Gemeente Utrecht
Brief inzake 'Integratie vastgoedbeleid'.
Burgemeester en Wethouders
Postadres Postbus 16200, 3500 CE Utrecht
Telefoon 030 - 286 10 00 Fax 030 - 286 12 24
www.utrecht.nl
Aan de leden van de gemeenteraad Utrecht
Behandeld door Paul Kouijzer Datum 27 oktober 2009
Doorkiesnummer 030-2864740 Ons kenmerk SO 09.097156
E-mail p.kouijzer@utrecht.nl Onderwerp Integratie vastgoedbeleid
Bijlage(n) Geen
Uw kenmerk Verzonden
Uw brief van Bij antwoord datum, kenmerk en onderwerp vermelden
Geachte leden,
Inleiding
Tijdens de behandeling van de Voorjaarsnota 2009, onderdeel Meerjarenplan Vastgoed van
StadsOntwikkeling, is aan u toegezegd dat het college van B&W voor de begrotingsbehandeling nadere
informatie zal verschaffen over de wijze van integratie van het vastgoedbeleid van de diensten
StadsOntwikkeling en Maatschappelijke Ontwikkeling.
In deze brief geven wij aan welke ontwikkelingen op dit terrein al gaande zijn en behandelen wij
vervolgens de mogelijkheden voor de verdere ontwikkelingen in de aanloop naar het nieuwe
Stadskantoor.
Ingezette ontwikkelingen op het gebied van gemeentelijk vastgoed
In vervolg op Kadernota Vastgoed is door de dienst StadsOntwikkeling in het Meerjaren Perspectief
Vastgoed (MPV) 2009 uitvoering gegeven aan het verbeteren van het MPV als sturingsinstrument. Zo
bevat het MPV 2009 een verantwoording van het vastgoedbeleid in het afgelopen jaar, zijn meer
financiële gegevens opgenomen over kosten, baten, risico's en rendement en zijn financiële regels met
betrekking tot het weerstandvermogen vastgesteld.
Onder de titel van "Versnellingsplan Vastgoedexploitatie" is de afgelopen jaren bij de dienst
StadsOntwikkeling gewerkt aan het professionaliseren van de afdelingen Vastgoed en
Bouwmanagement. In de eerste fase van 2008 is de basis op orde gebracht. Alle dossiers zijn in een
centraal archief ondergebracht, alle huurders en gebruikers zijn bezocht, het achterstallig onderhoud
is voor 95% weggewerkt en de werkprocessen zijn beschreven en geactualiseerd. In de tweede fase van
2009 ligt het accent op het invoeren van risicomanagement, het invullen van hardnekkige vacatures en
invoeren van een nieuw softwarepakket voor onderhoud en vastgoedbeheer. Gesprekken met de dienst
Stadswerken zijn opgestart over de overdracht van het beheer van panden van de dienst Stadswerken
naar de dienst StadsOntwikkeling.
Organisatorisch is tevens besloten tot een samenvoeging van de afdelingen Vastgoedexploitatie en
Bouwmanagement. Dit om de aanwezige expertise op het gebied van vastgoed binnen de dienst SO te
bundelen en de aansturing van het ontwikkelen en beheren van maatschappelijk vastgoed te
versterken. De samenvoeging zal in het vierde kwartaal 2009 zijn geëffectueerd.
Tevens is er structureel overleg tussen de diensten SO en DMO ingevoerd, wat heeft geleid tot een
sterke verbetering van de relatie waarbij gewerkt wordt vanuit de gezamenlijke doelstelling om
Burgemeester en Wethouders
Datum 27 oktober 2009
Ons kenmerk SO 09.097156
vastgoed optimaal in te zetten ter realisering van de gemeentelijke beleidsdoelen. Gezamenlijk zijn
evaluaties uitgevoerd van recente projecten, waaruit verbeteracties zijn geformuleerd voor
werkprocessen en rolverdeling. Ook is een begin gemaakt met de gezamenlijke afstemming van vraag
naar en aanbod van maatschappelijk vastgoed. Gezamenlijk wordt tevens uitvoering gegeven aan de
aanpassing van klimaatinstallaties op scholen en het wegwerken van wensen en klachten van scholen
in de actie "schone lei". Dit zal doorlopen tot in 2010.
Medio 2009 is bij de dienst Maatschappelijke Ontwikkeling besloten om een afdeling Maatschappelijk
Vastgoed te vormen. Aanleiding daartoe was de wens om:
a. De aanwezige expertise op het gebied van vastgoed binnen de dienst te bundelen en beter te
benutten;
b. Een strakke, eenduidige en gebundelde aansturing en intensieve samenwerking bij het realiseren
van grootschalige en multifunctionele accommodaties en daardoor minder faalkosten en betere
borging van het productieproces;
c. Een sterke gesprekspartner naar externen;
d. Een sterkere sturing op de bezetting en gezamenlijk gebruik van bestaande en nieuw te realiseren
accommodaties.
De nieuwe afdeling Maatschappelijk Vastgoed houdt zich bezig met de complete cyclus van het
maatschappelijk vastgoed in de stad: programmeren van accommodaties; ontwikkeling en realisatie
van maatschappelijk vastgoed; exploitatie en beheer van vastgoed en tenslotte zorg dragen voor een
optimale bezetting (bij elkaar brengen van vraag en aanbod van activiteiten): de makelfunctie.
