Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap
Veilig en wel opgeborgen?
Een onderzoek naar de archiefruimten van
zelfstandige bestuursorganen
Erfgoedinspectie
Juni 2009
Veilig en wel opgeborgen?
2 Erfgoedinspectie
Inhoud
Samenvatting 5
1 Inleiding 7
2 Is een toereikende archiefruimte haalbaar? 11
3 Bevindingen, conclusies en aanbevelingen 13
3.1 Bouw en inrichting van de archiefruimte 13
3.2 De plaats van het archief in het integraal veiligheidsplan 19
3.3 De plaats van de archiefruimte in het archiefbeheer 21
Colofon 23
3 Erfgoedinspectie
Veilig en wel opgeborgen?
4 Erfgoedinspectie
Samenvatting
De Erfgoedinspectie heeft in het voorjaar van 2009 een onderzoek uitgevoerd naar de staat
van archiefruimten bij publiekrechtelijke zelfstandige bestuursorganen (ZBO's), naar de
plaats van de archiefruimte in hun archiefbeheer en naar het veiligheidsregime van deze
organisaties. Voor het onderzoek werden twaalf via een steekproef geselecteerde
organisaties bezocht.
De uitspraken in dit rapport over de twaalf ZBO's mogen representatief geacht worden voor
de gehele groep.
Conclusies
Het onderzoek van de Erfgoedinspectie naar de staat van de archiefruimten bij
publiekrechtelijke ZBO's levert het volgende algemene beeld op.
· Geen van de onderzochte archiefruimten voldoet volledig aan alle eisen. Vier ruimten
voldoen nagenoeg geheel en zijn zonder grote problemen aan te passen. Acht
archiefruimten zijn op dit moment in het geheel niet aan te passen of slechts tegen
hoge kosten. In de twee gevallen waarin de Rijksgebouwendienst een rol heeft gespeeld
in de huisvesting, heeft deze niet gestuurd op naleving van de wettelijke bouweisen
voor archiefruimten.
· Slechts twee van de twaalf organisaties hebben een adequaat veiligheidsplan dat
opgesteld is op basis van een risicoanalyse. Zij geven instructies aan het personeel,
oefenen de procedures, hebben een evacuatieplan voor het archief, hebben
preventieve materialen in huis en hebben een contract met een calamiteitenservice.
· Bij alle twaalf organisaties is de overdracht van archiefbescheiden naar de
archiefruimte en de volledigheid en toegankelijkheid van de archiefbescheiden die zich
in de ruimte bevinden behoorlijk tot goed op orde. Negen organisaties zijn op dit gebied
wel kwetsbaar omdat ze geen volledig bestandsoverzicht hebben. Twee van deze
organisaties beschikken bovendien niet over een archiefdeskundige.
· De geïnspecteerde organisaties gaan geleidelijk over op digitale opslag van
archiefstukken. Dit proces is echter langdurig en weerbarstig; lange tijd zullen nog
papieren en digitale archiefstukken naast elkaar bestaan. De noodzaak voor een goede
opslag van de papieren archiefstukken in deugdelijke archiefruimten blijft daarom nog
vele jaren bestaan.
Aanbevelingen
De volgende aanbevelingen richten zich tot de minister van OCW.
· Bij de invoering van de nieuwe Regeling moet veel aandacht worden geschonken aan
de bevordering van de deskundigheid van zorgdragers en bouwadviseurs op het gebied
van bouw en inrichting van archiefruimten. Een gedegen voorlichting is hierbij
onontbeerlijk.
5 Erfgoedinspectie
Veilig en wel opgeborgen?
· Verder is het noodzakelijk de zorgdragers te stimuleren om bij verhuizingen of
(ver)bouwtrajecten zo vroeg mogelijk de bouw en inrichting van een toereikende
archiefruimte in te plannen. De Rijksgebouwendienst dient, daar waar deze betrokken
is bij de huisvesting, te sturen op de realisatie van een geschikte archiefruimte.
· Het verdient aanbeveling de archiefwettelijke zorgdragers te stimuleren tot het
opstellen van een goed onderbouwd veiligheidsplan voor het archief waarin
verantwoordelijkheden en procedures zijn vastgelegd.
6 Erfgoedinspectie
1 Inleiding
Dit rapport gaat over de staat van archiefruimten bij publiekrechtelijke zelfstandige
bestuursorganen, over de plaats van de archiefruimte in hun archiefbeheer en over het
veiligheidsregime van deze organisaties. De Erfgoedinspectie heeft een onderzoek hiernaar
uitgevoerd op basis van de risicoanalyse 2009. Voor een meer uitgebreide toelichting
daarop verwijzen wij u naar hoofdstuk 2. In deze inleiding lichten we het archiefwettelijk
kader van dit onderzoek toe.
