Provincie Overijssel


* Provinciearchief gaat digitaal

Provincie gaat papieren archief digitaliseren

12 maart 2010

De provincie Overijssel gaat de komende jaren een deel van haar papieren archief omzetten naar een geheel digitaal archief.

De eerste stap is gezet met het digitaliseren van de inkomende en uitgaande post. Deze werd al gescand, maar volgens de wet moeten de originele papieren documenten nog steeds in het archief bewaard worden. Hieraan maakt de provincie nu een eind. De machtiging die hiervoor nodig is, is inmiddels door het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen afgegeven.

Actuele dossiers

Naast de dagelijkse poststukken is de machtiging ook bestemd voor het digitaliseren van actuele dossiers. Dit zijn zaken waaraan nu nog gewerkt wordt c.q. waarover nog besluitvorming moet plaatsvinden. Daarnaast gaat de provincie bekijken of de afgesloten dossiers van de afgelopen twee tot drie jaar gedigitaliseerd kunnen worden. Over de verwijdering van deze papieren dossiers uit het archief voert de provincie nog overleg met het ministerie van OCW.

Flexibel kantoorconcept

Het digitaliseren van het archief is een vervolg op het traject dat de provincie ruim twee jaar geleden heeft ingezet met de renovatie van het provinciehuis. Met de invoering van het flexibele kantoorconcept werken de provinciale medewerkers over het algemeen met digitale documenten en dus aanzienlijk minder met papier. Daarnaast kunnen inwoners, organisaties en bedrijven ook steeds meer diensten van de provincie online aanvragen.

Twee kilometer papier

De provincie Overijssel bewaart op dit moment bijna twee kilometer aan papier in haar archief. Een deel van deze documenten moet voor altijd bewaard worden. Hierbij gaat het onder andere om beleidsplannen en grote projecten rond bodemsanering en landinrichting. Elke twintig jaar wordt daarom een deel van het provinciale archief overgedragen aan het Historisch Centrum Overijssel, waar het toegankelijk is voor bijvoorbeeld inwoners en onderzoekers.