Administratief beheer van de steun voor wetenschappelijk onderzoek

09/12/2009 11:16

COUR DES COMPTES - REKENHOF

Het Rekenhof onderzocht het beheer van de steun toegekend door het Instituut ter Bevordering van het Wetenschappelijk Onderzoek en de Innovatie van Brussel (IWOIB). Sommige punten die niet volledig onder de controle van het instituut vallen, kunnen worden verbeterd.

Het Instituut ter Bevordering van het Wetenschappelijk Onderzoek en de Innovatie van Brussel werd in 2003 opgericht en is een paragewestelijke instelling die de subsidiëring van het wetenschappelijk onderzoek in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest beheert. Daartoe ontvangt het een jaarlijkse dotatie vanwege het Gewest. De begrotingskredieten, die bestemd zijn voor de betaling van de subsidies die door het IWOIB worden toegekend aan de rechthebbenden, bedroegen in 2008 meer dan 30 miljoen euro.

Normatief kader

De meeste facultatieve toelagen worden geregeld door teksten met een reglementaire draagwijdte, die geen reglementering in eigenlijke zin zijn. Deze bepalingen zouden in besluiten moeten worden vertaald.

Organieke formatie

De formatie is nagenoeg vijf jaar na de oprichting van het instituut niet volledig. Het instituut werkt met heel wat contractuele personeelsleden, waarvan sommigen belangrijke administratieve functies vervullen, in strijd met de bepalingen van de organieke ordonnantie van 23 februari 2006 houdende de bepalingen die van toepassing zijn op de begroting, de boekhouding en de controle.

Budgettair beheer

Overeenkomstig de bepalingen van het contract voor economie en tewerkstelling zijn de begrotingskredieten verhoogd, maar het verbruikspercentage ervan is lager dan 80 %.

De economische codificatie van de basisallocaties en het principe van de begrotingsspecialiteit worden niet strikt nageleefd. Sedert 2008 is de toestand evenwel verbeterd.

Administratief beheer

De reglementering wordt in het algemeen nageleefd; de procedures zijn grotendeels geformaliseerd, geactualiseerd en toegepast. De meeste toelagen worden toegekend na het doorlopen van een proces dat moet zorgen voor de transparantie en de onpartijdigheid van de verrichtingen. De toelagen worden minutieus gecontroleerd. Er zijn niettemin nog verbeteringen mogelijk ; sommige daarvan werden gerealiseerd aansluitend bij de aanbevelingen van het Rekenhof..

Zo worden stukken thans gecentraliseerd binnen één dossier per begunstigde en per toelage, wat niet het geval was op het ogenblik van de audit.

Wat de gegevensbank betreft, zouden de invoerprocedures moeten worden geformaliseerd en aan de personeelsleden moeten worden meegedeeld. Eventuele fouten zouden onder andere kunnen worden vermeden door een systeem dat automatisch de coherentie tussen sommige bedragen verifieert.

Sedert 2007 stelt een budgettaire bijbepaling dat voor een facultatieve toelage van meer dan 12.500 euro een overeenkomst moet worden gesloten, zelfs als alle voorwaarden voor het gebruik van de toelagen technisch gezien kunnen worden vastgelegd in de besluiten. Deze verplichting, die in een besluit en niet in het beschikkend gedeelte van een begroting zou moeten worden geformuleerd, zou kunnen worden geëvalueerd aangezien ze het administratief werk in sommige gevallen ingewikkeld maakt.

Er blijft onzekerheid bestaan over de te recupereren bedragen maar het IWOIB is begonnen met een analyse van de terug te vorderen bedragen.

Er zijn wel bepaalde elementen aanwezig, maar de interne controle volgens de COSO-normen is nog niet effectief omdat er binnen het IWOIB geen personeel beschikbaar is om de grondslagen voor de controle vast te leggen.

Uit het onderzoek van de behandelingstermijnen van de dossiers blijkt dat die termijnen, waarvan er sommige door de reglementering zijn vastgelegd, zelden in acht worden genomen. De ordonnantie van 20 maart 2009 tot bevordering van het onderzoek, de ontwikkeling en de innovatie legt evenwel geen termijnen meer op.

Met betrekking tot het onderzoek van de subsidiëring van de rechthebbenden heeft het Rekenhof verschillende opmerkingen geformuleerd. Ze beogen hoofdzakelijk een verbetering van de reglementering of van de documenten inzake het onderzoek en de controle van de subsidies door er bepaalde punten in op te nemen. Bovendien zouden enkele bepalingen strikter moeten worden toegepast.

Wanneer de uitgaven worden meegefinancierd door andere subsidiërende overheden zouden er regelmatige contacten tussen die overheden moeten komen om eventuele scheeftrekkingen bij het bepalen van gezamenlijke criteria en het risico op dubbele betoelaging van dezelfde uitgaven te voorkomen.

Om de interne en externe controle te verstevigen, dienen alle beslissingen die in de vergaderingen met de begunstigden worden aangenomen, schriftelijk te worden genoteerd.

Als gevolg van de opmerkingen van het Rekenhof heeft het instituut reeds een aantal maatregelen genomen en verbindt het zich ertoe aan zijn algemeen stelsel voor het beheer van de dossiers alle mogelijke verbeteringen aan te brengen, rekening houdend met de effectieven waarover het beschikt. Het zal er inzonderheid over waken dat rekening wordt gehouden met de conclusies van de audit in het raam van de uitvoering van de ordonnantie van 20 maart 2009 tot bevordering van het onderzoek, de ontwikkeling en de innovatie.

Het verslag Administratief beheer van de steun aan het wetenschappelijk onderzoek is naar het parlement van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest gezonden.

Het integrale verslag en het onderhavige persbericht zijn beschikbaar op de website van het Rekenhof: www.rekenhof.be.

Contactpersoon: Nadine Guyaux 02/551.84.36

Voor eventuele hyperlinks en bijlagen: Zie het origineel