De archiefruimte is de plaats waar archiefbescheiden berusten in afwachting van hun
overbrenging naar een archiefbewaarplaats. De Archiefwet en -regelgeving kent een aantal
bepalingen dat zich richt op de bewaaromstandigheden van archiefbescheiden. Deze
bepalingen zijn vooral terug te vinden in de Regeling bouw en inrichting archiefruimten en
archiefbewaarplaatsen en betreffen voornamelijk te bewaren archiefbescheiden. De
constructie en inrichting van een archiefruimte moet voldoen aan de desbetreffende eisen
in deze Regeling.
Publiekrechtelijke zelfstandige bestuursorganen (ZBO's) maken deel uit van de centrale
overheid. Qua omvang en taakgebied vormen ze een zeer heterogene groep. ZBO's
verrichten uitvoerende, adviserende en toezichthoudende overheidstaken. Voorbeelden van
ZBO's zijn de kamers van koophandel, de universiteiten, de academische ziekenhuizen, het
Centraal Bureau voor Statistiek en het Kadaster. Archiefwettelijk gesproken zijn deze
organisaties zelfstandige zorgdragers, dat wil zeggen dat zij zelf alle door de Archiefwet en
-regelgeving voorgeschreven voorzieningen moeten treffen. De archieven van ZBO's zijn
vaak aangewezen als toekomstig erfgoed en moeten daarom op termijn worden
overgebracht naar een openbare archiefbewaarplaats. Zolang ze nog bij de organisatie zelf
berusten, behoren deze te bewaren archieven duurzaam te worden beheerd in een
archiefruimte.
Te bewaren archiefbescheiden berusten ten minste 20 jaar bij de organisatie die ze heeft
gevormd. Meestal duurt het beheer door de archiefvormer langer. Daar zijn twee redenen
voor:
1. De overbrengingstermijn gaat pas lopen vanaf het moment van afhandeling van de
zaak waarover een archiefstuk gaat.
2. Tussen het moment van het verlopen van de overbrengingstermijn en de feitelijke
overbrenging kan een periode van maximaal 10 jaar zitten (dit is de archiefwettelijke
buffer uit artikel 9 van het Archiefbesluit 1995).1
1 `De zorgdrager brengt de archiefbescheiden, bedoeld in artikel 12, eerste lid van de wet in perioden over
naar een archiefbewaarplaats, maar niet later dan tien jaar nadat die archiefbescheiden de leeftijd van
twintig jaar hebben bereikt.'
7 Erfgoedinspectie
Veilig en wel opgeborgen?
Dit betekent dat archiefbescheiden lange tijd bij de archiefvormer berusten zonder dat ze
nog van belang zijn voor de uitvoering van diens primaire taken. Inspecties van de
Erfgoedinspectie hebben uitgewezen dat in die fase het archiefbeheer vaak veel minder
nauwgezet is. Niet zelden raken archiefbescheiden in hun semi-statische fase in het
ongerede. Daarom is het belangrijk dat de archiefvormer maatregelen treft waardoor het
beheer van de semi-statische archieven, in afwachting van hun overbrenging, zowel fysiek
als inhoudelijk op orde is. Het gaat immers om het beheer van documenten die via een
zorgvuldige selectieprocedure zijn aangewezen als cultuurhistorisch erfgoed.
Om de staat van de archiefruimten bij ZBO's te bepalen, heeft de Erfgoedinspectie
inspecties uitgevoerd bij twaalf organisaties. Zij heeft de archiefruimten getoetst aan de
eisen van de Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen en
verder heeft zij vragen gesteld over de overdracht naar en het beheer van de archieven in
de archiefruimte. Ook heeft zij gevraagd naar de plaats van de archiefruimte en die van het
archief in de veiligheidsplannen van de organisaties.
De populatie van publiekrechtelijke ZBO's bestond per 1 januari 2009 uit 71 organisaties.
Door middel van een representatieve steekproef zonder teruglegging heeft de
Erfgoedinspectie twaalf ZBO's geselecteerd om ter plekke te inspecteren. In de maanden
maart tot en met mei 2009 werden deze instellingen bezocht. Deze twaalf organisaties
ontvangen ieder een individueel rapport met aanbevelingen.
De uitspraken in dit rapport over de twaalf ZBO's mogen representatief geacht worden voor
de gehele populatie van 71.
De Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (hierna: de
Regeling) werd in september 2001 van kracht. De Regeling is in 2005-2006 geëvalueerd en
sindsdien is aan een herziening gewerkt. Op het moment van het vaststellen van dit rapport
staat de nieuwe conceptregeling, de `Archiefregeling', die nu onderdeel uitmaakt van een
regeling die ook de duurzaamheid en de ordening en toegankelijkheid van
archiefbescheiden betreft, op het punt voor notificatie aangeboden te worden aan de
Europese Commissie. In de Archiefregeling is een aantal bepalingen geactualiseerd.