Bij deze vier onderscheidende rollen staat voortdurend de klant centraal. De nieuwe afdeling is te
kenmerken als een flexibele organisatie, die maatwerk biedt in plaats van standaardoplossingen en
waarbij medewerkers meedenken met de klant en het betreffende werkveld. Er is sprake van een sterke
verbinding tussen de diverse rollen en planmatig werken door professionals.
De nieuwe eenheid Maatschappelijk Vastgoed zal per 1 januari 2010 van start gaan.
Ontwikkelingen in 2010 en verder.
Zoals uit het voorgaande blijkt lopen binnen de diensten SO en DMO diverse beleidsinhoudelijke en
organisatorische verbetertrajecten die doorlopen in 2010 en verder of worden opgestart in 2010. Op
zich dragen die trajecten al bij aan het verbeteren van het ontwikkelen en beheren van het gehele
maatschappelijk vastgoed van de gemeente. Verder kan worden geconstateerd dat deze ingezette
verbetertrajecten overeenkomsten vertonen (bijvoorbeeld wegwerken achterstallig onderhoud,
verbetering werkprocessen, bundeling van expertise), Direct in het verlengde en nauw verbonden met
die trajecten lopen daarnaast de volgende gezamenlijke onderwerpen.
· Naar aanleiding van een interne evaluatie van de realisatie van de multifunctionele
accommodaties heroverwegen wij de zgn. knip in de rolverdeling tussen de diensten in het
Integraal Accommodatie Beleid.
· Ten tweede zal de projectfasering van de ontwikkeling van maatschappelijk vastgoed uitgelijnd
worden. Dit is bijvoorbeeld van belang bij gebiedsontwikkeling in Overvecht, waar de
(her)ontwikkeling een belangrijke rol speelt.
· Ten derde zal gezamenlijk de makelfunctie versterkt worden. Vanuit een beter overzicht van
aanwezige accommodaties en leegstand en een beter overzicht over vragen van klanten zal
vraag en aanbod bij elkaar worden gebracht. Wij verwachten zo beter te kunnen inspelen op
vragen van klanten en flexibeler en beter accommodaties te kunnen benutten. Bijzondere
aandacht heeft daarbij in 2010 het ontwikkelen en beheren van panden met een
broedplaatsfunctie op het gebied van kennis en cultuur.
· Ten vierde zullen de diensten SO en DMO de onderhoudssystematiek van de gebouwen gaan
uniformeren in vervolg op de Meerjarennota Kapitaalgoederen 2007-2010 voor gemeentelijke
gebouwen.
2/3
Burgemeester en Wethouders
Datum 27 oktober 2009
Ons kenmerk SO 09.097156
Wijze van integratie
De integratie van de beide vastgoedorganisaties kan op twee wijzen verlopen. Ten eerste door
onmiddellijke integratie en ten tweede door een stapsgewijze integratie op weg naar het stadskantoor.
Een snelle fusie van de twee vastgoedorganisaties heeft op het eerste gezicht als voordeel dat de
organisatorische verandering die nu in beide diensten plaatsvindt direct gevolgd wordt door een fusie
en de afstemming van werkprocessen, beleid en cultuur wordt ondersteund door een wijziging in de
structuur van de organisatie. Nadeel van deze aanpak is dat met de huidige veranderingen en
verbeterprocessen al een enorme krachtinspanning van beide organisaties wordt gevraagd en deze
inspanning alleen maar groter wordt. Veranderkundig moeten immers meerdere bewegingen
geïntegreerd worden, het geen flinke risico's met zich meebrengt. In dat geval zal naar onze mening
een bovengemiddelde hoeveelheid energie besteed moeten worden aan het organisatorisch vormgeven
en inrichten van een gefuseerde afdeling wat ten koste zal gaan van een focus op de gebruikers.
Bovenal kan dan niet het gewenste tempo vastgehouden worden in de al lopende en nog op te starten
verbetertrajecten. Daarnaast komt door een snelle fusie van de vastgoedafdelingen de samenwerking
met de beleidsafdelingen Grondzaken, Sport, Onderwijs en Welzijn zwaar onder druk te staan door de
neiging tijdens een reorganisatie eerst binnen de vastgoedafdeling orde op zaken te willen stellen. Dit
staat haaks op het beleidsuitgangspunt dat maatschappelijk vastgoed wordt ingezet voor
beleidsdoelstellingen.
Een stapsgewijze integratie heeft als voordeel dat het draagvlak dat er nu onder medewerkers
aanwezig is wordt gebruikt om directe resultaten te behalen. Door parallel en gezamenlijk de
professionalisering van het vastgoedbeleid en beheer vorm te geven is het moment van het nieuwe
stadskantoor een logische en vanzelfsprekende stap voor de volledige integratie van beide onderdelen.
De relatie van de vastgoedafdelingen met de beleidsafdelingen blijft op peil en kan vanuit een
duidelijke rolinvulling verder uitgewerkt worden. Deze stapsgewijze aanpak behoeft een voortdurend
afstemmen van de verschillende verbetertrajecten, maar dat is nu al ingebed in de overlegstructuren.
Bij de afweging van de mogelijkheden gaat het ons primair om het op een hoger peil brengen van het
vastgoedbeleid en beheer en niet om de organisatiewijziging op zich. Het heeft dan ook onze grote
voorkeur de komende jaren in te zetten op een stapsgewijze integratie van werkwijzen en beleid
richting het nieuwe Stadskantoor in 2012, waarbij al behaalde concrete resultaten verder worden
uitgebouwd, de samenwerking wordt verdiept en nieuwe kansen worden benut.
Hoogachtend,
Burgemeester en wethouders van Utrecht,
De secretaris, De burgemeester,
3/3
---- --