onder archivarissen. Meer specifiek doen
we dit door de vriendschapsband die we onlangs zijn aangegaan met onze
collegas in Bangladesh, die op 24 februari de Bangladesh Archives and
Records Management Society hebben opgericht. Daarmee zijn de oudste
vereniging van archivarissen en de jongste loot aan die stam met
elkaar verbonden. We bouwen aan die jumelage samen met de Noorse
collegas van de Norsk Arkivråd. Archivaris zijn houdt dus niet op bij
de grens, maar collegas bevinden zich overal en in heel verschillende
situaties.
Om nog even in de internationale ruimte te blijven: De International
Council on Archives zet zich er momenteel wereldwijd voor in, om de
betekenis van archieven voor ,, good governance en een goed
functioneren van de democratie te verduidelijken. Tijdens het
internationale congres in Kuala Lumpur vorige zomer werd de missie van
de ICA gepresenteerd. Deze luidt: door de activiteiten van de ICA
zullen sleutelfiguren op nationaal en internationaal niveau maar ook
het grote publiek ervan bewust gemaakt worden, dat een goed records
management en archiefbeheer essentiële voorwaarden zijn voor ,,good
governance, voor het functioneren van de rechtsstaat, voor een
transparante overheid, voor het behoud van het collectieve geheugen
van de mensheid en voor de toegankelijkheid van informatie.
In het kader van deze missie moet ook de opdracht worden begrepen die
de ICA sectie voor beroepsverenigingen, SPA, in november 2007 in
Quebec ontving om een universal declaration on archives op te stellen.
In het concept van deze verklaring lezen we o.m.: archieven zijn
bronnen van handelen, van informatie en van gedenken. Zij vormen uniek
en onvervangbaar cultureel erfgoed en spelen een essentiële rol in de
ontwikkeling van maatschappijen als deel van het individuele en
collectieve geheugen. Vrije toegang tot archieven verrijkt onze kennis
van de maatschappij, bevordert de democratie en mensenrechten en
verbetert de kwaliteit van leven. Deze verklaring zal dit jaar
officieel worden vastgesteld en hoort vervolgens bij de bagage van
iedere archivaris.
In 2007 besloot de ICA in Quebec eveneens om de 9e juni tot
Internationale Archievendag uit te roepen. We kennen in ons land al
een archievendag in oktober, tijdens de Week van de Geschiedenis. Die
staat traditioneel in het teken van het beleven van de geschiedenis
aan de hand van archieven. Deze internationale dag kan uitgroeien als
de dag bij uitstek waarop archivarissen ook in ons land de aandacht
vestigen op het belang van archieven voor good governance en voor een
transparante overheid en voor het recht van ieder mens op informatie
en op vrije toegang tot archieven. De KVAN wil zich daarvoor inzetten.
Zo zijn we geleidelijk binnen de ethische ruimte gekomen.
De ethische ruimte
We gebruiken al weer geruime tijd de ethische code. Die is
onverminderd van betekenis en het onderschrijven ervan heeft een
plaats gekregen onder de voorwaarden voor opname in het register van
archivarissen en records managers dat in 2010 zal worden
verwezenlijkt. Actueel in dit kader is de rol van de archivaris ten
aanzien van de mensenrechten. Zolang een archivaris vrijwel alleen te
maken had met archieven die hun oorspronkelijke maatschappelijke
betekenis hadden verruild voor een historische, leken mensenrechten in
de beroepsuitoefening ver weg. Maar archieven van recente datum zijn
inmiddels ook overgebracht en records managers hebben met recent
gevormde bescheiden te maken. Bovendien, door de internationale
samenwerking worden we met regelmaat geconfronteerd met collegas die
in hun werk met de schending van mensenrechten te maken krijgen. Zoals
in Latijns Amerika, waar het records continuum stevig verankerd is in
het archiefbestel en archivarissen archieven beheren van af hun
vorming. In het licht van hun verhalen verbleken de incidenten rond
openbaarheid van archieven en privacy in Nederland al snel.
De KVAN wil inspelen op deze ontwikkelingen met een internationaal
congres op 30 en 31 augustus 2010. Aanleiding daarvoor was het feit
dat het dan honderd jaar geleden is dat voor het eerst een
internationaal archiefcongres werd georganiseerd, dit gebeurde in
Brussel en de KVAN speelde daarbij een rol van betekenis. Voor dit
congres zal worden samengewerkt met onze Vlaamse collegas van de
VVBAD. Hoofdthema van het congres zal zijn het belang van archieven
voor good governance. Het congres zal op 30 en 31 augustus volgend
jaar worden gehouden in Den Haag, de stad van het internationale
recht, de stad ook van het Joegoslavië Tribunaal. De archieven van dit
tribunaal en van andere internationale organisaties zullen
nadrukkelijk aan de orde komen. Door alles heen wordt de aandacht
gevestigd op het belang van archieven voor de mensenrechten.
Ten slotte: We hebben een prachtige professie, die betekenis heeft
voor de mensenrechten en voor het erfgoed, die de uitdaging kent van
het werken met de moderne media, maar ook oude kennis levend houdt
zoals die van bijvoorbeeld de paleografie. We moeten in de
maatschappij geen ruimte vragen, maar die gewoon innemen als trotse
beroepsbeoefenaren.
Moge dit congres daartoe inspireren!