Sommige eisen zijn komen te vervallen, een enkele eis is verzwaard. Ten slotte is in een
aantal gevallen een voorschrift met een specifieke oplossing vervangen door een prestatie-
eis die ook andere oplossingen mogelijk maakt.
Bij de inspecties hebben we, zoals gezegd, getoetst aan de eisen van de nu geldende
Regeling. In hoofdstuk 3.1 van dit rapport, dat de bevindingen van de archiefruimtetoetsen
behandelt, hebben we, daar waar dat opportuun is, verwezen naar de nieuwe regeling.
8 Erfgoedinspectie
Veilig en wel opgeborgen?
Leeswijzer
In hoofdstuk 2 beschrijven we de probleemstelling die ten grondslag ligt aan dit onderzoek.
Vervolgens presenteren we in hoofdstuk 3 de bevindingen van onze inspecties en verbinden
we daaraan een aantal conclusies en aanbevelingen.
9 Erfgoedinspectie
Veilig en wel opgeborgen?
10 Erfgoedinspectie
2 Is een toereikende archiefruimte haalbaar?
Zoals in de inleiding al werd aangegeven heeft de Erfgoedinspectie besloten om in 2009 een
deel van haar aandacht en capaciteit te richten op een onderzoek naar de staat van
archiefruimten bij ZBO's. Dit voornemen heeft de volgende achtergrond. Sinds 2006 wordt
een risicoanalyse bij de Erfgoedinspectie ingezet als instrument voor het mede bepalen van
het werkprogramma. De analyse voor 2009 had als uitkomst dat de Inspectie de aandacht
zou richten op het thema duurzaamheid. In het domein Archieven is dit thema vertaald
naar het behoud van archiefstukken in de archiefruimten van ZBO's.
Immers, de bewaaromstandigheden vormen de doorslaggevende factor in het behoud van
papieren archiefbescheiden. Aan de andere kant is de Erfgoedinspectie in de loop der jaren
gebleken dat de naleving van de eisen die worden gesteld aan de bouw en inrichting van
archiefruimten problematisch is. De regelgeving is zeer gedetailleerd uitgewerkt in eisen
die slechts één oplossing toestaan. Een gebouw waar een archiefruimte ingericht moet
worden is echter een gegeven waarbinnen de voorgeschreven oplossing niet altijd
gerealiseerd kan worden. Daarbij vergt de interpretatie van de vaak technische eisen de
nodige deskundigheid van de beheerders. Als die deskundigheid ontbreekt, dan zijn er
slechts weinig bouwadviesbedrijven met specialistische kennis op dit gebied.
De focus van het onderzoek werd gericht op ZBO's omdat een analyse binnen het
toezichtveld Archieven van de Erfgoedinspectie, dat bestaat uit de organen van de centrale
overheid, aantoonde dat het naleefgedrag bij de groep publiekrechtelijke zelfstandige
bestuursorganen (ZBO's) achterblijft bij de andere groepen. De Erfgoedinspectie
concludeert dit onder andere aan de hand van de Monitor Informatiehuishouding, een
vragenlijst die jaarlijks door de Inspectie wordt uitgezet en die bestaat uit informatie die
door de organisaties zelf is aangeleverd. Het onderhavige rapport is het resultaat van een
nader onderzoek bij de organisaties zelf. Aangezien deze organen een belangrijk toekomstig
erfgoed beheren, vormt dit gebrekkige naleefgedrag een risico.
Eén van de geïnspecteerde organisaties heeft, toen vaststond dat men zou verhuizen
naar een nieuw pand, actief gestuurd op het bouwen en inrichten van een toereikende
archiefruimte. Het is deze organisatie gelukt om met beleid en door goede voorbereiding
binnen een gewoon kantoorpand een adequate archiefruimte te realiseren.
11 Erfgoedinspectie
Veilig en wel opgeborgen?
12 Erfgoedinspectie
3 Bevindingen, conclusies en aanbevelingen
3.1 Bouw en inrichting van de archiefruimte
Inleiding
De bevindingen van het onderzoek zijn ingedeeld in de risico's zoals die te destilleren zijn
uit de Regeling. Het betreft brand, wateroverlast, vervuiling en verval, en onbevoegde
betreding. Iedere bepaling in de Regeling heeft als doel één of meer van deze risico's te
ondervangen. Per bepaling geeft de Erfgoedinspectie hieronder aan in hoeverre de
geïnspecteerde organisaties eraan voldoen. Waar van toepassing wordt melding gemaakt
van het feit dat de eis in de nieuwe regeling zal komen te vervallen, dan wel is verzwaard.
