Gemeente Veenendaal
Veenendaal vernieuwt
Van âWij maken de dienst uitâ naar âWij staan tot uw dienstâ.
Â
Veenendaal vernieuwt! Onder dat motto startte de gemeente Veenendaal
twee jaar geleden een omvangrijk veranderingstraject. Het
sectorenmodel waarmee jarenlang was gewerkt, moest plaatsmaken voor
een directiemodel. Belangrijkste doel: vraaggericht werken. Een
gesprek met wethouder Bert van den Bos en gemeentesecretaris Jan
Langelaar.
Â
âIn plaats van vraaggericht waren we aanbodgerichtâ, zegt Jan
Langelaar. âWij wisten wel wat goed voor de burgers was. Maar dat is
natuurlijk niet zo. De vraag van inwoners en bedrijven moet centraal
staan.â Bert van den Bos neemt ons mee naar het begin van het project.
âEr kwamen op dat moment twee dingen samen. De gemeenteraad had zich
nadrukkelijk uitgesproken over het programma Andere Overheid.
Uitgangspunt daarvan is op een andere manier omgaan met de burgers. Ik
heb het wel eens kort samengevat als de vertaalslag van âWij maken de
dienst uitâ naar âWij staan tot uw dienstâ. Daarnaast liepen we steeds
meer aan tegen het sectorenmodel. Voorheen was de gemeentelijke
organisatie verdeeld in sectoren die sterk intern gericht waren. We
waren niet meer één organisatie. Omdat we daarmee het programma
Andere Overheid niet konden realiseren, hebben we besloten in twee
jaar tijd de slag te maken naar een directiemodel. En dat is gelukt.
Op 1 januari van dit jaar zijn we gestart met een plattere organisatie
met kortere lijnen en de helft minder leidinggevenden.â
Â
Helder en toegankelijk
In het programma Andere Overheid staat de burger centraal. De
dienstverlening van de overheid moet helder zijn en toegankelijk. De
gemeente Veenendaal maakt daar werk van. âWe hebben onlangs 45 nieuwe
producten online gezetâ, vertelt Van den Bos. âVia onze website zijn
nu heel veel producten en diensten goed en eenvoudig te vinden en te
gebruiken. Neem bijvoorbeeld de aanvraag van een bouwvergunning voor
een garage. Je kunt nu eenvoudig het âprefillâ aanvraagformulier
bouwvergunning downloaden. Prefill betekent dat alles wat al bekend
is, al voor je is ingevuld. Je hoeft zelf dus alleen de gegevens te
vermelden die specifiek zijn voor jouw aanvraag. Daarmee maak je het
mensen makkelijk.â
Â
Publiekvriendelijke ruimten
Die toegankelijkheid moet er natuurlijk ook zijn in het gemeentehuis.
Het wMO-loket is daarvan een goed voorbeeld. Eén loket waar iedereen
terecht kan met al zijn vragen op het gebied van (aangepast) wonen,
zorg en welzijn. âDe nieuwbouw aan het gemeentehuis is hiervoor ook
heel belangrijkâ, weet van den Bos. âNiet alleen zijn straks alle
gemeentelijke diensten op één plek bereikbaar, we gaan ook echt
publiekvriendelijke ruimten maken. Met een coffeecorner, een leeshoek,
een speelhoek voor kinderen, noem maar op. Het gemeentehuis moet
uitnodigend worden; een plek waar je graag komt.â Die uitnodigende
gemeente vindt ook de gemeentesecretaris heel belangrijk. âAls
gemeente zijn we het eerste overheidsloket waarmee mensen te maken
krijgenâ, zegt hij. âDaar moet je mensen dus direct goed ontvangen en
verder helpen. Ook digitale dienstverlening via Internet wordt een
steeds belangrijker medium. Uiteindelijk willen we komen tot één
plek waar burgers met al hun vragen aan de overheid terecht kunnen.
Van studiefinanciering tot een werkloosheidsuitkering. In de nieuwe
vleugel van het gemeentehuis gaan we ook ruimten verhuren aan
organisaties die aanverwante diensten aanbieden. Daarmee kunnen we
inwoners en bedrijven snel en goed verder helpen.â
Â
Draagvlak
Langelaar is als hoogste ambtenaar verantwoordelijk voor de
reorganisatie en Van den Bos als wethouder met Personeel & Organisatie
in zijn portefeuille. Daarbij hadden zij te maken met de ideeën,
wensen en behoeften van 450 medewerkers. Geen geringe opgave. Bert van
den Bos: âWe wilden niet alleen de structuur van de organisatie
veranderen, er moest ook een nieuwe cultuur komen. We zijn begonnen
met de structuur maar tegelijkertijd zijn we ook gaan bouwen aan die
andere cultuur. Juist door van onderaf te beginnen, door alle
medewerkers vanaf de eerste ideevorming bij de ontwikkeling te
betrekken, is er snel een groot draagvlak onder de medewerkers
ontstaan.â Langelaar vult aan: âVeranderingen zijn altijd moeilijk
voor mensen en stuiten in het begin dan ook vaak op verzet. Maar toen
duidelijk werd waar we naartoe wilden, werden de meeste medewerkers
heel enthousiast. Vooraf hebben we heel duidelijk gesteld wat we
wilden bereiken en in welke tijd. Door daaraan strak vast te houden,
blijf je gedurende het hele proces geloofwaardig voor je medewerkers.â
Â
Meedenken
Het reorganisatieproces binnen het gemeentehuis zit er grotendeels op.
De cultuurverandering is in gang gezet en begint de eerste vruchten af
te werpen. Met de ingebruikname van het vernieuwde gemeentehuis in
2011 kan een nieuwe stap worden gezet. âHet is hoe dan ook een continu
procesâ, zegt Van den Bos. âWe willen toe naar een organisatie die in
dienst staat van de burger. Dus niet de aanvraag voor een
bouwvergunning afwijzen omdat het niet past in het bestemmingsplan
maar meedenken. Samen met de aanvrager kijken of er misschien een
alternatief is dat wel past. Dat is de andere overheid die we voor
ogen hebben.â
Â