* Provinciearchief gaat digitaal
Provincie gaat papieren archief digitaliseren
12 maart 2010
De provincie Overijssel gaat de komende jaren een deel van haar
papieren archief omzetten naar een geheel digitaal archief.
De eerste stap is gezet met het digitaliseren van de inkomende en
uitgaande post. Deze werd al gescand, maar volgens de wet moeten de
originele papieren documenten nog steeds in het archief bewaard
worden. Hieraan maakt de provincie nu een eind. De machtiging die
hiervoor nodig is, is inmiddels door het ministerie van Onderwijs,
Cultuur en Wetenschappen afgegeven.
Actuele dossiers
Naast de dagelijkse poststukken is de machtiging ook bestemd voor het
digitaliseren van actuele dossiers. Dit zijn zaken waaraan nu nog
gewerkt wordt c.q. waarover nog besluitvorming moet plaatsvinden.
Daarnaast gaat de provincie bekijken of de afgesloten dossiers van de
afgelopen twee tot drie jaar gedigitaliseerd kunnen worden. Over de
verwijdering van deze papieren dossiers uit het archief voert de
provincie nog overleg met het ministerie van OCW.
Flexibel kantoorconcept
Het digitaliseren van het archief is een vervolg op het traject dat de
provincie ruim twee jaar geleden heeft ingezet met de renovatie van
het provinciehuis. Met de invoering van het flexibele kantoorconcept
werken de provinciale medewerkers over het algemeen met digitale
documenten en dus aanzienlijk minder met papier. Daarnaast kunnen
inwoners, organisaties en bedrijven ook steeds meer diensten van de
provincie online aanvragen.
Twee kilometer papier
De provincie Overijssel bewaart op dit moment bijna twee kilometer aan
papier in haar archief. Een deel van deze documenten moet voor altijd
bewaard worden. Hierbij gaat het onder andere om beleidsplannen en
grote projecten rond bodemsanering en landinrichting. Elke twintig
jaar wordt daarom een deel van het provinciale archief overgedragen
aan het Historisch Centrum Overijssel, waar het toegankelijk is voor
bijvoorbeeld inwoners en onderzoekers.
Provincie Overijssel