Conclusies
Alle geïnspecteerde ZBO's zijn goed op de hoogte van de Regeling. Geen van de
geïnspecteerde archiefruimten voldoet echter volledig aan de eisen. Vier ruimten voldoen
nagenoeg geheel en zijn zonder grote problemen aan te passen. Acht ruimten kunnen
voldoen na omvangrijke tot zeer omvangrijke aanpassingen. In zeven van deze acht
geïnspecteerde ruimten zaten ramen in de scheidingsconstructie. Bij vier van deze acht
ruimten lopen watervoerende leidingen langs het plafond of langs de wand.2
Bij alle geïnspecteerde organisaties merkte de Erfgoedinspectie op dat ook eenvoudige
voorzieningen niet gerealiseerd zijn. Zo ontbreekt bijvoorbeeld bij tien organisaties de
meetapparatuur voor het klimaat en vier organisaties beschikken niet over de juiste
blusmiddelen. Ook in procedurele zin waren eenvoudige maatregelen als een
schoonmaakregime niet altijd getroffen.
Zes van de twaalf organisaties hadden een zelfbeeld (getoetst door middel van de monitor
van de Erfgoedinspectie) dat niet overeenkwam met het oordeel van de Erfgoedinspectie
het oordeel van de Erfgoedinspectie viel in alle gevallen ongunstiger uit. Bij vier
organisaties kwam het zelfbeeld wel overeen met het oordeel van de Erfgoedinspectie. Bij
twee organisaties was dit niet te beoordelen omdat ze in de monitor over een andere
archiefruimte rapporteerden.
2 Een aantal van deze ruimten zou, na aanpassingen, onder de nieuwe Archiefregeling wel kunnen voldoen.
13 Erfgoedinspectie
Veilig en wel opgeborgen?
Aanbevelingen
Bij de invoering van de nieuwe Regeling moet veel aandacht worden geschonken aan de
bevordering van de deskundigheid van zorgdragers en bouwadviseurs op het gebied van
bouw en inrichting van archiefruimten. Een gedegen voorlichting is hierbij onontbeerlijk.
Verder is het noodzakelijk de zorgdragers te stimuleren om bij verhuizingen of
(ver)bouwtrajecten zo vroeg mogelijk de bouw en inrichting van een toereikende
archiefruimte in te plannen. De Rijksgebouwendienst dient, daar waar deze betrokken is
bij de huisvesting, te sturen op de realisatie van een geschikte archiefruimte.
Bevindingen per risico
Beveiliging tegen schade door brand
Eis: Niet bouwen in een bijzonder brandgevaarlijke omgeving
Alle twaalf organisaties voldoen aan deze eis.
Eis: Geen brandgevaarlijke apparatuur in de ruimte
Vier organisaties hadden apparatuur in hun archiefruimte die brandgevaarlijk zou kunnen
zijn, te weten een grote accu voor een vorkheftruck, een bevochtiger, computers en
scanapparatuur en een printer/ kopieerapparaat.
Eis: De scheidingsconstructies (muur, plafond, vloer) zijn van steenachtig materiaal [art.
3.3]
Negen van de organisaties voldoen niet aan deze eis: negen hebben ramen in hun
scheidingsconstructie die niet brandwerend zijn, één heeft bovendien een metalen dak. Zes
archiefruimten zijn voorzien van een systeemplafond.
NB Deze eis komt in de nieuwe Archiefregeling te vervallen.
Eis: De scheidingsconstructies (muur, plafond, vloer) bezitten een brandwerendheid van 60
minuten
Vijf archiefruimten voldoen aan deze eis, zes voldoen niet. Eén organisatie kon hierover
geen informatie leveren.
Eis: Deuren, kozijnen, doorvoeringen van kabels, leidingen en andere perforaties bezitten
een brandwerendheid van 60 minuten
Drie archiefruimten voldoen aan deze eis, zeven voldoen niet. Twee organisaties konden
hierover geen informatie leveren.
Eis: Brandkleppen in luchtkanalen bezitten een brandwerendheid van 60 minuten en
voldoen aan NEN 6077
Drie archiefruimten voldoen aan deze eis, zes voldoen niet. Drie organisaties konden
hierover geen informatie leveren.
14 Erfgoedinspectie
Veilig en wel opgeborgen?
Eis: Geen rooster- of tussenvloeren in de archiefruimte
Alle archiefruimten voldoen aan deze eis.
NB Deze eis komt in de nieuwe Archiefregeling te vervallen.
Eis: Bij grote vuurbelasting in de belendende ruimte moet de weerstand tegen
branddoorslag en brandoverslag dienovereenkomstig worden verhoogd
Geen van de organisaties heeft een ruimte met een grote vuurbelasting naast hun
archiefruimte.
NB Deze eis komt in de nieuwe Archiefregeling te vervallen.
Eis: Geen ramen in de archiefruimte
Negen archiefruimten hebben ramen.
