09 oktober 2009
TNO onderzoekt effect van verschillende vergaderopstellingen
Nederland vergadert vierkant verkeerd
Een baropstelling is beter voor de groepseenheid en samenwerking, een
huiskamersfeer is optimaal voor gevoelige onderwerpen en de ovale
tafel voldoet beter voor veel andere vergaderdoelen. Door de
inrichting aan te passen aan het doel van de vergadering wordt er
efficiënter, nuttiger en plezieriger vergaderd.
TNO onderzocht het effect van verschillende vergaderopstellingen in
afhankelijkheid van het doel van de vergadering. Opvallend resultaat
uit dit TNO-onderzoek: de gangbare vierkante vergaderopstelling scoort
significant minder goed dan de andere drie onderzochte opstellingen:
bar, huiskamer en ovale vergadertafel. De vierkante vergadertafel
heeft met name een minder gunstig effect op groepscohesie,
betrokkenheid bij de inhoud, aantal mensen in het blikveld, een veilig
klimaat en de overlegsfeer.
Vergaderopstelling aanpassen
25% van onze werktijd vergaderen we. Dat doen we vaak in een vierkante
vergaderopstelling. En die scoort volgens de test van TNO juist
significant minder goed dan de drie andere door TNO onderzochte
opstellingen: bar, huiskamer en ovale vergadertafel. Uit eerder
TNO-onderzoek was al bekend dat met dezelfde kwaliteit van de
besluitvorming en dezelfde resultaten een vergadering een derde korter
kan worden door staand te vergaderen. Al met al is er voldoende reden
om te pleiten voor verschillende andere opstellingen, waardoor de
inrichting passend bij het doel van de vergadering kan worden gekozen
en vergaderen efficiënter, nuttiger en plezieriger verloopt.
Groepscohesie
De barkruk-inrichting wordt in het TNO-onderzoek beoordeeld als
doelmatig en oplossingsgericht, geschikt voor een innovatief klimaat
en goed voor samenwerking en het genereren van ideeën. Dit is
belangrijk, want door de toename van het nieuwe werken (meer onderweg
en thuis werken) komt de groepscohesie onder druk te staan. Mensen
voelen zich minder verbonden met het werk. De juiste vergadertafel kan
de groepscohesie gunstig beïnvloeden en dat doet de vierkante
vergadertafel niet.
Onderzoeksopzet
Het onderzoek kent twee onderdelen met elk een eigen
onderzoeksmethode. Volgens methode 1 beoordeelden 50 studenten met
weinig ervaring in vergaderen en 50 medewerkers met veel
vergaderervaring foto's van vergaderopstellingen op geschiktheid voor
verschillende overlegdoelen en typen overleg.
In methode 2 werden zes groepen van 3 tot 12 ervaren vergaderaars
(totaal 114 proefpersonen) naar hun oordeel gevraagd voor- en nadat
zij in de verschillende vergaderopstellingen daadwerkelijk hadden
vergaderd.
Boek
De resultaten van het onderzoek zijn gepubliceerd in het boek
`Aangetoonde effecten van het kantoorinterieur' dat op 15 oktober
verschijnt bij Kluwer, Alphen aan den Rijn (ISBN 978 90 13068405).
Prof. Dr. Peter Vink, teammanager Omgeving en Innovatie bij TNO, is
redacteur van het boek, waaraan TU Delft, Koninklijke Ahrend NV en TNO
bijdragen leverden.
Showroom
Het is mogelijk de vier onderzochte vergaderopstellingen te bezoeken
in Amsterdam.
bericht 2009-49
Contactpersoon
drs. M.J.M. (Maarten) Lörtzer
015 269 49 75
TNO