NB Deze eis komt in de nieuwe Archiefregeling te vervallen. Indien er ramen aanwezig zijn,
moeten deze 60 minuten brandwerend zijn.
Eis: De bijdrage tot de brandvoortplanting van scheidingsconstructies en inrichting voldoet
aan NEN 6065 klasse 4
Alle archiefruimten voldoen aan deze eis.
NB In de nieuwe Archiefregeling is deze eis verzwaard tot NEN 6065 klasse 2.
Eis: De klimaatapparatuur wordt buiten de archiefruimte geplaatst
Eén organisatie voldoet niet aan deze eis. Deze organisatie heeft een bevochtiger in de
archiefruimte geplaatst.
Eis: De toegangsdeur(en) tot de archiefruimte moet(en) zelfsluitend zijn
De helft van de archiefruimten heeft geen zelfsluitende deuren.
Eis: Er zijn voldoende blusmiddelen aanwezig
Acht organisaties voldoen aan deze eis, bij vier organisaties zijn de blusmiddelen
onvoldoende of niet de juiste. Bij één van deze vier organisaties is de slanghaspel zodanig
geplaatst dat er bij gebruik gevaar op insluiting door het vuur bestaat.
Eis: Het is verboden te roken in de archiefruimte
In alle gebouwen geldt een rookverbod; in één archiefruimte troffen we echter een asbak
en een peuk aan.
Eis: Stellingen mogen in de regel niet hoger zijn dan 230 cm
Eén organisatie heeft stellingen die ver boven deze hoogte uitsteken.
15 Erfgoedinspectie
Veilig en wel opgeborgen?
Beveiliging tegen schade door water
Eis: Niet vestigen in een omgeving met een bijzonder overstromingsgevaar
Alle twaalf organisaties voldoen aan deze eis.
Eis: Bescherming tegen wateroverlast door toepassing van een waterkering van ten minste
10 cm
Geen van de organisaties voldoet aan deze eis.
NB Deze eis komt in de nieuwe Archiefregeling te vervallen.
Eis: Aanwezigheid van watermelders
De vijf archiefruimten waar dit van toepassing is (omdat ze onder het maaiveld liggen of
omdat er watervoerende leidingen door de archiefruimte lopen), hebben geen
waterdetectie.
Eis: Stellingen mogen niet worden geplaatst onder watervoerende leidingen
Negen organisaties voldoen aan deze eis, drie organisaties voldoen niet. In twee
archiefruimten staan de stellingen onder watervoerende leidingen. Eén organisatie kon
hierover geen informatie geven.
Beveiliging tegen schade door vervuiling en verval
Eis: Niet bouwen in een omgeving met een te verwachten extreme overlast van
luchtvervuiling
Alle organisaties bevinden zich in kantooromgevingen.
Eis: Alleen archiefbescheiden en andere documenten in de archiefruimte bewaren
Slechts drie organisaties gebruiken hun archiefruimte louter voor de opslag van
archiefmateriaal. De andere stallen ook hun drankvoorraad, hun kunststof kerstbomen,
voorlichtingsmateriaal, oude computers, schoonmaakartikelen, bezems, stofzuigers of een
ijskast in hun archiefruimte. In drie gevallen wordt in de archiefruimte (vrijwel) permanent
gewerkt.
NB Deze eis komt in de nieuwe Archiefregeling te vervallen.
Eis: Scheidingsconstructies moeten glad, vlak en stofvrij zijn
Vijf archiefruimten voldoen hier niet aan drie hiervan zijn zeer stoffig, zelfs troffen we
bijeengeveegde stofhopen in de hoek aan en stof op de planken.
Eis: Vuil en ongedierte moeten geen toegang kunnen krijgen via het
luchtbehandelingsysteem
16 Erfgoedinspectie
Veilig en wel opgeborgen?
Eén organisatie heeft geen maatregelen getroffen om vuil en ongedierte via het
luchtbehandelingsysteem te weren. Maar ongedierte komt ook langs andere wegen binnen:
in één archiefruimte troffen wij uitwerpselen van een fors knaagdier aan, en ook dode
insecten en stofhopen die ongedierte aantrekken.
Eis: De temperatuur van de archiefruimte mag niet hoger zijn dan 20° C en niet lager dan
16° C
Bij vijf organisaties was op het moment van de inspectie de temperatuur in de
archiefruimte te hoog.
Eis: De relatieve luchtvochtigheid mag niet hoger zijn dan 55% en niet lager dan 30% [art.
5.1]
Bij één organisatie was op het moment van inspectie de relatieve luchtvochtigheid te hoog.
Eis: In de archiefruimte moeten een thermometer en een hygrometer aanwezig zijn [art.
5.2]
Slechts één organisatie voldoet aan deze eis.
Eis: De luchtinhoud van de ruimte wordt minstens éénmaal en niet meer dan viermaal per
24 uur ververst
Slechts vijf archiefruimten hebben voldoende luchtverversing. Twee organisaties konden
deze informatie niet aanleveren.
Eis: Er is voldoende ruimte tussen de stellingen en de wanden, het plafond en de
lichtelementen
Bij de helft van de organisaties was de tussenruimte voldoende.
Beveiliging tegen onbevoegde betreding van de archiefruimte en ontvreemding van
archiefbescheiden
Eis: De toegangsdeur tot de archiefruimte moet voldoende beveiligd zijn tegen inbraak [art.
3.9]
Bij één organisatie was de beveiliging van de toegangsdeur onvoldoende.
Andere bevindingen
Een aantal eisen is niet direct te relateren aan één van de bovengenoemde risico's. De
bevindingen bij deze eisen zijn als volgt:
Alle archiefruimten voldoen aan de eis van een berekening van de vloerbelasting in relatie
tot de inrichting .
In zes archiefruimten zijn de kabels en leidingen geheel in opbouw uitgevoerd. In acht
archiefruimten vindt de voeding van de apparatuur plaats van bovenaf .
17 Erfgoedinspectie
Veilig en wel opgeborgen?
Geen enkele archiefruimte heeft een verklikkerlampje voor de verlichting aan de
buitenzijde. Alle archiefruimten voldoen aan het verbod op een deurcontact voor de
verlichting .
Algemene bevindingen
Elf van de twaalf organisaties hebben de archiefruimte in huis. Eén organisatie heeft het
archiefbeheer uitbesteed aan drie commerciële bedrijven.
De elf organisaties met een archiefruimte in huis, zijn gehuisvest in moderne gebouwen.
In de twee gevallen waarin de Rijksgebouwendienst een rol heeft gespeeld in de
huisvesting, heeft deze niet gestuurd op naleving van de wettelijke bouweisen voor
archiefruimten.
Vijf organisaties hebben zelf bewust aangestuurd op een geschikte archiefruimte. Vier
organisaties hebben nauwelijks moeite gedaan om aan de eisen van de Regeling te voldoen.
Twee organisaties zijn pragmatisch omgegaan met de mogelijkheden die zij tot hun
beschikking hadden.
Een voorbeeld van een pragmatische oplossing nemen we hier op. Eén organisatie kan
binnen de eigen huisvesting geen archiefruimte realiseren die aan de eisen voldoet. Deze
organisatie verkent daarom de mogelijkheid om de overigens zeer kleine hoeveelheid te
bewaren stukken versneld over te brengen naar het Nationaal Archief, zodat de stukken
ten hoogste vijf jaar in huis hoeven te berusten. Om de periode tussen vorming en
overbrenging te overbruggen, is deze organisatie voornemens de stukken in een
datakluis te bewaren.
18 Erfgoedinspectie
Veilig en wel opgeborgen?
3.2 De plaats van het archief in het integraal veiligheidsplan
Inleiding
Het opstellen van een integraal veiligheidsplan waarin het archief is opgenomen, is geen
wettelijke norm. Niettemin is het van essentieel belang voor de conservering van de
archiefstukken, immers een goed risicobeheer is de ultieme vorm van conservering. De
Regeling noemt fysieke maatregelen ter voorkoming van brand en wateroverlast en gaat in
die zin in op een adequaat risicobeheer. De Erfgoedinspectie is van mening dat deze fysieke
maatregelen ondersteund moeten worden door een goed onderbouwd veiligheidsplan
waarin verantwoordelijkheden en procedures vastgelegd zijn. Om de stand van zaken op dit
gebied te bepalen hebben we gebruik gemaakt van een korte vragenlijst. We presenteren
de bevindingen aan de hand van de door ons gestelde vragen en noteren daarnaast nog een
aantal algemene bevindingen.
Conclusie
Slechts twee van de twaalf organisaties hebben een adequaat veiligheidsplan waarin het
archief een plaats heeft en dat opgesteld is op basis van een risicoanalyse. Zij geven
instructies aan het personeel, oefenen de procedures, hebben een evacuatieplan voor het
archief, hebben preventieve materialen in huis en hebben een contract met een
calamiteitenservice.
Aanbeveling
Het verdient aanbeveling de archiefwettelijke zorgdragers te stimuleren tot het opstellen
van een goed onderbouwd veiligheidsplan voor het archief waarin
verantwoordelijkheden en procedures zijn vastgelegd.
Bevindingen per vraag
1. Beschikt de organisatie over een veiligheidsplan? Heeft het archief hierin een plaats?
Alle organisaties beschikken over een veiligheidsplan. Een derde van de organisaties heeft
het archief opgenomen in het veiligheidsplan. Tijdens de inspecties bleek echter dat de
veiligheid in de praktijk bij sommige organisaties te wensen overliet.
2. Is aan het opstellen van het veiligheidsplan een risicoanalyse voorafgegaan?
Vijf van de twaalf organisaties hebben van tevoren een risicoanalyse gemaakt. De diepgang
hiervan varieerde echter. Zo kwamen we een aantal malen tegen dat een organisatie geen
evacuatiemaatregelen voor het archief had getroffen omdat alles toch ook digitaal
beschikbaar was.
3. Vindt er instructie plaats over het toepassen van het veiligheidsplan? Worden procedures
geoefend?
19 Erfgoedinspectie
Veilig en wel opgeborgen?
Van de vier organisaties die een veiligheidsplan voor het archief hebben, zijn er slechts
twee die instructies geven over het toepassen van de preventieve maatregelen en die de
procedures regelmatig oefenen.
4. Is er een evacuatieplan voor het archief in het geval van een calamiteit?
Vier organisaties hebben een contract met een externe calamiteitenservice afgesloten. Eén
heeft afspraken met organisaties in de omgeving om stukken veilig te stellen; evacuatie zal
dan door de organisatie zelf plaats moeten vinden. Twee organisaties hebben een
reconstructieverzekering voor een bepaald onderdeel van het archief afgesloten; in tijden
van digitalisering is het de vraag of deze niet beter vervangen kan worden door een contract
met een calamiteitenservice.
5. Heeft de organisatie een lijst met evacuatieprioriteiten in het archief opgesteld?
Twee organisaties hebben hun prioriteiten op schrift vastgelegd; bij de inrichting van de
archiefruimte is hiermee rekening houden. Eén organisatie weet waar de prioriteiten
liggen, maar heeft dit niet vastgelegd.
6. Zijn er calamiteitenkits en verpakkingsmaterialen aanwezig?
Drie organisaties hebben preventieve materialen in huis.
Eén van de geïnspecteerde organisaties heeft een apart veiligheidsplan voor het archief.
Het is een helder, eenvoudig plan dat de evacuatieprioriteiten benoemt. Bovendien heeft
de organisatie ervoor gezorgd dat de als eerste te evacueren bestanden bij elkaar staan.
In de archiefruimte staat ook een aantal hulpmiddelen om de archieven te kunnen
evacueren. Het opstellen van een veiligheidsplan waarin het archief wordt meegenomen
hoeft dus geen ingewikkelde en tijdrovende bezigheid te zijn.
Algemene bevindingen
Het is opmerkelijk dat vier van de twaalf archiefruimten niet voorzien waren van hitte- of
rookdetectie. Terecht is voorgesteld om deze preventieve maatregel in de nieuwe
Archiefregeling wel op te nemen.
Ook hebben wij vastgesteld dat geen van de geïnspecteerde organisaties beschikte over een
geïntegreerd pest management. Structurele detectie van schimmels, insecten en
knaagdieren vindt slechts bij één organisatie plaats.
De Regeling stelt dat archiefruimten stofvrij moeten zijn. De Erfgoedinspectie stelt vast dat
acht van de organisaties de ruimte regelmatig laten schoonmaken; andere archiefruimten
daarentegen waren ontegenzeggelijk stoffig en vuil.
De Erfgoedinspectie constateert dat de organisaties over het algemeen een goed
sleutelbeheer voeren.
20 Erfgoedinspectie
Veilig en wel opgeborgen?
3.3 De plaats van de archiefruimte in het archiefbeheer
Inleiding
Een archiefruimte is formeel gesproken bestemd voor het beheer van te bewaren
archiefbescheiden die zich in de semi-statische fase bevinden. Op termijn te vernietigen
bescheiden hoeven niet in een `archiefruimte', in de archiefwettelijke betekenis van het
woord, te worden beheerd. Archiefbescheiden die in de dynamische fase verkeren, zullen
over het algemeen berusten bij de behandelende ambtenaren. Voor een efficiënt gebruik
van de archiefruimte is het dus van belang dat de organisatie ervan op de hoogte is welke
bescheiden daar beheerd horen te worden en waar de andere archiefbescheiden van de
organisatie zich bevinden. Dit wordt bereikt met behulp van een selectielijst en een
bestandsoverzicht. Om de stand van zaken op dit gebied te bepalen hebben we gebruik
gemaakt van een korte vragenlijst. We presenteren de bevindingen aan de hand van de door
ons gestelde vragen en noteren daarnaast nog een aantal algemene bevindingen.
Conclusie
Bij alle twaalf organisaties is de overdracht van archiefbescheiden naar de archiefruimte
en de volledigheid en toegankelijkheid van de archiefbescheiden die zich in de ruimte
bevinden behoorlijk tot goed op orde. Negen organisaties zijn op dit gebied wel kwetsbaar
omdat ze geen volledig bestandsoverzicht hebben. Twee van deze organisaties beschikken
bovendien niet over een archiefdeskundige.
Aanbevelingen
De aanbevelingen met betrekking tot dit onderdeel van het onderzoek zijn zeer specifiek
en daarom ondergebracht in de individuele rapportages aan de geïnspecteerde
organisaties. Naar verwachting zullen alle organisaties op basis van de aanbevelingen
aan de slag gaan met verbeteracties. Vier organisaties zijn al bezig met verbeteringen op
het gebied van toegankelijkheid en deskundigheid.
Bevindingen per vraag
1. Is de selectielijst vastgesteld?
Elf van de twaalf organisaties beschikken over (een) vastgestelde selectielijst(en). Van één
organisatie is de selectielijst nagenoeg vastgesteld.
2. Beschikt de organisatie over een volledig, actueel en logisch ingericht
bestandsoverzicht?
Drie van de twaalf organisaties hebben een volledig bestandsoverzicht, drie organisaties
hebben alleen een overzicht van het semi-statisch archief, vier organisaties hebben alleen
een overzicht van de archieven van een bepaald onderdeel van de organisatie en twee
organisaties hebben in het geheel geen bestandsoverzicht.
21 Erfgoedinspectie
Veilig en wel opgeborgen?
Alle drie organisaties met een volledig bestandsoverzicht hebben de beschrijvingen van de
bestanddelen gekoppeld aan een locatieaanduiding en aan de bewaartermijn ervan. Zij
voldoen hiermee volledig aan de archiefwettelijke eisen op dit gebied.
3. Is papier of digitaal leidend?
Bij tien van de twaalf organisaties was het papieren archiefstuk leidend. Bij twee
organisaties werkt althans een aantal afdelingen volledig digitaal.
4. Heeft de organisatie een archiefdeskundige in huis?
Tien van de twaalf organisaties beschikken binnen de organisatie over specifieke
deskundigheid op het gebied van archiefbeheer en informatievoorziening.
Algemene bevindingen
De meeste organisaties beheren stukken en dossiers die weliswaar op termijn vernietigd
mogen worden maar die wel een zeer lange bewaartermijn hebben. Te denken valt aan
personeelsdossiers, handelsregisterdossiers bij de kamers van koophandel en medische
dossiers van academische ziekenhuizen. Onze bevinding is dat men zich goed bewust is van
deze lange bewaartermijn maar dat deze stukken wegens hun bijzondere functie over het
algemeen niet in de archiefruimte worden bewaard.
De geïnspecteerde organisaties gaan geleidelijk over op digitale opslag van archiefstukken.
Dit proces is echter langdurig en weerbarstig; nog lange tijd zullen zowel papieren als
digitale archiefstukken worden beheerd. De noodzaak voor een goede opslag van de
papieren archiefstukken in deugdelijke archiefruimten blijft daarom nog vele jaren
bestaan.
Bij een onderdeel van één van de geïnspecteerde organisaties wordt al meer dan tien
jaar geheel digitaal gewerkt. Deze organisatie heeft een machtiging van de minister
gekregen voor de vervanging van de papieren archiefstukken door digitale
archiefstukken. In theorie mag deze organisatie de papieren stukken dus vernietigen. In
de praktijk worden ze echter voorlopig bewaard omdat de volledigheid en de kwaliteit
van de digitalisering nog gecontroleerd moet worden. Digitaal werken houdt dus niet in
dat de archiefruimte onmiddellijk geen functie meer heeft.
22 Erfgoedinspectie
Colofon
Uitgave juni 2009
Erfgoedinspectie
Hoftoren, Rijnstraat 50
Postbus 16478 (IPC 3500)
2500 BL Den Haag
Algemeen telefoonnummer +31 (0)70 412 4012
Fax +31 (0)70 412 4014
E-mail info@erfgoedinspectie.nl
Website www.erfgoedinspectie.nl
Den Haag, juni 2009
Over de Erfgoedinspectie
De Erfgoedinspectie waakt op nationaal niveau over een belangrijk deel van het Nederlands
erfgoed. Het toezicht is gericht op archeologische opgravingen, archieven bij de centrale
overheid, het roerend cultureel erfgoed en onroerende monumenten.
De Erfgoedinspectie ziet erop toe dat de regels worden nageleefd en stimuleert
verbeteringen in het behoud en beheer en een goede omgang met het erfgoed. Waar nodig
treedt zij op bij incidenten en calamiteiten.
De Erfgoedinspectie valt onder het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. De
inspectie werkt onafhankelijk en stelt objectief haar bevindingen vast en rapporteert
daarover. Daarnaast adviseert zij de minister over de kwaliteit en effectiviteit van de
regelgeving.
23 Erfgoedinspectie